Las 15 mejores aplicaciones de productividad de Windows para 2025

Iré al grano: Cada persona enfoca la productividad de forma diferente, pero seguro que hay algunos canales comunes que nos ayudan a llegar a la tan buscada productividad : las aplicaciones de productividad.

He investigado y probado 15 aplicaciones de productividad de Windows, para que no tengas que hacerlo tú, y aquí tienes un desglose honesto de las mejores para potenciar tu flujo de trabajo.

Descargo de responsabilidad:

• Ten en cuenta que ninguna de las aplicaciones destacadas nos ha pagado: es una reseña honesta.

• No todas las aplicaciones sirven para todo el mundo, pero hay algunos rasgos que hacen que algunas sean útiles para todos. Por eso he confeccionado la lista teniendo en cuenta los siguientes criterios:

1. Usabilidad y facilidad de uso: ¿Era la aplicación intuitiva para poder navegar por ella fácilmente? ¿Tenía una interfaz intuitiva?

2. Centrarse en la funcionalidad básica: ¿Se centran estas aplicaciones en resolver un problema excepcionalmente bien?

3. Caso de uso: ¿Es una aplicación que la mayoría de nosotros necesitaría en su trabajo diario?

4. Útil para la propia productividad: ¿Fomenta la productividad? ¿Es útil para gestionar el tiempo y las tareas, así como otras tareas laborales?

5. ¿Es personalizable y flexible?

6. ¿Tiene un rendimiento fiable? ¿Se ha roto durante la prueba? Nadie tiene tiempo para programas con fallos.

¿Listo para superar tus objetivos? Controle su tiempo y aumente su productividad.

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Resumen de las aplicaciones de productividad de Windows

Tus 15 aplicaciones de productividad para Windows

1. Timeular

Funcionalidad principal: Completa app de control de presencia con funciones de seguimiento digital y físico.

Reseñas:

• G2: 4.6/5

• Capterra: 4,6/5

• Product Hunt: 5/5

Lo que más me gusta de Timeular es su panel de productividad personalizado basado en IA, que me permite saber cuándo soy productivo o no y qué aplicaciones o herramientas ahogan mi eficiencia y me hacen perder tiempo.

Precio:

• Cuenta personal: 6,63 $/mes

• Personal Pro: 10,10 $/mes

• Equipo: 18,41 $/mes

• Empresa: Precios personalizados

Lo mejor para: Autónomos, profesionales creativos, equipos, consultores y organizaciones que buscan comprender e impulsar la productividad sin complicaciones.

Timeular encabeza la lista ya que es un cronómetro para Windows. Llevo casi dos años utilizando Timeular como mi rastreador de productividad. Y no soy el único: lo avalan más de 10.000 empresas como Google, Audi, Toyota, McKinsey y Bang&Olufsen. 😱

En esencia, Timeular le ayuda a controlar su tiempo en el trabajo o en tareas personales y a revelar cómo está empleando su tiempo en informes exhaustivos. Además, realiza un seguimiento de la asistencia al trabajo a efectos de recursos humanos. Ten en cuenta que no se trata sólo de registrar las horas, sino de comprender y optimizar cómo empleas tu tiempo.

Controle su productividad con Timeular

Timeular nos ha permitido trabajar con más eficacia. Cada miembro del equipo ha ahorrado unas dos horas a la semana, lo que supone una ganancia total de 10 horas semanales para todo el equipo. Noah Ruseng Bested, Bang & Olufsen

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Lo que más me impresionó fue cómo transformó el seguimiento del tiempo de una tarea tediosa en una práctica perspicaz que realmente me ayudó a tomar mejores decisiones sobre mi productividad. Por ejemplo, comprendí que mis horas de mayor productividad son después de comer, así que es entonces cuando programo mis tareas más duras.

El funcionamiento de Timeular combina lo mejor de los mundos físico y digital. Puedes hacer un seguimiento del tiempo a través de múltiples métodos: una interfaz de calendario intuitiva, atajos de teclado, un dispositivo de seguimiento físico único (cuyo uso resulta sorprendentemente adictivo) o el seguimiento automático en segundo plano de aplicaciones y sitios web. Me gusta especialmente cómo respeta la privacidad del usuario: todos los datos de seguimiento son estrictamente confidenciales y sólo tú puedes acceder a ellos. La función de informes automatizados ha supuesto un cambio radical para mí, ya que algunos de mis clientes prefieren un registro de horas más detallado sobre el tiempo que he dedicado a sus proyectos.

"He duplicado mis ingresos gracias a Timeular y he conseguido reducir a la mitad mi tiempo de trabajo. Timeular me ayudó a entender dónde tenía que hacer cambios para ser más eficiente y esto me ha permitido reducir mi tiempo de trabajo. "Valdemar Alfred, Propietario de Valdefar

Características notables:

• A contador de tiempo físico que hace que el control del tiempo sea tan tangible e intuitivo como tirar un dado.

• Interfaz de calendario de arrastrar y soltar para introducir y editar fácilmente el tiempo, lo que facilita el seguimiento del tiempo.

• Seguimiento automático del tiempo para que puedas realizar un seguimiento en segundo plano de los sitios web, las aplicaciones y las herramientas con las que has trabajado durante un día.

• Panel de productividad basado en inteligencia artificial con información y recomendaciones personalizadas.

• Seguimiento de permisosque permite a los empleados introducir su tiempo libre o cualquier tipo de permiso mientras Timeular ajusta automáticamente su presupuesto de tiempo.

• Automatizado informes de tiempo, que rellena automáticamente las hojas de horas de los colaboradores, ahorrándole tiempo y esfuerzo.

• Las horas extraordinarias y todo tipos de ausencias seguimiento de le ofrecen el control total de su horario de trabajo.

2. Zapier

Funcionalidad principal: Conecta diferentes aplicaciones web y automatiza flujos de trabajo sin codificación.

Reseñas:

• Capterra: 4,3/5

• Product Hunt: 4,8/5 (122 opiniones)

• Consejos sobre software: 4,7 (2940 opiniones)

Lo que más me gusta es suamplia capacidad de integración con miles de aplicaciones, utilizando la lógica de codificaciónmás simple (if-then). Como escritor, ya te puedes imaginar, no sé programar, así que Zapier es genial para mí.

Precio:

• Gratis: 5 Zaps, 100 tareas/mes

• Profesional: A partir de 19,99 $/mes

• Equipo: 69,99 $/mes

• Empresa: Precios personalizados

Lo mejor para: Cualquiera que necesite crear automatizaciones y conexiones entre diferentes apps pero no tenga conocimientos de programación. Es importante comprobar primero si esas aplicaciones tienen funciones nativas para la integración.

Zapier es una de las principales herramientas de automatización que te permite conectar y automatizar tareas entre varias aplicaciones de terceros sin ningún conocimiento de codificación. Utilicé Zapier por primera vez en mis trabajos de ventas en los últimos años. Con su característica destacada de crear flujos de trabajo automatizados llamados "zaps", solía conectar mi herramienta de CRM (Pipedrive, por aquel entonces) con mis cuentas de Gmail y Slack. Siempre sabía cuándo llegaba un nuevo trato o un nuevo cliente potencial a mi pipeline y podía ponerme a ello de inmediato.

La forma en que creé este sistema fue sencilla: Entré en la página de Zapier y elegí las aplicaciones que quería integrar. Luego, Zapier conectó esas aplicaciones favoritas por mí y desencadenó acciones basadas en eventos o condiciones específicas (por ejemplo, si un nuevo acuerdo llega a mi pipeline, envíame una notificación en Slack).

Otras tareas que puedes automatizar con Zapier en tu PC con Windows son:

• automatizar tareas como el envío de correos electrónicos

• actualización de hojas de cálculo

• publicación en las redes sociales

Características notables:

• Filtrado avanzado y opciones de personalización para que los zaps ejecuten los filtros sólo cuando se cumplan determinadas condiciones.

• Función de arrastrar y soltar basada en sus reglas de conexión

• Alto nivel de control, que le permite afinar su automatización y asegurarse de que sólo se transfieren los datos pertinentes y se ejecutan determinadas acciones.

• Se integra con plataformas 6871, por lo que podrá crear prácticamente cualquier automatización

💡 Consejo profesional: ¿Aún no estás convencido de Zapier y la automatización? Hoy en día es bastante difícil navegar por el lugar de trabajo sin automatizar casi nada... No importa, considera la posibilidad de leer nuestro artículo sobre la automatización del lugar de trabajo, que promete remodelar el tejido de nuestro trabajo.

3. Holgura

Funcionalidad principal: App de comunicación y colaboración que organiza las conversaciones de trabajo a través de canales específicos por temas, mensajería directa y herramientas integradas para la colaboración en equipo.

Reseñas:

• Capterra: 4.7/5

• G2: 4.5/5

• Consejos sobre software: 4.5/5

Lo que más me gusta de Slack es su función de búsqueda a través de la cual encuentro conversaciones, instrucciones o archivos del pasado; es una interfaz súper sencilla pero genial, ¡y la posibilidad de añadir listas de tareas dentro de ella!

Echa un vistazo a una de mis listas de tareas pendientes:

Precio:

• Gratuito: Funciones limitadas, historial de mensajes de 90 días

• Pro: 8,75 $/usuario/mes

• Business+: 15 $/usuario/mes

• Red para empresas: Precios personalizados

Lo mejor para: Equipos de todos los tamaños que buscan una app de comunicación centralizada e intuitiva, autónomos que buscan mantener un contacto más cercano con sus clientes y empresas de todos los tamaños.

Dudo que aún no hayas oído hablar de Slack, pero en caso de que no lo hayas hecho, tengo que recalcar que realmente es una de las mejores aplicaciones de comunicación que existen. Creo sinceramente que durante la pandemia del Covid 19, fue la aplicación que me ayudó a cultivar las mejores relaciones con mis entonces compañeros, y nos ayudó a ser rápidos en las decisiones críticas que teníamos que tomar, que no podían esperar a una llamada al día siguiente.

Decir que Slack ha revolucionado la comunicación en el lugar de trabajo no es una exageración. Es una magnífica y versátil aplicación de productividad para Mac y Windows que aúna a la perfección mensajería instantánea, intercambio de archivos y herramientas de colaboración. La organización basada en canales de Slack es especialmente útil, ya que puedes chatear sobre distintos proyectos en determinadas ventanas sin molestar a los demás.

El funcionamiento de Slack es sencillo: te unes a un espacio de trabajo a través de una URL específica o una invitación y, a continuación, se te invita a varios canales organizados por temas o equipos. Puedes enviar mensajes directos, iniciar huddles de audio/vídeo con hasta 50 personas y compartir archivos sin esfuerzo.

Características notables:

• Estructura basada en canales, que proporciona un eje centralizado para que los equipos se reúnan y colaboren en proyectos o temas específicos.

• Huddles para llamadas rápidas de audio/vídeo que pueden iniciarse con un solo clic dentro de cualquier canal o DM.

• Funciones de inteligencia artificial para los resúmenes de canales que ofrecen resúmenes inteligentes de canales e hilos de conversación, ayudándole a ponerse al día rápidamente sobre las conversaciones.

• Compartición de archivos y lienzos colaborativos con espacios para organizar archivos, multimedia y flujos de trabajo

💡 Consejo profesional: Slack incluye innumerables atajos (como "from:" y "has: link"), para que puedas encontrar rápidamente mensajes y archivos concretos en el historial de tu espacio de trabajo. Pero no consumas demasiado tiempo aprendiendo sus comandos. De lo contrario, necesitarás hacer un seguimiento del tiempo en Slack.

4. Noción

Funcionalidad principal: Espacio de trabajo todo en uno que combina toma de notas, gestión de proyectos, wikis y bases de datos con una interfaz altamente personalizable.

Reseñas:

• G2: 4.5/5

• Capterra: 4,7/5

• Product Hunt: 4,9/5 (más de 3.500 opiniones)

Lo que más me gusta de Notion es su flexibilidad y la posibilidad de crear cualquier tipo de estructura de contenidos que necesite, desde simples notas hasta complejos rastreadores de proyectos. Como tengo que hacer malabarismos con varios clientes y proyectos a la vez, me encanta poder crear CRMS y bases de conocimientos personalizadas y enlazarlo todo como si fuera un centro de conocimientos personal.

Precio:

• Gratis: páginas y bloques ilimitados para particulares

• Plus: 10 $/usuario/mes (facturación anual) o 12 $/usuario/mes (facturación mensual)

• Empresas: 15 $/usuario/mes (facturación anual) o 18 $/usuario/mes (facturación mensual)

• Empresa: Precios personalizados

• Complemento opcional Notion AI: 8 $/usuario/mes (facturación anual) o 10 $/usuario/mes (facturación mensual)

Ideal para: Equipos de conocimiento, gestores de proyectos que no necesitan una herramienta PM, equipos que necesitan un hub central de conocimiento, startups que construyen sus operaciones desde cero e individuos que buscan un espacio de trabajo flexible que pueda adaptarse a varios casos de uso. Se puede utilizar desde la simple toma de notas hasta la gestión de proyectos complejos y la colaboración en equipo.

Llevo un par de años utilizando Notion y ha transformado por completo mi forma de organizar mi vida personal y profesional. Lo que le hace destacar es su lienzo de bloques de construcción: todo se compone de bloques que puedes personalizar y reorganizar como quieras. Recuerdo que cuando cambié por primera vez de las aplicaciones tradicionales para tomar notas, me sorprendió cómo podía crear una simple lista de tareas que se convirtiera en un completo sistema de gestión de proyectos.

El funcionamiento de Notion es increíblemente intuitivo: se empieza con una página en blanco y se puede añadir cualquier tipo de contenido: texto, tablas, bases de datos, imágenes o archivos incrustados. Puedes estructurar tu espacio de trabajo utilizando páginas dentro de páginas, creando una jerarquía que tenga sentido para tus necesidades. En particular, me encanta cómo puedo convertir cualquier lista en una base de datos y visualizarla como eventos de calendario, tablero kanban o tabla con sólo unos clics.

Características notables:

• Organización flexible de las páginas y enlaces cruzados entre ellas, lo que le ayuda a crear un potente sistema wiki.

• Galería de plantillas con cientos de plantillas prediseñadas para diversos casos de uso, desde el seguimiento de hábitos hasta calendarios de contenidos.

• Colaboración en tiempo real, que mantiene todo actualizado en tiempo real y permite que varios usuarios trabajen en la misma página al mismo tiempo.

• Interfaz intuitiva de arrastrar y soltar para que pueda reestructurar su contenido haciendo clic y arrastrando bloques a cualquier lugar de la página.

💡 Consejo profesional: Empieza con una de las plantillas de Notion para entender sus capacidades, y sólo entonces personalízala según tus necesidades, pero no te compliques en exceso. Si además quieres llevar un control del tiempo empleado en Notion, consulta nuestro artículo sobre el control del tiempo en Notion.

5. 1Contraseña

Funcionalidad principal: Gestión de contraseñas y almacenamiento seguro de datos para particulares y equipos.

Reseñas:

• Capterra: 4,8/5

• G2: 4.6/5

• Consejos sobre software: 4.7/5

Lo que más me gusta de 1Password es simplemente no tener que recordar ninguna contraseña, ya que este gestor de contraseñas autocompleta directamente todas las contraseñas que necesito. Además, ¡realmente te ofrece una seguridad de nivel bancario!

Precio:

• Personal: 2,99 $/mes

• Familia: 4,99 $/mes (hasta 5 miembros de la familia)

• Equipos: 19,95 $/mes (hasta 10 miembros)

• Empresas: 7,99 $/usuario/mes

• Empresa: Precios personalizados

Lo mejor para: Cualquiera que necesite proteger su presencia digital, familias que comparten información confidencial, empresas que gestionan las credenciales de sus equipos y personas que, como yo, nunca recuerdan las contraseñas.

Llevo dos años probando 1Password para gestionar mi creciente colección de credenciales de acceso y datos confidenciales. Estoy asombrado de su capacidad para generar y almacenar contraseñas complejas y, al mismo tiempo, hacerlas accesibles de forma instantánea en todos mis dispositivos. Es

El funcionamiento de 1Password es muy sencillo: Durante la configuración, creas una contraseña maestra y obtienes una clave secreta, que trabajan juntas para encriptar tus datos. Cada vez que entras en un sitio nuevo, te ofrece guardar tus credenciales. Cuando vuelvas a visitar ese sitio, rellenará automáticamente tu nombre de usuario y contraseña. Puedes organizarlo todo en bóvedas, lo que facilita separar las cuentas personales de las de trabajo.

Características notables:

• Almacenamiento seguro de documentos para escaneos de pasaportes, licencias de software y otros archivos confidenciales con cifrado de nivel bancario.

• Modo de viaje que le permite eliminar temporalmente los datos confidenciales de sus dispositivos al cruzar fronteras.

• Generador de contr aseñas que crea contraseñas fuertes y únicas adaptadas a los requisitos específicos de cada sitio web.

• Perfecta integración con navegadores y aplicaciones móviles mediante extensiones de navegador y autorrelleno en todo el sistema.

• Autenticador integrado para códigos 2FA, para que no tengas que utilizar una aplicación de autenticación independiente.

6. Grammarly

Funcionalidad principal: Asistente de AI para la escritura que comprueba la gramática, la ortografía, el tono y el estilo en tiempo real.

Reseñas:

• Capterra: 4,7/5

• G2: 4.5/5

• TrustRadius: 4.6/5

Lo que más me gusta de Grammarly son sus sugerencias contextuales que van más allá de la corrección ortográfica básica, sino que entiende el tono que pretendo y ayuda a que mi escritura sea más clara e impactante.

Precio:

• Gratuito: revisión ortográfica y gramatical básica

• Prima: 12 $/mes (facturación anual)

• Empresas: 15 $/usuario/mes

• Empresa: Precios personalizados

Lo mejor para: Escritores, estudiantes, profesionales, hablantes no nativos de inglés y cualquier persona que desee mejorar su calidad y confianza en la escritura.

He utilizado Grammarly para todos mis escritos profesionales, desde correos electrónicos hasta contenidos de larga duración. Su belleza reside en lo bien que se integra en el flujo de trabajo de escritura. Tanto si estoy redactando un correo electrónico en Gmail como un documento en Word, las sugerencias de Grammarly aparecen al instante y me ayudan a detectar errores y mejorar la claridad sobre la marcha.

El funcionamiento de Grammarly es sencillo: instale la extensión del navegador o la aplicación de escritorio, y comprobará automáticamente su escritura dondequiera que escriba. Cada sugerencia viene acompañada de una explicación clara de por qué se recomienda el cambio, lo que la convierte también en una herramienta de aprendizaje, además de una herramienta de corrección.

Características notables:

• Ayuda a la escritura mediante IA y comprensión contextual, ya que corrige cualquier error gramatical e indica mejoras en el texto en tiempo real.

• Detector de tono que analiza el tono emocional de tus escritos y personaliza las sugerencias de redacción.

• Generación de esquemas asistida por inteligencia artificial, que genera un esquema a partir de un estímulo determinado y continúa escribiendo el borrador.

• Comprobador de plagio integrado, que señala las frases u oraciones plagiadas y hace referencia a la fuente.

• La reescritura de frases completas te ofrece formas alternativas de expresar tus pensamientos.

💡 Consejo profesional: Activa la función de mejora del vocabulario de Grammarly para encontrar opciones de palabras más sofisticadas, pero úsala de forma selectiva, ya que a veces un lenguaje más sencillo es más eficaz.

7. ChatGPT

Funcionalidad principal: Modelo lingüístico de inteligencia artificial que genera textos similares a los humanos y puede ayudarte con un montón de tareas como la escritura, la codificación, el análisis y las tareas creativas.

Reseñas:

• G2: 4.6/5

• Product Hunt: 4,9/5

• TrustRadius: 9.3/10

Lo que más me gusta de ChatGPT es su versatilidad y su capacidad para entender el contexto de muchos textos. Tanto si se me están acabando las ideas y ChatGPT hace una lluvia de ideas por mí, como si simplemente necesito entender algunos temas complejos en términos más sencillos, puedo confiar en ChatGPT para casi cualquier cosa.

Precio:

• Gratuito: acceso básico a GPT-3.5

• Plus: 20 $/mes

• Equipo: 30 $/usuario/mes

• Empresa: Precios personalizados

Lo mejor para: Profesionales, desarrolladores, estudiantes, creadores de contenidos y cualquiera que necesite una mano para escribir, resolver problemas o tener una visión creativa de un problema.

ChatGPT ha transformado mi forma de afrontar el proceso de escritura. Antes empezaba mi proceso de escritura investigando mucho: leyendo un montón de otros artículos y fragmentos sobre un tema sobre el que tenía que escribir sin saber si era un buen artículo o no. Ahora, le pregunto a ChatGPT qué me hace falta para estudiar ciertos temas, y luego, basándome en algunas indicaciones, también intento entender qué necesitan los lectores del artículo para poder coincidir con su intención de búsqueda. Incontables horas de lectura: ¡listo!

El funcionamiento de ChatGPT es intuitivo: usted escribe la pregunta en su propio idioma y ChatGPT responde con respuestas pertinentes y adaptadas al contexto. Cuanto más específica y detallada sea la pregunta, mejor será la calidad del resultado.

Características notables:

• La intuitiva interfaz de usuario en forma de chat hace que sea una experiencia sin complicaciones para cualquiera.

• Conversación en tiempo real, que incluye la memoria y el contexto de una sesión de chat, al tiempo que mejora la respuesta una vez que ha perfeccionado sus indicaciones.

• Con su modo de voz (disponible sólo en móviles), emula experiencias conversacionales.

• Incluye una gran base de datos, lo que la hace versátil en múltiples temas sobre los que puedas tener preguntas.

• Es compatible con más de 50 idiomas, por lo que está al alcance de casi todo el mundo.

• Dispone de funciones para generar distintos formatos de contenido, desde escritura creativa hasta documentación técnica.

💡 Consejo profesional: Como hemos dicho, ChatGPT es una gran herramienta para muchas necesidades, por lo que aparece en muchos de nuestros artículos, como Las mejores herramientas de marketing de IA, así como las herramientas de productividad de IA. Explora estos artículos si quieres profundizar más en las aplicaciones de productividad con Inteligencia Artificial.

8. Trello

Funcionalidad principal: Gestión visual de proyectos basada en el sistema de tableros Kanban.

Reseñas:

• Capterra: 4,5/5

• G2: 4.4/5

• Consejos sobre software: 4.5/5

Lo que más me gusta de Trello es su intuitivo enfoque visual de las tareas. Ver mis proyectos dispuestos como tarjetas que puedo arrastrar entre columnas me hace entender cuándo debo acelerar con mis proyectos y cuándo tengo tiempo de sobra para la creatividad.

Precio:

• Gratis: Funciones básicas con tarjetas ilimitadas

• Estándar: 5 $/usuario/mes

• Premium: 10 $/usuario/mes

• Empresa: 17,50 $/usuario/mes

Lo mejor para: Equipos de cualquier tamaño que gestionan proyectos, individuos que organizan tareas personales, autónomos que hacen el seguimiento del trabajo de sus clientes y cualquiera que quiera tener una representación visual de las tareas en lugar de solo texto.

Llevo años utilizando Trello para gestionarlo todo, desde calendarios de contenidos hasta reformas en casa o planes de viaje. Lo que lo hace útil para mí es que convierte la gestión de proyectos en algo tan fácil como mover notas adhesivas en una pared.

Desarrollado por Toyota en los años 40, el sistema físico Kanban en el que se basa Trello se convirtió en tableros digitales en los que las tareas avanzan por diferentes etapas.

Utilizar Trello es sencillo: se crean tableros para los distintos proyectos, listas (columnas) para las diferentes fases del trabajo y tarjetas para las tareas individuales. Cada tarjeta se convierte en un minicentro de mando donde puedes añadir fechas de vencimiento, archivos adjuntos y listas de comprobación, así como asignar miembros al equipo. En particular, me encanta poder empezar con una lista de tareas sencilla e ir añadiendo gradualmente más complejidad, como añadir campos personalizados para los niveles de prioridad o los requisitos de tiempo estimado.

Características notables:

• Potenciadores que amplían sus funciones con integraciones como vistas de calendario, seguimiento del tiempo y campos personalizados.

• Herramienta de automatización para mayordomos que permite crear reglas para automatizar acciones repetitivas (como mover tarjetas o añadir etiquetas en función de activadores específicos).

• Múltiples plantillas de tableros para diversos casos de uso, desde calendarios editoriales hasta planificación de bodas.

• Listas de control avanzadas dentro de tarjetas que pueden incluir subtareas y seguimiento del progreso.

• Vista de cronograma (estilo Gantt) para que pueda visualizar todos los calendarios y dependencias de los proyectos y mantener el control de cualquier proyecto.

• Cubiertas de tarjetas y fondos personalizados para disfrutar de una tarjeta de tareas visualmente atractiva, organizada con códigos de colores e imágenes.

💡 Consejo profesional: Aprovecha los atajos de teclado de Trello: pulsa 'B' para abrir el menú del tablero, 'F' para filtrar tarjetas y 'D' para abrir el selector de fechas de vencimiento. Además, si quieres controlar el tiempo en Trello para tus tareas, integrarlo con Timeular hace maravillas.

9. Todoist

Funcionalidad principal: Aplicación de gestión de tareas y listas de tareas pendientes con funciones de programación inteligente.

Reseñas:

• Capterra: 4,6/5

• G2: 4.5/5

• Product Hunt: 4,8/5

Lo que más me gusta de Todoist es el hecho de que puedo simplemente escribir algo como "enviar informe todos los lunes a las 9 de la mañana #trabajo p1", y al instante entiende el horario, el proyecto y el nivel de prioridad a partir de esta simple frase.

Precio:

• Gratis: funciones básicas para la gestión de tareas personales

• Pro: 4 $/mes (facturación anual)

• Empresas: 6 $/usuario/mes

• Empresa: Precios personalizados

Lo mejor para: Entusiastas de la productividad, profesionales ocupados, jefes de equipo y cualquiera que necesite un sistema fiable para realizar un seguimiento de tareas y plazos en múltiples ámbitos de la vida.

He estado probando Todoist durante los últimos dos meses y he asumido que es mi cerebro digital para la gestión de tareas. Se convirtió en algo indispensable en mi flujo de trabajo diario, ya que es bastante intuitivo de usar, pero tiene funciones bastante potentes. Lo mejor de todo es su diseño, que me retrotrae a la metodología GTD (Getting Things Done), pero sin forzarte a un sistema rígido

La forma en que Todoist funciona es casi mágica en su simplicidad: escribe una tarea en tu lenguaje natural y automáticamente captura fechas de vencimiento, proyectos, etiquetas y niveles de prioridad. ¿Quieres "Llamar a mamá todos los domingos a las 6 pm"? Todoist lo entiende como una tarea recurrente y la configura al instante. La aplicación ha cambiado completamente mi forma de pensar sobre la gestión de tareas, y en lugar de pasar tiempo organizándolas, puedo centrarme en completarlas.

Características notables:

• Entrada de lenguaje natural, es decir, tu lenguaje cotidiano, y entiende fechas, horas y horarios recurrentes en varios idiomas.

• Incluye un Karma que gamifica tu productividad mediante el seguimiento de tus rachas y patrones de finalización de tareas y te recompensa en función de ello.

• Sincronización bidireccional del calendario que muestra tus tareas junto a los eventos de tu calendario.

• Sugerencias de programación inteligentes basadas en sus patrones de finalización de tareas y franjas horarias disponibles.

• Filtros y etiquetas que le ayudan a crear vistas personalizadas de sus tareas en función de cualquier combinación de criterios.

💡 Consejo profesional: Mejora tu productividad con esta integración de seguimiento del tiempo de Todoist.

10. Evernote

Funcionalidad principal: Plataforma integral de toma de notas y organización que captura, almacena y organiza todo tipo de información digital.

Reseñas:

• Capterra: 4,4/5

• G2: 4.3/5

• TrustRadius: 4.2/5

Lo que más me gusta de Evernote es su capacidad de búsqueda, que me ayuda a encontrar texto incluso dentro de imágenes y notas manuscritas. Soy una persona que hace innumerables capturas de pantalla y escanea notas escritas, y una función así me ha ahorrado horas de búsqueda manual o de volver a escribir sesiones de brainstorming.

Precio:

• Gratuito: Funciones básicas con 60 MB de subida mensual y sincronización con 2 dispositivos.

• Personal: 14,99 $/mes o 129,99 $/año

• Profesional: 17,99 $/mes

• Equipos: 24,99 $/usuario/mes

Lo mejor para: Equipos de conocimiento, investigadores, escritores y profesionales que necesitan capturar, organizar y recuperar grandes cantidades de notas digitales a través de múltiples dispositivos.

Después de probar Evernote exhaustivamente durante los últimos tres meses, con una pausa de unos años desde la primera vez que lo probé, me di cuenta de un cambio notable de una herramienta básica para tomar notas a un sofisticado centro neurálgico de gestión del conocimiento. Mientras jugaba con sus funciones, me sorprendió cómo gestiona prácticamente cualquier cosa que le proponga, desde notas de voz hasta artículos de Internet, ¡e incluso mi terrible letra! Mi descubrimiento favorito fue utilizar mi teléfono como escáner de bolsillo en una reciente conferencia de marketing. Evernote convirtió mi desordenada pila de tarjetas de visita en notas digitales cristalinas en las que podía buscar más tarde. Súper práctico.

Evernote funciona de forma muy sencilla: creas libretas (como carpetas) para organizar tus notas y utilizas etiquetas para crear conexiones entre elementos relacionados de distintas libretas. Cada nota se convierte en un contenedor que puede albergar múltiples tipos de contenido, desde texto a imágenes, archivos, audio e incluso bocetos. La verdadera magia se produce cuando empiezas a utilizar sus funciones organizativas, como las pilas (grupos de libretas), las etiquetas y las búsquedas guardadas, para crear un sistema personalizado de gestión del conocimiento.

Características notables:

• Una extensión del navegador web Clipper que guarda artículos, PDF y páginas web con un solo clic.

• Escaneado de documentos con OCR (reconocimiento óptico de caracteres) automático para que pueda buscar texto en las imágenes.

• Integración de tareas que te permite convertir notas en tareas procesables con fechas de vencimiento y recordatorios.

• Una galería de plantillas para distintos tipos de notas, como actas de reuniones, planificación de proyectos y anotaciones en un diario.

11. Calendario de Google

Funcionalidad principal: Aplicación de calendario basada en la nube que integra a la perfección la programación de reuniones en el ecosistema de Google Workspace.

Reseñas:

• G2: 4.7/5

• Capterra: 4,6/5

• TrustRadius: 4.5/5

Lo que más me gusta de Google Calendar es su perfecta integración con Gmail y otros servicios de Google. Me encanta cómo añade automáticamente los eventos de mis correos electrónicos y cómo se adapta a las distintas zonas horarias cuando estoy de viaje, lo que facilita la programación en equipos internacionales.

Precio:

• Gratis: Cuenta personal de Google

• Google Workspace Individual: 7,99 $/mes

• Business Starter: 6 $/usuario/mes

• Business Standard: 12 $/usuario/mes

• Empresa: Precios personalizados

Lo mejor para: Individuos, equipos y organizaciones de cualquier tamaño que necesiten una solución de calendario fiable y fácil de usar, especialmente aquellos que ya utilizan otras herramientas de Google Workspace.

Llevo años utilizando el calendario de Google y lo que más aprecio es cómo gestiona la programación. Por ejemplo, cuando organizo una reunión de equipo, me sugiere automáticamente horas de reunión en las que todo el mundo está disponible e incluso encuentra salas adecuadas si estamos en la oficina.

El funcionamiento de Google Calendar no es ningún misterio y probablemente ya lo conozcas. En esencia, es una cuadrícula inteligente de tu tiempo que se vuelve más útil cuanto más la usas. Adapta los horarios de las reuniones cuando viajo de un huso horario a otro, o me avisa si estoy a punto de duplicar mi agenda.

Características notables:

• Asistente de programación inteligente que sugiere horarios de reunión en función de la disponibilidad de los participantes.

• Creación automática de eventos a partir de mensajes de Gmail e integración perfecta con Google Meet

• Múltiples vistas del calendario (día, semana, mes, horario) con horarios de trabajo personalizables

• Reserva de recursos para salas de conferencias y equipos

12. Luciérnagas AI

Funcionalidad principal: Asistente de reuniones impulsado por IA que graba, transcribe y resume automáticamente conversaciones en diferentes apps de reuniones.

Reseñas:

• Capterra: 4,7/5

• G2: 4.6/5

• Product Hunt: 4,8/5

Lo que más me gusta de Fireflies es que me permite mantener la concentración y participar activamente en las conversaciones con los clientes sin preocuparme de tener que anotar nada. La aplicación funciona en segundo plano y captura toda la conversación por mí, además de resaltar los puntos clave.

Precio:

• Gratis: transcripción y grabación básicas

• Pro: 10 $/usuario/mes

• Empresas: 19 $/usuario/mes

• Empresa: 39 $/usuario/mes

Lo mejor para: Equipos remotos, gerentes, profesionales de ventas, investigadores, periodistas y cualquier persona que necesite capturar, analizar y compartir conversaciones de reuniones de manera eficiente.

Durante el tiempo que llevo utilizando Fireflies, he descubierto cómo ha revolucionado el flujo de trabajo de mis reuniones. Atrás quedaron los días en los que tecleaba notas frenéticamente mientras intentaba participar en las conversaciones. El asistente de IA (Fred) se une a las reuniones con la misma fluidez que cualquier miembro del equipo.

El funcionamiento de Fireflies es el siguiente: a medida que avanza la reunión, no sólo transcribe todo lo que se dice, sino que también utiliza la IA para identificar los momentos clave, los elementos de acción e incluso el tono emocional de las conversaciones. En mi experiencia, el aspecto que más ha cambiado las reglas del juego ha sido cómo convierte las largas discusiones en conocimientos que se pueden buscar y compartir y que mi equipo puede consultar en cualquier momento.

Características notables:

• Transcripción en tiempo real basada en inteligencia artificial con una precisión extraordinaria en diferentes acentos y estilos de habla.

• Generación inteligente de resúmenes que extrae automáticamente los puntos clave, las decisiones y los elementos de acción.

• El análisis de sentimientos ayuda a seguir la participación y las respuestas emocionales durante las reuniones, así como a detectar los puntos de tensión en los debates.

• Función de búsqueda avanzada que permite encontrar momentos concretos en todas las reuniones grabadas.

• Integración con las principales plataformas de reuniones, como Zoom, Google Meet y Microsoft Teams, entre otras.

13. Reclamar la IA

Funcionalidad principal: App de gestión de calendarios basada en IA que optimiza automáticamente los horarios y protege tu tiempo de trabajo.

Reseñas:

• G2: 4.7/5

• Product Hunt: 4,8/5

• Capterra: 4,6/5

Lo que más me gusta de Reclaim es su enfoque inteligente para proteger mi tiempo de concentración. Durante mis pruebas, me sorprendió cómo defendía de forma proactiva mis sesiones de trabajo en profundidad al tiempo que mantenía mi agenda lo suficientemente flexible para reuniones importantes.

Precio:

• Gratuito: gestión básica del calendario

• Pro: 10 $/mes

• Equipo: Precios personalizados

• Empresa: Contacto para precios

Lo mejor para: Profesionales ocupados, líderes de equipo, trabajadores del conocimiento y cualquier persona que luche por equilibrar las reuniones con el tiempo de trabajo enfocado.

Durante mi exploración de Reclaim, descubrí un enfoque increíblemente inteligente de la gestión del calendario que no había visto antes. Piensa en ello como si tuvieras un asistente personal altamente cualificado que sabe exactamente cuándo eres más productivo y protege ferozmente esos preciosos bloques de tiempo. Me impresionó especialmente cómo aprendía mis patrones de trabajo: después de unas pocas semanas, empezó a programar automáticamente mis sesiones de trabajo en profundidad durante mis horas de máxima productividad y agrupaba las reuniones para maximizar el tiempo de concentración sin interrupciones.

El funcionamiento de Reclaim es el siguiente: En lugar de ser sólo una herramienta de programación pasiva, ayuda activamente a dar forma a tu calendario para una productividad óptima. Durante mis pruebas, vi cómo gestionaba sin problemas las solicitudes de reunión encontrando los huecos perfectos que no interrumpían mis tareas importantes. Aún más impresionante fue su capacidad para reprogramar automáticamente los elementos de menor prioridad cuando surgían asuntos urgentes, manteniendo un sano equilibrio entre flexibilidad y estructura en mi jornada laboral.

Características notables:

• Programación inteligente que encuentra automáticamente las horas óptimas de reunión en función de sus preferencias y hábitos.

• Defensa del calendario adaptable que protege el tiempo de concentración sin dejar de ser flexible para las reuniones importantes.

• Seguimiento de hábitos y programación automatizada de actividades regulares, como el trabajo en profundidad o el ejercicio físico.

• Funciones de coordinación de equipos que alinean los calendarios de varios miembros del equipo.

• Enlaces inteligentes para la programación externa que respetan sus horas de reunión preferidas

• Creación automática de tiempo de espera entre reuniones para evitar la programación consecutiva.

💡 Consejo profesional: No esperes a que una aplicación de productividad de Windows proteja tu concentración y tu tiempo; aprende a proteger tu energía por ti mismo, ¡y desconfía de la trampa tóxica de la productividad!

14. F.lux

Funcionalidad principal: Ajustes automáticos del brillo y la temperatura del color de la pantalla en función de la hora del día para reducir la fatiga ocular y mejorar la calidad del sueño.

Reseñas:

• G2: 4.7/5

• Product Hunt: 4,9/5

• TrustPilot: 4,6/5

Lo que más me gusta de F.lux es la perfecta transición de la temperatura de color de mi pantalla a lo largo del día. Apenas noto los cambios, pero mis ojos están mucho menos cansados durante las sesiones de trabajo nocturnas.

Precio:

• Gratis para uso personal

• Empresa: Contacto para precios

Ideal para: Nocturnos, profesionales digitales, cualquiera que pase muchas horas delante de pantallas y personas sensibles a la luz azul o preocupadas por sus patrones de sueño.

He estado probando F.lux durante un mes mientras trabajaba conscientemente para mejorar mis patrones de sueño. Durante estas pruebas, me ha sorprendido cómo un concepto tan simple puede marcar una diferencia tan grande en mi uso diario del ordenador. La aplicación se ejecuta silenciosamente en segundo plano, calentando gradualmente los colores de mi pantalla a medida que el sol se pone en mi ubicación.

El funcionamiento de F.lux es sencillo: introduces tu ubicación y tus temperaturas de color preferidas, y F.lux se encarga del resto. En mis pruebas, me pareció fascinante cómo imita los patrones de luz natural, tanto brillante y nítida durante el día, y luego cambiando lentamente a tonos más cálidos, más ámbar en la noche. Incluso puedes personalizar la velocidad de transición y las temperaturas de color según tus preferencias.

Características notables:

• Ajuste automático basado en la ubicación que coincide con las horas locales de salida y puesta del sol.

• Múltiples preajustes de color para diferentes actividades (leer, codificar, ver películas).

• Función de desactivación rápida para trabajos sensibles al color, como la edición de fotos.

• Transiciones graduales que apenas se notan mientras suceden.

💡 Consejo profesional: Tómate tu tiempo para experimentar con diferentes temperaturas de color durante la primera semana. A mí me ayudó a reducir el cansancio ocular incluso durante las horas de más luz ajustar temperaturas diurnas ligeramente más cálidas (en torno a 5500K).

15. Telar

Funcionalidad principal: Plataforma de mensajería de vídeo asíncrona que permite grabar, compartir y almacenar grabaciones de pantalla y mensajes de vídeo con una superposición de burbujas de cámara web.

Reseñas:

• Capterra: 4,7/5

• G2: 4.6/5

• TrustRadius: 4.8/5

Lo que más me gusta de Loom es su capacidad de compartir instantáneamente. En cuanto dejo de grabar, recibo un enlace que puedo compartir inmediatamente mientras el vídeo se sigue cargando en segundo plano. Esto ha transformado mi forma de auditar y explicar contenidos a mis clientes.

Precio:

• Gratis: 25 vídeos por persona, límite de 5 minutos por vídeo

• Empresas: 12,50 $/usuario/mes

• Empresa: Precios personalizados

• Educación: Gratuito para profesores y alumnos verificados

Lo mejor para: Equipos remotos, formadores, diseñadores, profesionales de atención al cliente, directivos y cualquier persona que necesite explicar conceptos visuales u ofrecer comentarios de forma asíncrona.

Durante mis pruebas con Loom, cambié mi forma de comunicarme a distancia. Lo utilizo a diario para enviar comentarios a mis clientes sobre artículos, textos de sitios web y mucho más. El verdadero cambio fue la posibilidad de grabar simultáneamente mi pantalla y mi cara para añadir un toque personal a esta configuración remota.

El funcionamiento de Loom refleja su sencillez: pulsa el botón de grabación, elige qué quieres capturar (pantalla, cámara o ambas) y empieza a hablar. Loom mejora automáticamente la calidad del vídeo y reduce el ruido de fondo, haciendo que incluso mis grabaciones rápidas tengan un aspecto y un sonido profesionales.

Características notables:

• Intercambio instantáneo de vídeos con generación automática de enlaces al subirlos.

• Herramientas de dibujo y énfasis del ratón para resaltar zonas importantes durante la grabación.

• Miniaturas personalizadas y recorte de vídeo para obtener resultados finales más pulidos.

• Información sobre los espectadores que muestra quién ha visto el vídeo y durante cuánto tiempo

Lea también: Las mejores apps de productividad

Cómo elegir las mejores aplicaciones de productividad para Windows

Las herramientas de productividad son fundamentales para la eficacia y el éxito general en el trabajo. Sin embargo, la clave está en identificar herramientas que no solo se adapten a tus necesidades específicas, sino que también se integren a la perfección con tus sistemas actuales.

Antes de elegir tus aplicaciones de productividad, ten en cuenta algunos factores:

Cómo elegir las mejores aplicaciones de productividad para Windows

• Identifique sus necesidades básicas: Empieza por hacer una lista de tus tareas más frecuentes y tus mayores problemas de productividad. Necesitas mejorar la gestión de tareas, la toma de notas o el control del tiempo?

• Tenga en cuenta la integración y la compatibilidad: Busca aplicaciones que funcionen bien con tus herramientas y plataformas existentes. La mejor pila de productividad es aquella en la que todas las aplicaciones se comunican entre sí a la perfección.

• Evalúe la curva de aprendizaje: Elige aplicaciones que ofrezcan un equilibrio entre funciones potentes y facilidad de uso. Una aplicación con una curva de aprendizaje demasiado pronunciada puede acabar sin usarse, por muy potente que sea.

• Evalúe la relación calidad-precio: Lo gratis no siempre es mejor. Considera cuánto tiempo y esfuerzo puede ahorrarte la aplicación y sopésalo con su coste. A veces, pagar por un conjunto de funciones premium merece la pena.

• Lea opiniones reales de usuarios: Mira más allá de las calificaciones con estrellas y los materiales de marketing. Lee opiniones detalladas de usuarios en situaciones similares para saber cómo funciona la aplicación en situaciones reales.

Consejo profesional: La mayoría de las aplicaciones de productividad ofrecen versiones básicas o de prueba gratuitas. Aprovéchalas para comprobar si se adaptan a tu flujo de trabajo antes de suscribirte a una de pago.

Conclusión

Las aplicaciones que enumeramos en este artículo ofrecen una serie de características y funcionalidades para agilizar los flujos de trabajo, impulsar la organización e inspirar la creatividad de los usuarios de Windows. Pruébalas y, con suerte, encontrarás las mejores soluciones para mejorar la eficiencia, la colaboración y la creatividad, que también te permitirán convertirte en un trabajador mejor y más productivo.

Ya sea para controlar el tiempo, comunicarse con equipos, gestionar tareas o crear documentos, existe una aplicación de Windows para aumentar su productividad y satisfacer sus necesidades.

Fuentes

https://www.softwareadvice.com/cloud-management/zapier-profile/reviews/

https://writerbuddy.ai/blog/ai-industry-analysis

https://moldstud.com/articles/p-the-impact-of-custom-software-on-employee-productivity-and-satisfaction