Cómo utilizar una agenda: Consejos e ideas para principiantes
Empezar a utilizar una nueva herramienta, ya sea una agenda digital o una de papel grueso, puede resultar intimidante.
Aunque tu propósito sea aligerar tu apretada agenda de trabajo a cambio de disponer de más tiempo libre, si no utilizas la agenda de forma eficaz, podrías obtener el resultado contrario.
A menudo he complicado en exceso el proceso de uso de una nueva herramienta o no la he utilizado al máximo de su capacidad, frustrando el propósito inicial de la herramienta: organizar mi lista de tareas pendientes.
Así que he investigado a fondo el tema de cómo utilizar una agenda, y aquí están mis aprendizajes:
He aquí la versión explicada:
- Utilizar una agenda de forma divertida y sin presiones es lo que mejor funciona (al menos para mí);
- No te excedas; organiza tu agenda diaria con ligereza y deja espacio para los cambios;
- Planificar un lunes la semana que tienes por delante puede suponer un gran avance y te ayudará a controlar el estrés.
- Las notas adhesivas son la mejor opción para mí cuando utilizo una agenda de papel;
- Un buen planificador siempre ayuda a mantenerse organizado tanto con las tareas personales como a evitar el incumplimiento de plazos importantes en el trabajo.
Cómo utilizar una agenda (kit de inicio)
1. Elija el planificador adecuado para usted
En primer lugar, si aún no has comprado tu planificador, asegúrate de que no te estás subiendo al carro porque otras personas hayan comprado un determinado tipo de planificador.
Analiza las ideas de planificadores que se anuncian por todas partes o que te recomiendan y decide si tendrían sentido para ti. Tu caso puede ser singular, y tus necesidades o fechas de vencimiento de las tareas diarias no se parecen a las de otra persona.
Así que, ten un objetivo claro en mente
Aclare los porqués de su elección de utilizar un planificador:
- ¿Qué quiere conseguir?
- ¿Quiere ser más productivo? ¿O quiere mejorar en la gestión del tiempo?
- ¿Quiere mejorar su bienestar o la conciliación de su vida laboral y familiar, y necesita un planificador para lograr este objetivo?
Un cronómetro automático puede ayudarte a detectar tus hábitos de tiempo. Así sabrás cómo planificar tu tiempo.
🤔 Ten en cuenta que, aunque te fijes objetivos laborales o simplemente hagas la lista de la compra, es importante que los establezcas teniendo en cuenta el panorama general. Nuestro artículo sobre por qué es tan importante fijarse objetivos realistas puede resultarte útil para establecer expectativas realistas y pasos factibles.
Tenga en cuenta para qué sirve un planificador
El diccionario Merriam-Webster define planificador como "algo (como un dispositivo, programa o cuaderno) que proporciona un calendario y se utiliza para planificar actividades, viajes, etc.". "
Así pues, las agendas digitales y en papel son herramientas que te ayudan a capturar cada tarea, objetivo o acción necesaria a medida que surge.
2. Estructure su planificador
Una vez que los fundamentos y las motivaciones están claros, es hora de pensar en cómo estructurar una agenda. Es esencial diseñar un sistema para anotar las cosas en la agenda. No hay una forma correcta de hacerlo, pero es vital que seas coherente y que toda la información que necesitas esté fácilmente accesible.
Algunas cosas a incluir son:
Nombre de la tarea
Fecha y hora límite
Prioridad
Ubicación (si procede)
Información complementaria (por ejemplo, nombres, datos de contacto)
Utiliza las funciones del planificador
Dependiendo del tipo de planificador que utilices, puede que tenga algunas funciones que te ayuden a ahorrar tiempo y a mantenerte organizado. Tenlas en cuenta:
Secciones de notas: ¿Tomas notas durante las reuniones o las sesiones de brainstorming? Muchas agendas disponen de secciones para notas que facilitan la búsqueda posterior de ideas.
Secciones de referencia: ¿Tienes una agenda con contactos? Utilízala para anotar los contactos importantes y encontrar fácilmente su información cuando la necesites.
Pegatinas, etiquetas y rótulos: Algunas agendas vienen con pegatinas o etiquetas que puedes utilizar para marcar fechas o tareas importantes. El código de colores también puede ser una buena forma de dar un toque personal a tu agenda.
3. Decide cuándo y qué escribes en la agenda
Una forma eficaz de organizar tu tiempo es escribir tu horario semanal.
Todos los lunes por la mañana, mientras te adaptas al trabajo, coge tu agenda semanal y planifica con antelación la semana que viene, comprueba las fechas de vencimiento, las tareas recurrentes o las citas que tienen lugar en días concretos. Por ejemplo, supongamos que tienes una reunión semanal con tu equipo todos los lunes a las 10 de la mañana. Sabes que esta reunión durará aproximadamente una hora, así que tendrás que bloquear ese tiempo en tu agenda. Además, querrás dejar algo de tiempo extra antes y después de la reunión para la preparación y el seguimiento.
Con una planificación semanal, te aseguras de que estás preparado para todo lo que se avecina y de que tienes tiempo para hacerlo. Puedes consultar nuestras plantillas de planificación gratuitas, que te servirán como agenda digital.
Toma nota de las cosas que te importan:
Horarios de trabajo
Cumpleaños, aniversarios y fiestas
Plazos
Listas de tareas
Días de vacaciones
Fecha de vencimiento de la factura
Citas con el médico
Lista de la compra
Reparación de automóviles
Fiestas
Citas inspiradoras
Pensamientos que tienes
Objetivos
Si utilizas tu agenda también para organizar la salud y el bienestar personales, es posible que también quieras anotarlo:
Hábitos de sueño
Hábitos alimentarios
Niveles de energía
Consumo de medios sociales
Deporte y actividad física
Cinco consejos para sacar el máximo partido a su agenda
1. Establecer prioridades en las tareas
Cada día, tómate unos minutos para pensar qué es lo más importante. ¿Qué tareas hay que terminar primero? ¿Qué plazos debe cumplir? Anota tus prioridades en la agenda para poder centrarte en ellas.
Yo he utilizado una agenda de papel que tenía designado un amplio espacio para escribir mis principales prioridades del día. Otras no lo tienen, así que puede que tengas que pensar en un sistema para representarlas manualmente, por ejemplo:
Estrellas (por ejemplo, 1 estrella = prioridad baja; 5 estrellas = urgente)
Codificación por colores (por ejemplo, azul = baja prioridad; rojo = urgente)
Orden de la lista (por ejemplo, último = prioridad baja; primero = urgente)
Como soy una persona que aprende visualmente, utilizar bolígrafos de colores para codificar por colores todos los objetivos importantes en mis agendas de papel funciona mejor para mis objetivos anuales ( nota: he descubierto que escribir mis objetivos anuales a bolígrafo y con papel funciona mejor para mí, puede que no sea lo mismo para ti).
A la hora de hablar de las tareas pendientes del trabajo, me resulta más beneficiosa una agenda digital, ya que me envía recordatorios importantes. Para establecer prioridades, el método de los cuadrantes de la matriz de gestión del tiempo me va de maravilla, similar a la regla 5/25 de Warren Buffet.
2. Utilizar el timeboxing
El timeboxing es una de las mejores técnicas de gestión del tiempo que te ayudan a maximizarlo. Consiste en dividir el día en trozos más pequeños y dedicar cada uno de ellos a una tarea, objetivo, actividad o enfoque concretos.
Por ejemplo, puedes bloquear tu día de la siguiente manera:
8.00-9.00: Comprobar y responder correos electrónicos.
9h-12h: Escritura.
12.00-13.00 h: Almuerzo y pausa.
13.00-16.00: Reuniones con clientes.
16.00-17.00: Abordar las tareas pendientes.
Utilizar bloques de tiempo puede garantizar que estás avanzando en tus tareas y objetivos más importantes y que todas las cosas que mueven la aguja están bajo control. También puede ayudar a evitar que te sientas abrumado por todo lo que hay que hacer en un día.
Dentro de estos bloques de tiempo específicos, puede haber tareas concretas o eventos del calendario de los que tengas que ocuparte. O puede que el tiempo esté relativamente desestructurado. Esa flexibilidad es lo que hace que el bloqueo temporal sea tan eficaz.
- Echa un vistazo a: Los mejores podcasts sobre productividad
Te entiendo. Utilizar un sistema de seguimiento del tiempo sin fisuras ayuda a descubrir dónde se pierde el tiempo y a gestionarlo mejor.
También puedes utilizar la técnica Pomodoro, que consiste en dividir el trabajo en intervalos (normalmente de unos 25 minutos) y hacer pequeños descansos. Para ello, utiliza un temporizador Pomodoro gratuito.
3. Conviértalo en un hábito
Cuanto más utilice su agenda, más fácil le resultará organizarse. Asegúrate de utilizarla a diario para que se convierta en parte de tu rutina. Hasta que se convierta en un hábito, te recomiendo que programes una alarma diaria en tu teléfono para que te recuerde actualizar tu agenda.
Recuerda que puedes tener la tendencia, como yo, de utilizar varias agendas para diferentes tareas, como las personales o las profesionales, pero para empezar, da prioridad a una sola agenda.
4. Programar en tiempo intermedio
Por muy bien que se planifique, siempre habrá sorpresas. Por eso es fundamental programar un tiempo de amortiguación entre tareas y acontecimientos. Así no te despistarás si algo te lleva más tiempo del previsto.
También puedes tomarte un descanso, ponerte al día con el correo electrónico o darte un respiro. Si una de las cosas más importantes para seguir siendo productivo es tomarse descansos, no olvides crear estos buffers en tu agenda.
Haz que te resulte más funcional. En este sentido, la mayoría de las agendas digitales incorporan esta función.
5. Sea flexible
Los planes cambian, y eso está bien. No tema cambiar de planes a medida que evolucione su agenda. Es mejor cambiar las prioridades y las citas de la agenda que estresarse por un calendario sobrecargado.
La necesidad de rellenar y anotar nuevos eventos en tu agenda de papel puede interferir con tu necesidad de mantener un aspecto limpio y pulido, por lo que puede tener sentido digitalizarla.
Curiosidades sobre cómo utilizar eficazmente una agenda
¿Qué más se puede incluir en un planificador?
Normalmente, algunos planificadores incluyen una cita motivadora para cada uno de los siete días de la semana, ejemplos de ejercicios de atención plena para gestionar el estrés o algunos consejos para aprovechar al máximo tu tiempo libre. He visto otras con marcos para revisiones mensuales o semanales para emprender tus aprendizajes y planificar más eficazmente en el futuro.
¿Existen alternativas mejores que los planificadores?
Las agendas siempre pueden ayudarte a organizarte, pero no necesariamente te ayudarán a gestionar mejor tu tiempo; seguirás necesitando aplicar métodos de gestión del tiempo o utilizar una aplicación de seguimiento del tiempo que automatice todo el proceso.
Este es sólo un ejemplo de lo que una herramienta de seguimiento automático del tiempo puede hacer por usted con la IA:
momentos en los que eres improductivo o productivo;
aplicaciones más abiertas que entorpecen tu productividad;
Con esta información inteligente sobre productividad generada automáticamente, comprenderá rápidamente en qué emplea su tiempo y cómo gestionarlo mejor.
