Sådan bruger du en planner: Tips og ideer til begyndere
Det kan være skræmmende at begynde at bruge et nyt værktøj, uanset om det er en digital planner eller en tyk papirplanner.
Selv om dit formål er at lette din travle arbejdsplan til gengæld for mere fritid, kan du få det modsatte resultat, hvis du ikke bruger planlæggeren effektivt.
Jeg har ofte overkompliceret processen med at bruge et nyt værktøj eller ikke brugt det til dets maksimale kapacitet, hvilket har ødelagt det oprindelige formål med værktøjet - at organisere min to-do-liste.
Så jeg har grundigt undersøgt, hvordan man bruger en planner, og her er, hvad jeg har lært:
Her er den forklarede version:
- At bruge en planner på en sjov måde uden pres fungerer bedst (i hvert fald for mig);
- Lad være med at overdrive ; organiser din daglige planner let og lad der være plads til ændringer;
- At planlægge den kommende uge på en mandag kan give en god portion fremdrift og hjælpe med stresshåndtering.
- Sticky notes er den bedste løsning for mig, når jeg bruger en papirplanner;
- En rigtig god planlægger hjælper altid med at holde styr på både personlige opgaver og med at undgå at overse vigtige deadlines på arbejdet.
Sådan bruger du en planner (startpakke)
1. Vælg den rigtige planlægger for dig
For det første, hvis du ikke har købt din planner endnu, så sørg for, at du ikke hopper med på vognen, fordi andre har købt en bestemt type planner.
Analysér de planlægningsidéer, der reklameres for eller anbefales overalt, og beslut dig for, om de ville give mening for dig. Dit tilfælde kan være enestående, og dine behov eller deadlines for daglige opgaver ligner ikke andres.
Så hav et klart mål for øje
Afklar hvorfor du har valgt at bruge en planner:
- Hvad ønsker du at opnå?
- Måske vil du gerne være mere produktiv? Eller vil du blive bedre til at styre din tid?
- Ønsker du at forbedre dit velbefindende eller din balance mellem arbejde og privatliv, og har du brug for en planlægger til at nå dette mål?
En automatisk tidsregistrering kan hjælpe med at spotte dine tidsvaner. Så ved du, hvordan du skal planlægge din tid.
🤔 Vær opmærksom på, at selv om du sætter arbejdsmål eller bare laver en indkøbsliste, er det vigtigt at sætte dem med det store billede for øje. Vores artikel om, hvorfor det er så vigtigt at sætte realistiske mål, kan være nyttig, når du skal sætte realistiske forventninger og handlingsrettede skridt.
Husk, hvad en planner hjælper med
Merriam-Webster-ordbogen definerer en planner som "Noget (f.eks. en enhed, et program eller en notesbog), der giver en tidsplan og bruges til at planlægge aktiviteter, rejser osv. "
Så digitale og papirbaserede planlæggere er værktøjer, der hjælper dig med at registrere alle opgaver, mål og nødvendige handlinger, efterhånden som de dukker op.
2. Strukturér din planlægger
Når det grundlæggende og motivationen er klar, er det tid til at overveje, hvordan man strukturerer en planner. Det er vigtigt at udtænke et system til at skrive ting ned i din planner. Der er ikke en korrekt måde at gøre det på, men det er vigtigt, at du er konsekvent, og at alle de oplysninger, du har brug for, er let tilgængelige.
Nogle ting, der skal med, er:
Opgavens navn
Forfaldsdato og -tidspunkt
Prioritet
Placering (hvis relevant)
Supplerende oplysninger (f.eks. navne, kontaktoplysninger)
Gør brug af planlæggerens funktioner
Afhængigt af hvilken type planner du bruger, kan den have nogle gode funktioner, der kan hjælpe dig med at spare tid og holde dig organiseret. Husk på disse:
Sektioner til noter: Skriver du noter ned under møder eller brainstormingsessioner? Mange planlæggere har særlige noteafsnit, som gør det nemt at finde dine tanker senere.
Afsnit med referencer: Har du en planner med en adressebog? Brug den til at holde styr på vigtige kontakter, så du nemt kan finde deres oplysninger, når du har brug for dem.
Klistermærker, tags og etiketter: Nogle planlæggere leveres med klistermærker eller etiketter, som du kan bruge til at markere vigtige datoer eller opgaver. Farvekodning kan også være en god måde at give din planner et personligt præg på.
3. Bestem, hvornår og hvad du skriver i planneren
En effektiv måde at organisere din tid på er at skrive dit ugentlige skema.
Hver mandag morgen, mens du vender tilbage til arbejdet, tager du din ugeplanlægger og planlægger den kommende uge, tjekker forfaldsdatoer, tilbagevendende opgaver eller aftaler på bestemte dage. Lad os f .eks. sige, at du har et ugentligt møde med dit team hver mandag kl. 10. Du ved, at dette møde vil tage omkring en time, så du bliver nødt til at blokere den tid i din planner. Desuden skal du afsætte lidt ekstra tid før og efter mødet til forberedelse og opfølgning.
Ved at lave en ugeplan kan du sikre, at du er forberedt på alt, hvad der skal ske - og at du har tid til at gennemføre det. Du kan med fordel tjekke vores gratis skemaer, som kan fungere som en digital planlægger.
Tag noter om ting, der betyder noget for dig:
Arbejdsplaner
Fødselsdage, jubilæer og helligdage
Tidsfrister
To-do-lister
Feriedage
Regningens betalingsfrist
Aftaler med lægen
Indkøbsliste
Reparationer af biler
Partier
Inspirerende citater
Tanker, du har
Mål
Hvis du også bruger din planner til at organisere din personlige sundhed og dit velbefindende, kan du også notere det:
Søvnvaner
Spisevaner
Energiniveauer
Forbrug af sociale medier
Sport og fysisk aktivitet
Fem tips til at få mest muligt ud af din planner
1. Sæt prioriteter for opgaver
Brug et par minutter hver dag på at tænke over, hvad der er vigtigst. Hvilke opgaver skal klares først? Hvilke deadlines skal du nå? Skriv dine topprioriteter i din planner, så du kan fokusere på dem først.
Jeg har brugt en papirplanlægger, hvor der var afsat rigelig plads til, at jeg kunne skrive mine topprioriteter for dagen. Det er der andre, der ikke har, så måske skal du finde på et system til at repræsentere dem manuelt, f.eks:
Stjerner (f.eks. 1 stjerne = lav prioritet; 5 stjerner = haster)
Farvekodning (f.eks. blå = lav prioritet; rød = haster)
Listens rækkefølge (f.eks. sidst = lav prioritet; først = haster)
Da jeg er en visuel elev, fungerer det bedst at bruge farvede penne til at farvekode alle de vigtige mål i mine papirplanlæggere til mine årlige mål ( bemærk: Jeg har opdaget, at det fungerer bedst for mig at skrive mine årlige mål med pen og på papir, men det er ikke sikkert, at det er det samme for dig).
Når jeg taler om arbejdsopgaver, er en digital planner mere gavnlig for mig, da den sender mig vigtige påmindelser. Når jeg skal prioritere, gør tidsstyringsmatrixens kvadrantmetode underværker for mig, ligesom Warren Buffets 5/25-regel.
2. Brug timeboxing
Timeboxing er en af de bedste teknikker til tidsstyring, som hjælper dig med at maksimere din tid. Det indebærer, at du deler din dag op i mindre bidder og dedikerer hver bid til en specifik opgave, et mål, en aktivitet eller et fokus.
Du kan f.eks. blokere din dag på følgende måde:
Kl. 8-9: Tjekker og besvarer e-mails.
Kl. 9-12 om morgenen: Skrivning.
12.00-13.00: Frokost og pause.
13.00-16.00: Kundemøder.
16.00-17.00: Håndtering af punkter på to-do-listen.
Ved at bruge tidsblokke kan du sikre, at du gør fremskridt med dine vigtigste opgaver og mål, og at du har styr på alle de ting, der flytter nålen. Det kan også hjælpe med at forhindre, at du bliver overvældet af alt det, der skal gøres i løbet af en dag.
Inden for disse specifikke tidsblokke kan der være specifikke opgaver eller kalenderbegivenheder, du skal tage dig af. Eller tiden kan være relativt ustruktureret. Det er denne fleksibilitet, der gør tidsblokering så effektiv!
- Tjek det ud: De bedste produktivitets-podcasts
Jeg forstår dig godt! At bruge et problemfrit tidsregistreringssystem hjælper med at finde ud af, hvor tiden synker, og så styre tiden bedre.
Du kan også bruge Pomodoro-teknikken, som går ud på at dele arbejdet op i intervaller (typisk omkring 25 minutter) og holde små pauser. Til det kan du bruge en gratis Pomodoro-timer.
3. Gør det til en vane
Jo mere du bruger din planner, jo lettere bliver det at holde styr på tingene. Sørg for at bruge din planner dagligt, så den bliver en del af din rutine. Indtil det bliver en vane, anbefaler jeg, at du indstiller en daglig alarm på din telefon, som minder dig om at opdatere din planner.
Husk, at du måske har en tendens til, som jeg, at bruge flere planlæggere til forskellige gøremål, f.eks. personlige eller professionelle, men til at begynde med bør du prioritere en enkelt planlægger.
4. Planlæg i buffertid
Uanset hvor godt du planlægger, vil der altid være overraskelser. Derfor er det vigtigt at planlægge lidt buffertid mellem opgaver og begivenheder. Du bliver ikke slået ud af kurs, hvis noget tager længere tid end forventet.
Buffertid kan også være at tage en pause, indhente e-mails eller give sig selv et pusterum. Hvis en af de vigtigste ting for at forblive produktiv er at tage pauser, så glem ikke at oprette disse buffere i din planlægger.
Gør den mere funktionel for dig. I den forbindelse har de fleste digitale planlæggere denne indbyggede funktion.
- Læs mere: Hvor mange arbejdsdage er der på et år?
5. Vær fleksibel
Planer ændrer sig, og det er okay. Vær ikke bange for at ændre din plan, efterhånden som din tidsplan udvikler sig. Det er bedre at omprioritere og flytte rundt på aftaler i din tidsplan end at stresse over en overbooket kalender.
Behovet for at udfylde og holde styr på nye begivenheder i din papirplanner kan forstyrre dit behov for at opretholde et rent og poleret look, så det kan give mening at gå digitalt.
Nysgerrighed om, hvordan man bruger en planner effektivt
Hvad kan en planner ellers indeholde?
Nogle planlæggere indeholder typisk et motiverende citat for hver af ugens syv dage, eksempler på mindfulness-øvelser til stresshåndtering eller et par tips til at få mest muligt ud af din fritid. Jeg har set andre med rammer for månedlige eller ugentlige check-ins for at samle op på det, man har lært, og planlægge mere effektivt i fremtiden.
Er der bedre alternativer end planlæggere?
Planlæggere kan altid hjælpe dig med at holde dig organiseret, men de hjælper dig ikke nødvendigvis med at styre din tid bedre; du skal stadig anvende tidsstyringsmetoder eller bruge en tidsregistreringsapp, der automatiserer hele processen.
Her er blot et eksempel på, hvad et automatisk tidsregistreringsværktøj kan give dig med AI:
tidspunkter, hvor du er uproduktiv eller produktiv;
mest åbnede apps, der hæmmer din produktivitet;
Med sådan en smart produktivitetsindsigt, der genereres automatisk, får du hurtigt en dybere forståelse af, hvor din tid går hen, og hvordan du bedre kan styre den.
