Slik beregner du arbeidstimer: Trinn for trinn
Å holde oversikt over de ansattes arbeidstid sikrer rettferdig kompensasjon og effektiv prosjektstyring. Men hvordan beregner du arbeidstimer per dag, uke eller måned? Du kan gjøre det automatisk ved å bruke en tidsregistreringsapp, semi-manuelt ved å bruke en Time Card Calculator eller manuelt ved å fylle ut maler for timelister.
Det finnes også en enkel formel for å beregne arbeidstiden på papir eller ved hjelp av en kalkulator.
La oss se nærmere på ulike måter å beregne ansattes arbeidstimer innenfor en bestemt tidsperiode på, og hvordan du selv kan opprette timelister.
Automatisk eller manuelt. Med en fysisk tidtaker eller snarveier på tastaturet. Under 1 minutt om dagen.
Slik beregner du arbeidstimer
Følg disse trinnene for å beregne antall arbeidstimer innenfor en bestemt periode:
Trinn 1: Bestem start- og sluttidspunkt
For å beregne hvor mange timer du eller dine ansatte har jobbet i løpet av en dag, uke eller måned, må du definere nøyaktig starttidspunkt og sluttidspunkt for hver arbeidsdag i den perioden som skal spores.
Dette kan innebære å se på timelister, jobblogger eller til og med bruke en arbeidstidsregistrering som gir detaljert informasjon om inn- og utklokking.
Et eksempel: På mandag begynte John Watson å jobbe kl. 08.00 og var ferdig kl. 16.00.
Trinn 2: Konverter tid til militær tid
Konverter start- og sluttidspunkt til militær tid (24-timers klokke) for å opprettholde konsistens og unngå forvirring som følge av AM/PM-betegnelser.
For å konvertere tiden til militærtid legger du til 12 til sluttiden (ettermiddagstimer), og lar starttiden (morgentimer) være som den er.
Et eksempel: Siden John begynte å jobbe kl. 08.00 og var ferdig kl. 17.15, konverterer du det til kl. 08.00 og 17.15.
Trinn 3: Konverter til desimalform
Siden arbeidsplaner ofte innebærer presisjon på minuttnivå, og arbeidsgivere bruker desimalformatet til å beregne lønn, er det viktig å konvertere minuttene til desimaltimer.
Dette gjør du ved å dele minutter med 60.
For eksempel Siden John var ferdig på jobb kl. 17.15, dividerer du 15 med 60 for å få 0,25. Dette gjør 17:15 til 17.25.
Trinn 4: Trekk starttid fra sluttid
Med start- og sluttidspunktene i 24-timers- og desimalformat kan du enkelt trekke starttidspunktet fra sluttidspunktet for å finne det totale antall arbeidstimer.
Et eksempel: Siden John begynte å jobbe kl. 08:00 og sluttet kl. 17:15, utgjør hans totale arbeidstid 9:15 timer (17:15 - 8:00 = 9:15). La oss nå konvertere dette til desimalform: 9:15 -> 9.25.
Trinn 5: Trekk fra ubetalte pauser
Ubetalte pauser trekkes vanligvis fra den totale arbeidstiden for å finne netto arbeidstid, som representerer den faktiske tiden som er brukt på jobb.
Dette siste trinnet er avgjørende for å sikre at de ansatte får en rettferdig kompensasjon for den faktiske arbeidstiden.
For å trekke fra ubetalte pauser må du identifisere den totale lengden på pausen og trekke den fra den totale arbeidstiden.
Et eksempel: Siden John arbeidet i 9,25 timer og tok en 30-minutters lunsjpause (30/60=0,5), utgjør netto arbeidstid 8,65 timer (9,25 - 0,5 = 8,75).
Trinn 6: Beregn totalt antall arbeidstimer for lønnsperioden (uke, måned)
Du har allerede lært hvordan du beregner daglige arbeidstimer. For å beregne totalt antall arbeidstimer per uke eller totalt antall arbeidstimer per måned, legger du sammen det totale antallet arbeidstimer i den aktuelle perioden ved hjelp av de samme formlene.
Hvis du ønsker å beregne de ansattes arbeidstimer per lønnsperiode, foreslår jeg at du bytter til et tidsregistreringsprogram som gjør dette automatisk.
Les mer: Slik sporer advokater fakturerbare timer
Fordeler og begrensninger ved manuell beregning av arbeidstid
Å lage håndskrevne timelister er en enkel og billig måte å beregne timer på, men det fungerer bare bra for frilansere. Dessverre er det ikke en tidseffektiv metode for å beregne arbeidstimer for team.
Fordeler:
- Ingen behov for opplæring
- Rimelig å implementere
- Ingen ekstra programvare kreves
- Egnet for eksterne eller mobile medarbeidere
Ulemper:
- Tidkrevende å registrere og vedlikeholde
- Utsatt for feil og mangler
- Vanskelig å generere rapporter
- Ikke skalerbar for store team eller komplekse prosjekter
Alt i alt er håndskrevne timekort et godt alternativ for bedrifter med små team eller enkle lønnsbehov. De er imidlertid ikke den mest effektive eller nøyaktige metoden for å spore ansattes arbeidstimer. Bedrifter med større team eller mer komplekse lønnsbehov bør vurdere å bruke en timeregistreringsløsning.
Mer tidseffektive metoder for å beregne arbeidstid
Apper for tidsregistrering
Programvare for timeregistrering automatiserer prosessen med å spore og beregne tiden som brukes på jobb, på ulike oppgaver, prosjekter eller kunder. Det er ikke lenger behov for timelister på papir, og alle ansattes timelister er alltid tilgjengelige i én og samme programvare.
Fordeler:
- Smidig tidsrapporteringssystem
- Automatisert tidsregistrering og brukervennlige metoder for tidsregistrering:
- Automatisk sporing av ikke-fakturerbare og fakturerbare timer
- Spore tid brukt på prosjekter og oppgaver
- Sporing av pauser
- Beregning av overtidstimer og overtidsbetaling
- Integrasjoner med kalendere, prosjektstyringsverktøy og HR-programvare
- Kan brukes på PC, mobil og nett
- Perfekt for team på stedet og på avstand
Ulemper:
- Den trenger grunnleggende opplæring
- Det finnes både betalte og gratis alternativer
Noen av de mest populære og effektive tidsstyringsverktøyene er Timeular, et enkelt, smart og sikkert tidsregistreringsprogram som gjør det mulig å holde nøyaktig oversikt over tidsbruken på oppgaver uten å forstyrre arbeidsflyten.
Regneark
Er du glad i regneark og ønsker å bruke Excel eller Google Sheets som timekalkulator? Hvorfor ikke! Jeg har laget et par gratis maler for timelister som du kan bruke til å beregne arbeidstimer i Excel eller Google Sheets:
Fordeler:
- Fleksibel og tilpasningsdyktig
- De kan brukes til å spore flere prosjekter og oppgaver
- Det er mulig å generere rapporter og fakturaer
- De kan deles med flere brukere
- De kan brukes på PC, mobil og nett
Ulemper:
- De kan være tidkrevende å sette opp og vedlikeholde
- Utsatt for feil
- Ikke brukervennlig, rotete og klumpete
- Ikke like sikkert som dedikerte tidsregistreringssystemer
Regneark er et godt alternativ for bedrifter med små team eller enkle lønnsbehov. De er imidlertid ikke den mest effektive eller nøyaktige metoden for å spore arbeidstimer. Bedrifter med større team eller mer komplekse lønnsbehov bør vurdere å bruke en løsning som for eksempel en tidsregistreringsapp.
Lær mer om dette:
Stempelur
Stempelur er en fysisk enhet som de ansatte bruker til å stemple inn og ut av arbeidstiden. De er en mer pålitelig og nøyaktig måte å registrere timer på enn håndskrevne timelister, og de kan også brukes til å registrere pauser og overtid.
Fordeler:
- Mer pålitelig og nøyaktig enn håndskrevne timelister
- Sporing av pauser og overtidstimer
- Integrasjon med lønnssystemer
- De kan brukes med en rekke ulike planleggingssystemer
Ulemper:
- De kan være dyre å kjøpe og installere
- De krever ekstra vedlikehold
- Ikke like portabel som tidsregistreringsapper
- Ikke egnet for eksterne eller mobile ansatte
Stempelur er et godt alternativ for bedrifter som trenger en pålitelig og nøyaktig måte å registrere timer på, og kan fungere godt for bedrifter med et stort antall ansatte eller komplekse lønnsbehov. Virksomheter med eksterne eller mobile ansatte bør imidlertid vurdere å bruke en tidsregistreringsapp i stedet.
Online stemplingsur
Med nettbaserte stemplingsur kan de ansatte stemple inn og ut ved hjelp av datamaskiner eller mobile enheter. Denne metoden er mer nøyaktig og effektiv enn manuelle timelister, men den krever ekstra programvare og infrastruktur.
Fordeler:
- Mer nøyaktig og effektiv enn manuelle timelister
- Kan spore pauser og overtid
- Integrer med lønnssystemer
Ulemper:
- Krever ekstra programvare og infrastruktur
- De passer kanskje ikke for alle virksomheter
- De kan være dyre å implementere
Integrerte lønnssystemer
Integrerte lønnssystemer kombinerer tidsregistrering med lønnsbehandling. Dermed slipper du å legge inn tid manuelt i lønnsprogrammet.
Fordeler:
- Eliminerer behovet for å legge inn tid manuelt i lønnsprogrammet
- Forbedrer nøyaktighet og effektivitet
- Ett verktøy for å dekke flere behov
Ulemper:
- Krever et dyrere lønnssystem
- De passer kanskje ikke for alle virksomheter
- Krever opplæring
Les også: Hvorfor tidsstyring er viktig i en bedrift
Automatisk eller manuelt. Med en fysisk tidtaker eller snarveier på tastaturet. Under 1 minutt om dagen.
VANLIGE SPØRSMÅL
Hvordan definerer man arbeidstid og overtid?
Definisjonen av arbeidstid kan variere avhengig av arbeidsavtaler, bransjestandarder og lokale arbeidslover.
- Ordinær arbeidstid refererer til den standard tidsrammen hvor en ansatt er forpliktet til å være til stede og utføre jobbrelaterte oppgaver;
- Overtid oppstår når en ansatt jobber utover sin ordinære arbeidstid. Bruk den gratis overtidskalkulatoren for å beregne en engangsovertidshendelse. Hvis du vil spore overtid regelmessig og automatisk, kan du prøve Overtime Tracker.
- Deltidsarbeid innebærer en ansettelsesordning der en person jobber færre timer enn en heltidsansatt, ofte mindre enn 35-40 timer per uke.
Det er avgjørende for både arbeidsgivere og arbeidstakere å forstå disse forskjellene for å sikre at du overholder arbeidslovene, gir riktig kompensasjon for overtid og rettferdig behandling av deltidsansatte.
Hvordan beregne overtidsbetaling?
Overtidsbetaling overstiger vanligvis den vanlige timelønnen. I USA beregnes for eksempel overtidsbetaling vanligvis med 1,5 ganger den ansattes vanlige timelønn for timer som utføres utover 40 timer i løpet av en arbeidsuke.
Husk at de spesifikke reglene for overtidsbetaling kan variere avhengig av arbeidsavtale, klassifisering av ansatte og jurisdiksjon. Enkelte delstater kan ha egne terskler eller satser for overtidsbetaling, og enkelte bransjer kan ha unike regler.
Les mer i artikkelen om hvordan du beregner overtidsbetaling.