Hur man beräknar arbetade timmar: Steg för steg
Att hålla reda på de anställdas arbetstid säkerställer rättvis ersättning och effektiv projektledning. Men hur beräknar du arbetade timmar per dag, vecka eller månad? Du kan göra det automatiskt med hjälp av en app för tidrapportering, halvmanuellt med hjälp av en Time Card Calculator eller manuellt genom att fylla i mallar för tidrapporter.
Det finns också en enkel formel för att beräkna arbetstiden på papper eller med hjälp av en miniräknare.
Låt oss undersöka olika sätt att beräkna anställdas arbetade timmar inom en viss tidsperiod och hur du själv skapar tidrapporter.
Automatiskt eller manuellt. Med en fysisk tidmätare eller kortkommandon på tangentbordet. Under 1 minut per dag.
Hur man beräknar arbetade timmar
Följ dessa steg för att beräkna arbetade timmar under en viss period:
Steg 1: Bestäm starttid och sluttid
För att beräkna hur många timmar du eller dina anställda har arbetat under en dag, vecka eller månad måste du exakt definiera start- och sluttid för varje arbetsdag under den period som ska följas upp.
Detta kan innebära att man hänvisar till tidrapporter, jobbloggar eller till och med använder en spårare av arbetstid som ger detaljerad information om in- och utcheckningstid.
Ett exempel: På måndagen började John Watson arbeta kl. 08.00 och slutade kl. 16.00.
Steg 2: Konvertera tid till militär tid
Konvertera start- och sluttider till militär tid (24-timmarsklocka) för att upprätthålla enhetlighet och undvika förvirring som uppstår på grund av AM/PM-beteckningar.
För att konvertera tiden till militär tid lägger du till 12 till sluttiden (eftermiddagstimmar) och låter starttiden (morgontimmar) vara som den är.
Ett exempel: Eftersom John började arbeta kl. 8.00 och slutade kl. 17.15 konverterar du det till 8.00 och 17.15.
Steg 3: Konvertera till decimalform
Eftersom arbetsscheman ofta kräver precision på minutnivå och arbetsgivare använder decimalformatet för att beräkna löner, är det viktigt att konvertera minuterna till decimala timmar.
För att göra detta delar du helt enkelt minuterna med 60.
Ett exempel: Eftersom John slutade kl. 17.15 delar du 15 med 60 för att få 0,25. Detta förvandlar 17:15 till 17.25.
Steg 4: Subtrahera starttid från sluttid
Med start- och sluttiderna i 24-timmars- och decimalformat kan du helt enkelt subtrahera starttiden från sluttiden för att fastställa den totala arbetstiden.
Ett exempel: Eftersom John började arbeta kl. 8:00 (08:00) och slutade kl. 17:15 (17:00), uppgår hans totala arbetstid till 9:15 timmar (17:15 - 8:00 = 9:15). Låt oss nu omvandla detta till en decimalform: 9:15 -> 9.25.
Steg 5: Avdrag för obetalda raster
Obetalda raster dras vanligtvis av från den totala arbetstiden för att fastställa nettoarbetstiden, som motsvarar den faktiska tid som tillbringas på arbetet.
Detta sista steg är avgörande för att säkerställa att de anställda kompenseras rättvist för sina faktiska arbetstimmar.
För att subtrahera obetalda raster, identifiera den totala längden på rasten och subtrahera den från den totala arbetstiden.
Ett exempel: Eftersom John arbetade i 9,25 timmar och tog en 30-minuters lunchrast (30/60=0,5), uppgår hans nettoarbetstid till 8,65 timmar (9,25 - 0,5 = 8,75).
Steg 6: Beräkna totalt antal arbetade timmar för löneperioden (vecka, månad)
Du har redan lärt dig hur man beräknar dagliga arbetstimmar. För att beräkna den totala arbetstiden per vecka eller den totala arbetstiden per månad lägger du till de totala arbetstimmarna under den aktuella perioden med hjälp av samma formler.
Om du vill beräkna anställdas arbetade timmar per specifik löneperiod föreslår jag att du byter till ett program för tidsregistrering som gör det automatiskt.
Läs mer om detta: Hur advokater spårar fakturerbara timmar
Fördelar och begränsningar med att beräkna arbetstiden manuellt
Att skapa handskrivna tidkort är ett enkelt och billigt sätt att beräkna timmar, men det fungerar bara bra för dem som arbetar som frilansare. Tyvärr är det inte en tidseffektiv metod för att beräkna arbetstid för team.
Fördelar:
- Inget behov av utbildning
- Billigt att implementera
- Ingen ytterligare programvara krävs
- Lämplig för medarbetare som arbetar på distans eller är mobila
Nackdelar:
- Tidskrävande att registrera och underhålla
- Känslig för fel och försummelser
- Svårt att generera rapporter
- Inte skalbart för stora team eller komplexa projekt
Överlag är handskrivna tidkort ett bra alternativ för företag med små team eller enkla löneutbetalningsbehov. De är dock inte den mest effektiva eller korrekta metoden för att spåra anställdas timmar. Företag med större team eller mer komplexa lönebehov bör överväga att använda en arbetstidsspårare.
Mer tidseffektiva metoder för att beräkna arbetstid
Appar för tidsregistrering
Programvara för tidsregistrering automatiserar processen för att spåra och beräkna den tid som spenderas på jobbet, på olika uppgifter, projekt eller kunder. Det finns inte längre något behov av papperstidrapporter, och alla anställdas tidkort finns alltid till hands, tillgängliga i en programvara.
Fördelar:
- Smidigt system för tidsrapportering
- Automatiserad tidrapportering och användarvänliga tidrapporteringsmetoder:
- Automatisk spårning av icke-fakturerbara och fakturerbara timmar
- Spåra tidsåtgång för projekt och uppgifter
- Spårning av pauser
- Beräkning av övertidstimmar och övertidsersättning
- Integrationer med kalendrar, projekthanteringsverktyg och HR-programvara
- Kan användas på dator, mobil och webb
- Perfekt för team på plats och på distans
Nackdelar:
- Den behöver grundläggande utbildning
- Det finns både betalda och kostnadsfria alternativ tillgängliga
Några av de mest populära och effektiva tidshanteringsverktygen är Timeular, en enkel, smart och säker programvara för tidsregistrering som gör att du kan registrera den tid du lägger på olika uppgifter utan att störa ditt arbetsflöde.
Kalkylblad
Är du en kalkylbladsfantast och vill använda Excel eller Google Sheets som din timräknare? Varför inte! Jag har skapat ett par gratis mallar för tidrapporter som du kan använda för att beräkna arbetade timmar i Excel eller Google Sheets:
Fördelar:
- Flexibel och anpassningsbar
- De kan användas för att spåra flera projekt och uppgifter
- Det är möjligt att generera rapporter och fakturor
- De kan delas med flera användare
- De kan användas på dator, mobil och webb
Nackdelar:
- De kan vara tidskrävande att installera och underhålla
- Benägen att göra fel
- Inte användarvänligt, rörigt och klumpigt
- Inte lika säkert som dedikerade tidrapporteringssystem
Kalkylblad är ett gångbart alternativ för företag med små team eller enkla lönebehov. De är dock inte den mest effektiva eller exakta metoden för att spåra arbetade timmar. Företag med större team eller mer komplexa lönebehov bör överväga att använda en lösning som en app för tidrapportering.
Läs mer om detta:
Tidtagarur
Stämpelklockor är fysiska enheter som anställda använder för att stämpla in och ut från arbetet. De är ett mer tillförlitligt och exakt sätt att registrera timmar än handskrivna tidrapporter och kan även användas för att registrera raster och övertid.
Fördelar:
- Mer tillförlitliga och exakta än handskrivna tidrapporter
- Spåra raster och övertidstimmar
- Integration med lönesystem
- De kan användas med en mängd olika schemaläggningssystem
Nackdelar:
- De kan vara dyra att köpa och installera
- De kräver extra underhåll
- Inte lika portabel som appar för tidsregistrering
- Inte lämpligt för anställda som arbetar på distans eller är mobila
Tidtagarur är ett bra alternativ för företag som behöver ett tillförlitligt och korrekt sätt att registrera timmar och kan fungera bra för företag med ett stort antal anställda eller komplexa lönebehov. Företag med avlägsna eller mobila anställda bör dock överväga att använda en app för tidrapportering istället.
Tidtagarur online
Online-stämpelklockor gör det möjligt för anställda att stämpla in och ut med hjälp av datorer eller mobila enheter. Den här metoden är mer exakt och effektiv än manuella tidrapporter, men den kräver ytterligare programvara och infrastruktur.
Fördelar:
- Mer exakt och effektiv än manuella tidrapporter
- Kan registrera raster och övertid
- Integrera med lönesystem
Nackdelar:
- Kräver ytterligare programvara och infrastruktur
- De kanske inte är lämpliga för alla företag
- De kan vara dyra att implementera
Integrerade lönesystem
Integrerade lönesystem kombinerar tidsregistrering med lönebearbetning. Detta eliminerar behovet av att manuellt mata in tid i löneprogrammet.
Fördelar:
- Eliminerar behovet av att manuellt mata in tid i löneprogram
- Förbättrar noggrannhet och effektivitet
- Ett verktyg som täcker flera behov
Nackdelar:
- Kräver ett dyrare lönesystem
- De kanske inte är lämpliga för alla företag
- Kräver utbildning
Läs också om detta: Varför tidshantering är viktigt i ett företag
Automatiskt eller manuellt. Med en fysisk tidmätare eller kortkommandon på tangentbordet. Under 1 minut per dag.
VANLIGA FRÅGOR
Hur definierar man arbetstid och övertid?
Definitionen av arbetstid kan variera beroende på anställningsavtal, branschstandarder och lokala arbetslagar.
- Med ordinarie arbetstid avses den standardiserade tidsram under vilken en anställd är skyldig att vara närvarande och utföra arbetsrelaterade uppgifter;
- Övertid uppstår när en anställd arbetar utöver sin ordinarie arbetstid. För att beräkna en engångshändelse med övertid, använd den kostnadsfria övertidsberäknaren. Om du vill spåra övertid regelbundet och automatiskt kan du prova Overtime Tracker.
- Deltidsarbete innebär ett anställningsförhållande där en individ arbetar färre timmar än en heltidsanställd, ofta mindre än 35-40 timmar per vecka.
Att förstå dessa skillnader är avgörande för både arbetsgivare och arbetstagare för att se till att du följer arbetsrättslagstiftningen, ger rätt ersättning för övertid och behandlar deltidsanställda rättvist.
Hur beräknar man övertidsersättning?
Övertidsersättningen överstiger vanligtvis den ordinarie timlönen. I USA beräknas till exempel övertidsersättningen normalt till 1,5 gånger den anställdes ordinarie timlön för arbetade timmar utöver 40 under en arbetsvecka.
Kom ihåg att de specifika reglerna för övertidsersättning kan variera beroende på anställningsavtal, klassificering av anställda och jurisdiktion. Vissa delstater kan ha olika tröskelvärden eller skattesatser för övertid, och vissa branscher kan ha unika regler.
Läs mer i artikeln hur man beräknar övertidsersättning.