Jak korzystać z planera: Wskazówki i pomysły dla początkujących
Rozpoczęcie korzystania z nowego narzędzia, niezależnie od tego, czy jest to planer cyfrowy czy papierowy, może być onieśmielające.
Nawet jeśli Twoim celem jest odciążenie napiętego harmonogramu pracy w zamian za więcej wolnego czasu, nieumiejętne korzystanie z planera może przynieść odwrotny skutek.
Często nadmiernie komplikowałem proces korzystania z nowego narzędzia lub nie wykorzystywałem go w pełni, niwecząc w ten sposób jego pierwotne przeznaczenie — uporządkowanie listy zadań do wykonania.
Przeprowadziłem więc dogłębne badania na temat tego, jak korzystać z planera, i oto moje wnioski:
Oto wersja z wyjaśnieniem:
- Korzystanie z planera w sposób zabawny i bez presji sprawdza się najlepiej (przynajmniej w moim przypadku);
- Nie przesadzaj; zorganizuj swój codzienny planer lekko i zostaw sobie miejsce na zmiany;
- Zaplanowanie nadchodzącego tygodnia w poniedziałek może przynieść spore postępy i pomóc w radzeniu sobie ze stresem.
- Karteczki samoprzylepne są dla mnie najlepszym rozwiązaniem, gdy korzystam z papierowego planera;
- Naprawdę dobry planista zawsze pomaga zachować porządek zarówno w przypadku zadań osobistych, jak i uniknąć przeoczenia ważnych terminów w pracy.
Jak korzystać z planera (zestaw startowy)
1. Wybierz odpowiedni dla siebie planer
Po pierwsze, jeśli jeszcze nie kupiłeś swojego planera, upewnij się, że nie podążasz za modą, ponieważ inni ludzie kupili określony typ planera .
Przeanalizuj pomysły na planery reklamowane wszędzie lub polecane i zdecyduj, czy mają dla Ciebie sens. Twój przypadek może być wyjątkowy, a Twoje potrzeby lub terminy wykonania codziennych zadań nie przypominają czyichś innych.
Więc miej jasny cel na myśli
Wyjaśnij, dlaczego zdecydowałeś się na korzystanie z planera:
- Co chcesz osiągnąć?
- Może chcesz być bardziej produktywny? A może chcesz stać się lepszy w zarządzaniu czasem ?
- Chcesz poprawić swoje samopoczucie lub równowagę między życiem zawodowym a prywatnym i czy potrzebujesz planera, aby osiągnąć ten cel?
Automatyczny tracker czasu może pomóc Ci wykryć Twoje nawyki czasowe. Wtedy będziesz wiedział, jak zaplanować swój czas.
🤔 Pamiętaj, że nawet jeśli wyznaczasz cele zawodowe lub po prostu robisz listę zakupów spożywczych, ważne jest, aby wyznaczać je z myślą o szerszej perspektywie. Nasz artykuł o tym, dlaczego tak ważne jest wyznaczanie realistycznych celów, może być przydatny w wyznaczaniu realistycznych oczekiwań i możliwych do wykonania kroków.
Pamiętaj, w czym pomaga planer
Słownik Merriam-Webster definiuje planer jako „coś (np. urządzenie, program lub notatnik), co zapewnia harmonogram i służy do planowania zajęć, podróży itp.”
Planery cyfrowe i papierowe to narzędzia, które pomagają Ci rejestrować każde zadanie, cel lub wymaganą czynność w chwili jej wystąpienia.
2. Ustrukturyzuj swój planer
Gdy podstawy i motywacje są jasne, czas pomyśleć o tym, jak ustrukturyzować planer. Niezbędne jest opracowanie systemu zapisywania rzeczy w planerze. Nie ma na to właściwego sposobu, ale ważne jest, aby być konsekwentnym i aby wszystkie potrzebne informacje były łatwo dostępne.
Oto niektóre rzeczy, które należy uwzględnić:
Nazwa zadania
Termin i godzina
Priorytet
Lokalizacja (jeśli dotyczy)
Informacje uzupełniające (np. imiona, dane kontaktowe)
Skorzystaj z funkcji planera
W zależności od rodzaju używanego planera, może on mieć kilka świetnych funkcji, które pomogą Ci zaoszczędzić czas i zachować porządek. Pamiętaj o tym:
Sekcje notatek : Robisz notatki podczas spotkań lub sesji burzy mózgów? Wiele planerów ma wyznaczone sekcje notatek, które ułatwiają późniejsze odnalezienie myśli.
Sekcje referencyjne : Masz planer z książką adresową? Użyj go, aby śledzić ważne kontakty, dzięki czemu możesz łatwo znaleźć ich informacje, gdy ich potrzebujesz.
Naklejki, metki i etykiety : Niektóre planery są wyposażone w naklejki lub etykiety, których możesz użyć do oznaczania ważnych dat lub zadań. Kodowanie kolorami może być również świetnym sposobem na dodanie osobistego akcentu do planera.
3. Zdecyduj, kiedy i co będziesz pisać w planerze
Skutecznym sposobem na zorganizowanie czasu jest spisanie swojego tygodniowego harmonogramu.
Każdego poniedziałkowego poranka , podczas przestawiania się na pracę, sięgnij po swój tygodniowy planer i zaplanuj nadchodzący tydzień, sprawdź terminy, powtarzające się zadania lub spotkania nadchodzące w określone dni. Na przykład , powiedzmy, że masz cotygodniowe spotkanie ze swoim zespołem w każdy poniedziałek o 10 rano. Wiesz, że to spotkanie potrwa około godziny, więc musisz zablokować ten czas w swoim planerze. Ponadto, będziesz chciał zostawić trochę dodatkowego czasu przed i po spotkaniu na przygotowanie i działania następcze.
Tworząc tygodniowy harmonogram, możesz mieć pewność, że jesteś przygotowany na wszystko, co nadchodzi — i że masz czas, aby to zrobić. Możesz sprawdzić nasze bezpłatne szablony harmonogramów , które mogą działać jako cyfrowy planer.
Zanotuj sobie rzeczy, które są dla Ciebie ważne:
Harmonogramy pracy
Urodziny, rocznice i święta
Terminy
Listy zadań do wykonania
Dni urlopowe
Termin płatności rachunku
Wizyty u lekarza
Lista zakupów
Naprawa samochodów
Imprezy
Inspirujące cytaty
Myśli, które masz
Cele
Jeśli używasz planera również do organizowania własnego zdrowia i dobrego samopoczucia, możesz chcieć zanotować w nim także:
Nawyki związane ze snem
Nawyki żywieniowe
Poziomy energii
Konsumpcja mediów społecznościowych
Sport i aktywność fizyczna
Pięć wskazówek, jak zmaksymalizować swój planer
1. Ustal priorytety zadań
Każdego dnia poświęć kilka minut na przemyślenie tego, co jest najważniejsze. Jakie zadania należy wykonać w pierwszej kolejności? Jakie terminy musisz dotrzymać? Zapisz swoje najważniejsze priorytety w swoim planerze, aby móc się na nich skupić w pierwszej kolejności.
Używałem papierowego planera, który miał wystarczająco dużo miejsca, abym mógł zapisać moje najważniejsze priorytety na dany dzień. Inni tego nie robią, więc może trzeba będzie wymyślić system do ręcznego przedstawiania ich, taki jak:
Gwiazdki (np. 1 gwiazdka = niski priorytet; 5 gwiazdek = pilne)
Kodowanie kolorami (np. niebieski = niski priorytet; czerwony = pilne)
Kolejność na liście (np. ostatnia = niski priorytet; pierwsza = pilna)
Ponieważ jestem wzrokowcem, najlepiej sprawdza się u mnie oznaczanie kolorami wszystkich ważnych celów w papierowych planerach ( uwaga: odkryłam, że zapisywanie rocznych celów długopisem i na papierze sprawdza się u mnie, ale niekoniecznie u Ciebie).
Podczas omawiania zadań do wykonania w pracy bardziej przydatny jest dla mnie cyfrowy planer, ponieważ wysyła mi ważne przypomnienia. W ustalaniu priorytetów metoda kwadrantów macierzy zarządzania czasem czyni cuda, podobnie jak reguła 5/25 Warrena Buffetta .
2. Użyj timeboxingu
Timeboxing to jedna z najlepszych technik zarządzania czasem , która pomaga Ci zmaksymalizować czas. Polega ona na podzieleniu dnia na mniejsze części i poświęceniu każdej z nich konkretnemu zadaniu, celowi, aktywności lub skupieniu.
Możesz na przykład zaplanować swój dzień w następujący sposób:
8:00-9:00: Sprawdzanie i odpowiadanie na wiadomości e-mail.
9:00-12:00: Pisanie.
12.00-13.00: Obiad i przerwa.
13:00-16:00: Spotkania z klientami.
16:00-17:00: Zajmowanie się pozycjami z listy zadań do wykonania.
Korzystanie z bloków czasowych może zapewnić postęp w realizacji najważniejszych zadań i celów oraz kontrolę nad wszystkimi rzeczami, które poruszają igłę. Może również pomóc w uniknięciu przytłoczenia wszystkim, co trzeba zrobić w ciągu dnia.
W tych konkretnych blokach czasowych mogą być określone zadania lub wydarzenia kalendarzowe, którymi będziesz musiał się zająć. Albo czas może być stosunkowo niestrukturyzowany. Ta elastyczność sprawia, że blokowanie czasu jest tak skuteczne!
- Sprawdź: Najlepsze podcasty o produktywności
Rozumiem! Używanie bezproblemowego systemu śledzenia czasu pomaga odkryć, gdzie czas się marnuje, a następnie lepiej nim zarządzać.
Możesz również użyć techniki Pomodoro , która polega na dzieleniu pracy na interwały (zwykle około 25 minut) i robieniu krótkich przerw. W tym celu użyj darmowego timera Pomodoro .
3. Uczyń to nawykiem
Im częściej korzystasz z planera, tym łatwiej będzie Ci zachować porządek. Upewnij się, że korzystasz z planera codziennie, aby stał się częścią Twojej rutyny. Dopóki nie stanie się to nawykiem, polecam ustawić codzienny alarm w telefonie, aby przypominał Ci o aktualizacji planera.
Pamiętaj , że możesz mieć, tak jak ja, tendencję do używania wielu planerów do różnych zadań, na przykład osobistych lub zawodowych, ale na początek wybierz jeden.
4. Zaplanuj czas buforowy
Niezależnie od tego, jak dobrze zaplanujesz, zawsze będą niespodzianki. Dlatego zaplanowanie pewnego czasu buforowego między zadaniami i wydarzeniami jest kluczowe. Nie zboczysz z kursu, jeśli coś potrwa dłużej niż oczekiwano.
Czas buforowy może również obejmować robienie sobie przerwy, nadrabianie zaległości w e-mailach lub dawanie sobie trochę oddechu. Jeśli jedną z najważniejszych rzeczy dla zachowania produktywności jest robienie sobie przerw, nie zapomnij utworzyć tych buforów w swoim planerze.
Uczyń go bardziej funkcjonalnym dla siebie. W związku z tym większość cyfrowych planerów ma wbudowaną tę funkcję.
- Czytaj: Ile dni roboczych w roku?
5. Bądź elastyczny
Plany się zmieniają i to jest w porządku. Nie bój się zmieniać planu, gdy Twój harmonogram ewoluuje. Lepiej jest ponownie ustalić priorytety i przesuwać spotkania w harmonogramie niż stresować się przepełnionym kalendarzem.
Konieczność uzupełniania i śledzenia nowych wydarzeń w papierowym terminarzu może kolidować z zachowaniem czystego i schludnego wyglądu, dlatego warto przejść na wersję cyfrową.
Ciekawostki o tym, jak skutecznie korzystać z planera
Co jeszcze można uwzględnić w planerze?
Zazwyczaj niektórzy planiści dołączają motywujący cytat na każdy z siedmiu dni tygodnia, przykłady ćwiczeń uważności na radzenie sobie ze stresem lub kilka wskazówek, jak najlepiej wykorzystać wolny czas. Widziałem innych z ramami do miesięcznych lub cotygodniowych odpraw, aby podejmować naukę i planować skuteczniej w przyszłości.
Czy istnieją lepsze alternatywy niż planiści?
Planery zawsze mogą pomóc Ci zachować porządek, jednak niekoniecznie pomogą Ci lepiej zarządzać czasem. Nadal musisz stosować metody zarządzania czasem lub używać aplikacji do śledzenia czasu , która automatyzuje cały proces.
Oto przykład tego, co narzędzie do automatycznego śledzenia czasu może Ci pokazać dzięki sztucznej inteligencji:
czasy, w których jesteś nieproduktywny lub produktywny;
najczęściej otwierane aplikacje, które obniżają Twoją produktywność;
Dzięki takim inteligentnym informacjom o produktywności generowanym automatycznie, szybko zrozumiesz, na co marnujesz swój czas i jak lepiej nim zarządzać.
