Sådan beregner du arbejdstimer: Trin for trin

Forfatter: Karolina Matyska

At holde styr på medarbejdernes arbejdstid sikrer retfærdig kompensation og effektiv projektledelse. Men hvordan beregner du arbejdstimer pr. dag, uge eller måned? Du kan gøre det automatisk ved at bruge en tidsregistreringsapp, semi-manuelt ved at bruge en Time Card Calculator eller manuelt ved at udfylde timeseddel-skabeloner.

Der er også en enkel formel til at beregne arbejdstiden på papir eller ved hjælp af en lommeregner.

Lad os se på forskellige måder at beregne medarbejdernes arbejdstimer inden for en bestemt periode, og hvordan du selv kan oprette timesedler.

Begynd at beregne din arbejdstid 100% ubesværet

Automatisk eller manuelt. Med en fysisk tidsmåler eller tastaturgenveje. Under 1 minut om dagen.

Sådan beregner du arbejdstimer 

Følg disse trin for at beregne arbejdstimer inden for en bestemt periode:

Trin 1: Bestem start- og sluttidspunkt

For at beregne, hvor mange timer du eller dine medarbejdere har arbejdet inden for en dag, uge eller måned, skal du præcist definere starttidspunktet og sluttidspunktet for hver arbejdsdag i den opgjorte periode.

Det kan indebære henvisning til timesedler, joblogs eller endda brug af en arbejdstidsregistrering der giver detaljerede oplysninger om ind- og udgangstid.

For eksempel: Mandag begyndte John Watson at arbejde kl. 8 om morgenen og sluttede kl. 16 om eftermiddagen.

Trin 2: Konverter tiden til militærtid

Konverter start- og sluttidspunkter til militærtid (24-timers ur) for at opretholde konsistens og undgå forvirring som følge af AM/PM-betegnelser.

For at konvertere tiden til militærtid skal du lægge 12 til sluttiden (eftermiddagstimer) og lade starttiden (morgentimer) være som den er.

For eksempel: Da John begyndte at arbejde kl. 8:00 og sluttede kl. 17:15, konverterer du det til 8:00 og 17:15. 

Trin 3: Konverter til decimalform

Da arbejdsplaner ofte involverer præcision på minutniveau, og arbejdsgivere bruger decimalformatet til at beregne lønninger, er det vigtigt at konvertere minutterne til decimaltimer.

For at gøre dette skal du blot dividere minutter med 60.

For eksempel: Da John var færdig med at arbejde kl. 17.15, divideres 15 med 60 for at få 0,25. Dermed bliver 17:15 til 17.25.

Trin 4: Træk starttid fra sluttid

Med start- og sluttidspunkter i 24-timers- og decimalformat kan du blot trække starttidspunktet fra sluttidspunktet for at bestemme det samlede antal arbejdstimer.

For eksempel: Da John begyndte at arbejde kl. 8:00 (08:00) og sluttede kl. 17:15 (17:00), udgør hans samlede arbejdstid 9:15 timer (17:15 - 8:00 = 9:15). Lad os nu konvertere dette til en decimalform: 9:15 -> 9.25.

Trin 5: Træk ubetalte pauser fra

Ubetalte pauser trækkes typisk fra den samlede arbejdstid for at bestemme nettoarbejdstiden, som repræsenterer den faktiske tid, der bruges på arbejdet.

Dette sidste trin er afgørende for at sikre, at medarbejderne får en rimelig kompensation for deres faktiske arbejdstid.

For at trække ubetalte pauser fra skal du identificere den samlede længde af pausen og trække den fra det samlede antal arbejdstimer.

Et eksempel: Da John arbejdede i 9,25 timer og holdt 30 minutters frokostpause (30/60=0,5), udgør hans nettoarbejdstid 8,65 timer (9,25 - 0,5 = 8,75).

Trin 6: Beregn det samlede antal arbejdstimer for lønperioden (uge, måned)

Du har allerede lært, hvordan man beregner daglige arbejdstimer. For at beregne det samlede antal arbejdstimer pr. uge eller den samlede arbejdstid pr. måned skal du lægge det samlede antal arbejdstimer i den pågældende periode sammen ved hjælp af de samme formler.

Hvis du vil beregne medarbejdernes arbejdstimer pr. specifik lønperiode, foreslår jeg, at du skifter til et tidsregistreringsprogram, der gør det automatisk.

hvordan man beregner arbejdstid

Læs mere: Sådan sporer advokater fakturerbare timer

Fordele og begrænsninger ved at beregne arbejdstiden manuelt

At lave håndskrevne timecards er en enkel og billig måde at beregne timer på, men det fungerer kun fint for dem, der arbejder som freelancere. Desværre er det ikke en tidseffektiv metode til at beregne arbejdstimer for teams.

Fordele:

  • Intet behov for træning
  • Billig at implementere
  • Ingen ekstra software påkrævet
  • Velegnet til eksterne eller mobile medarbejdere

Ulemper:

  • Tidskrævende at registrere og vedligeholde
  • Modtagelig for fejl og udeladelser
  • Svært at generere rapporter
  • Ikke skalerbar til store teams eller komplekse projekter

Overordnet set er håndskrevne timekort en god mulighed for virksomheder med små teams eller enkle lønbehov. Men de er ikke den mest effektive eller nøjagtige metode til at spore medarbejdernes timer. Virksomheder med større teams eller mere komplekse lønbehov bør overveje at bruge en arbejdstidsregistrering.

lægge arbejdstimer sammen

Mere tidseffektive metoder til at beregne arbejdstid

Apps til tidsregistrering

Tidsregistreringssoftware automatiserer processen med at spore og beregne den tid, der bruges på arbejdet, på forskellige opgaver, projekter eller kunder. Der er ikke længere brug for timesedler på papir, og alle medarbejdernes timesedler er altid lige ved hånden, tilgængelige i én software.

Fordele:

Ulemper:

  • Den har brug for grundlæggende træning
  • Der findes både betalte og gratis muligheder

Nogle af de mest populære og effektive tidsstyringsværktøjer er Timeular, en enkel, smart og sikker tidsregistreringssoftware, der giver dig mulighed for præcist at spore den tid, du bruger på opgaver, uden at forstyrre dit workflow.

Sådan beregner du din arbejdstid

Regneark

Er du fan af regneark, og vil du bruge Excel eller Google Sheets som din timeberegner? Hvorfor ikke! Jeg har lavet et par gratis skabeloner til timesedler, som du kan bruge til at beregne arbejdstimer i Excel eller Google Sheets:

Fordele:

  • Fleksibel og kan tilpasses
  • De kan bruges til at spore flere projekter og opgaver
  • Det er muligt at generere rapporter og fakturaer
  • De kan deles med flere brugere
  • De kan bruges på desktop, mobil og web

Ulemper:

  • De kan være tidskrævende at sætte op og vedligeholde
  • Udsat for fejl
  • Ikke brugervenlig, rodet og klodset
  • Ikke så sikker som dedikerede tidsregistreringssystemer

Regneark er en god mulighed for virksomheder med små teams eller enkle lønbehov. Men de er ikke den mest effektive eller nøjagtige metode til at spore arbejdstimer. Virksomheder med større teams eller mere komplekse lønbehov bør overveje at bruge en løsning som f.eks. en tidsregistreringsapp.

Få mere at vide:

Sådan beregner du dine timer i regneark

Klokkeslæt

Stempelure er fysiske enheder, som medarbejderne bruger til at stemple ind og ud af arbejdet. De er en mere pålidelig og præcis måde at registrere timer på end håndskrevne timesedler, og de kan også bruges til at registrere pauser og overarbejde.

Fordele:

  • Mere pålidelig og præcis end håndskrevne timesedler
  • Sporing af pauser og overarbejdstimer
  • Integration med lønsystemer
  • De kan bruges med en række forskellige planlægningssystemer

Ulemper:

  • De kan være dyre at købe og installere
  • De kræver ekstra vedligeholdelse
  • Ikke så bærbar som tidsregistreringsapps
  • Ikke egnet til eksterne eller mobile medarbejdere

Stempelure er en god mulighed for virksomheder, der har brug for en pålidelig og præcis måde at registrere timer på, og de kan fungere godt for virksomheder med et stort antal medarbejdere eller komplekse lønbehov. Virksomheder med eksterne eller mobile medarbejdere bør dog overveje at bruge en tidsregistreringsapp i stedet.

beregning af arbejdstid

Online stempelure

Online stempelure giver medarbejderne mulighed for at stemple ind og ud ved hjælp af computere eller mobile enheder. Denne metode er mere præcis og effektiv end manuelle timesedler, men den kræver ekstra software og infrastruktur.

Fordele:

  • Mere præcis og effektiv end manuelle timesedler
  • Kan registrere pauser og overarbejde
  • Integrer med lønsystemer

Ulemper:

  • Kræver ekstra software og infrastruktur
  • De er måske ikke egnede til alle virksomheder
  • De kan være dyre at implementere
hvordan man lægger arbejdstimer og løn sammen

Integrerede lønsystemer

Integrerede lønsystemer kombinerer tidsregistrering med lønbehandling. Det eliminerer behovet for manuelt at indtaste tid i lønsoftwaren.

Fordele:

  • Eliminerer behovet for manuelt at indtaste tid i lønsoftware
  • Forbedrer nøjagtighed og effektivitet
  • Et værktøj til at dække flere behov

Ulemper:

  • Kræver et dyrere lønsystem
  • De er måske ikke egnede til alle virksomheder
  • Kræver træning

Læs også: Hvorfor tidsstyring er vigtig i en virksomhed

Spor arbejdstid uden anstrengelse eller frustration

Automatisk eller manuelt. Med en fysisk tidsmåler eller tastaturgenveje. Under 1 minut om dagen.

OFTE STILLEDE SPØRGSMÅL

Hvordan definerer man arbejdstid og overarbejde?

Definitionen af arbejdstid kan variere afhængigt af ansættelseskontrakter, branchestandarder og lokale arbejdslove.

  • Regelmæssig arbejdstid henviser til den standardtidsramme, hvor en medarbejder er forpligtet til at være til stede og udføre jobrelaterede opgaver;
  • Overarbejde opstår, når en medarbejder arbejder ud over sin normale arbejdstid. Brug den gratis overtidsberegner til at beregne et engangstilfælde af overarbejde. Hvis du vil spore overarbejde regelmæssigt og automatisk, kan du prøve Overtime Tracker.
  • Deltidsarbejde er en ansættelsesform, hvor en person arbejder færre timer end en fuldtidsansat, ofte mindre end 35-40 timer om ugen. 

At forstå disse forskelle er afgørende for både arbejdsgivere og arbejdstagere for at sikre, at du overholder arbejdslovgivningen, passende kompensation for overarbejde og fair behandling af deltidsansatte. 

Hvordan beregner man overtidsbetaling?

Overtidsbetaling overstiger normalt den almindelige timeløn. I USA beregnes overtidsbetaling f.eks. typisk til 1,5 gange en medarbejders almindelige timeløn for timer, der arbejdes ud over 40 i en arbejdsuge.

Husk, at de specifikke regler for overtidsbetaling kan variere afhængigt af ansættelsesaftaler, medarbejderklassifikation og jurisdiktion. Visse stater kan have forskellige tærskler eller satser for overarbejde, og nogle brancher kan have unikke regler. 

Læs mere i artiklen om, hvordan man beregner overtidsbetaling.