Jak obliczyć przepracowane godziny: Krok po kroku

Autor: Karolina Matyska

Śledzenie godzin pracy pracowników zapewnia sprawiedliwe wynagrodzenie i efektywne zarządzanie projektami. Jak jednak obliczyć liczbę godzin przepracowanych w ciągu dnia, tygodnia lub miesiąca? Można to zrobić automatycznie za pomocą aplikacji do śledzenia czasu pracy, częściowo ręcznie za pomocą kalkulatora kart czasu pracy lub ręcznie, wypełniając szablony kart czasu pracy.

Istnieje również prosty wzór do obliczania godzin pracy na papierze lub za pomocą kalkulatora.

Przyjrzyjmy się różnym sposobom obliczania godzin przepracowanych przez pracowników w określonym czasie oraz sposobom samodzielnego tworzenia kart czasu pracy.

Zacznij obliczać swój czas pracy w 100% bez wysiłku

Automatycznie lub ręcznie. Za pomocą fizycznego rejestratora czasu lub skrótów klawiaturowych. Poniżej 1 minuty dziennie.

Jak obliczać przepracowane godziny 

Aby obliczyć liczbę godzin przepracowanych w danym okresie, wykonaj następujące kroki:

Krok 1: Określenie czasu rozpoczęcia i zakończenia

Aby obliczyć liczbę godzin przepracowanych przez Ciebie lub Twoich pracowników w ciągu dnia, tygodnia lub miesiąca, musisz dokładnie określić czas rozpoczęcia i zakończenia każdego dnia roboczego w śledzonym okresie.

Może to obejmować odniesienie do kart czasu pracy, dzienników pracy, a nawet korzystanie z narzędzia do śledzenia godzin pracy który dostarcza szczegółowych informacji na temat czasu rozpoczęcia i zakończenia pracy.

Na przykład: W poniedziałek John Watson rozpoczął pracę o 8 rano i skończył o 4 po południu.

Krok 2: Konwersja czasu na czas wojskowy

Konwertuj czas rozpoczęcia i zakończenia na czas wojskowy (zegar 24-godzinny), aby zachować spójność i uniknąć nieporozumień wynikających z oznaczeń AM/PM.

Aby przekonwertować czas na czas wojskowy, dodaj 12 do godziny zakończenia (godziny popołudniowe) i pozostaw godzinę rozpoczęcia (godziny poranne) bez zmian.

Na przykład: Ponieważ John rozpoczął pracę o 8:00 rano i zakończył o 17:15, przekonwertujesz to na 8:00 i 17:15. 

Krok 3: Konwersja do postaci dziesiętnej

Ponieważ harmonogramy pracy często wymagają precyzji na poziomie minut, a pracodawcy używają formatu dziesiętnego do obliczania wynagrodzeń, konieczne jest przeliczenie minut na godziny dziesiętne.

Aby to zrobić, wystarczy podzielić minuty przez 60.

Na przykład: Ponieważ Jan skończył pracę o 17:15, podziel 15 przez 60, aby otrzymać 0,25. W ten sposób 17:15 zostanie zamienione na 17.25.

Krok 4: Odejmij czas rozpoczęcia od czasu zakończenia

Mając czas rozpoczęcia i zakończenia w formacie 24-godzinnym i dziesiętnym, można po prostu odjąć czas rozpoczęcia od czasu zakończenia, aby określić całkowitą liczbę godzin pracy.

Na przykład: Ponieważ John rozpoczął pracę o 8:00 rano (08:00) i zakończył o 17:15 (17:00), jego łączny czas pracy wynosi 9:15 godzin (17:15 - 8:00 = 9:15). Przeliczmy to teraz na postać dziesiętną: 9:15 -> 9.25.

Krok 5: Odejmij niepłatne przerwy

Niepłatne przerwy są zazwyczaj odejmowane od całkowitej liczby godzin pracy w celu określenia godzin pracy netto, reprezentujących rzeczywisty czas spędzony w pracy.

Ten ostatni krok ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia, że pracownicy otrzymują sprawiedliwe wynagrodzenie za rzeczywiste godziny pracy.

Aby odjąć niepłatne przerwy, należy określić całkowitą długość przerwy i odjąć ją od całkowitej liczby godzin pracy.

Na przykład: Ponieważ John pracował przez 9,25 godziny i wziął 30-minutową przerwę na lunch (30/60=0,5), jego godziny pracy netto wynoszą 8,65 godziny (9,25 - 0,5 = 8,75).

Krok 6: Obliczenie łącznej liczby godzin przepracowanych w okresie rozliczeniowym (tydzień, miesiąc)

Nauczyłeś się już, jak obliczać dzienny czas pracy. Aby obliczyć łączną liczbę godzin przepracowanych w tygodniu lub łączną liczbę godzin przepracowanych w miesiącu, należy dodać łączną liczbę godzin przepracowanych w danym okresie, korzystając z tych samych formuł.

Jeśli chcesz obliczyć godziny przepracowane przez pracownika w danym okresie rozliczeniowym, sugeruję przejście na oprogramowanie do śledzenia czasu pracy, które zrobi to automatycznie.

jak obliczać godziny pracy

Przeczytaj: Jak prawnicy śledzą rozliczane godziny

Korzyści i ograniczenia ręcznego obliczania godzin pracy

Tworzenie odręcznych kart czasu pracy jest prostym i niedrogim sposobem obliczania godzin pracy, ale sprawdza się tylko w przypadku osób pracujących na niezależnych stanowiskach. Niestety, nie jest to efektywna czasowo metoda obliczania godzin pracy dla zespołów.

Korzyści:

  • Brak konieczności szkolenia
  • Niedrogi w implementacji
  • Nie jest wymagane dodatkowe oprogramowanie
  • Odpowiedni dla pracowników zdalnych lub mobilnych

Wady:

  • Czasochłonne rejestrowanie i utrzymywanie
  • Podatność na błędy i pominięcia
  • Trudności w generowaniu raportów
  • Brak skalowalności dla dużych zespołów lub złożonych projektów

Ogólnie rzecz biorąc, odręczne karty czasu pracy są realną opcją dla firm z małymi zespołami lub prostymi potrzebami płacowymi. Nie są one jednak najbardziej wydajną i dokładną metodą śledzenia godzin pracy pracowników. Firmy z większymi zespołami lub bardziej złożonymi potrzebami płacowymi powinny rozważyć użycie narzędzia do śledzenia godzin pracy.

sumowanie godzin pracy

Bardziej efektywne czasowo metody obliczania godzin pracy

Aplikacje do śledzenia czasu

Oprogramowanie do śledzenia czasu pracy automatyzuje proces śledzenia i obliczania czasu spędzonego w pracy, na różnych zadaniach, projektach lub klientach. Nie ma już potrzeby stosowania papierowych kart czasu pracy, a wszystkie karty czasu pracy pracowników są zawsze pod ręką, dostępne w jednym oprogramowaniu.

Korzyści:

Wady:

  • Wymaga podstawowego szkolenia
  • Dostępne są zarówno opcje płatne, jak i bezpłatne

Niektóre z najbardziej popularnych i wydajnych narzędzi do zarządzania czasem to Timeular, proste, inteligentne i bezpieczne oprogramowanie do śledzenia czasu, które pozwala dokładnie śledzić czas spędzony na zadaniach bez zakłócania przepływu pracy.

Jak obliczyć swój czas pracy

Arkusze kalkulacyjne

Jesteś fanem arkuszy kalkulacyjnych i chcesz używać Excela lub Arkuszy Google jako kalkulatora godzin pracy? Dlaczego nie! Stworzyłem kilka darmowych szablonów arkuszy czasu pracy, których możesz użyć do obliczania przepracowanych godzin w Excelu lub Arkuszach Google:

Korzyści:

  • Elastyczność i możliwość dostosowania
  • Mogą być używane do śledzenia wielu projektów i zadań
  • Możliwe jest generowanie raportów i faktur
  • Można je udostępniać wielu użytkownikom
  • Mogą być używane na komputerach stacjonarnych, urządzeniach mobilnych i w sieci

Wady:

  • Ich konfiguracja i utrzymanie może być czasochłonne
  • Skłonność do błędów
  • Nieprzyjazny dla użytkownika, niechlujny i nieporęczny
  • Nie tak bezpieczne jak dedykowane systemy śledzenia czasu pracy

Arkusze kalkulacyjne są realną opcją dla firm z małymi zespołami lub prostymi potrzebami płacowymi. Nie są one jednak najbardziej wydajną i dokładną metodą śledzenia przepracowanych godzin. Firmy z większymi zespołami lub bardziej złożonymi potrzebami płacowymi powinny rozważyć skorzystanie z rozwiązania takiego jak aplikacja do śledzenia czasu pracy.

Dowiedz się więcej:

Jak obliczać godziny pracy w arkuszach kalkulacyjnych?

Zegary czasu

Zegary czasu pracy to fizyczne urządzenia, których pracownicy używają do rejestrowania rozpoczęcia i zakończenia pracy. Są one bardziej niezawodnym i dokładnym sposobem śledzenia godzin pracy niż odręczne karty czasu pracy, a także mogą być wykorzystywane do śledzenia przerw i nadgodzin.

Korzyści:

  • Bardziej niezawodne i dokładne niż odręczne karty czasu pracy
  • Śledzenie przerw i nadgodzin
  • Integracja z systemami płacowymi
  • Mogą być używane z różnymi systemami planowania

Wady:

  • Ich zakup i instalacja mogą być kosztowne
  • Wymagają dodatkowej konserwacji
  • Nie tak przenośny jak aplikacje do śledzenia czasu
  • Nieodpowiednie dla pracowników zdalnych lub mobilnych

Zegary czasu pracy są dobrą opcją dla firm, które potrzebują niezawodnego i dokładnego sposobu śledzenia godzin pracy i mogą być dobrym rozwiązaniem dla firm z dużą liczbą pracowników lub złożonymi potrzebami płacowymi. Jednak firmy zatrudniające pracowników zdalnych lub mobilnych powinny rozważyć skorzystanie z aplikacji do śledzenia czasu pracy.

Obliczanie przepracowanego czasu

Zegary czasu pracy online

Zegary czasu pracy online umożliwiają pracownikom rejestrowanie czasu pracy za pomocą komputerów lub urządzeń mobilnych. Metoda ta jest bardziej dokładna i wydajna niż ręczna ewidencja czasu pracy, ale wymaga dodatkowego oprogramowania i infrastruktury.

Korzyści:

  • Większa dokładność i wydajność niż w przypadku ręcznej ewidencji czasu pracy
  • Może śledzić przerwy i nadgodziny
  • Integracja z systemami płacowymi

Wady:

  • Wymaga dodatkowego oprogramowania i infrastruktury
  • Mogą one nie być odpowiednie dla wszystkich firm
  • Ich wdrożenie może być kosztowne
jak sumować godziny pracy i wynagrodzenie

Zintegrowane systemy płacowe

Zintegrowane systemy płacowe łączą śledzenie czasu pracy z przetwarzaniem listy płac. Eliminuje to konieczność ręcznego wprowadzania czasu pracy do oprogramowania płacowego.

Korzyści:

  • Eliminuje potrzebę ręcznego wprowadzania czasu do oprogramowania płacowego.
  • Poprawia dokładność i wydajność
  • Jedno narzędzie zaspokajające wiele potrzeb

Wady:

  • Wymaga droższego systemu płacowego
  • Mogą one nie być odpowiednie dla wszystkich firm
  • Wymaga szkolenia

Przeczytaj także: Dlaczego zarządzanie czasem jest ważne w biznesie

Śledzenie czasu pracy bez wysiłku i frustracji

Automatycznie lub ręcznie. Za pomocą fizycznego rejestratora czasu lub skrótów klawiaturowych. Poniżej 1 minuty dziennie.

FAQ

Jak zdefiniować godziny pracy i nadgodziny?

Definicja godzin pracy może różnić się w zależności od umów o pracę, standardów branżowych i lokalnych przepisów prawa pracy.

  • Regularne godziny pracy odnoszą się do standardowych ram czasowych, w których pracownik jest zobowiązany do obecności i wykonywania obowiązków związanych z pracą;
  • Praca w godzinach nadliczbowych ma miejsce, gdy pracownik pracuje poza normalnymi godzinami pracy. Aby obliczyć jednorazowe nadgodziny, skorzystaj z bezpłatnego kalkulatora nadgodzin. Aby regularnie i automatycznie śledzić nadgodziny, wypróbuj narzędzie Overtime Tracker.
  • Praca w niepełnym wymiarze godzin obejmuje umowę o pracę, w której dana osoba pracuje mniej godzin niż pracownik pełnoetatowy, często mniej niż 35-40 godzin tygodniowo. 

Zrozumienie tych różnic ma kluczowe znaczenie zarówno dla pracodawców, jak i pracowników, aby upewnić się, że przestrzegasz przepisów prawa pracy, odpowiednio wynagradzasz nadgodziny i sprawiedliwie traktujesz pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin. 

Jak obliczyć wynagrodzenie za nadgodziny?

Wynagrodzenie za nadgodziny zazwyczaj przekracza regularną stawkę godzinową. Na przykład w Stanach Zjednoczonych wynagrodzenie za nadgodziny jest zazwyczaj obliczane jako 1,5-krotność regularnej stawki godzinowej pracownika za godziny przepracowane powyżej 40 w tygodniu pracy.

Należy pamiętać, że szczegółowe zasady dotyczące wynagrodzenia za nadgodziny mogą się różnić w zależności od umowy o pracę, klasyfikacji pracownika i jurysdykcji. Niektóre stany mogą mieć różne progi lub stawki za nadgodziny, a niektóre branże mogą mieć unikalne przepisy. 

Dowiedz się więcej w artykule, jak obliczyć wynagrodzenie za nadgodziny.