Zeitmanagement-Systeme gegen die Überforderung
Wenn es Ihnen wie den meisten Menschen geht, scheint Ihnen die Zeit durch die Finger zu rinnen, egal wie gut Sie meinen, Ihren Tag geplant zu haben.
Es gibt immer noch eine weitere E-Mail zu beantworten, eine weitere Aufgabe zu erledigen oder ein weiteres Projekt, das noch untergebracht werden muss, und man ist ständig in Eile.
Dabei geht es nicht nur um Ihr Arbeitspensum, sondern auch darum, wie Sie Ihre Zeit einteilen. Hier kommen die Zeitmanagementsysteme ins Spiel. Fangen wir gleich damit an!
Was sind Zeitmanagementsysteme?
Zeitmanagementsysteme sind strukturierte Rahmenwerke, die Ihnen helfen, Ihre Zeit effektiv zu planen, zu priorisieren und zu verfolgen.
Keine Sorge - wir reden hier nicht von übermäßig komplizierten Prozessen, die Ihnen das Gefühl geben, Sie bräuchten einen Doktortitel in Zeitmanagement, nur um loszulegen. Es handelt sich um praktische, bewährte Systeme, die jeder anwenden kann, um die Kontrolle über seinen Tag wiederzuerlangen.
Zeitmanagementsysteme können eine einfache Aufgabenliste, ein Raster oder ein Kalenderformat und eine Methode zur Priorisierung von Aufgaben für die Arbeitszeit umfassen. Komplexere Zeitmanagementsysteme sind automatische Zeiterfassungs-Apps, Aufgabenmanagement-Software und verschiedene Arten von Planern.
Betrachten Sie sie als eine Möglichkeit, Ihre Aufgaben, Projekte und sogar Ihre Ausfallzeiten zu synchronisieren, damit Sie mehr geistige Kapazität haben und sich auf das konzentrieren können, was wirklich wichtig ist. Wenn Sie ein Zeitmanagementsystem verwenden, hören Sie auf, auf Ihre Aufgaben zu reagieren, und fangen an, absichtlich zu handeln.
Wussten Sie, dass 82 % der Menschen kein Zeitmanagementsystem haben? Das ist nur eine der vielen erstaunlichen Zeitmanagement-Statistiken, die mich immer noch verblüffen.
Warum brauchen Sie ein System (nicht nur einen Plan)
Ohne ein System kann sich Ihr Tag wie ein endloses Aufholspiel anfühlen.
Sie können sich zwar Arbeitsziele setzen und Aufgabenlisten erstellen, aber wenn Sie ständig unterbrochen werden oder sich von einer Aufgabe zur nächsten hangeln, ohne voranzukommen, managen Sie Ihre Zeit nicht. Sie löschen nur Brände. Ein gutes Zeitmanagementsystem hilft Ihnen, das große Ganze zu sehen, und gibt Ihnen gleichzeitig Werkzeuge an die Hand, mit denen Sie sich in die Details vertiefen können. So wissen Sie, worauf Sie sich konzentrieren müssen, was Sie delegieren können und vor allem, wann Sie Nein sagen müssen.
Wissen Sie, wie Sie bei der Arbeit Nein sagen können? Denken Sie daran: Nein zu sagen, macht Sie nicht zu einem schlechten Mitarbeiter. Es macht Sie vielmehr zu einem organisierten, respektablen Mitarbeiter und Teammitglied.
Die Einführung von Zeitmanagementsystemen ist gleichbedeutend mit der Fähigkeit zum Zeitmanagement, die sowohl für die persönliche Produktivität als auch für arbeitsbezogene Projekte von entscheidender Bedeutung ist.
Beliebte Zeitmanagementsysteme, die funktionieren
Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über einige Zeitmanagementsysteme, die Sie in Betracht ziehen können:
1. Die Eisenhower-Matrix
Bestimmt haben Sie schon oft das Gefühl gehabt, dass jede Aufgabe bei der Arbeit dringend ist. Die zahlreichen Projekte, die Sie mit knappen Fristen verwaltet haben, oder die dringenden Forderungen Ihrer Kunden, ihr neues Feedback zu integrieren, dürften Ihre Fähigkeit beeinträchtigt haben, einzuschätzen, wie man Aufgaben nach Prioritäten ordnet.
Hier kommt die Eisenhower-Matrix ins Spiel. Sie hilft Ihnen, Aufgaben zu erstellen und sie nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu priorisieren.
Bei diesem System werden die Aufgaben in vier Quadranten eingeteilt:
Zuerst erledigen: Dringende und wichtige Aufgaben (denken Sie an den Feuerlöschmodus).
Zeitplan: Wichtig, aber nicht dringend (die langfristig wichtigen Projekte, die Ihnen helfen werden, zu wachsen).
Delegieren: Dringend, aber nicht wichtig (Aufgaben, die von jemand anderem in Ihrem Team/Ihrer Abteilung erledigt werden können).
Löschen: Weder dringend noch wichtig (ja, es gibt sie - und ja, sie sind Zeitfresser, also müssen sie komplett eliminiert werden).
Die Eisenhower-Matrix wird auch als Zeitmanagement-Matrix bezeichnet. Der ehemalige Präsident Dwight D. Eisenhower nutzte diese Methode, um massive Krisen, einschließlich der Planung des Zweiten Weltkriegs, zu bewältigen, ohne von dringenden Ablenkungen überwältigt zu werden.
Wenn Eisenhower sich in diesem Chaos auf das Wesentliche konzentrieren konnte, stellen Sie sich vor, wie Sie dieses System auf Ihre tägliche Arbeit anwenden und Ihr Arbeitspensum effektiv bewältigen könnten.
2. Die Pomodoro-Technik
Diese Technik ist ideal, wenn es Ihnen schwer fällt, sich über einen längeren Zeitraum zu konzentrieren. Sie ist ganz einfach:
Stellen Sie einen Timer für 25 Minuten ein oder messen Sie die Zeit für 25 Minuten, während Sie sich auf eine Aufgabe konzentrieren (ein "Pomodoro");
Machen Sie dann eine 5-minütige Pause und starten Sie den Zyklus erneut;
Gönnen Sie sich nach vier Pomodoros eine längere Pause.
Das Schöne an diesem System liegt in seiner Einfachheit. Man könnte meinen, dass das Arbeiten in kurzen Stößen nicht viel bringt, aber man wäre überrascht. Ich habe mit dieser Technik bei mehreren Aufgaben experimentiert, und unabhängig von der Komplexität einer Aufgabe zwang sie mich, mich jeweils nur auf eine Aufgabe zu konzentrieren und mit ihr voranzukommen.
Die Pomodoro-Technik ist unglaublich effektiv, vor allem bei langwierigen, konzentrationsintensiven Aufgaben wie der Budgetierung oder detaillierten Recherchen für das Schreiben. Sie hilft Ihnen, das erwiesenermaßen ineffektive Multitasking hinter sich zu lassen, und das Beste daran ist, dass sie die Verwaltung von Aufgaben viel einfacher macht.
Wenn Sie einen Online-Pomodoro-Tracker ausprobieren möchten, testen Sie unseren kostenlosen Pomodoro-Timer.
3. Zeitblockierung
Bei der Zeitblockierung werden bestimmte Zeitblöcke für bestimmte Aktivitäten reserviert. Anstatt Aufgaben einfach auf eine To-Do-Liste zu setzen, reservieren Sie Zeit für sie in Ihrem Kalender. Sie möchten zwei Stunden lang intensiv arbeiten? Blockieren Sie diese Zeit in Ihrem Kalender. Sie brauchen Zeit, um E-Mails zu beantworten? Dafür gibt es einen eigenen Block.
Matilde, unsere Growth Managerin, setzt zum Beispiel konsequent auf Time Blocking. Zwischen ihren Rollen als Datenspezialistin, Kampagnenstrategin und frischgebackene Mutter sorgt die Zeitblockierung dafür, dass ihre Prioritäten klar sind und sie immer den Überblick behält, ohne auszubrennen.
In unserem umfassenden Artikel können Sie sich mit dem gesamten Prozess des Zeitsperrens vertraut machen.
Die Zeitsperre selbst umfasst viele Methoden zum Schutz und zur Verfolgung der Arbeitszeiten. Alle nachstehenden Methoden sind in dem genannten Artikel zur Zeitsperre verlinkt.
4. Die 80/20-Regel (Pareto-Prinzip)
Das Pareto-Prinzip besagt, dass 80 % der Ergebnisse durch 20 % der Bemühungen erzielt werden. Die Anwendung dieses Prinzips auf das Zeitmanagement bedeutet, dass Sie sich auf die wenigen Aufgaben konzentrieren, die Ihnen die meisten Ergebnisse bringen. Es geht nicht darum, mehr zu tun, sondern es besser zu machen.
Wenn Sie beispielsweise zehn Aufgaben haben, sind vielleicht nur zwei davon wichtig, um ein Projekt voranzubringen oder einen Termin einzuhalten. Die anderen acht füllen vielleicht nur Ihren Tag aus, ohne etwas zu bewirken. Konzentrieren Sie sich auf diese beiden, und Sie werden sehen, wie schnell Ihre Produktivität in die Höhe schießt.
Diese Zeitmanagement-Methode eignet sich hervorragend für Berufstätige, die sich von endlosen Aufgabenlisten erdrückt fühlen, aber selten echte Fortschritte sehen. Versuchen Sie, die 80/20-Regel auf Ihre Wochenplanung anzuwenden, die wichtigsten Aufgaben zu identifizieren und ihnen Ihre beste Zeit und Energie zu widmen.
Wussten Sie, dass das Management Ihrer Energie eines der besten Zeitmanagementsysteme sein könnte? Es ist eine der Zeitmanagement-Strategien von Tony Robbins.
5. Die Methode "Getting Things Done" (GTD)
Das von David Allen entwickelte GTD-System konzentriert sich darauf, alle Aufgaben und Ideen an einem Ort zu erfassen und sie dann so zu bearbeiten, dass geistiger Freiraum geschaffen wird. Es ist eine wirksame Methode, um alles aus dem Kopf und in ein organisiertes System zu bekommen.
Die GTD-Methode besteht aus fünf Schritten:
Erfassen: Schreiben Sie alles auf, was Sie tun müssen.
Klären: Entscheiden Sie, ob es umsetzbar ist, und wenn ja, was der nächste Schritt ist.
Organisieren: Ordnen Sie Aufgaben in Listen oder Kalendern nach Priorität.
Denken Sie nach: Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Listen und Kalender.
Engagieren: An die Arbeit gehen.
GTD ist besonders hilfreich, wenn Sie zu den Menschen gehören, die ständig das Gefühl haben, viel zu viele Ideen zu haben, aber nie genug Zeit, um die Dinge zu erledigen. GTD ist auch besonders nützlich, wenn Sie kreativ sind oder mit mehreren Kunden und komplexen Projekten gleichzeitig jonglieren.
6. Ein Kanban-System
Kanban ist ein visuelles Zeitmanagementsystem, mit dem Sie vielleicht schon vertraut sind. Sie können physische Tafeln (Post-it-Zettel) oder digitale Tools wie Trello verwenden.
Das bekannteste Kanban-Board ist Trello, eine Projektmanagement-Software mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche in Form von Karten.
Bei Kanban werden die Aufgaben in drei Kategorien eingeteilt:
- Zu tun
- In Arbeit
- Erledigt
Für jede Aufgabe gibt es eine eigene Karte oder einen eigenen Zettel, und man verschiebt sie nach und nach auf dem Spielbrett. Dieses System ist perfekt für visuelle Lernende und für diejenigen, die gerne sehen, wie sich Aufgaben physisch von einer Phase zur nächsten bewegen.
Kanban eignet sich sowohl für Teams als auch für Einzelpersonen. Es hilft Ihnen, den Projektfortschritt zu visualisieren und sich auf das zu konzentrieren, woran gerade gearbeitet wird. Es ist auch eine schnelle Möglichkeit, Engpässe zu erkennen. Wenn also eine Aufgabe in der Spalte "In Bearbeitung" stecken bleibt, wissen Sie, wo das Problem liegt.
Vielleicht interessiert Sie die Zeiterfassung von Trello.
7. Die "Eat the Frog"-Methode
Eine der beliebtesten Zeitmanagementstrategien ist die "Eat the Frog"-Methode.
Auch wenn es nicht zu den bevorzugten Methoden gehört, hilft es Ihnen, ein Niveau stressfreier Produktivität zu erreichen. Lassen Sie mich das erklären: Es geht darum, die größte, schwierigste oder am wenigsten angenehme Aufgabe als Erstes am Morgen in Angriff zu nehmen.
Die Idee ist einfach: Ihre am meisten gefürchtete Aufgabe ist der "Frosch", und wenn Sie ihn gleich zu Beginn des Tages in Angriff nehmen, stellen Sie sich auf den Erfolg ein. Ist diese schwere Aufgabe erst einmal bewältigt, fällt alles andere leichter, und Sie vermeiden einen Kreislauf des Aufschiebens.
Ich persönlich muss zugeben, dass dies nicht meine bevorzugte Strategie ist. Ich komme eher später am Tag in Schwung, wenn meine Energie anspringt. Aber meine Kollegin Karolina schwört darauf. Sie sagt:
"Meine Lieblingsstrategie für Zeitmanagement? Ich beginne den Tag oder die Woche mit der unangenehmsten Aufgabe. Diese Technik, genannt 'den Frosch essen', stellt sicher, dass ich alle Aufgaben auf meiner To-Do-Liste erledige, nicht nur die, die ich interessant finde."
- Karolina Matyska, Senior Content Marketer
Wenn Sie also der Typ sind, der schwierige Aufgaben gerne frühzeitig erledigt, dann können Sie die "Eat the Frog"-Methode für sich nutzen:
Identifizieren Sie den "Frosch " - Suchen Sie sich die wichtigste oder entmutigendste Aufgabe aus, die Sie an diesem Tag erledigen müssen. Das ist die Aufgabe, die, wenn sie erledigt ist, Ihnen das größte Gefühl der Erleichterung und den größten Ansporn zum Weitermachen geben wird.
Erledigen Sie es zuerst - Erledigen Sie diese Aufgabe vor allen anderen. Keine E-Mails checken, keine schnellen Erfolge mit leichteren Aufgaben. Fangen Sie einfach an.
Vermeiden Sie Aufschieberitis - Der Schlüssel zu dieser Methode ist Disziplin. Widerstehen Sie der Versuchung, die schwierige Aufgabe zu Gunsten einer leichteren beiseite zu schieben.
Feiern Sie Ihren Erfolg - Sobald die Aufgabe erledigt ist, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um den Fortschritt zu würdigen, den Sie gemacht haben. Dieser Schwung kann Sie mit einem Gefühl der Errungenschaft durch den Rest des Tages tragen.
Auch wenn es nicht jedermanns Sache ist, ist "den Frosch essen" der erste Schritt, um die Kontrolle über den Tag zu gewinnen und sich von Anfang an produktiv zu fühlen.
8. Die 1-3-5-Regel
Die 1-3-5-Regel bietet eine erfrischende Möglichkeit, den Tag zu bewältigen, ohne sich überfordert zu fühlen. Die Idee ist einfach: Sie konzentrieren sich jeden Tag auf 1 große Aufgabe, 3 mittlere Aufgaben und 5 kleine Aufgaben.
Warum funktioniert das? Es schafft ein Gleichgewicht zwischen der Bewältigung von Projekten mit hoher Priorität und der Erledigung kleinerer, sich wiederholender Aufgaben, die ebenfalls Aufmerksamkeit erfordern. Sie werden am Ende des Tages nicht das Gefühl haben, zu viel unerledigt gelassen zu haben, aber Sie werden sich auch nicht mit den einfachen Dingen aufhalten.
Ihre große Aufgabe könnte zum Beispiel der Entwurf einer Präsentation sein. Zu den mittleren Aufgaben könnten Recherchen, die Überprüfung von Dokumenten und die Planung von Besprechungen gehören. Die kleinen Aufgaben könnten die Beantwortung von E-Mails, die Ablage von Papierkram oder die Rücksprache mit Ihrem Team sein.
Am Ende des Tages werden Sie bedeutende Fortschritte bei den großen Aufgaben gemacht haben, während Sie gleichzeitig kleinere zugewiesene Aufgaben im Griff behalten.
9. Die ABCDE-Methode
Wenn Sie sich bei der Priorisierung von Aufgaben überfordert fühlen, bietet die von Brian Tracy entwickelte ABCDE-Methode einen einfachen, aber effektiven Ansatz. Und so funktioniert sie:
A Aufgaben: Muss heute erledigt werden, hat höchste Priorität.
B-Aufgaben: Sollten erledigt werden, sind aber nicht kritisch, wenn sie sich verzögern.
C-Aufgaben: Schön zu tun, aber ohne wirkliche Folgen, wenn sie nicht erledigt werden.
D Aufgaben: Delegieren Sie an jemand anderen.
E Aufgaben: Gänzlich eliminieren.
Diese Methode zwingt Sie dazu, sich der Tatsache zu stellen, dass nicht alles auf Ihrer Liste gleich wichtig ist. Sobald Sie Ihre Aufgaben in Kategorien eingeteilt haben, konzentrieren Sie sich zuerst auf Ihre "A"-Aufgaben. Denken Sie nicht einmal daran, eine "C"-Aufgabe anzufassen, bevor die wichtigeren Aufgaben erledigt sind.
Dieses System bietet Ihnen eine klare und einfache Möglichkeit, bestimmte Aufgaben zu priorisieren, ohne sich im Lärm Ihres Tages zu verlieren, und auch die Abhängigkeiten von Aufgaben zu verstehen.
Ergänzen Sie Ihr System mit Tools: Apps für die Zeiterfassung
Die Einführung von Zeitmanagementsystemen ist zwar ein guter Anfang, aber in Kombination mit den richtigen Tools kann Ihre Produktivität in die Höhe schnellen.
An dieser Stelle sind Zeiterfassungs-Apps sehr nützlich.
Timeular zum Beispiel ist mehr als nur eine einfache Zeiterfassungs-App. Es ist eine Zeiterfassungssoftware, die Ihnen helfen kann, Ihre Zeit zu erfassen, Muster zu erkennen und sogar festzustellen, wo Sie möglicherweise wertvolle Stunden verschwenden. Außerdem erhalten Sie einen objektiven Bericht, sodass Sie das nächste Mal, wenn Ihr Chef oder Kunde Sie fragt, warum Sie kein anderes Projekt übernehmen konnten, dies mit Daten belegen können.
"Wir sind um 20 % rentabler geworden, weil sich jeder an die Zeiterfassung gewöhnt hat". - Richard Wingfield, leitender Geek bei Envision Design
Hier erfahren Sie, wie die beste Zeiterfassungssoftware Ihr Zeitmanagement verbessern kann:
Arbeitszeiten verfolgen: Erfassen Sie Ihre täglichen Arbeitsstunden automatisch mit automatischen Zeiterfassungsfunktionen, damit Sie genau wissen, wo Ihre Zeit hingeht.
Überwachen Sie Aufgaben: Mit den Zeiterfassungsdaten erhalten Sie eine detaillierte Aufschlüsselung, wie viel Zeit für einzelne Aufgaben oder Projekte aufgewendet wird.
Erhalten Sie KI-generierte Zeitvorschläge: Erhalten Sie KI-generierte Zeiteintragsvorschläge auf der Grundlage Ihrer Kalenderereignisse und vergangenen Einträge, damit Sie nicht vergessen, Ihren Stundenzettel auszufüllen, und einen realistischen Überblick über Ihre täglichen Aufgaben behalten.
Erfassen Sie abrechenbare Stunden: Für Freiberufler oder Agenturen: Verfolgen Sie die abrechenbaren Stunden, um eine korrekte Rechnungsstellung an den Kunden zu gewährleisten.
Erkennen Sie Zeitfresser: Erkennen Sie unproduktive Zeit oder Aufgaben, die Ihre Effizienz schmälern.
Erstellen Sie detaillierte Berichte: Erstellen Sie Berichte, die Einblicke in Ihre Zeitnutzung und Produktivitätsmuster geben, indem Sie einfach ein Zeitberichtssystem verwenden.
Verwalten Sie Freizeit und Überstunden: Es geht nicht nur um die Arbeitszeit. Ein Zeiterfassungstool hilft Ihnen, die Freizeit Ihres Teams zu verwalten, Überstunden zu erfassen und alles auszugleichen.
Wenn Sie auf der Suche nach den besten Tools für die Zeiterfassung sind, finden Sie hier eine Sammlung von Artikeln zu diesem Thema:
Beachten Sie, dass der Time Tracker möglicherweise keine Projektmanagement-Funktionen enthält, aber Sie werden auf jeden Fall Funktionen wie eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern finden. Sie werden in der Lage sein, Aufgaben zuzuweisen und Aufgaben für unbegrenzte Projekte gleichzeitig zu verfolgen.
Powered by AI and supercharged with easy-to-use methods, Timeular helps you track time in < 1 minute a day.
Die Quintessenz
Die Beherrschung des Zeitmanagements geht über die bloße Verbesserung der Produktivität am Arbeitsplatz hinaus. Es ermöglicht Ihnen, mehr Raum für das zu schaffen, was im Leben wirklich wichtig ist, sei es Zeit mit der Familie zu verbringen, persönlichen Leidenschaften nachzugehen oder einfach eine gesunde Work-Life-Balance aufrechtzuerhalten.
Die Einführung eines strukturierten Zeitmanagementsystems, das von einem zuverlässigen Zeiterfassungssystem unterstützt wird, kann die Überforderung erheblich reduzieren, Burnout verhindern und das Gefühl der Kontrolle über Ihre täglichen Aufgaben verbessern.
Zwar kann kein System alle Herausforderungen beseitigen, aber mit dem richtigen Ansatz können Sie Ihr Arbeitspensum effektiver bewältigen und sicherstellen, dass Sie sowohl Ihre beruflichen als auch Ihre persönlichen Ziele erreichen. Jetzt ist es an der Zeit, ein für Sie geeignetes System zu finden und einzuführen. Die Vorteile liegen auf der Hand - nicht nur in der gesteigerten Produktivität, sondern auch in der Ausgeglichenheit und Erfüllung, die Sie im Beruf und im Leben finden.
FAQ
Was sind die 4 Arten des Zeitmanagements?
Die vier Arten des Zeitmanagements sind zeitbasiert, aufgabenbasiert, energiebasiert und prioritätsbasiert. Mit einem Zeitmanagement-Tool wie einer kostenlosen App zur Zeiterfassung können Sie verfolgen, wie viele Stunden Sie für eine Aufgabe aufwenden, und so Ihr Arbeitspensum besser verwalten und das Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben wahren.
Was sind Zeitmanagementsysteme?
Zeitmanagementsysteme sind strukturierte Methoden zur Organisation von Aufgaben. Sie kombinieren die Verwaltung der Arbeitsbelastung mit Tools wie Web-Apps oder App-Tracking, um die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern. Projektmanager nutzen sie, um Arbeitshetze zu vermeiden und die Teamleistung zu verbessern.
Was sind die 4 P's des Zeitmanagements?
Die 4 P's des Zeitmanagements sind Planung, Prioritätensetzung, Leistung und Prokrastinationsmanagement. Diese Prinzipien leiten Sie an, wie Sie Aufgaben organisieren, sich auf Prioritäten konzentrieren, die Produktivität optimieren und Verzögerungen minimieren.