Guide de gestion de la charge de travail : Comment maîtriser la planification du travail

L'un des premiers modules de tout cours de gestion de projet porte sur la gestion de la charge de travail. Pourquoi ? Parce qu'elle a un impact considérable sur les performances et la réussite d'un projet et d'une équipe.

Nous avons tous connu ce scénario où plus notre charge de travail devient écrasante, moins nous sommes productifs et plus nous nous enfonçons dans une boule de neige de négativité dont il est difficile de s'extraire.

Il est donc de la responsabilité des chefs d'entreprise ou des managers de planifier, de distribuer et de contrôler la charge de travail de leur personnel de manière à préparer les membres de l'équipe à la réussite.

C'est pourquoi, dans cet article, je vais vous guider :

• Les tenants et aboutissants des stratégies de gestion de la charge de travail
• Les étapes clés de la mise en place d'un processus de gestion de la charge de travail
• Moyens de mesurer la charge de travail de votre équipe

Poursuivez votre lecture pour découvrir des conseils pratiques pour une gestion efficace de la charge de travail. Tout d'abord, voyons ce qu'est la gestion de la charge de travail et comment elle peut influer sur la gestion de tous vos projets planifiés.

Qu'est-ce que la gestion de la charge de travail ?

En termes simples, la charge de travail est le nombre total de tâches qu'une personne doit accomplir au cours d'une période donnée. Elle peut être mesurée quantitativement, par le nombre de tâches, ou qualitativement, en fonction de la complexité de ces tâches. 

Chaque personne et chaque emploi peuvent avoir une conception différente d'une charge de travail plus lourde ou plus équilibrée. C'est tout à fait normal. Pour certains emplois, une charge de travail importante peut consister en une seule tâche complexe et exigeante pour les membres de l'équipe. D'un autre côté, une personne peut s'occuper de plusieurs tâches, qui sont accomplies assez facilement, par rapport à l'exemple ci-dessus, mais classer tout de même la charge de travail comme exigeante.

Dans les deux cas, il y a une limite à ce que chaque personne peut faire de manière réaliste dans un certain laps de temps. 

Ainsi, en gardant à l'esprit ce que signifie la charge de travail, plongeons dans l'objectif de la gestion de la charge de travail.

La gestion de la charge de travail vise à répartir équitablement les tâches entre tous les membres de l'équipe . L'objectif est de veiller à ce que chaque membre de l'équipe ait suffisamment de tâches à accomplir pour rester productif, mais pas trop pour ne pas être dans l'impossibilité de les réaliser.

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Pour ce faire, vous devez tenir compte des performances des employés, du nombre de tâches complexes qu'ils peuvent accomplir dans un laps de temps donné, ainsi que des délais. Vous devez également tenir compte de la disponibilité des ressources et estimer les tâches en fonction de la capacité de l'équipe à les accomplir.

D'une manière générale, un bon manager consacre beaucoup de temps à réfléchir à la manière d'élaborer une stratégie de gestion de la charge de travail qui tienne compte de la capacité de l'équipe et de la charge de travail des employés. Les chefs de projet sont avant tout chargés de trouver un équilibre entre les attentes de l'entreprise en matière de performances globales et la charge de travail de l'équipe.

Lire aussi : Comment effectuer une analyse détaillée de la charge de travail des employés

Pourquoi la gestion de la charge de travail est-elle importante ?

Une gestion efficace de la charge de travail se traduit par une augmentation de la productivité de l'entreprise et une une meilleure gestion des projets. En cas d'obstacles ou d'événements imprévus, il est beaucoup plus facile de définir un plan de gestion de la charge de travail qui offre des lignes directrices sur les tâches qui doivent être effectuées, quand et par qui.

La gestion continue de la charge de travail vous aide également à déterminer si vous avez besoin de plus de ressources pour atteindre vos objectifs, à hiérarchiser les tâches et à éviter une répartition inégale de la charge de travail. En outre, elle contribue à la motivation et au bien-être des membres de l'équipe, ce qui a un impact considérable sur les résultats. Selon une récente d'Asana qui a analysé 10 000 travailleurs dans sept pays, environ 70 % d'entre eux ont souffert d'épuisement professionnel l'année dernière.

Une gestion efficace de la charge de travail permet d'éviter surcharge de travailcontribue à la réussite des projets et augmente les performances de l'équipe. Saviez-vous qu'une charge de travail excessive est l'une des dix principales causes de stress au travail?

Quelles sont les 5 étapes d'une bonne gestion de la charge de travail ?

1. Notez toutes vos tâches

Pour presque tous les problèmes de la vie, l'établissement d'une liste de choses à faire fait partie de la solution.

Il s'agit de l'une des meilleures techniques de gestion de la charge de travail, qui vous permet d'avoir une vue d'ensemble de votre travail et de hiérarchiser les tâches qui vous sont confiées. Dressez la liste de toutes les tâches pour la semaine, le mois ou l'année, en fonction de votre plan.

Incluez les tâches répétitives, les tâches les plus prioritaires, les tâches administratives, les défis, etc. Assurez-vous que ces tâches correspondent aux objectifs SMART: Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporels. Vous pouvez également définir et écrire vos objectifs dans un logiciel de gestion de la charge de travail.

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2. Hiérarchisez votre travail en fonction de l'impact et de l'effort.

Une fois votre liste établie, vous devez examiner les différentes tâches et les classer en fonction de ce que nous appelons la matrice impact/effort.

Savez-vous que une prise de décision rapide est l'une des compétences les plus recherchées chez un professionnel ? La matrice impact/effort est une méthode de prise de décision qui peut aider tout le monde, et pas seulement les managers, à accélérer leur processus décisionnel. Selon cette technique, chaque tâche doit être classée en fonction du niveau d'effort requis et de l'impact potentiel qu'elle aura. C'est sur cette base que les ressources seront ensuite allouées.

Lorsque vous déterminez l'effort requis pour une action particulière, vous devez prendre en compte des facteurs tels que le temps nécessaire pour la mener à bien et sa complexité.

Vous devez donc diviser vos tâches en plusieurs parties :

• Peu d'effort et peu d'impact
• Peu d'effort et beaucoup d'impact
• Effort important et faible impact
• Effort et impact importants

Une fois que vous savez clairement ce que chaque tâche implique, vous pouvez commencer à planifier votre projet. Comment répartir les tâches pour votre équipe et votre projet, en commençant par les tâches les plus simples mais ayant le plus d'impact ou par celles que vous avez classées comme urgentes ? À vous de décider !

N'oubliez pas qu'une telle solution aura un impact important sur le calendrier et la réalisation du projet.

Kano ou RICE sont des exemples de méthodes de gestion des tâches qui peuvent augmenter votre productivité. Découvrez les meilleures techniques de priorisation.

3. Fixer des délais réalisables et réalistes

Chaque objectif doit être assorti d'une échéance réaliste. Des échéances bien définies rendent le chemin beaucoup plus linéaire, car toutes les personnes concernées connaissent les délais à respecter pour que le projet soit couronné de succès. Fixer des échéances aide les chefs de projet à établir des priorités et à adapter le plan en cas de difficultés ou d'interruptions temporaires de la productivité, ainsi que tous les membres de l'équipe. Cela permet de trouver un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Le développement professionnel nécessite apprendre à hiérarchiser les tâches et à adapter le plan de travail si nécessaire, ce qui ne peut se faire qu'avec des délais réalisables et réalistes. 

4. Déléguer les tâches de manière équitable

Une bonne gestion de la charge de travail nécessite d'excellentes compétences en matière de délégation et de planification des capacités.

Déléguer les tâches de manière équitable déléguer équitablement les tâchesle chef de projet doit tenir compte de plusieurs facteurs : les forces et les limites de chaque membre de l'équipe, leurs compétences, le calendrier de l'équipe, ses performances et même la charge de travail préexistante. Connaître parfaitement les membres de son équipe permet de mieux gérer la charge de travail et d'optimiser la productivité.

Saviez-vous que la délégation est l'un des quatre D de la gestion du temps? Découvrez les trois autres dans notre guide.

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• Qu'est-ce qu'un calendrier DuPont ?
• Le programme 2 2 3

5. Planifier les défis

Attendez le meilleur, mais préparez-vous au pire. Ce dicton nous enseigne qu'il ne faut pas vivre en espérant que tout se passera bien, car ce n'est pas le cas.

Dans la vie comme au travail, il faut toujours avoir un plan B. Assurez-vous donc d'avoir une solution pour les problèmes les plus courants : un collègue tombe malade et doit être remplacé sur l'un des projets les plus importants, alors que d'autres membres de l'équipe ne peuvent combler cette lacune, une proposition n'est pas approuvée, un délai n'est pas respecté, etc.

Restez préparé, et vous n'aurez jamais à vous préparer !

Si vous êtes chef de projet, vous serez peut-être intéressé par notre guide sur la gestion des risques liés aux projets.

Les meilleurs conseils pour une planification efficace de la charge de travail

1. Rédiger des listes de choses à faire

Nous avons abordé ce conseil plus haut lorsque nous avons parlé de l'importance d'écrire toutes vos tâches.

L'utilisation d'une liste de tâches est l'un des moyens les plus efficaces pour transformer une idée en un plan réalisable avant d'envisager toute technique complexe de gestion de projet.

Avant de commencer un projet, vous devez dresser la liste de toutes les tâches du projet, même celles qui semblent insignifiantes. Si nécessaire, décomposez chacune d'entre elles en actions plus petites et déléguez-les en fonction des critères dont nous avons parlé précédemment. Assurez-vous également de connaître les dépendances entre les tâches de votre projet.

Voici quelques-uns des avantages de l'utilisation des listes de tâches:

• Motivation supplémentaire et accomplissement, car vous voyez les progrès réalisés ;
• Meilleure gestion du temps et de la charge de travail ;
• Augmente votre efficacité
• Diminution de l'anxiété ;
• Meilleure organisation et productivité.

2. Utiliser des techniques de gestion du temps 

Vous pouvez et devez également vous appuyer sur des stratégies de gestion du temps pour gérer efficacement la charge de travail de votre équipe.

La gestion du temps consiste à organiser et à planifier vos tâches afin d'atteindre vos objectifs plus efficacement tout en augmentant votre productivité. Il aide les chefs d'équipe à comprendre et à équilibrer les charges de travail sur la base de données précises, tout en garantissant un taux d'utilisation exact de l'équipe.

Aujourd'hui, je vais vous parler de deux techniques de gestion du temps que nous trouvons particulièrement intéressantes pour la gestion de la charge de travail.

Matrice des 4 quadrants de la gestion du temps

Cette technique, appelée Matrice d'Eisenhowerest fréquemment utilisée dans la gestion de projet. Selon cette méthode, il existe quatre quadrants dans lesquels vous devez classer chacune de vos tâches en fonction de leur urgence et de leur importance.

• Quadrant 1 : Urgent et important
• Quadrant 2 : Pas urgent mais important
• Quadrant 3 : Urgent mais pas important
• Quadrant 4 : Pas urgent et pas important

Ensuite, attaquez chaque tâche en fonction de votre stratégie. Cette technique peut être utilisée avec la matrice impact/effort dont nous avons parlé plus haut pour obtenir des résultats encore meilleurs !

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Blocage du temps

Le blocage du temps est une technique qui consiste à bloquer des périodes dans votre agenda pour travailler sur les tâches qui vous sont assignées. Pendant cette période, rien d'autre ne doit vous interrompre.

Cette technique est particulièrement utile pour vous aider à plonger dans des périodes de travail approfondi où vous êtes concentré.

Vous devez prendre vos tâches et les regrouper logiquement pour créer un bloc de temps. Il ne vous reste plus qu'à les répartir dans les blocs de temps de votre calendrier et à faire de votre mieux pour vous y tenir.

Cela vous aidera à mieux gérer votre charge de travail.

• CONSEIL : Téléchargez les meilleurs modèles d'emploi du temps quotidiens et hebdomadaires.

Méthode 3-3-3

La méthode 3-3-3 de gestion du temps est la suivante :

1. Trois tâches : Concentrez-vous sur trois tâches principales par jour pour ne pas vous sentir débordé.
2. Trois pauses : Faites trois courtes pauses au cours de la journée pour vous reposer et vous ressourcer afin de vous concentrer et d'éviter l'épuisement.
3. Trois minutes : Consacrez trois minutes le matin à la planification de votre journée et trois minutes le soir à la réflexion sur ce que vous avez fait pour rester lucide et motivé.

3. Temps de parcours

Le suivi du temps devrait faire partie de la suite de logiciels de gestion du personnel de tout gestionnaire. Il est au premier plan d'une gestion efficace de la charge de travail, car il aide les dirigeants à analyser les données passées par rapport aux résultats futurs et à mieux planifier la charge de travail.

Un tel outil fournit des rapports détaillés sur les tâches accomplies par les membres de l'équipe et sur le temps nécessaire à leur réalisation. Il permet également de distinguer le travail des clients en étiquetant les activités comme facturables ou non facturables dans l'outil.

Dans l'ensemble, le suivi du temps aide les dirigeants à améliorer leur processus de gestion de la charge de travail, à répartir les tâches de manière équitable en fonction des capacités de l'équipe et à améliorer la productivité de l'équipe.

Remarque : contrairement à certaines idées reçues, le suivi du temps n'est pas un outil de surveillance des employés, mais plutôt un outil de gestion intelligente de la charge de travail.

Découvrez comment inciter les employés à suivre leur temps de travail

4. Gestion de la charge de travail : les "non" :

• Essayer d'être multitâche - l'une des principales pertes de temps au travail;
• Perdre du temps avec trop de réunions inutiles;
• Fixer des attentes trop élevées, ce qui condamne le projet à l'échec avant même qu'il ne commence ;
• Être trop rigide dans l'attribution des tâches (délégation) ;
• Confier trop de travail aux performants (gestion inéquitable des ressources) ;
• Faire preuve d'indécision face à un membre de l'équipe qui ne donne pas les résultats escomptés.

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Lire aussi : Comment le changement de contexte nuit à la productivité

Qui doit gérer la charge de travail ?

Dans la plupart des environnements, le chef d'équipe ou de projet est responsable de la gestion de la charge de travail de l'équipe. Dans certains cas, plusieurs responsables peuvent se partager cette responsabilité. Il est donc important de disposer d'excellentes compétences en matière de communication et de collaboration. Cependant, même s'ils ne sont pas les premiers responsables de la gestion de la distribution de la charge de travail ou de l'allocation des ressources, l'ensemble de l'équipe a une responsabilité partagée dans la gestion de la charge de travail.

Ce n'est qu'avec la contribution de ceux qui produisent le travail qu'il est possible de créer des pratiques efficaces de gestion de la charge de travail, d'équilibrer la charge de travail de l'équipe, d'aider à comprendre les calendriers des projets et de créer une meilleure expérience de travail pour tout le monde. 

Ainsi, même si vous n'occupez pas un poste de direction, faites-vous entendre !

Quelle est la meilleure façon de mesurer la charge de travail ?

Pour gérer la charge de travail de votre équipe, commencez par suivre le temps passé sur les tâches à l'aide d'un outil de suivi du temps fiable comme Timeular. Vous disposerez ainsi des données nécessaires pour savoir comment votre équipe passe son temps, ce qui vous permettra d'identifier les déséquilibres et de prendre des décisions en connaissance de cause.

Analysez ces données pour optimiser l'affectation des ressources, prévenir l'épuisement professionnel et veiller à ce que les tâches soient réparties équitablement entre les membres de l'équipe. Réexaminez et ajustez régulièrement la situation en fonction de ce que vous apprenez, afin de maintenir l'équilibre et la productivité de l'équipe.

La mise en place d'un système de suivi du temps vous permettra d'améliorer l'efficacité de l'équipe et le bien-être des employés, ainsi que la cohésion et l'efficacité de l'équipe.

Conclusion

La planification de la charge de travail n'est pas seulement une partie importante d'un projet. Elle est essentielle, car elle est cruciale, pour que les employés restent motivés, productifs et heureux, tout en améliorant constamment la gestion de la charge de travail.

Sous-estimer la gestion de la charge de travail peut entraver la réussite d'un projet et avoir des conséquences sur la quantité et la qualité du travail, ainsi que sur la satisfaction et la fidélisation du personnel. Quel que soit le degré d'avancement d'un logiciel de gestion de projet, il ne surpassera pas un processus de gestion de la charge de travail bien mené.

Nous espérons que cet article vous a aidé à mieux comprendre la gestion de la charge de travail et qu'il contribue à une meilleure répartition des tâches, à l'amélioration de la productivité des membres de l'équipe et à la réussite globale des projets !

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