Come calcolare le ore lavorate: Passo dopo passo
Tenere traccia delle ore di lavoro dei dipendenti garantisce un'equa retribuzione e una gestione efficiente dei progetti. Ma come si calcolano le ore lavorate al giorno, alla settimana o al mese? È possibile farlo in modo automatico utilizzando un'applicazione per il monitoraggio del tempo, in modo semimanuale utilizzando un calcolatore di cartellini, o manualmente compilando i modelli di timesheet.
Esiste anche una formula semplice per calcolare le ore di lavoro su carta o con una calcolatrice.
Esaminiamo i diversi modi per calcolare le ore lavorate dai dipendenti in un determinato periodo di tempo e come creare autonomamente i fogli di presenza.
Automaticamente o manualmente. Con un tracker fisico o con scorciatoie da tastiera. Meno di 1 minuto al giorno.
Come calcolare le ore lavorate
Per calcolare le ore lavorate in un periodo specifico, procedere come segue:
Fase 1: Determinare l'ora di inizio e l'ora di fine
Per calcolare il numero di ore lavorate da voi o dai vostri dipendenti nell'arco di un giorno, di una settimana o di un mese, è necessario definire con precisione l'ora di inizio e di fine di ogni giorno lavorativo del periodo monitorato.
Questo può comportare la consultazione di fogli di presenza, registri di lavoro o anche l'utilizzo di un tracker delle ore di lavoro che fornisce informazioni dettagliate sull'orario di entrata e di uscita.
Ad esempio: Lunedì, John Watson ha iniziato a lavorare alle 8 del mattino e ha finito alle 16 del pomeriggio.
Fase 2: Conversione dell'ora in ora militare
Convertire gli orari di inizio e fine in ora militare (orologio di 24 ore) per mantenere la coerenza ed evitare la confusione derivante dalle designazioni AM/PM.
Per convertire l'ora in ora militare, aggiungere 12 all'ora di fine (ore pomeridiane) e lasciare invariata l'ora di inizio (ore del mattino).
Ad esempio: Dato che Giovanni ha iniziato il lavoro alle 8:00 e l'ha terminato alle 17:15, si convertirà in 8:00 e 17:15.
Fase 3: Conversione in forma decimale
Poiché gli orari di lavoro richiedono spesso una precisione al minuto e i datori di lavoro utilizzano il formato decimale per calcolare i salari, è essenziale convertire i minuti in ore decimali.
A tale scopo, è sufficiente dividere i minuti per 60.
Ad esempio: Dato che Giovanni ha terminato il lavoro alle 17:15, dividere 15 per 60 per ottenere 0,25. Questo trasforma le 17:15 in 17,25.
Fase 4: Sottrarre l'ora di inizio dall'ora di fine
Con gli orari di inizio e fine in formato 24 ore e decimale, è sufficiente sottrarre l'ora di inizio da quella di fine per determinare le ore di lavoro totali.
Ad esempio: Poiché John ha iniziato a lavorare alle 8:00 del mattino (08:00) e ha finito alle 17:15 (17:00), le sue ore di lavoro totali ammontano a 9:15 ore (17:15 - 8:00 = 9:15). Ora convertiamo questo dato in forma decimale: 9:15 -> 9.25.
Fase 5: sottrarre le pause non retribuite
Le pause non retribuite vengono in genere detratte dal totale delle ore di lavoro per determinare le ore di lavoro nette, che rappresentano il tempo effettivamente trascorso al lavoro.
Questa fase finale è fondamentale per garantire che i dipendenti siano compensati equamente per le ore di lavoro effettivamente prestate.
Per sottrarre le pause non retribuite, individuare la durata totale della pausa e sottrarla dal totale delle ore di lavoro.
Ad esempio: Poiché John ha lavorato per 9,25 ore e ha fatto una pausa pranzo di 30 minuti (30/60=0,5), le sue ore di lavoro nette ammontano a 8,65 ore (9,25 - 0,5 = 8,75).
Fase 6: Calcolo delle ore totali lavorate per il periodo di paga (settimana, mese)
Si è già appreso come calcolare le ore di lavoro giornaliere. Per calcolare il totale delle ore lavorate a settimana o il totale delle ore lavorate al mese, sommare il totale delle ore lavorate nel periodo specifico utilizzando le stesse formule.
Se volete calcolare le ore lavorate dai dipendenti per ogni specifico periodo di paga, vi suggerisco di passare a un software di tracciamento del tempo che lo faccia automaticamente.
Leggi: Come gli avvocati tengono traccia delle ore fatturabili
Vantaggi e limiti del calcolo manuale delle ore di lavoro
La creazione di cartellini scritti a mano è un metodo semplice ed economico per calcolare le ore di lavoro, ma funziona bene solo per i liberi professionisti. Purtroppo, non è un metodo efficace per calcolare le ore di lavoro dei team.
Vantaggi:
- Non c'è bisogno di formazione
- Poco costoso da implementare
- Non è necessario alcun software aggiuntivo
- Adatto a dipendenti remoti o mobili
Svantaggi:
- La registrazione e la manutenzione richiedono molto tempo
- Suscettibile di errori e omissioni
- Difficile generare rapporti
- Non è scalabile per grandi team o progetti complessi
Nel complesso, i cartellini orari scritti a mano sono un'opzione valida per le aziende con piccoli team o semplici esigenze di busta paga. Tuttavia, non sono il metodo più efficiente o accurato per tracciare le ore dei dipendenti. Le aziende con team più numerosi o con esigenze retributive più complesse dovrebbero prendere in considerazione l'utilizzo di un tracciatore di ore di lavoro.
Metodi più efficienti per il calcolo delle ore di lavoro
Applicazioni per il monitoraggio del tempo
Il software per la rilevazione delle presenze automatizza il processo di tracciamento e calcolo del tempo trascorso al lavoro, su diverse attività, progetti o clienti. Non c'è più bisogno di fogli di presenza cartacei e tutti i cartellini dei dipendenti sono sempre a portata di mano, disponibili in un unico software.
Vantaggi:
- Sistema di reporting del tempo senza intoppi
- Tracciamento automatico del tempo e metodi di tracciamento del tempo di facile utilizzo:
- Tracciamento automatico delle ore non fatturabili e fatturabili
- Tracciare il tempo trascorso su progetti e attività
- Tracciamento delle pause
- Calcolo delle ore di lavoro straordinario e della relativa retribuzione
- Integrazioni con calendari, strumenti di gestione dei progetti e software per le risorse umane.
- Utilizzabile su desktop, mobile e web
- Perfetto per i team in sede e in remoto
Svantaggi:
- Ha bisogno di una formazione di base
- Sono disponibili sia opzioni a pagamento che gratuite
Tra gli strumenti di gestione del tempo più diffusi ed efficienti c'è Timeular, un software di time-tracking semplice, intelligente e sicuro che consente di tenere traccia in modo accurato del tempo dedicato alle attività senza interrompere il flusso di lavoro.
Fogli di calcolo
Siete appassionati di fogli di calcolo e volete usare Excel o Google Sheets come calcolatore di ore? Perché no! Ho creato un paio di modelli di timesheet gratuiti che potete utilizzare per calcolare le ore lavorate in Excel o Google Sheets:
- Modello di timesheet mensile
- Modello di timesheet settimanale
- Modello di foglio di presenza giornaliero di 24 ore
Vantaggi:
- Flessibile e personalizzabile
- Possono essere utilizzati per tenere traccia di più progetti e attività.
- È possibile generare report e fatture
- Possono essere condivisi con più utenti
- Possono essere utilizzati su desktop, mobile e web.
Svantaggi:
- Possono richiedere molto tempo per l'installazione e la manutenzione.
- Incline agli errori
- Non è facile da usare, è disordinato e goffo
- Non è sicuro come i sistemi di tracciamento del tempo dedicati
I fogli di calcolo sono un'opzione valida per le aziende con piccoli team o semplici esigenze di busta paga. Tuttavia, non sono il metodo più efficiente o accurato per tracciare le ore lavorate. Le aziende con team più numerosi o con esigenze retributive più complesse dovrebbero prendere in considerazione l'utilizzo di una soluzione come un'app per la rilevazione delle ore lavorate.
Per saperne di più:
Orologi a tempo
Gli orologi marcatempo sono dispositivi fisici che i dipendenti utilizzano per timbrare il cartellino di entrata e uscita dal lavoro. Sono un modo più affidabile e accurato di tenere traccia delle ore rispetto ai fogli di presenza scritti a mano e possono essere utilizzati anche per tenere traccia delle pause e degli straordinari.
Vantaggi:
- Più affidabili e precisi dei fogli di presenza scritti a mano
- Tracciamento delle pause e delle ore di straordinario
- Integrazione con i sistemi di payroll
- Possono essere utilizzati con diversi sistemi di pianificazione.
Svantaggi:
- Possono essere costosi da acquistare e installare
- Richiedono una manutenzione supplementare
- Non è portatile come le app per il monitoraggio del tempo
- Non adatto a dipendenti remoti o mobili
Gli orologi marcatempo sono una buona opzione per le aziende che hanno bisogno di un modo affidabile e accurato per tracciare le ore di lavoro e potrebbero funzionare bene per le aziende con un gran numero di dipendenti o con complesse esigenze di busta paga. Tuttavia, le aziende con dipendenti remoti o mobili dovrebbero considerare l'utilizzo di un'applicazione per la rilevazione delle ore.
Orologi online
Gli orologi marcatempo online consentono ai dipendenti di registrare le presenze e le uscite utilizzando computer o dispositivi mobili. Questo metodo è più accurato ed efficiente dei fogli di presenza manuali, ma richiede software e infrastrutture aggiuntive.
Vantaggi:
- Più precisi ed efficienti dei fogli di presenza manuali
- Può tenere traccia delle pause e degli straordinari
- Integrazione con i sistemi di payroll
Svantaggi:
- Richiede software e infrastrutture supplementari
- Potrebbero non essere adatti a tutte le aziende
- Possono essere costosi da implementare
Sistemi di buste paga integrati
I sistemi di busta paga integrati combinano il rilevamento delle ore con l'elaborazione delle buste paga. In questo modo si elimina la necessità di inserire manualmente il tempo nel software per le buste paga.
Vantaggi:
- Elimina la necessità di inserire manualmente le ore di lavoro nel software per le buste paga
- Migliora l'accuratezza e l'efficienza
- Un unico strumento per soddisfare molteplici esigenze
Svantaggi:
- Richiede un sistema di buste paga più costoso
- Potrebbero non essere adatti a tutte le aziende
- Richiede una formazione
Leggi anche: Perché la gestione del tempo è importante in un'azienda
Automaticamente o manualmente. Con un tracker fisico o con scorciatoie da tastiera. Meno di 1 minuto al giorno.
FAQ
Come definire le ore di lavoro e gli straordinari?
La definizione di orario di lavoro può variare in base ai contratti di lavoro, agli standard industriali e alle leggi locali sul lavoro.
- L'orario di lavoro regolare si riferisce all'arco di tempo standard durante il quale un dipendente è obbligato a essere presente e a svolgere le mansioni legate al lavoro;
- Gli straordinari si verificano quando un dipendente lavora oltre l'orario di lavoro regolare. Per calcolare un evento straordinario una tantum, utilizzate il calcolatore di straordinari gratuito. Per tenere traccia degli straordinari in modo regolare e automatico, provate l'Overtime Tracker.
- Il lavoro a tempo parziale comporta un'occupazione in cui un individuo lavora meno ore di un dipendente a tempo pieno, spesso meno di 35-40 ore a settimana.
Comprendere queste distinzioni è fondamentale sia per i datori di lavoro che per i dipendenti, per assicurarsi di essere in regola con le leggi sul lavoro, con l'adeguata retribuzione degli straordinari e con l'equo trattamento dei lavoratori part-time.
Come calcolare la retribuzione degli straordinari?
La retribuzione degli straordinari di solito supera la normale retribuzione oraria. Ad esempio, negli Stati Uniti, la retribuzione degli straordinari è generalmente calcolata a 1,5 volte la normale tariffa oraria di un dipendente per le ore lavorate oltre le 40 in una settimana lavorativa.
Ricordate che le regole specifiche per la retribuzione degli straordinari possono variare in base agli accordi di lavoro, alla classificazione dei dipendenti e alla giurisdizione. Alcuni Stati possono avere soglie o percentuali di lavoro straordinario diverse e alcuni settori possono avere normative specifiche.
Per saperne di più, consultate l'articolo su come calcolare la retribuzione degli straordinari.