C贸mo priorizar tareas en 7 pasos
Una lista interminable de tareas pendientes con fechas l铆mite que se acumulan es la peor pesadilla de cualquiera.
Pero como el d铆a tiene un n煤mero limitado de horas y las tareas no van a cesar, 驴qu茅 tal si te planteas un escenario en el que dejes de presionar?
Aunque suene controvertido, le sugerimos que se tome un respiro, eche un vistazo a este art铆culo e identifique una forma estructurada de navegar por sus tareas.
Aprenda a priorizar descubriendo el verdadero valor de su tiempo
Este art铆culo pretende darle los instrumentos necesarios para recuperar el control de su d铆a. As铆 que s铆guelo para aprender a priorizar tareas.
El establecimiento de prioridades determina casi todos los resultados. A menudo se considera no solo una competencia interpersonal valorada por los empresarios, sino tambi茅n una tarea en s铆 misma.
El primer paso para empezar a priorizar tareas es comprender para qu茅 est谩s trabajando realmente (= los resultados). Una vez que hayas identificado las tareas pertinentes que contribuyen a tus resultados futuros, estar谩s preparado para hacer una lista de tareas y recortarla bas谩ndote en m茅todos de priorizaci贸n.
M谩s adelante, aprender谩 conceptos como la creaci贸n de listas, la adopci贸n de una estrategia de priorizaci贸n como el m茅todo ABCDE y la matriz de Eisenhower, y la gesti贸n de tareas que son importantes y urgentes al mismo tiempo.
Aprender a priorizar tareas, mejorar sus niveles de productividady evitar repetir el ciclo de arrastrar tareas de un d铆a para otro.
C贸mo priorizar tareas: Deja de jugar a ponerte al d铆a con estos 7 pasos
1. Cree una lista maestra de sus tareas
Empieza por "volcar" literalmente todas tus tareas en tu cuaderno f铆sico o en la agenda digital, seg煤n prefieras.
Recuerda que , en esta fase, te centrar谩s en sacarte de la cabeza todas las tareas pendientes. Lo ideal ser铆a a帽adirlas en alg煤n tipo de orden, lo que te ayudar谩 a largo plazo. Por ejemplo, puedes anotar primero las tareas diarias. A 茅stas les seguir谩n las tareas semanales y mensuales, seg煤n el tipo de responsabilidad y el plazo.
Por ejemplo: Las reuniones, llamadas telef贸nicas o respuestas a correos electr贸nicos podr铆an a帽adirse en el grupo diario, mientras que trabajar en un hito del proyecto o la revisi贸n de documentos pueden formar parte de las tareas semanales, y as铆 sucesivamente.
Tambi茅n existe la opci贸n de organizar todas las tareas por su fuente o canal de solicitud. Mant茅ngalo todo en un mismo lugar, ya sea digital o anal贸gico. Este ejercicio pretende simplificar la carga de trabajo y hacer que parezca menos abrumadora.
No te censures cuando hagas "brain dumping". Despu茅s de este ejercicio, sentir谩s tu mente mucho m谩s ligera y preparada para afrontar el trabajo real.
- Nota: Para supervisar las tareas del proyecto en Excel, utilice la plantilla gratuita de seguimiento de tareas.
2. Clasifique sus tareas con m谩s detalle
Categorizar es el siguiente paso importante, y tiene un mayor impacto si se hace antes de establecer sus estrategias de priorizaci贸n.
Una t茅cnica de priorizaci贸n que puedes utilizar para categorizar tus tareas es la de las 4D de la gesti贸n del tiempoque incluyen los siguientes pasos:
- Realizar la tarea ahora
- Aplazar la tarea a otro momento
- Delegar la tarea en otra persona
- Eliminar la tarea de su lista
Este marco es una t茅cnica de gesti贸n del tiempo identificada como la Matriz de Decisiones de Eisenhower, ya que fue creada por el ex presidente de los Estados Unidos, Dwight Eisenhower.
La matriz de 4 cuadrantes le ayuda a priorizar las tareas en funci贸n de los niveles de importancia y urgencia.
Algo puede ser importante y urgente, no urgente pero importante, no importante pero urgente, o no urgente y no importante. Suena complicado, pero esto es lo que parece para tener una visi贸n completa:
Eisenhower utiliz贸 este m茅todo de organizaci贸n por cuadrantes para saber c贸mo priorizar el trabajo y sus prioridades diarias de la siguiente manera:
- Tareas importantes y m谩s urgentes: tareas de alta prioridad que deben realizarse lo antes posible;
- Importante pero no urgente: lo que necesita cierta planificaci贸n;
- Urgente pero no importante: lo que se puede delegar;
- Ni importante ni urgente: se pueden eliminar otras tareas.
As铆 que, una vez que revisas tu lista, te das cuenta de que hay un par de tareas m谩s f谩ciles que puedes hacer de inmediato, que te guiar谩n de inmediato a:
- Hazlo: En pocas palabras, si un deber no depende de otras tareas (por ejemplo, esperar la respuesta de tu jefe o una respuesta de tu interlocutor), simplemente hazlo .
Ejemplo: enviar un correo electr贸nico o vaciar la bandeja de entrada.
- Aplazar: Una tarea o tal vez algunas tareas complejas deben pausarse y asignarse a otra persona. Tanto si hay otra tarea prioritaria que debe resolverse con urgencia como si hay que reasignar recursos, aplazar significar铆a dejar de lado tus responsabilidades iniciales.
Por ejemplo: No tienes que leer todos tus e-mails inmediatamente. Puedes terminar tareas m谩s importantes y, cuando tengas tiempo libre, leer los correos pendientes.
- Delegar: Delegar una tarea significa asignar esa responsabilidad a otra persona en tu nombre.
Ejemplo: En tu lista de prioridades hay un informe para un cliente que debe estar terminado en las pr贸ximas horas, pero t煤 tienes tareas m谩s urgentes e importantes. Delegar significa que est谩s asignando esa responsabilidad a otra persona del equipo en tu nombre. Lo ideal es asign谩rsela a uno de los miembros de tu equipo mientras te ocupas de asuntos urgentes.
- Eliminar: Estas son las tareas restantes que han estado en tu lista durante un tiempo pero que ya no tienen un alto valor, por lo que es hora de dejarlas ir.
Nota: Para esta categor铆a, tenga en cuenta el sesgo de finalizaci贸n, que es una tendencia a finalizar una tarea una vez que la ha empezado, independientemente de si es necesario finalizarla o no.
Si tiene dificultades para delegar tareas, lea nuestra gu铆a para aprender a delegar tareas con eficacia
Lea nuestra gu铆a para aprender a delegar tareas con eficacia.
3. Adoptar un m茅todo de priorizaci贸n
El m茅todo de priorizaci贸n que elija depender谩 de la naturaleza de sus tareas y de sus preferencias personales. A continuaci贸n, encontrar谩s algunos de los m茅todos m谩s conocidos para que aprendas a priorizar tus tareas y entiendas cu谩l funciona mejor para tu flujo de trabajo.
M茅todo "C贸mete la rana
El m茅todo de priorizaci贸n de tareas Eat the Frog se inspir贸, sorprendentemente, en una famosa cita de Mark Twain:
"Si tu trabajo es comerte una rana, es mejor hacerlo a primera hora de la ma帽ana".
Esto significa que debes empezar el d铆a con la tarea m谩s compleja o m谩s importante de tu lista, ya que son las que tambi茅n temes tanto como puedas. As铆 que es sencillo: c贸mete la rana lo antes posible.
Despu茅s, puedes pasar al resto de la lista de tareas pendientes. Empezar la jornada laboral "comi茅ndote la rana" te ayudar谩 a sentirte menos estresado y contribuir谩 a mejorar el equilibrio entre la vida laboral y personal.
El m茅todo MoSCoW
El m茅todo MoSCoW fue desarrollado por Dai Clegg, un ingeniero de software que trabaj贸 en Oracle. Se centra en priorizar las tareas en funci贸n de los resultados, y es un gran m茅todo para utilizar en la gesti贸n de proyectos.
As铆 pues, seg煤n esta t茅cnica de priorizaci贸n, dividir谩 el proyecto en cuatro categor铆as:
- Necesarios : resultados sin los cuales el proyecto no podr谩 avanzar o ni siquiera existir, y que requieren atenci贸n inmediata.
- Deber铆a tener - resultados que no son tan cr铆ticos pero que son importantes.
- Podr铆a tener: resultados que pueden obtenerse si se dispone de tiempo o presupuesto suficientes.
- No tendr谩 - resultados que no se obtendr谩n (las tareas sin importancia pueden entrar en esta categor铆a).
Al categorizar sus resultados, pondr谩 en marcha su plan de gesti贸n de proyectos con una lista de tareas priorizadas de inmediato.
M茅todo ABCDE
El m茅todo ABCDE consiste en clasificar las diferentes tareas que tiene en su lista.
"A" es la nota m谩s alta (y la prioridad m谩s importante), y "E" es la m谩s baja (y la tarea menos importante que puede eliminarse de la lista).
Con este m茅todo, sopesar谩s r谩pidamente la importancia de las tareas para ayudarte a identificar las de mayor prioridad. Mientras que las tareas A y B son las primeras a las que hay que dedicarse, tendr谩s la tranquilidad de que las tareas D y E no necesitar谩n tu atenci贸n durante un tiempo.
4. Adoptar una t茅cnica de gesti贸n del tiempo
Para llevar su proceso de priorizaci贸n de tareas al siguiente nivel, una t茅cnica eficaz de gesti贸n del tiempo del tiempo.
Para empezar el proceso, necesitar谩s una radiograf铆a de tu tiempo. Para ello, puedes preguntarte lo siguiente:
- 驴Cu谩l es mi situaci贸n actual en lo que respecta a la gesti贸n del tiempo?
- 驴C贸mo es mi horario?
- 驴Con qu茅 frecuencia incumplo los plazos y tengo problemas con las tareas del trabajo? (esto implica una lucha con la gesti贸n del tiempo)
- 驴Qu茅 herramientas utilizo para alcanzar mis objetivos a corto y largo plazo? (Por ejemplo, una agenda digital, una herramienta de control del tiempo o un software de gesti贸n de proyectos).
Una vez aclarado lo anterior, te proponemos que empieces a hacer tu trabajo con sentido utilizando una t茅cnica de gesti贸n del tiempo. Un m茅todo con el que puedes empezar es timeboxing. Ponerlo en pr谩ctica es bastante sencillo, ya que lo 煤nico que tienes que hacer es bloquear el tiempo que necesitas para cada tarea. Lo que esto significa es que en el periodo que has bloqueado para una tarea, te concentras s贸lo en ella e intentas llevarla a cabo hasta el final.
Otra t茅cnica de gesti贸n del tiempo es la t茅cnica Pomodoroque se utiliza habitualmente para evitar distracciones y completar tareas.
Utilizar un temporizador Pomodoroestablece sprints cronometrados de trabajo en profundidad de 25 minutos. Durante este bloque de tiempo, estar谩s concentrado en la tarea que tienes entre manos. Saber que s贸lo tienes que concentrarte durante un breve periodo de tiempo es una forma excelente de practicar tu capacidad de concentraci贸n.
Lee: 驴No te funciona? Entonces, necesitas conocer los sustitutos m谩s fiables del m茅todo Pomodoro.
5. Utiliza una aplicaci贸n de control del tiempo
Si has aplicado algunas de las t茅cnicas que hemos mencionado antes, pero sigues teniendo dificultades para controlar tu tiempo, lo mejor es empezar con una radiograf铆a objetiva del mismo. Una radiograf铆a objetiva puede proporcion谩rtela una app de seguimiento del tiempo.
Una herramienta de seguimiento del tiempo facilitar谩 el proceso de seguimiento con la automatizaci贸n incorporada, a la vez que generar谩 informes detallados del tiempo dedicado a cada tarea. De este modo, podr谩s optimizar tu flujo de trabajo y dar prioridad a lo importante.
Puede utilizar Timeular ya que es una herramienta que ofrece seguridad, inteligencia y facilidad de uso:
- Seguimiento autom谩tico del tiempo: Rellena tus hojas de horas en funci贸n del uso de la app, los sitios web visitados y los eventos programados en el calendario.
- M煤ltiples m茅todos de seguimiento: Empieza a registrar el tiempo simplemente pulsando CMD + E, o insertando una actividad en tu calendario.
- Utilice el contador de tiempo f铆sico: Mejore su experiencia de control del tiempo probando el control del tiempo t谩ctil. Esto es posible con el contador de tiempo f铆sico de Timeular, un cubo de 8 caras que registra m谩s de 1.000 actividades por ti.
Pruebe Timeular , reconocida como la aplicaci贸n de control del tiempo m谩s f谩cil de usar para equipos e individuos.
5. Empezar por la tarea m谩s importante del d铆a
Al completar primero las tareas m谩s importantes, est谩 practicando una t茅cnica de priorizaci贸n en s铆 misma. Esto es especialmente 煤til si le cuesta terminar las tareas diarias o no cumple los plazos incluso despu茅s de haberlas priorizado de otras formas. Las m谩s importantes son las primeras que se tachan de la lista de tareas pendientes.
Si empiezas por la tarea que tiene mayor importancia y urgencia, afrontar谩s el d铆a con m谩s facilidad y no te sentir谩s abrumado por tener demasiadas tareas.
CONSEJO: Un horario puede ser 煤til para organizar tu jornada. Consigue gratis una plantilla de horario de trabajo.
7. Revise su plan a menudo
A medida que cambien los proyectos, las fechas de entrega y la direcci贸n del trabajo, o se redefinan los objetivos, tambi茅n lo har谩n sus prioridades. Es fundamental examinar y revisar las prioridades de las tareas del proyecto con cierta frecuencia.
Utilice los marcos y m茅todos aqu铆 explicados y encuentre la mejor soluci贸n para sus necesidades actuales.
CONSEJO: Hazte la vida m谩s f谩cil con las mejores herramientas de priorizaci贸n del trabajo.
Conclusi贸n
Cuando priorizas tu trabajo, puedes aumentar la productividad, gestionar mejor tu tiempo y cumplir los plazos. Sin embargo, ten en cuenta que la incertidumbre y el cambio vienen dados.
Tus prioridades o las de tu empresa cambiar谩n, y a menudo cuando menos te lo esperas. Tienes que estar preparado para lo inesperado. Esto no significa que tengas que hacerlo todo o nada.
No te sabotees desde el principio; recuerda que la productividad no existe en un campo de juego est谩tico.
Las tareas m谩s importantes pueden convertirse f谩cilmente en intimidantes, aunque no lo parezcan al principio, s贸lo porque estar谩s poniendo en ellas grandes expectativas y presi贸n sobre ti mismo. Deja flexibilidad en tu agenda para situaciones inesperadas.
Preg煤ntese si dispone de los recursos necesarios para llevar a cabo lo que necesita y divida sus tareas en otras m谩s peque帽as y manejables.
Seguir谩s completando tareas, alcanzando objetivos y sinti茅ndote m谩s productivo en general. No dejes de probar distintos m茅todos de priorizaci贸n hasta que encuentres el que mejor se adapta a ti.
PREGUNTAS FRECUENTES
En 4D del trabajo de priorizaci贸n son hacer, delegar, eliminar y retrasar tareas. Las 4D representan un sistema para mejorar la productividad.
Los cuatro niveles pueden interpretarse como la creaci贸n de una lista de tareas, la organizaci贸n de las tareas seg煤n un m茅todo preferido, la programaci贸n de las tareas en un calendario y la comunicaci贸n del progreso a las partes interesadas o a los miembros del equipo implicados.
Podemos identificar tres prioridades principales en el trabajo: hacer una lista de todas las tareas y cosas que tenemos que hacer, organizar nuestros calendarios y mantener abiertos los canales de comunicaci贸n con nuestros compa帽eros y superiores.
Esto es algo com煤n, y para manejar estas situaciones, puedes tomar otros aspectos que pesar谩n en la importancia de cada tarea en comparaci贸n con otras, como la fecha de vencimiento, los recursos necesarios, o si todos los involucrados est谩n disponibles, etc. A esto se le llama prioridad relativa.
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