Los 20 mejores consejos para ahorrar tiempo y hacer las cosas bien
¿Alguna vez ha sentido que no tiene tiempo suficiente para hacer todo lo que tiene que hacer al día? Entre el trabajo, la familia, las tareas domésticas y las actividades de ocio, es posible que a menudo pienses: "¡Ojalá mi día tuviera 48h!".
Si te identificas con este escenario, sigue leyendo y descubre los mejores consejos para ahorrar tiempo y conseguir que todo esté hecho ¡con tiempo de sobra!
Controlar tu tiempo es una de las mejores formas de ahorrarlo
Identifique y elimine las tareas que le hacen perder el tiempo. Empiece hoy mismo.
Cómo ahorrar tiempo en pocas palabras
- Controla tu tiempo
- Utilizar técnicas de gestión del tiempo
- Programe su trabajo en torno a sus horas punta
- Agrupar tareas similares
- Programe sus descansos
- Utilizar plantillas preparadas
- Aléjese de las distracciones
- Prepare su día, semana o mes con antelación
- Decide cuándo debes realizar varias tareas a la vez (y cuándo no)
- Aprenda a decir "No
- Delegar el trabajo
- Resolver problemas de inmediato
- Limite el número de decisiones que toma
- Reduzca su consumo de redes sociales
- Crear un espacio de trabajo personal
- Contrata a alguien que te ayude
- Cree un sistema para gestionar sus correos electrónicos
- Trabaja en tus hábitos dilatorios
- Elija el trabajo a distancia cuando sea posible
- Digitalice su vida
1. Controla tu tiempo
Ya sabe lo caótico que puede llegar a ser un día. Reuniones y llamadas "sorpresa", más tiempo del habitual dedicado al tráfico, etc.
Todos estos imprevistos pueden hacerte perder la noción del tiempo que dedicas a determinadas tareas. ¿Y cómo evitarlo? Mediante el control del tiempo, por supuesto.
Cuando organizas tu horario en torno al tiempo, estás eliminando casi cualquier posibilidad de perder el tiempo, aumentando tus niveles de productividad y optimizando tu trabajo.
Hay dos formas de controlar el tiempo: manualmente, mediante hojas de horas manuales, o digitalmente, utilizando una aplicación de control del tiempo, por ejemplo.
Aunque la técnica manual es sencilla, no es tan eficaz como la digital. Mediante el uso de apps de seguimiento del tiempo, puedes identificar lagunas en tu agenda, ver cuánto tiempo dedicas a cada tarea y utilizar esta información para aprovechar mejor tu tiempo en el futuro.
Hacer un seguimiento de tu tiempo es una de las mejores formas de ahorrar tiempo, porque vas a saber dónde lo gastas y dónde lo malgastas.
Recursos valiosos:
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2. Utilizar técnicas de gestión del tiempo
Conocer bien las técnicas de gestión del tiempo te ayudará a conseguir más con menos tiempo invertido. Algunas de las técnicas que puedes utilizar son:
- establecer objetivos realistas;
- Dividir el trabajo en tareas más pequeñas;
- bloqueo del tiempo o timeboxing;
- priorizar las tareas para trabajar con más eficacia. Para ello, puedes utilizar los cuadrantes de la matriz de gestión del tiempo;
- Establece plazos para cada tarea que tengas que realizar.
La gestión del tiempo es crucial y una de las competencias interpersonales más importantes. Así que asegúrate de emplear tu tiempo sabiamente. ¿Cómo? Utilizando el método adecuado para gestionar tu tiempo.
Existen varios métodos, puedes conocer las mejores técnicas de gestión del tiempo en nuestro blog.
- Echa un vistazo a: Citas sobre la gestión del tiempo
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3. Programe su trabajo en torno a sus horas punta
Este es uno de los mejores consejos para ahorrar tiempo. Todos tenemos ese momento del día en el que sabemos que somos más productivos. Para algunas personas, puede ser justo al levantarse. Para otros, justo antes de acostarse.
Independientemente de con cuál te identifiques más, debes intentar programar tu trabajo o las tareas más difíciles en torno a esa hora. De este modo, garantizarás que tus niveles de productividad sean más altos, lo que te permitirá dedicar menos tiempo a realizar la misma cantidad de trabajo.
4. Agrupar tareas similares
En lugar de levantarte para imprimir un documento, haz un lote con todos los documentos que necesites imprimir e imprímelos todos a la vez.
Si tienes que salir de casa para ir al supermercado, a correos y a la peluquería, ¿por qué no programar todas estas actividades para la misma mañana y la misma tarde y hacerlas todas a la vez?
Al agrupar por lotes tareas similares, acabará dedicando menos tiempo a cada una de ellas. Fácil, ¿verdad?
5. Programa tus descansos
Este es uno de los mejores consejos para trabajar de forma más inteligente, no más dura.
Hacer pausas es esencial para mantener altos los niveles de productividad. Sin embargo, a veces estos momentos se infravaloran. Porque si se sigue trabajando, no se pierde tiempo, ¿verdad? Puede que esto no sea cierto.
Según algunos estudios y encuestas, las pausas pueden ayudarle a prevenir la fatiga por decisiones, restablecer la motivación para objetivos a largo plazo, aumentar la productividad y mejorar la creatividad. Todos estos beneficios supondrán sin duda un ahorro de tiempo en una jornada laboral.
¿Y cuál es la mejor técnica para programar las pausas? Sobre este tema, las opiniones divergen:
- un estudio de la Universidad de Illinois afirma que debes hacer una pausa cada hora;
- la Técnica Pomodoro aconseja trabajar durante 25 minutos, seguidos de una pausa de 3-5 minutos;
- un artículo de Inc. Magazine aconseja hacer descansos cada 60 o 90 minutos.
Entonces, ¿cuál es la mejor técnica? Todo depende de lo que funcione mejor para ti. Pruébalas y descúbrelo por ti mismo.
Lea también: Las alternativas a la técnica Pomodoro.
6. Utilizar plantillas preparadas
Utilizar plantillas puede ahorrar mucho tiempo. Imagina que tienes una gran presentación próximamente, en la que tienes que mostrar los resultados del último trimestre.
Necesitas hacer una presentación en PowerPoint, por supuesto. ¿Qué crees que será más rápido: crear una presentación desde cero o utilizar una plantilla creada previamente que se pueda adaptar a varias ocasiones? Creemos que ya sabes la respuesta.
No sólo las presentaciones de PowerPoint, sino también los correos electrónicos, los documentos de Word y los archivos de Excel: todos ellos pueden optimizar el tiempo si se dispone de la plantilla adecuada. Herramientas como los creadores de plantillas de correo electrónico pueden ser especialmente útiles para diseñar formatos de correo profesionales y reutilizables que ahorren tiempo y mantengan la coherencia en todas tus comunicaciones.
Dedica un poco de tu tiempo a crear plantillas para tus tareas diarias y verás cómo se produce la magia del ahorro de tiempo.
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7. Aléjese de las distracciones
Este es uno de los mejores consejos para ahorrar tiempo que puedes seguir: aléjate de las distracciones.
Una notificación de Instagram. Una llamada de tu madre. Un correo electrónico de ese molesto vendedor que intenta que actualices tu plan de telefonía móvil. Estas pequeñas cosas pueden perturbar tu flujo de trabajo y hacerte perder tiempo de trabajo.
Según un estudio realizado por la Universidad de California, se tarda casi 30 minutos en volver a concentrarse después de distraerse. Estos 30 minutos, multiplicados por varias distracciones que tengas a lo largo del día, pueden culminar en varias horas perdidas.
Para evitar esta situación, evita todo tipo de distracciones que puedas tener a tu alrededor. Llévate el teléfono a otra habitación y ponlo en modo silencio, no enciendas la televisión y desactiva todas las notificaciones del ordenador. Esto te ayudará a ahorrar tiempo y a ser más productivo.
8. Prepare su día, semana o mes con antelación
Uno de los consejos más importantes para ahorrar tiempo es preparar las cosas con antelación. Y es obvio por qué.
Si preparas tus días, semanas o meses de antelación, estarás ahorrando un tiempo precioso en los momentos de toma de decisiones, porque éstas ya estaban tomadas de antemano.
Algunas de las cosas que puedes preparar y planificar son:
- reuniones: preparar una reunión es uno de los mejores consejos para evitar dirigir reuniones inútiles;
- tareas de trabajo para el día y la semana;
comidas; - días de entrenamiento;
- trajes;
- bolsas;
- itinerarios de vacaciones;
- etc
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9. Decide cuándo debes realizar varias tareas a la vez (y cuándo no debes hacerlo)
La mayoría de las veces, la multitarea es un enemigo de la productividad. Cuando intentas centrarte en varias tareas importantes a la vez, puedes acabar tomando malas decisiones, trabajando más de la cuenta o incluso cometiendo errores graves.
Todo esto llevará a dedicar tiempo extra a esas mismas tareas. Sin embargo, la multitarea no siempre es mala. Sólo tienes que elegir las tareas adecuadas para evitar tener que hacer demasiadas cosas a la vez.
Por ejemplo, puedes escuchar un podcast de productividad o uno de gestión de proyectos, o cualquier otro tipo de podcast, mientras contestas correos electrónicos. O incluso escuchar un audiolibro mientras organizas tu ordenador.
Estos emparejamientos no comprometerán la calidad de tu trabajo y te permitirán realizar dos actividades productivas al mismo tiempo.
Lea también: ¿Qué es el cambio de contexto?
10. Aprende a decir "No"
Puede ser difícil de "digerir", pero decir "No" es una de las mejores formas de ahorrar tiempo.
Decir que sí a todo puede parecer fácil para mantener buenas relaciones sociales y laborales. Sin embargo, también puede conducir al síndrome del quemado y a dedicar tiempo a cosas que no quieres hacer.
Todos estamos de acuerdo en que dedicar tiempo a cosas innecesarias es tiempo mal empleado. Tu tiempo es algo valioso y debes tratarlo de la misma manera.
Por supuesto, no se puede decir que no en todas las circunstancias, especialmente en el trabajo. Pero hay varios momentos en los que puedes -¡y debes! Intenta comprender qué es importante para ti y qué merece tu tiempo.
Cuando tengas esto claro, te resultará más fácil decir no a las tareas menos importantes y ahorrar tiempo en lo que importa.
11. Delegar el trabajo
Este consejo es oro para todos los directivos, jefes de proyecto o jefes de equipo que busquen una respuesta a cómo ahorrar tiempo.
Si tiene problemas para gestionar su carga de trabajo y tiene la oportunidad de delegar algunas tareas: ¡hágalo!
¿Necesitas ayuda con este proceso? Entonces tienes que leer nuestra guía sobre cómo delegar tareas.
Tienes que confiar en tu equipo y darles más responsabilidades. Si no, ¿para qué sirve dirigir un equipo? Tienes que darles más poder. De lo contrario, acabarás preguntándote "¿por qué soy tan improductivo?".
12. Resolver problemas de inmediato
Una de las técnicas más eficaces para ahorrar tiempo consiste en abordar los problemas en cuanto nos enfrentamos a ellos. Esperar a resolver un problema no hará que desaparezca, al contrario.
Retrasar la resolución puede tener un efecto de bola de nieve, en el que el problema se hace más grande y lleva aún más tiempo resolverlo.
Así que ya lo sabes: cuando te enfrentes a un problema, intenta resolverlo enseguida. Ahorrarás tiempo y estarás menos estresado.
13. Limite el número de decisiones que toma
Tomar decisiones lleva tiempo (y, seamos sinceros, energía). Y hay que tomarlas todos los días, varias veces al día.
Una forma sencilla de ahorrar tiempo es simplemente minimizar el número de decisiones que tenemos que tomar.
Crea rutinas, para saber cuál será tu siguiente paso en la mayoría de los momentos. Crea conjuntos básicos con antelación para no perder demasiado tiempo decidiendo qué ponerte cada mañana.
Cree listas cuando vaya a hacer la compra, así sabrá qué comprar y no perderá tiempo deambulando por los pasillos del supermercado.
Son técnicas sencillas que pueden ahorrar varias horas al día o a la semana. Hacerlo ahorra tiempo y energía para tomar decisiones rápidas en los momentos más importantes.
14. Reduce tu consumo de redes sociales
Esta es una obviedad: desplazarse sin parar por las redes sociales es una gran pérdida de tiempo. Las redes sociales se crearon para crear adicción y todos caemos fácilmente en esa trampa.
Ya sea por el FOMO (Fear Of Missing Out), por el deseo de enterarnos de lo que hacen nuestros amigos o simplemente porque no tenemos otra cosa que hacer. Pero es importante minimizar estos comportamientos.
Aquí tienes algunos consejos que puedes seguir para conseguirlo:
- apaga las notificaciones: ver una notificación crea un subidón en nuestro cerebro, que necesita saber quién ha enviado qué y por qué. Si desactivas las notificaciones, este subidón se "desactiva" y la necesidad de acceder a las redes sociales disminuye;
- Pon el móvil en otra habitación: como dice el refrán, si no lo ves, no lo piensas. Cuando no tienes contacto visual con tu teléfono, acabas casi olvidándote de él. Esto te ayudará a limitar tu tiempo en las redes sociales;
- Márcate normas y objetivos: esta es una gran técnica para alcanzar mayores niveles de productividad. Tienes que llegar a un acuerdo personal contigo mismo por el que te comprometes a no acceder a las redes sociales hasta que termines una tarea determinada. Hazlo a lo largo del día y ¡sorpréndete de todo lo que puedes hacer!
15. Crear un espacio de trabajo personal
Todos estamos de acuerdo en que es mucho más fácil trabajar en un espacio en el que nos sentimos cómodos. Y esto es aún más importante cuando trabajas desde casa.
Crear un espacio de trabajo personal eliminará el tiempo que pasas decidiendo dónde debes trabajar y puede aumentar la productividad y los niveles de motivación. Además, tendrás la oportunidad de personalizarlo a tu gusto: ¡ganas para todos!
16. Contrata a alguien para que te ayude
¿Tiene tareas en su agenda diaria que no necesitan su toque personal ni su aportación? Si es así, ¿por qué no contrata a alguien para que las realice por usted?
Contratar a un asistente (o a un asistente virtual) puede darle tiempo para centrarse en tareas más importantes o simplemente relajarse (igualmente importante). Dada la oportunidad de hacerlo, nos preguntamos: ¿por qué no?
Delegar es una de las cuatro D de la gestión del tiempo. Descubre por qué las 4 D son importantes para tu productividad.
17. Crea un sistema para gestionar tus correos electrónicos
Crear un proceso para clasificar tus correos electrónicos puede ahorrarte un tiempo precioso cada día, ya que se trata de una tarea cotidiana a la que la mayoría de nosotros tenemos que enfrentarnos. ¿Y cómo puede hacerlo? Hay varias maneras:
- comprueba tu bandeja de entrada todos los días, dos o tres veces al día, a la misma hora;
- defina un límite de tiempo para esta tarea. 20-30 minutos, por ejemplo;
- automatiza las respuestas cuando puedas hacerlo;
- utilice una plantilla para responder a sus correos electrónicos;
- elimine siempre los correos innecesarios.
Poniendo en práctica estas técnicas y creando una rutina a partir de ellas (tomar menos decisiones, ¿recuerdas la número 12?), ahorrarás tiempo para tareas más importantes cada día.
18. Trabaja en tus hábitos procrastinadores
Las estadísticas muestran que entre el 15 y el 20% de los adultos procrastinan con regularidad. Esto significa que el 15-20% de los adultos retrasan regularmente sus tareas importantes y malgastan su tiempo libre haciendo básicamente... nada.
Como ya hemos dicho, tu tiempo es oro y siempre debes intentar emplearlo de la mejor manera posible. Si te sientes identificado con este problema, aquí tienes algunos consejos que puedes utilizar para dejar de procrastinar:
- asegúrese de que su lugar de trabajo está libre de distracciones;
- inventa un sistema de recompensas para cuando realices una tarea específica;
- descomponer las tareas complejas en pequeños pasos;
- haz pausas a lo largo del día.
19. Elegir el trabajo a distancia cuando sea posible
Tenemos otro consejo precioso para ahorrarle tiempo: el trabajo a distancia.
El trabajo a distancia se convirtió en una realidad para la mayor parte del mundo en 2020, y en la actualidad se ha convertido en el régimen laboral preferido de muchos trabajadores.
Uno de los mayores pros del trabajo a distancia es el tiempo que se ahorra en desplazamientos. Al trabajar en casa, ahorras el tiempo que habrías pasado en el tráfico y puedes destinarlo a las tareas domésticas, por ejemplo, o simplemente a preparar tu jornada laboral con más tranquilidad.
Si su empresa le permite trabajar a distancia, nuestro único consejo es que lo haga.
20. Digitaliza tu vida
Vivimos en un mundo digital. Y la tendencia es que sea cada vez más digital. Así que, ¿por qué no aprovecharlo?
Hoy en día, hay varias cosas que puedes hacer en tu móvil u ordenador que te permitirán ahorrar un tiempo precioso en tu día a día.
Por ejemplo, ¿por qué no pedir la compra por Internet en lugar de ir al supermercado? En vez de ir al banco, ¿por qué no utilizar la aplicación de home banking y evitar una larga cola?
Todas estas opciones pueden ayudarle a ahorrar tiempo, permitiéndole centrarse en tareas más importantes.
Descubra el mejor software de automatización de tareas que le ahorrará tiempo.
Cómo ganar tiempo: 20 consejos para ahorrar tiempo
Ahora ya sabes cómo ahorrar tu tiempo, y es importante que lo hagas.
Mejorar tus hábitos de gestión del tiempo es crucial para ahorrar tiempo y, si sigues nuestros consejos, podrás alcanzar esos objetivos en poco tiempo.
No pierda más tiempo y empiece a ahorrar tiempo hoy mismo.
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