Como calcular as horas trabalhadas: Passo a passo
O controle das horas de trabalho dos funcionários garante uma remuneração justa e um gerenciamento eficiente do projeto. Mas como você calcula as horas trabalhadas por dia, semana ou mês? Você pode fazer isso automaticamente usando um aplicativo de controle de horas, de forma semimanual usando uma calculadora de cartão de ponto ou manualmente preenchendo modelos de planilhas de horas.
Há também uma fórmula simples para calcular as horas de trabalho em papel ou usando uma calculadora.
Vamos examinar diferentes maneiras de calcular as horas trabalhadas pelos funcionários em um período específico e como criar planilhas de horas por conta própria.
De forma automática ou manual. Com um registrador de tempo físico ou atalhos de teclado. Menos de 1 minuto por dia.
Como calcular as horas trabalhadas
Para calcular as horas trabalhadas em um período específico, siga estas etapas:
Etapa 1: Determinar a hora de início e a hora de término
Para calcular quantas horas você ou seus funcionários trabalharam em um dia, semana ou mês, é necessário definir com precisão a hora de início e a hora de término de cada dia de trabalho do período monitorado.
Isso pode envolver a consulta a planilhas de horas, registros de trabalho ou até mesmo o uso de um rastreador de horas de trabalho que fornece informações detalhadas sobre o horário de entrada e saída.
Por exemplo: Na segunda-feira, John Watson começou a trabalhar às 8 horas e terminou às 16 horas.
Etapa 2: Converter a hora em horário militar
Converta os horários de início e término em horário militar (relógio de 24 horas) para manter a consistência e evitar confusão decorrente das designações AM/PM.
Para converter o horário em horário militar, adicione 12 ao horário final (horas da tarde) e deixe o horário inicial (horas da manhã) como está.
Por exemplo: Como John começou a trabalhar às 8:00 AM e terminou às 5:15 PM, você converterá para 8:00 e 17:15.
Etapa 3: Converter para a forma decimal
Como os cronogramas de trabalho geralmente envolvem precisão em nível de minutos e os empregadores usam o formato decimal para calcular os salários, é essencial converter os minutos em horas decimais.
Para fazer isso, basta dividir os minutos por 60.
Por exemplo: Como João terminou o trabalho às 17:15, divida 15 por 60 para obter 0,25. Isso transforma 17:15 em 17,25.
Etapa 4: Subtrair a hora inicial da hora final
Com os horários de início e término em um formato decimal e de 24 horas, basta subtrair o horário de início do horário de término para determinar o total de horas de trabalho.
Por exemplo: Como João começou a trabalhar às 8:00 AM (08:00) e terminou às 5:15 PM (17:00), seu total de horas de trabalho é de 9:15 horas (17:15 - 8:00 = 9:15). Agora, vamos converter isso em uma forma decimal: 9:15 -> 9.25.
Etapa 5: Subtraia os intervalos não remunerados
Normalmente, os intervalos não remunerados são deduzidos do total de horas de trabalho para determinar as horas de trabalho líquidas, que representam o tempo real gasto no trabalho.
Essa etapa final é fundamental para garantir que os funcionários sejam remunerados de forma justa por suas horas de trabalho reais.
Para subtrair os intervalos não remunerados, identifique a duração total do intervalo e subtraia-a do total de horas de trabalho.
Por exemplo: Como João trabalhou por 9,25 horas e fez um intervalo de 30 minutos para o almoço (30/60=0,5), suas horas de trabalho líquidas totalizam 8,65 horas (9,25 - 0,5 = 8,75).
Etapa 6: Calcular o total de horas trabalhadas no período de pagamento (semana, mês)
Você já aprendeu a calcular as horas de trabalho diárias. Para calcular o total de horas trabalhadas por semana ou o total de horas trabalhadas por mês, some o total de horas trabalhadas em um determinado período usando as mesmas fórmulas.
Se você quiser calcular as horas trabalhadas do funcionário por período de pagamento específico, sugiro que mude para um software de controle de tempo que faça isso automaticamente.
Leia: Como os advogados registram as horas faturáveis
Benefícios e limitações do cálculo manual de horas de trabalho
Criar cartões de ponto manuscritos é uma maneira simples e barata de calcular horas, mas funciona bem apenas para quem trabalha como autônomo. Infelizmente, não é um método eficiente em termos de tempo para calcular horas de trabalho para equipes.
Benefícios:
- Não há necessidade de treinamento
- Implementação econômica
- Não é necessário nenhum software adicional
- Adequado para funcionários remotos ou móveis
Desvantagens:
- Consome muito tempo para registrar e manter
- Suscetível a erros e omissões
- Dificuldade para gerar relatórios
- Não pode ser dimensionado para grandes equipes ou projetos complexos
Em geral, os cartões de ponto escritos à mão são uma opção viável para empresas com equipes pequenas ou necessidades simples de folha de pagamento. No entanto, eles não são o método mais eficiente ou preciso de controlar as horas dos funcionários. As empresas com equipes maiores ou necessidades mais complexas de folha de pagamento devem considerar o uso de um rastreador de horas de trabalho.
Métodos mais eficientes em termos de tempo para calcular as horas de trabalho
Aplicativos de controle de tempo
O software de controle de horas automatiza o processo de controle e cálculo do tempo gasto no trabalho, em diferentes tarefas, projetos ou clientes. Não há mais necessidade de planilhas de horas em papel, e todos os cartões de ponto dos funcionários estão sempre à mão, disponíveis em um único software.
Benefícios:
- Sistema de registro de horas sem problemas
- Métodos de controle de tempo automatizados e fáceis de usar:
- Rastreamento automático de horas não faturáveis e faturáveis
- Acompanhamento do tempo gasto em projetos e tarefas
- Rastreamento de pausas
- Cálculo de horas extras e pagamento de horas extras
- Integrações com calendários, ferramentas de gerenciamento de projetos e software de RH
- Pode ser usado no desktop, em dispositivos móveis e na Web
- Perfeito para equipes locais e remotas
Desvantagens:
- Ele precisa de treinamento básico
- Há opções pagas e gratuitas disponíveis
Algumas das ferramentas de gerenciamento de tempo mais populares e eficientes incluem o Timeular, um software de controle de tempo simples, inteligente e seguro que permite controlar com precisão o tempo gasto em tarefas sem interromper o fluxo de trabalho.
Planilhas eletrônicas
Você gosta de planilhas e quer usar o Excel ou o Google Sheets como sua calculadora de horas? Por que não! Criei alguns modelos gratuitos de planilhas de horas que você pode usar para calcular as horas trabalhadas no Excel ou no Google Sheets:
- Modelo de folha de ponto mensal
- Modelo de folha de ponto semanal
- Modelo de planilha de horas diárias de 24 horas
Benefícios:
- Flexível e personalizável
- Eles podem ser usados para monitorar vários projetos e tarefas
- É possível gerar relatórios e faturas
- Eles podem ser compartilhados com vários usuários
- Eles podem ser usados em computadores, dispositivos móveis e na Web
Desvantagens:
- Podem consumir muito tempo para serem configurados e mantidos
- Propenso a erros
- Não é fácil de usar, é confuso e desajeitado
- Não é tão seguro quanto os sistemas dedicados de controle de tempo
As planilhas são uma opção viável para empresas com equipes pequenas ou necessidades simples de folha de pagamento. No entanto, elas não são o método mais eficiente ou preciso de controlar as horas trabalhadas. As empresas com equipes maiores ou necessidades mais complexas de folha de pagamento devem considerar o uso de uma solução como um aplicativo de controle de horas.
Saiba mais:
Relógios de ponto
Os relógios de ponto são dispositivos físicos que os funcionários usam para registrar a entrada e a saída do trabalho. Eles são uma forma mais confiável e precisa de registrar as horas do que as folhas de ponto escritas à mão e também podem ser usados para registrar intervalos e horas extras.
Benefícios:
- Mais confiável e preciso do que as planilhas de horas escritas à mão
- Controle de intervalos e horas extras
- Integração com sistemas de folha de pagamento
- Eles podem ser usados com uma variedade de sistemas de agendamento
Desvantagens:
- Podem ser caros para comprar e instalar
- Requerem manutenção adicional
- Não é tão portátil quanto os aplicativos de controle de tempo
- Não é adequado para funcionários remotos ou móveis
Os relógios de ponto são uma boa opção para empresas que precisam de uma forma confiável e precisa de controlar as horas e podem funcionar bem para empresas com um grande número de funcionários ou necessidades complexas de folha de pagamento. No entanto, as empresas com funcionários remotos ou móveis devem considerar o uso de um aplicativo de controle de horas.
Relógios de ponto on-line
Os relógios de ponto on-line permitem que os funcionários registrem a entrada e a saída usando computadores ou dispositivos móveis. Esse método é mais preciso e eficiente do que as folhas de ponto manuais, mas requer software e infraestrutura adicionais.
Benefícios:
- Mais preciso e eficiente do que as planilhas de horas manuais
- Pode rastrear pausas e horas extras
- Integrar com sistemas de folha de pagamento
Desvantagens:
- Requer software e infraestrutura adicionais
- Eles podem não ser adequados para todas as empresas
- Sua implementação pode ser cara
Sistemas integrados de folha de pagamento
Os sistemas integrados de folha de pagamento combinam o controle de horas com o processamento da folha de pagamento. Isso elimina a necessidade de inserir manualmente o tempo no software de folha de pagamento.
Benefícios:
- Elimina a necessidade de inserir manualmente o tempo no software de folha de pagamento
- Aumenta a precisão e a eficiência
- Uma ferramenta para atender a várias necessidades
Desvantagens:
- Requer um sistema de folha de pagamento mais caro
- Eles podem não ser adequados para todas as empresas
- Requer treinamento
Leia também: Por que a administração do tempo é importante em uma empresa
De forma automática ou manual. Com um registrador de tempo físico ou atalhos de teclado. Menos de 1 minuto por dia.
PERGUNTAS FREQUENTES
Como definir horas de trabalho e horas extras?
A definição de horas de trabalho pode variar com base em contratos de trabalho, padrões do setor e leis trabalhistas locais.
- As horas de trabalho regulares referem-se ao período de tempo padrão durante o qual um funcionário é obrigado a estar presente e realizar tarefas relacionadas ao trabalho;
- As horas extras ocorrem quando um funcionário trabalha além de suas horas normais de trabalho. Para calcular um evento único de horas extras, use a calculadora de horas extras gratuita. Para controlar as horas extras de forma regular e automática, experimente o Overtime Tracker.
- O trabalho em tempo parcial envolve um acordo de emprego em que um indivíduo trabalha menos horas do que um funcionário de tempo integral, geralmente menos de 35-40 horas por semana.
Compreender essas distinções é fundamental para empregadores e empregados, a fim de garantir a conformidade com as leis trabalhistas, a compensação adequada por horas extras e o tratamento justo para trabalhadores de meio período.
Como calcular o pagamento de horas extras?
O pagamento de horas extras geralmente excede a taxa de pagamento por hora regular. Por exemplo, nos Estados Unidos, o pagamento de horas extras é normalmente calculado em 1,5 vezes a taxa horária regular de um funcionário para horas trabalhadas além de 40 em uma semana de trabalho.
Lembre-se de que as regras específicas para o pagamento de horas extras podem variar de acordo com os contratos de trabalho, a classificação do funcionário e a jurisdição. Alguns estados podem ter limites ou taxas de horas extras diferentes, e alguns setores podem ter regulamentações exclusivas.
Saiba mais no artigo como calcular o pagamento de horas extras.