Comment calculer les heures travaillées : Étape par étape
Le suivi des heures de travail des employés garantit une rémunération équitable et une gestion efficace des projets. Mais comment calculer les heures travaillées par jour, par semaine ou par mois ? Vous pouvez le faire automatiquement en utilisant une application de suivi du temps, semi-manuellement en utilisant un calculateur de cartes de temps, ou manuellement en remplissant des modèles de feuilles de temps.
Il existe également une formule simple pour calculer les heures de travail sur papier ou à l'aide d'une calculatrice.
Examinons les différentes façons de calculer les heures travaillées par les employés au cours d'une période donnée et comment créer vous-même des feuilles de temps.
Automatiquement ou manuellement. À l'aide d'un compteur de temps physique ou de raccourcis clavier. Moins d'une minute par jour.
Comment calculer les heures travaillées
Pour calculer les heures travaillées au cours d'une période donnée, procédez comme suit :
Étape 1 : Déterminer l'heure de début et l'heure de fin
Pour calculer le nombre d'heures que vous ou vos employés avez travaillées au cours d'une journée, d'une semaine ou d'un mois, vous devez définir avec précision l'heure de début et l'heure de fin de chaque journée de travail de la période suivie.
Cela peut impliquer de se référer à des feuilles de temps, des journaux de travail ou même d'utiliser un outil de suivi des heures de travail qui fournit des informations détaillées sur les heures d'arrivée et de départ.
Par exemple, le lundi, John Watson a commencé à travailler à 8 heures et a terminé à 16 heures : Le lundi, John Watson a commencé à travailler à 8 heures et a terminé à 16 heures.
Étape 2 : Conversion de l'heure en heure militaire
Convertir les heures de début et de fin à l'heure militaire (horloge de 24 heures) afin de maintenir la cohérence et d'éviter toute confusion liée aux désignations AM/PM.
Pour convertir l'heure en heure militaire, ajoutez 12 à l'heure de fin (heures de l'après-midi) et laissez l'heure de début (heures du matin) telle quelle.
Par exemple : Comme Jean a commencé son travail à 8h00 et l'a terminé à 17h15, vous le convertirez en 8h00 et 17h15.
Étape 3 : Conversion en forme décimale
Comme les horaires de travail sont souvent précis à la minute près et que les employeurs utilisent le format décimal pour calculer les salaires, il est essentiel de convertir les minutes en heures décimales.
Pour ce faire, il suffit de diviser les minutes par 60.
Par exemple : Comme Jean a terminé son travail à 17 h 15, divisez 15 par 60 pour obtenir 0,25. Cela transforme 17:15 en 17,25.
Étape 4 : Soustraire l'heure de début de l'heure de fin
Les heures de début et de fin étant exprimées en format 24 heures et décimal, il suffit de soustraire l'heure de début de l'heure de fin pour déterminer le nombre total d'heures de travail.
Par exemple: Comme Jean a commencé à travailler à 8h00 (08:00) et a terminé à 17h15 (17:00), ses heures de travail totales s'élèvent à 9h15 (17h15 - 8:00 = 9h15). Convertissons maintenant ce chiffre en forme décimale : 9:15 -> 9.25.
Étape 5 : Soustraire les pauses non rémunérées
Les pauses non rémunérées sont généralement déduites du nombre total d'heures de travail pour déterminer le nombre net d'heures de travail, qui représente le temps réel passé au travail.
Cette dernière étape est cruciale pour s'assurer que les employés sont rémunérés équitablement pour leurs heures de travail effectives.
Pour soustraire les pauses non rémunérées, identifiez la durée totale de la pause et soustrayez-la du nombre total d'heures de travail.
Par exemple, Jean a travaillé 9,25 heures et a pris une pause déjeuner de 30 minutes (30/60 = 5) : Jean ayant travaillé 9,25 heures et pris une pause déjeuner de 30 minutes (30/60=0,5), ses heures de travail nettes s'élèvent à 8,65 heures (9,25 - 0,5 = 8,75).
Étape 6 : Calculer le nombre total d'heures travaillées pour la période de paie (semaine, mois)
Vous avez déjà appris à calculer les heures de travail quotidiennes. Pour calculer le total des heures travaillées par semaine ou le total des heures travaillées par mois, additionnez le total des heures travaillées au cours de la période concernée en utilisant les mêmes formules.
Si vous souhaitez calculer les heures travaillées par les employés pour une période de paie donnée, je vous suggère d'opter pour un logiciel de suivi des temps qui le fera automatiquement.
Lire : Comment les avocats suivent les heures facturables
Avantages et limites du calcul manuel des heures de travail
La création de fiches de présence manuscrites est une méthode simple et peu coûteuse pour calculer les heures de travail, mais elle ne fonctionne bien que pour les travailleurs indépendants. Malheureusement, ce n'est pas une méthode efficace pour calculer les heures de travail des équipes.
Avantages :
- Pas besoin de formation
- Peu coûteux à mettre en œuvre
- Aucun logiciel supplémentaire n'est nécessaire
- Convient aux employés éloignés ou mobiles
Inconvénients :
- L'enregistrement et la conservation des données prennent du temps
- Susceptible d'erreurs et d'omissions
- Difficile de générer des rapports
- Non extensible pour les grandes équipes ou les projets complexes
Dans l'ensemble, les fiches de présence manuscrites sont une option viable pour les entreprises ayant de petites équipes ou des besoins simples en matière de paie. Toutefois, elles ne constituent pas la méthode la plus efficace ou la plus précise pour suivre les heures de travail des employés. Les entreprises dont les équipes sont plus nombreuses ou qui ont des besoins plus complexes en matière de paie devraient envisager d'utiliser un outil de suivi des heures de travail.
Des méthodes de calcul des heures de travail plus efficaces
Applications de suivi du temps
Les logiciels de suivi des temps automatisent le processus de suivi et de calcul du temps passé au travail, sur différentes tâches, projets ou clients. Il n'y a plus besoin de feuilles de temps papier, et tous les relevés de temps des employés sont toujours à portée de main, disponibles dans un seul logiciel.
Avantages :
- Système d'enregistrement des heures de travail
- Suivi automatisé du temps et méthodes conviviales de suivi du temps :
- Suivi automatique des heures non facturables et facturables
- Suivi du temps passé sur les projets et les tâches
- Suivi des pauses
- Calcul des heures supplémentaires et de leur rémunération
- Intégrations avec des calendriers, des outils de gestion de projet et des logiciels de ressources humaines
- Peut être utilisé sur le bureau, le mobile et le web
- Parfait pour les équipes sur site et à distance
Inconvénients :
- Il a besoin d'une formation de base
- Il existe des options gratuites et payantes
Parmi les outils de gestion du temps les plus populaires et les plus efficaces, citons Timeular, un logiciel de suivi du temps simple, intelligent et sécurisé qui vous permet de suivre avec précision le temps passé sur les tâches sans perturber votre flux de travail.
Feuilles de calcul
Vous êtes un adepte des feuilles de calcul et vous souhaitez utiliser Excel ou Google Sheets comme calculateur d'heures ? Pourquoi ne pas le faire ? J'ai créé quelques modèles gratuits de feuilles de temps que vous pouvez utiliser pour calculer les heures travaillées dans Excel ou Google Sheets :
- Modèle de feuille de temps mensuelle
- Modèle de feuille de temps hebdomadaire
- Modèle de feuille de temps journalière de 24 heures
Avantages :
- Flexible et personnalisable
- Ils peuvent être utilisés pour suivre plusieurs projets et tâches.
- Il est possible de générer des rapports et des factures
- Ils peuvent être partagés avec plusieurs utilisateurs
- Ils peuvent être utilisés sur les ordinateurs de bureau, les téléphones portables et le web.
Inconvénients :
- Leur mise en place et leur maintenance peuvent prendre beaucoup de temps
- Susceptible d'erreurs
- Manque de convivialité, désordre et lourdeur
- Pas aussi sûr que les systèmes de suivi du temps dédiés
Les tableurs sont une option viable pour les entreprises ayant de petites équipes ou des besoins simples en matière de paie. Cependant, ils ne constituent pas la méthode la plus efficace ou la plus précise pour suivre les heures travaillées. Les entreprises ayant des équipes plus importantes ou des besoins plus complexes en matière de paie devraient envisager d'utiliser une solution telle qu'une application de suivi des heures.
En savoir plus :
Horloges
Les pointeuses sont des appareils physiques que les employés utilisent pour pointer leur arrivée et leur départ du travail. Elles constituent un moyen plus fiable et plus précis de comptabiliser les heures que les feuilles de temps manuscrites et peuvent également être utilisées pour comptabiliser les pauses et les heures supplémentaires.
Avantages :
- Plus fiable et plus précis que les feuilles de temps manuscrites
- Suivi des pauses et des heures supplémentaires
- Intégration avec les systèmes de paie
- Ils peuvent être utilisés avec une variété de systèmes de planification.
Inconvénients :
- Ils peuvent être coûteux à l'achat et à l'installation
- Ils nécessitent un entretien supplémentaire
- Pas aussi portable que les applications de suivi du temps
- Ne convient pas aux employés éloignés ou mobiles
Les pointeuses sont une bonne option pour les entreprises qui ont besoin d'un moyen fiable et précis de suivre les heures de travail. Elles peuvent également convenir aux entreprises ayant un grand nombre d'employés ou des besoins complexes en matière de paie. Toutefois, les entreprises dont les employés sont éloignés ou mobiles devraient plutôt envisager d'utiliser une application de suivi des heures.
Horloges en ligne
Les pointeuses en ligne permettent aux employés de pointer à l'aide d'un ordinateur ou d'un appareil mobile. Cette méthode est plus précise et plus efficace que les feuilles de temps manuelles, mais elle nécessite des logiciels et une infrastructure supplémentaires.
Avantages :
- Plus précis et plus efficace que les feuilles de temps manuelles
- Possibilité de suivre les pauses et les heures supplémentaires
- Intégrer les systèmes de paie
Inconvénients :
- Nécessite des logiciels et une infrastructure supplémentaires
- Ils peuvent ne pas convenir à toutes les entreprises
- Leur mise en œuvre peut être coûteuse
Systèmes de paie intégrés
Les systèmes de paie intégrés combinent le suivi du temps et le traitement de la paie. Il n'est donc plus nécessaire de saisir manuellement les heures dans le logiciel de paie.
Avantages :
- Élimine la nécessité d'entrer manuellement les heures dans le logiciel de paie
- Améliore la précision et l'efficacité
- Un seul outil pour couvrir plusieurs besoins
Inconvénients :
- Nécessité d'un système de paie plus coûteux
- Ils peuvent ne pas convenir à toutes les entreprises
- Nécessite une formation
Lire aussi : Pourquoi la gestion du temps est-elle importante dans une entreprise ?
Automatiquement ou manuellement. À l'aide d'un compteur de temps physique ou de raccourcis clavier. Moins d'une minute par jour.
FAQ
Comment définir les heures de travail et les heures supplémentaires ?
La définition des heures de travail peut varier en fonction des contrats de travail, des normes industrielles et des lois locales sur le travail.
- Les heures de travail normales font référence à la période standard pendant laquelle un employé est tenu d'être présent et d'effectuer des tâches liées à son travail ;
- On parle d'heures supplémentaires lorsqu'un employé travaille au-delà de ses heures de travail normales. Pour calculer une heure supplémentaire unique, utilisez le calculateur d'heures supplémentaires gratuit. Pour assurer un suivi régulier et automatique des heures supplémentaires, essayez le Suivi des heures supplémentaires.
- Le travail à temps partiel est une forme d'emploi dans laquelle une personne travaille moins d'heures qu'un employé à temps plein, souvent moins de 35 à 40 heures par semaine.
Il est essentiel de comprendre ces distinctions, tant pour les employeurs que pour les employés, afin de s'assurer du respect de la législation du travail, de la rémunération appropriée des heures supplémentaires et du traitement équitable des travailleurs à temps partiel.
Comment calculer la rémunération des heures supplémentaires ?
La rémunération des heures supplémentaires dépasse généralement le taux horaire normal. Par exemple, aux États-Unis, la rémunération des heures supplémentaires est généralement calculée sur la base d'une fois et demie le taux horaire normal d'un employé pour les heures travaillées au-delà de 40 heures au cours d'une semaine de travail.
N'oubliez pas que les règles spécifiques relatives à la rémunération des heures supplémentaires peuvent varier en fonction des contrats de travail, de la classification des employés et de la juridiction. Certains États peuvent avoir des seuils ou des taux d'heures supplémentaires distincts, et certains secteurs d'activité peuvent avoir des réglementations uniques.
Pour en savoir plus, consultez l'article comment calculer la rémunération des heures supplémentaires.