Cómo calcular las horas trabajadas: Paso a paso
Llevar un registro de las horas de trabajo de los empleados garantiza una remuneración justa y una gestión eficaz de los proyectos. Pero, ¿cómo calcular las horas trabajadas al día, a la semana o al mes? Puedes hacerlo automáticamente con una aplicación de control del tiempo, de forma semimanual con una calculadora de tarjetas de tiempo o manualmente rellenando plantillas de hojas de horas.
También existe una fórmula sencilla para calcular las horas de trabajo en papel o con calculadora.
Examinemos las distintas formas de calcular las horas trabajadas por un empleado en un período de tiempo determinado y cómo crear hojas de horas usted mismo.
Automática o manualmente. Con un cronómetro físico o atajos de teclado. Menos de 1 minuto al día.
Cómo calcular las horas trabajadas
Para calcular las horas trabajadas en un período determinado, siga estos pasos:
Paso 1: Determinar la hora de inicio y la hora de finalización
Para calcular cuántas horas ha trabajado usted o sus empleados en un día, una semana o un mes, debe definir con precisión la hora de inicio y la hora de finalización de cada día laborable del período seguido.
Esto puede implicar consultar hojas de horas, registros de trabajo o incluso utilizar un registro de horas de trabajo que proporcione información detallada sobre las horas de entrada y salida.
Por ejemplo: El lunes, John Watson empezó a trabajar a las 8 de la mañana y terminó a las 4 de la tarde.
Paso 2: Convertir la hora en hora militar
Convierta las horas de inicio y fin a la hora militar (reloj de 24 horas) para mantener la coherencia y evitar confusiones derivadas de las designaciones AM/PM.
Para convertir la hora a hora militar, añada 12 a la hora final (horas de la tarde) y deje la hora inicial (horas de la mañana) tal cual.
Por ejemplo: Como Juan empezó a trabajar a las 8:00 AM y terminó a las 5:15 PM, lo convertirás a 8:00 y 17:15.
Paso 3: Convertir a forma decimal
Dado que los horarios de trabajo a menudo implican una precisión a nivel de minutos, y los empresarios utilizan el formato decimal para calcular los salarios, es esencial convertir los minutos en horas decimales.
Para ello, basta con dividir los minutos por 60.
Por ejemplo: Como Juan terminó de trabajar a las 17:15, divide 15 entre 60 para obtener 0,25. Esto convierte las 17:15 en 17,25.
Paso 4: Restar la hora de inicio a la hora final
Con las horas de inicio y fin en formato de 24 horas y decimal, basta con restar la hora de inicio de la hora de fin para determinar el total de horas de trabajo.
Por ejemplo: Como Juan empezó a trabajar a las 8 de la mañana (08:00) y terminó a las 5:15 de la tarde (17:00), su total de horas de trabajo asciende a 9:15 horas (17:15 - 8:00 = 9:15). Ahora, convirtamos esto a una forma decimal: 9:15 -> 9.25.
Paso 5: Restar las pausas no pagadas
Las pausas no pagadas suelen deducirse del total de horas de trabajo para determinar las horas de trabajo netas, que representan el tiempo real dedicado al trabajo.
Este último paso es crucial para garantizar que los empleados reciban una compensación justa por sus horas de trabajo reales.
Para restar las pausas no pagadas, identifique la duración total de la pausa y réstela del total de horas de trabajo.
Por ejemplo: Como Juan ha trabajado 9,25 horas y ha hecho una pausa de 30 minutos para comer (30/60=0,5), sus horas de trabajo netas ascienden a 8,65 horas (9,25 - 0,5 = 8,75).
Paso 6: Calcular el total de horas trabajadas para el periodo de pago (semana, mes)
Ya ha aprendido a calcular las horas de trabajo diarias. Para calcular el total de horas trabajadas por semana o el total de horas trabajadas por mes, sume el total de horas trabajadas en el periodo concreto utilizando las mismas fórmulas.
Si desea calcular las horas trabajadas por empleado por período de pago específico, le sugiero que cambie a un software de seguimiento del tiempo que lo haga automáticamente.
Leer: Cómo hacen los abogados el seguimiento de las horas facturables
Ventajas y limitaciones del cálculo manual de las horas de trabajo
Crear fichas de control de horas escritas a mano es una forma sencilla y barata de calcular las horas, pero sólo funciona bien para los autónomos. Por desgracia, no es un método eficaz para calcular las horas de trabajo en equipo.
Ventajas:
- No necesita formación
- Aplicación económica
- No requiere software adicional
- Adecuado para empleados remotos o móviles
Inconvenientes:
- Registro y mantenimiento lentos
- Susceptible de errores y omisiones
- Dificultad para generar informes
- No es escalable para equipos grandes o proyectos complejos
En general, las tarjetas de control de horas escritas a mano son una opción viable para las empresas con equipos pequeños o con necesidades sencillas de pago de nóminas. Sin embargo, no son el método más eficaz o preciso de controlar las horas de los empleados. Las empresas con equipos más grandes o necesidades de nómina más complejas deberían considerar el uso de un registrador de horas de trabajo.
Métodos más eficaces para calcular las horas de trabajo
Aplicaciones de control del tiempo
El software de control horario automatiza el proceso de seguimiento y cálculo del tiempo empleado en el trabajo, en diferentes tareas, proyectos o clientes. Ya no son necesarias las hojas de horas en papel, y todos los registros de horas de los empleados están siempre a mano, disponibles en un solo software.
Ventajas:
- Sistema fluido de notificación de tiempos
- Métodos de seguimiento del tiempo automatizados y fáciles de usar:
- Seguimiento automático de las horas facturables y no facturables
- Seguimiento del tiempo dedicado a proyectos y tareas
- Seguimiento de las pausas
- Cálculo de las horas extraordinarias y de su remuneración
- Integraciones con calendarios, herramientas de gestión de proyectos y software de RR.HH.
- Puede utilizarse en ordenadores de sobremesa, móviles y en la web
- Perfecto para equipos in situ y remotos
Inconvenientes:
- Necesita formación básica
- Hay opciones de pago y gratuitas
Algunas de las herramientas de gestión del tiempo más populares y eficaces son Timeular, un software de seguimiento del tiempo sencillo, inteligente y seguro que permite controlar con precisión el tiempo dedicado a las tareas sin interrumpir el flujo de trabajo.
Hojas de cálculo
¿Eres un fanático de las hojas de cálculo y quieres utilizar Excel o Google Sheets como calculadora de horas? ¿Por qué no? He creado un par de plantillas gratuitas de hojas de horas que puedes utilizar para calcular las horas trabajadas en Excel o Google Sheets:
- Plantilla de hoja de horas mensual
- Plantilla de hoja de horas semanal
- Plantilla de hoja de horas diarias 24 horas
Ventajas:
- Flexible y personalizable
- Pueden utilizarse para realizar el seguimiento de múltiples proyectos y tareas
- Es posible generar informes y facturas
- Pueden compartirse con varios usuarios
- Pueden utilizarse en ordenadores de sobremesa, móviles y en la web.
Inconvenientes:
- Su instalación y mantenimiento pueden llevar mucho tiempo.
- Propenso a cometer errores
- No es fácil de usar, es desordenado y torpe
- No es tan seguro como los sistemas dedicados de control del tiempo
Las hojas de cálculo son una opción viable para las empresas con equipos pequeños o necesidades sencillas en materia de nóminas. Sin embargo, no son el método más eficiente o preciso de registrar las horas trabajadas. Las empresas con equipos más grandes o necesidades de nóminas más complejas deben considerar el uso de una solución como una aplicación de control horario.
Más información:
Relojes
Los relojes de fichar son dispositivos físicos que los empleados utilizan para fichar a la entrada y a la salida del trabajo. Son una forma más fiable y precisa de registrar las horas que las hojas de horas escritas a mano, y también pueden utilizarse para registrar las pausas y las horas extraordinarias.
Ventajas:
- Más fiable y preciso que las hojas de horas escritas a mano
- Seguimiento de las pausas y las horas extraordinarias
- Integración con los sistemas de nóminas
- Pueden utilizarse con diversos sistemas de programación
Inconvenientes:
- Su adquisición e instalación pueden resultar caras
- Requieren un mantenimiento adicional
- No es tan portátil como las aplicaciones de control del tiempo
- No es adecuado para empleados remotos o móviles
Los relojes de fichar son una buena opción para las empresas que necesitan una forma fiable y precisa de controlar las horas y pueden funcionar bien para empresas con un gran número de empleados o necesidades complejas de nóminas. Sin embargo, las empresas con empleados remotos o móviles deberían considerar el uso de una aplicación de control horario.
Relojes de fichar en línea
Los relojes de fichar en línea permiten a los empleados fichar a la entrada y a la salida a través de ordenadores o dispositivos móviles. Este método es más preciso y eficiente que las fichas horarias manuales, pero requiere software e infraestructura adicionales.
Ventajas:
- Más preciso y eficaz que los partes de horas manuales
- Seguimiento de las pausas y las horas extraordinarias
- Integración con los sistemas de nóminas
Inconvenientes:
- Requiere software e infraestructura adicionales
- Pueden no ser adecuadas para todas las empresas
- Su aplicación puede resultar costosa
Sistemas integrados de nóminas
Los sistemas integrados de nóminas combinan el seguimiento del tiempo con el procesamiento de las nóminas. Esto elimina la necesidad de introducir manualmente el tiempo en el software de nóminas.
Ventajas:
- Elimina la necesidad de introducir manualmente el tiempo en el software de nóminas
- Mejora la precisión y la eficacia
- Una herramienta para cubrir múltiples necesidades
Inconvenientes:
- Requiere un sistema de nóminas más caro
- Pueden no ser adecuadas para todas las empresas
- Requiere formación
Lea también: Por qué es importante la gestión del tiempo en una empresa
Automática o manualmente. Con un cronómetro físico o atajos de teclado. Menos de 1 minuto al día.
PREGUNTAS FRECUENTES
¿Cómo definir las horas de trabajo y las horas extraordinarias?
La definición de horas de trabajo puede variar en función de los contratos de trabajo, las normas del sector y la legislación laboral local.
- Las horas de trabajo regulares se refieren al horario estándar durante el cual un empleado está obligado a estar presente y realizar tareas relacionadas con el trabajo;
- Las horas extraordinarias se producen cuando un empleado trabaja más allá de su horario habitual. Para calcular una hora extraordinaria puntual, utilice la calculadora gratuita de horas extraordinarias. Para realizar un seguimiento regular y automático de las horas extraordinarias, prueba el Rastreador de horas extraordinarias.
- El trabajo a tiempo parcial implica un acuerdo de empleo en el que una persona trabaja menos horas que un empleado a tiempo completo, a menudo menos de 35-40 horas a la semana.
Comprender estas distinciones es crucial tanto para los empresarios como para los empleados para asegurarse de que se cumple la legislación laboral, se compensan adecuadamente las horas extraordinarias y se da un trato justo a los trabajadores a tiempo parcial.
¿Cómo calcular el pago de las horas extraordinarias?
La retribución de las horas extraordinarias suele ser superior a la retribución por hora normal. Por ejemplo, en Estados Unidos, el pago de las horas extraordinarias suele calcularse multiplicando por 1,5 el salario por hora normal de un empleado por las horas trabajadas más allá de 40 en una semana laboral.
Recuerde que las normas específicas para el pago de horas extraordinarias pueden variar en función de los acuerdos de empleo, la clasificación de los empleados y la jurisdicción. Algunos estados pueden tener distintos umbrales o porcentajes de horas extraordinarias, y algunos sectores pueden tener normativas específicas.
Más información en el artículo cómo calcular el pago de las horas extraordinarias.