Zeiterfassung in Asana: schnell und intuitiv

Eine effektive Zeiterfassung ist das Herzstück eines erfolgreichen Projektmanagements. In der Tat scheint es fast unmöglich, die Produktivität ohne eine geeignete Zeiterfassungs-App zu verbessern.

Wenn du Asana als dein Projektmanagement-Tool verwendest, kannst du auch seine native Zeiterfassungsfunktion nutzen, um die für verschiedene Aufgaben aufgewendete Zeit zu erfassen. Da die Zeiterfassung von Asana jedoch relativ umständlich ist und nur über begrenzte Funktionen verfügt, suchen viele Asana-Nutzer nach Alternativen.

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Gibt es in Asana eine Zeiterfassung?

Ja, Asana bietet eine integrierte Zeiterfassungsfunktion. Sie ermöglicht es dir, die Dauer von Aufgaben zu schätzen und die tatsächlich für Asana-Aufgaben aufgewendete Zeit zu melden. Du kannst einen neuen Zeiteintrag entweder manuell oder mit dem Timer hinzufügen.

In Asana kannst du auch Berichte über die Produktivität deines Teams erstellen. Die Einblicke sind jedoch begrenzt, wie du im weiteren Verlauf des Artikels erfahren wirst.

Wie man die Zeiterfassung in Asana aktiviert

Um die Zeiterfassungsfunktion in Asana zu aktivieren, führe die folgenden Schritte aus:

1. Öffne dein Asana-Konto und gehe zu deinem Asana-Projekt.

2. Suche die Schaltfläche "Anpassen" in der oberen rechten Ecke und klicke darauf.

3. Füge das Feld "Zeit für deine Arbeit" hinzu.

Von nun an kannst du die geschätzte Zeit und die tatsächliche Zeit für eine Aufgabe erfassen. Um die Zeit für deine Aufgaben zu erfassen, musst du jedes Mal, wenn du mit der Arbeit beginnst, auf den Starttimer klicken. Ziemlich umständlich, oder? Keine Sorge, es gibt eine Asana-Integration, die das Problem löst.

Die Grenzen der Zeiterfassung in Asana

Obwohl es bequem erscheint, den in Asana integrierten Timer zu verwenden, hat diese Funktion in Wirklichkeit viele Einschränkungen, die zu ungenauer Erfassung der abrechenbaren Stunden, ungenauen Rechnungen und Zeitverschwendung bei der Erstellung von Stundenzetteln führen können. Werfen wir einen genaueren Blick auf einige der größten Nachteile der nativen Zeiterfassung in Asana:

• Du kannst die Zeit nur durch manuelles Anklicken des Starttimers erfassen. Dies führt zu Fehlern und ungenauen Stundenzetteln.
• Die Zeiterfassung in Asana ist nur für Advanced, Enterprise und Enterprise+ Kunden verfügbar. Wenn du ein Personal- oder Starter-Abonnement hast, musst du Alternativen finden, um deine Zeit zu erfassen (mehr dazu unten).
• Zeiterfassung in Asana ist für kleinere Teams zu teuer: $24,99 pro Benutzer/Monat.
• Du musst die Zeiterfassung für jedes Projekt manuell aktivieren.
• Es gibt keine Unterscheidung zwischen fakturierbaren Stunden und nicht fakturierbaren Stunden, was zu ungenauen Rechnungen führt und das Vertrauen der Kunden schwächt.
• Asana verfügt nicht über integrierte Funktionen zur Budgetverfolgung, was es schwierig macht, das Projektbudget unter Kontrolle zu halten, Abrechnungssätze zuzuweisen, die Rentabilität zu messen und Fristen mit der Zeitbudgetierung zu kontrollieren.
• Zeiteinschätzungen werden auf Aufgabenebene durchgeführt, nicht auf Mitglieder- oder Projektebene, was es einzelnen Benutzern unmöglich macht, persönliche Schätzungen vorzunehmen.
• Die Berichte sind begrenzt, da sie keine erweiterten Filter- oder Sortieroptionen bieten. Wenn du Zeiterfassungsdaten nach bestimmten Kriterien wie Teammitgliedern, Tags oder benutzerdefinierten Feldern anzeigen möchtest, hast du dazu möglicherweise nicht die nötige Flexibilität.
• Es gibt keine Zeiterfassungsfunktion. Daher musst du deine Teammitglieder um detaillierte Zeitprotokolle bitten.
• Fehlen von benutzerdefinierten Erinnerungen, die deinem Team helfen könnten, die Erfassung zu starten oder eine Pause einzulegen.
• Es sind keine Tastenkombinationen aktiviert, um den Timer zu starten und zu stoppen oder Aufgaben einfach zu wechseln. Dein Team wird jedes Mal Zeit verlieren, wenn es Asana öffnet, um die Zeit zu erfassen.

Aber es gibt eine Möglichkeit, die Zeiterfassung in Asana zu vereinfachen und zu verbessern

Timeular ist eine intuitive und einfache Möglichkeit, eine Vielzahl von Projekten zu verfolgen!

Heather M., Leitende Grafikdesignerin

Wenn du auf der Suche nach einer einfachen, intelligenten und erschwinglichen Integration der Zeiterfassung mit Asana bist, dann ist Timeular genau das Richtige für dich. Es ist eine umfassende Produktivitätssoftware für Teams, die eine breite Palette von Funktionen bietet, die auf die erfolgreiche Verwaltung von Zeit und Projekten zugeschnitten sind:

Es ist einfach zu benutzen

Asana öffnen zu müssen, um die Zeit zu erfassen, wenn man von einer Aufgabe zur nächsten wechselt, macht den Arbeitsablauf so umständlich. Außerdem ist es eine Zeitverschwendung! Mit Timeular kann dein Team die Zeit mit mehreren mühelosen Methoden erfassen: automatisch, mit Quicktrack (Tastenkombinationen), durch Umdrehen des physischen Trackers oder durch manuelles Hinzufügen von Zeiteinträgen in der Kalenderansicht am Ende des Tages.

Automatische Zeiterfassung

Wenn du vergisst, den Timer zu starten oder die Aktivitäten zu wechseln, gibt es keine Hoffnung mehr. Dank der automatischen Zeiterfassung zeichnet Timeular auf, welche Apps, Websites und Tools du im Laufe des Tages nutzt.

Deine Daten sind zu 100 % geschützt und werden auf deinem Computer und nicht in der Cloud gespeichert. Das bedeutet, dass niemand außer dir auf sie zugreifen kann.

Physischer Zeiterfasser

Um die Zeiterfassung zu verbessern, können Teams die Timeular-Software mit dem preisgekrönten physischen Zeiterfassungsgerät kombinieren. Der 8-seitige Würfel ist eine visuelle Erinnerung, die auf dem Schreibtisch Platz findet. Du kannst ihn individuell gestalten und jeder Seite eine bestimmte Aufgabe zuweisen (eine Seite ist ein Joker). Um die Zeiterfassung zu starten, drehst du ihn einfach um. Der Tracker kann bis zu 1.000 Aktivitäten mit nur 8 Seiten erfassen.

Umsetzbare Berichte und automatisierte Zeiterfassungsbögen

Die Zeitberichte in Asana sind jeweils auf zwei Dimensionen beschränkt. Du kannst zum Beispiel nicht auf einen Blick sehen, wie viel Zeit jedes Teammitglied an einem bestimmten Projekt gearbeitet hat. In Timeular kannst du das.

Die Zeitberichte in Timeular werden automatisch für jedes Mitglied deines Teams erstellt. Als Bereichsleiter hast du einen vollständigen Überblick über die Berichte jedes Teammitglieds. Du kannst mehrere Filter kombinieren, um individuelle Ansichten zu erstellen. Außerdem kannst du deine Berichte in PDF, XLSX oder CSV exportieren. Du wirst nie wieder einem Stundenzettel hinterherlaufen müssen!

Automatisierte Erfassung von abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden

Mit Asana kann dein Team keine abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit erfassen, mit Timeular schon. Die Unterscheidung zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Aktivitäten verbessert die Genauigkeit deiner Rechnungen, maximiert den Gewinn und stärkt das Vertrauen deiner Kunden.

Lege Stundensätze für jedes Teammitglied oder jede Aufgabe fest und erfasse abrechenbare Stunden automatisch. Diese Funktion liefert detaillierte Informationen über Arbeitsstunden und die tatsächlich geleistete Zeit in Asana-Projekten.

Übersichtliche Zeitbudget-Ansichten

In Asana kann dein Team nicht erfassen, wie viele Stunden für ein Projekt oder einen Kunden übrig sind. In Timeular ist die Budgetfunktion genau dafür gedacht, Teams dabei zu helfen, die für bestimmte Projekte und Kunden aufgewendete Zeit zu erfassen und die Rentabilität von Projekten zu messen.

Erfassung von Arbeitszeiten, Urlaub und Überstunden

Ermöglicht es Teams und Einzelpersonen, Überstunden und jede Art von Urlaub zu erfassen. Dies ist sowohl für Voll- als auch für Teilzeitbeschäftigte möglich und schließt Über- und Minusstunden ein. Es ist eine einfache Methode zum Hinzufügen und Überwachen aller Urlaubsanträge des gesamten Projektteams!

Benutzerdefinierte Mahnungen

Wenn dein Team an einem Tag vergisst, die Zeit zu erfassen, könnte es ungenaue Schätzungen abgeben, weil es schätzt, wie viel Zeit es für eine Aufgabe benötigt. In Timeular kann jedes Teammitglied individuelle Erinnerungen zum Starten und Beenden der Zeiterfassung erhalten.

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Wie man mit Timeular die Zeit in Asana erfasst

Du kannst Timeular ganz einfach über Zapier mit Asana verbinden. Ein Zapier-Abonnement ist nicht erforderlich; es ist für bis zu 100 Integrationen kostenlos.

Hier sind die Schritte, die du befolgen musst:

1. Melde dich bei Timeular an, um dein kostenlose 30-Tage-Testversion zu starten
2. Melde ich bei Zapier an
3. Stelle sicher, dass du deine Asana-Anmeldedaten zur Hand hast
4. Erstelle einen neuen Zap mit dem Auslöser "Neue Aufgabe im Projekt in Asana" und der Aktion "Aktivität in Timeular erstellen".
5. Um Timeular mit Zapier zu verbinden, benötigst du einen API-Schlüssel und eine geheime API; du findest diese unter Timeular > Einstellungen > Mein Konto > API > Neuen API-Schlüssel erstellen
6. Setze den ZAP live, und schon kannst du deine Asana-Aufgabe in Timeular erfassen.

Timeular ist eine großartige Möglichkeit, den Überblick über die erfasste Zeit zu behalten! Ich habe den Zeitaufwand für die Berichterstattung über meine Projektzeit reduziert, was es mir ermöglicht hat, mehr Zeit mit Projektaufgaben zu verbringen als mit der Verwaltung.

Ivan S. Umsetzungsberater/ Projektleiter

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine effektive Zeiterfassung für ein erfolgreiches Projektmanagement von entscheidender Bedeutung ist, aber die systemeigene Zeiterfassungsfunktion von Asana hat Einschränkungen, die die Produktivität und Genauigkeit behindern können. Zu den Folgen dieser Einschränkungen gehören ungenaue Abrechnungen, knappe Budgets, unzuverlässige Rechnungen und überhöhte Versprechungen an die Stakeholder.

Timeular hat jedoch eine einfache und effektive Lösung zur Überwindung dieser Hürden und zur nahtlosen Integration in Asana. Timeular bietet eine intuitive und benutzerfreundliche Lösung für die Zeiterfassung im Team. Die App hat Funktionen wie klare Budgetansichten, abrechenbare und nicht abrechenbare Zeiterfassung, App-Kontextverfolgung und Kalenderintegration. Mit vielseitigen Berichtsfunktionen und umsetzbaren Erkenntnissen ermöglicht Timeular Teams eine effektivere Verwaltung von Projekten.

Im Vergleich zur Zeiterfassung von Asana zeichnet sich Timeular durch seine Benutzerfreundlichkeit, detaillierte Berichte, verbesserte Abrechnungsgenauigkeit, Zeitbudgetverfolgung und den physischen Tracker aus. Durch die Integration von Timeular mit Asana über Zapier können Benutzer eine nahtlose Erfahrung genießen und die Zeit mühelos erfassen. Wechsle zu Timeular und verbessere die Zeiterfassung in deinem Team.

FAQ