Zeitmanagement-Systeme: Alles, was du wissen musst
Wenn es dir wie den meisten Menschen geht, scheint dir die Zeit durch die Finger zu rinnen, egal wie gut du meinst, deinen Tag geplant zu haben.
Es gibt immer noch eine weitere E-Mail zu beantworten, eine weitere Aufgabe zu erledigen oder ein weiteres Projekt, das noch untergebracht werden muss, und man ist ständig in Eile.
Dabei geht es nicht nur um dein Arbeitspensum, sondern auch darum, wie du deine Zeit einteilst. Hier kommen die Zeitmanagementsysteme ins Spiel. Legen wir gleich los!
Was sind Zeitmanagementsysteme?
Zeitmanagementsysteme sind strukturierte Rahmenwerke, die dir helfen, deine Zeit effektiv zu planen, zu priorisieren und zu erfassen.
Keine Sorge - wir reden hier nicht von übermäßig komplizierten Prozessen, die dir das Gefühl geben, du bräuchtest einen Doktortitel in Zeitmanagement, nur um loszulegen. Es handelt sich um praktische, bewährte Systeme, die jeder anwenden kann, um die Kontrolle über seinen Tag wiederzuerlangen.
Zeitmanagementsysteme können eine einfache Aufgabenliste, ein Raster oder ein Kalenderformat und eine Methode zur Priorisierung von Aufgaben für die Arbeitszeit umfassen. Komplexere Zeitmanagementsysteme sind automatische Zeiterfassungs-Apps, Aufgabenmanagement-Software und verschiedene Arten von Planern.
Betrachte sie als eine Möglichkeit, deine Aufgaben, Projekte und sogar deine Ausfallzeiten zu synchronisieren, damit du mehr geistige Kapazität hast und dich auf das konzentrieren kannst, was wirklich wichtig ist. Wenn du ein Zeitmanagementsystem verwendest, höre auf, auf deine Aufgaben zu reagieren, und fange an, absichtlich zu handeln.
Wusstest du, dass 82 % der Menschen kein Zeitmanagementsystem haben? Das ist nur eine der vielen erstaunlichen Zeitmanagement-Statistiken, die mich immer noch verblüffen.
Warum brauchst du ein System (nicht nur einen Plan)
Ohne ein System kann sich dein Tag wie ein endloses Aufholspiel anfühlen.
Du kannst dir zwar Arbeitsziele setzen und Aufgabenlisten erstellen, aber wenn du ständig unterbrochen wirst oder dich von einer Aufgabe zur nächsten hangelst, ohne voranzukommen, managst du deine Zeit nicht. Du löschst nur Brände. Ein gutes Zeitmanagementsystem hilft dir, das große Ganze zu sehen, und gibt dir gleichzeitig Werkzeuge an die Hand, mit denen du dich in die Details vertiefen kannst. So weißt du, worauf du dich konzentrieren musst, was du delegieren kannst und vor allem, wann du Nein sagen musst.
Weißt du, wie du bei der Arbeit Nein sagen kannst? Denke daran: Nein zu sagen, macht dich nicht zu einem schlechten Mitarbeiter. Es macht dich vielmehr zu einem organisierten, respektablen Mitarbeiter und Teammitglied.
Die Einführung von Zeitmanagementsystemen ist gleichbedeutend mit der Fähigkeit zum Zeitmanagement, die sowohl für die persönliche Produktivität als auch für arbeitsbezogene Projekte von entscheidender Bedeutung ist.
Beliebte Zeitmanagementsysteme, die funktionieren
Im Folgenden findest du eine Übersicht über einige Zeitmanagementsysteme, die du in Betracht ziehen kannst:
1. Die Eisenhower-Matrix
Bestimmt hast du schon oft das Gefühl gehabt, dass jede Aufgabe bei der Arbeit dringend ist. Die zahlreichen Projekte, die du mit knappen Fristen verwaltet hast, oder die dringenden Forderungen deiner Kunden, ihr neues Feedback zu integrieren, dürften deine Fähigkeit beeinträchtigt haben, einzuschätzen, wie man Aufgaben nach Prioritäten ordnet.
Hier kommt die Eisenhower-Matrix ins Spiel. Sie hilft dir, Aufgaben zu erstellen und sie nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu priorisieren.
Bei diesem System werden die Aufgaben in vier Quadranten eingeteilt:
Zuerst erledigen: Dringende und wichtige Aufgaben (denke an den Feuerlöschmodus).
Zeitplan: Wichtig, aber nicht dringend (die langfristig wichtigen Projekte, die dir helfen werden, zu wachsen).
Delegieren: Dringend, aber nicht wichtig (Aufgaben, die von jemand anderem in deinem Team/deiner Abteilung erledigt werden können).
Löschen: Weder dringend noch wichtig (ja, es gibt sie - und ja, sie sind Zeitfresser, also müssen sie komplett eliminiert werden).
Die Eisenhower-Matrix wird auch als Zeitmanagement-Matrix bezeichnet. Der ehemalige Präsident Dwight D. Eisenhower nutzte diese Methode, um massive Krisen, einschließlich der Planung des Zweiten Weltkriegs, zu bewältigen, ohne von dringenden Ablenkungen überwältigt zu werden.
Wenn Eisenhower sich in diesem Chaos auf das Wesentliche konzentrieren konnte, stelle dir vor, wie du dieses System auf deine tägliche Arbeit anwenden und dein Arbeitspensum effektiv bewältigen kannst.
2. Die Pomodoro-Technik
Diese Technik ist ideal, wenn es dir schwer fällt, dich über einen längeren Zeitraum zu konzentrieren. Sie ist ganz einfach:
Stelle einen Timer für 25 Minuten ein oder erfasse die Zeit für 25 Minuten, während du dich auf eine Aufgabe konzentrierst (ein "Pomodoro");
Mache dann eine 5-minütige Pause und starte den Zyklus erneut;
Gönne dir nach vier Pomodoros eine längere Pause.
Das Schöne an diesem System liegt in seiner Einfachheit. Man könnte meinen, dass das Arbeiten in kurzen Intervallen nicht viel bringt, aber du wärst überrascht. Ich habe mit dieser Technik bei mehreren Aufgaben experimentiert, und unabhängig von der Komplexität einer Aufgabe zwang sie mich, mich jeweils nur auf eine Aufgabe zu konzentrieren und mit ihr voranzukommen.
Die Pomodoro-Technik ist unglaublich effektiv, vor allem bei langwierigen, konzentrationsintensiven Aufgaben wie der Budgetierung oder detaillierten Recherchen für das Schreiben. Sie hilft dir, das erwiesenermaßen ineffektive Multitasking hinter dir zu lassen, und das Beste daran ist, dass sie die Verwaltung von Aufgaben viel einfacher macht.
Wenn du einen Online-Pomodoro-Tracker ausprobieren möchtest, teste unseren kostenlosen Pomodoro-Timer.
3. Zeitblockierung
Bei der Zeitblockierung werden bestimmte Zeitblöcke für bestimmte Aktivitäten reserviert. Anstatt Aufgaben einfach auf eine To-Do-Liste zu setzen, reserviere Zeit für sie in deinem Kalender. Du möchtest zwei Stunden lang intensiv arbeiten? Blockiere diese Zeit in deinem Kalender. Du brauchst Zeit, um E-Mails zu beantworten? Dafür gibt es einen eigenen Block.
Matilde, unsere Growth Managerin, setzt zum Beispiel konsequent auf Time Blocking. Zwischen ihren Rollen als Datenspezialistin, Kampagnenstrategin und frischgebackene Mutter sorgt die Zeitblockierung dafür, dass ihre Prioritäten klar sind und sie immer den Überblick behält, ohne auszubrennen.
In unserem umfassenden Artikel kannst du dich mit dem gesamten Prozess des Zeitsperrens vertraut machen.
Die Zeitsperre selbst umfasst viele Methoden zum Schutz und zur Verfolgung der Arbeitszeiten. Alle nachstehenden Methoden sind in dem genannten Artikel zur Zeitsperre verlinkt.
4. Die 80/20-Regel (Pareto-Prinzip)
Das Pareto-Prinzip besagt, dass 80 % der Ergebnisse durch 20 % der Bemühungen erzielt werden. Die Anwendung dieses Prinzips auf das Zeitmanagement bedeutet, dass du dich auf die wenigen Aufgaben konzentrierst, die dir die meisten Ergebnisse bringen. Es geht nicht darum, mehr zu tun, sondern es besser zu machen.
Wenn du beispielsweise zehn Aufgaben hast, sind vielleicht nur zwei davon wichtig, um ein Projekt voranzubringen oder einen Termin einzuhalten. Die anderen acht füllen vielleicht nur deinen Tag aus, ohne etwas zu bewirken. Konzentriere dich auf diese beiden, und du wirst sehen, wie schnell deine Produktivität in die Höhe schießt.
Diese Zeitmanagement-Methode eignet sich hervorragend für Berufstätige, die sich von endlosen Aufgabenlisten erdrückt fühlen, aber selten echte Fortschritte sehen. Versuche, die 80/20-Regel bei deiner Wochenplanung anzuwenden, indem du die wichtigsten Aufgaben identifizierst und ihnen deine beste Zeit und Energie zu widmest.
Wusstest du, dass das Management deiner Energie eines der besten Zeitmanagementsysteme sein könnte? Es ist eine der Zeitmanagement-Strategien von Tony Robbins.
5. Die Methode "Getting Things Done" (GTD)
Das von David Allen entwickelte GTD-System konzentriert sich darauf, alle Aufgaben und Ideen an einem Ort zu erfassen und sie dann so zu bearbeiten, dass geistiger Freiraum geschaffen wird. Es ist eine wirksame Methode, um alles aus dem Kopf und in ein organisiertes System zu bekommen.
Die GTD-Methode besteht aus fünf Schritten:
Erfassen: Schreibe alles auf, was du tun musst.
Klären: Entscheide, ob es umsetzbar ist, und wenn ja, was der nächste Schritt ist.
Organisieren: Ordne Aufgaben in Listen oder Kalendern nach Priorität.
Denke nach: Überprüfe regelmäßig deine Listen und Kalender.
Engagieren: An die Arbeit gehen.
GTD ist besonders hilfreich, wenn du zu den Menschen gehörst, die ständig das Gefühl haben, viel zu viele Ideen zu haben, aber nie genug Zeit, um die Dinge zu erledigen. GTD ist auch besonders nützlich, wenn du kreativ bist oder mit mehreren Kunden und komplexen Projekten gleichzeitig jonglierst.
6. Ein Kanban-System
Kanban ist ein visuelles Zeitmanagementsystem, mit dem du vielleicht schon vertraut bist. Du kannst physische Tafeln (Post-it-Zettel) oder digitale Tools wie Trello verwenden.
Das bekannteste Kanban-Board ist Trello, eine Projektmanagement-Software mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche in Form von Karten.
Bei Kanban werden die Aufgaben in drei Kategorien eingeteilt:
- Zu tun
- In Arbeit
- Erledigt
Für jede Aufgabe gibt es eine eigene Karte oder einen eigenen Zettel, und man verschiebt sie nach und nach auf dem Spielbrett. Dieses System ist perfekt für visuelle Lernende und für diejenigen, die gerne sehen, wie sich Aufgaben physisch von einer Phase zur nächsten bewegen.
Kanban eignet sich sowohl für Teams als auch für Einzelpersonen. Es hilft dir, den Projektfortschritt zu visualisieren und dich auf das zu konzentrieren, woran gerade gearbeitet wird. Es ist auch eine schnelle Möglichkeit, Engpässe zu erkennen. Wenn also eine Aufgabe in der Spalte "In Arbeit" stecken bleibt, weißt du, wo das Problem liegt.
Vielleicht interessiert dich die Zeiterfassung von Trello.
7. Die "Eat the Frog"-Methode
Eine der beliebtesten Zeitmanagementstrategien ist die "Eat the Frog"-Methode.
Auch wenn sie nicht zu den bevorzugten Methoden gehört, hilft sie dir, ein Niveau stressfreier Produktivität zu erreichen. Lass mich das erklären: Es geht darum, die größte, schwierigste oder am wenigsten angenehme Aufgabe als Erstes am Morgen in Angriff zu nehmen.
Die Idee ist einfach: Deine am meisten gefürchtete Aufgabe ist der "Frosch", und wenn du ihn gleich zu Beginn des Tages in Angriff nimmst, kannst du dich auf den Erfolg einstellen. Ist diese schwere Aufgabe erst einmal bewältigt, fällt alles andere leichter, und du vermeidest einen Kreislauf des Aufschiebens.
Ich persönlich muss zugeben, dass dies nicht meine bevorzugte Strategie ist. Ich komme eher später am Tag in Schwung, wenn meine Energie anspringt. Aber meine Kollegin Karolina schwört darauf. Sie sagt:
"Meine Lieblingsstrategie für Zeitmanagement? Ich beginne den Tag oder die Woche mit der unangenehmsten Aufgabe. Diese Technik, genannt 'den Frosch essen', stellt sicher, dass ich alle Aufgaben auf meiner To-Do-Liste erledige, nicht nur die, die ich interessant finde."
- Karolina Matyska, Senior Content Marketer
Wenn du also der Typ bist, der schwierige Aufgaben gerne frühzeitig erledigt, dann kannst du die "Eat the Frog"-Methode für dich nutzen:
Identifiziere den "Frosch " - Suche dir die wichtigste oder entmutigendste Aufgabe aus, die du an diesem Tag erledigen musst. Das ist die Aufgabe, die dir, wenn sie erledigt ist, das größte Gefühl der Erleichterung und den größten Ansporn zum Weitermachen geben wird.
Erledige sie zuerst - Erledige diese Aufgabe vor allen anderen. Keine E-Mails checken, keine schnellen Erfolge mit leichteren Aufgaben. Fange einfach an.
Vermeide Aufschieberitis - Der Schlüssel zu dieser Methode ist Disziplin. Widerstehe der Versuchung, die schwierige Aufgabe zu Gunsten einer leichteren beiseite zu schieben.
Feiere deinen Erfolg - Sobald die Aufgabe erledigt ist, nimm dir einen Moment Zeit, um den Fortschritt zu würdigen, den du gemacht hast. Dieses Erfolgsgefühl bringt dich gut durch den Tag.
Auch wenn es nicht jedermanns Sache ist, ist "den Frosch essen" der erste Schritt, um die Kontrolle über den Tag zu gewinnen und sich von Anfang an produktiv zu fühlen.
8. Die 1-3-5-Regel
Die 1-3-5-Regel bietet eine erfrischende Möglichkeit, den Tag zu bewältigen, ohne sich überfordert zu fühlen. Die Idee ist einfach: Du konzentrierst dich jeden Tag auf 1 große Aufgabe, 3 mittlere Aufgaben und 5 kleine Aufgaben.
Warum funktioniert das? Es schafft ein Gleichgewicht zwischen der Bewältigung von Projekten mit hoher Priorität und der Erledigung kleinerer, sich wiederholender Aufgaben, die ebenfalls Aufmerksamkeit erfordern. Du hast am Ende des Tages nicht das Gefühl, zu viel unerledigt gelassen zu haben, aber du hältst dich auch nicht mit den einfachen Dingen auf.
Deine große Aufgabe könnte zum Beispiel der Entwurf einer Präsentation sein. Zu den mittleren Aufgaben könnten Recherchen, die Überprüfung von Dokumenten und die Planung von Besprechungen gehören. Die kleinen Aufgaben könnten die Beantwortung von E-Mails, die Ablage von Papierkram oder die Rücksprache mit deinem Team sein.
Am Ende des Tages wirst du bedeutende Fortschritte bei den großen Aufgaben gemacht haben, während du gleichzeitig kleinere zugewiesene Aufgaben im Griff behältst.
9. Die ABCDE-Methode
Wenn du dich bei der Priorisierung von Aufgaben überfordert fühlst, bietet die von Brian Tracy entwickelte ABCDE-Methode einen einfachen, aber effektiven Ansatz. Und so funktioniert sie:
A-Aufgaben: Müssen heute erledigt werden, haben höchste Priorität.
B-Aufgaben: Sollten erledigt werden. Verzögerungen sind aber unkritisch.
C-Aufgaben: Angenehm, aber ohne wirkliche Folgen, wenn sie nicht erledigt werden.
D-Aufgaben: Delegieren.
E-Aufgaben: Gänzlich eliminieren.
Diese Methode zwingt dich dazu, dich der Tatsache zu stellen, dass nicht alles auf deiner Liste gleich wichtig ist. Sobald du deine Aufgaben in Kategorien eingeteilt hast, konzentriere dich zuerst auf deine "A"-Aufgaben. Denke nicht einmal daran, eine "C"-Aufgabe anzufassen, bevor die wichtigeren Aufgaben erledigt sind.
Dieses System bietet dir eine klare und einfache Möglichkeit, bestimmte Aufgaben zu priorisieren, ohne sich im Lärm des Tages zu verlieren, und auch die Abhängigkeiten von Aufgaben zu verstehen.
Ergänze dein System mit Tools: Apps für die Zeiterfassung
Die Einführung von Zeitmanagementsystemen ist zwar ein guter Anfang, aber in Kombination mit den richtigen Tools kann deine Produktivität in die Höhe schnellen.
An dieser Stelle sind Zeiterfassungs-Apps sehr nützlich.
Timeular zum Beispiel ist mehr als nur eine einfache Zeiterfassungs-App. Es ist eine Zeiterfassungssoftware, die dir hilft, deine Zeit zu erfassen, Muster zu erkennen und sogar festzustellen, wo du wertvolle Stunden verschwendest. Außerdem erhältst du einen objektiven Bericht, sodass du das nächste Mal, wenn dein Chef oder Kunde dich fragt, warum du kein anderes Projekt übernehmen kannst, dies mit Daten belegen kannst.
"Wir sind um 20 % rentabler geworden, weil sich jeder an die Zeiterfassung gewöhnt hat". - Richard Wingfield, leitender Geek bei Envision Design
Hier erfährst du, wie die beste Zeiterfassungssoftware dein Zeitmanagement verbessern kann:
Arbeitszeiten erfassen: Erfasse deine täglichen Arbeitsstunden automatisch mit automatischen Zeiterfassungsfunktionen, damit du genau weißt, wo deine Zeit hingeht.
Aufgaben überwachen: Mit den Zeiterfassungsdaten erhältst du eine detaillierte Aufschlüsselung, wie viel Zeit für einzelne Aufgaben oder Projekte aufgewendet wird.
KI-generierte Zeitvorschläge erhalten: Erhalte KI-generierte Zeiteintragsvorschläge auf der Grundlage deiner Kalenderereignisse und vergangenen Einträge, damit du nicht vergisst, deinen Stundenzettel auszufüllen, und einen realistischen Überblick über deinen täglichen Aufgaben behalten.
Abrechenbare Stunden erfassen: Für Freiberufler oder Agenturen: Erfasse die abrechenbaren Stunden, um eine korrekte Rechnungsstellung an den Kunden zu gewährleisten.
Zeitfresser erkennen: Erkenne unproduktive Zeit oder Aufgaben, die deine Effizienz schmälern.
Detaillierte Berichte erstellen: Erstelle Berichte, die Einblicke in deine Zeitnutzung und Produktivitätsmuster geben, indem du einfach ein Zeitberichtssystem verwendest.
Freizeit und Überstunden verwalten: Es geht nicht nur um die Arbeitszeit. Ein Zeiterfassungstool hilft dir, die Freizeit deines Teams zu verwalten, Überstunden zu erfassen und alles auszugleichen.
Wenn du auf der Suche nach den besten Tools für die Zeiterfassung bist, findest du hier eine Sammlung von Artikeln zu diesem Thema:
Beachte, dass der Time Tracker möglicherweise keine Projektmanagement-Funktionen enthält, aber du wirst auf jeden Fall Funktionen wie eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern finden. Du wirst in der Lage sein, Aufgaben zuzuweisen und Aufgaben für unbegrenzte Projekte gleichzeitig zu verfolgen.
Powered by AI and supercharged with easy-to-use methods, Timeular helps you track time in < 1 minute a day.
Die Quintessenz
Die Beherrschung des Zeitmanagements geht über die bloße Verbesserung der Produktivität am Arbeitsplatz hinaus. Es ermöglicht dir, mehr Raum für das zu schaffen, was im Leben wirklich wichtig ist, sei es Zeit mit der Familie zu verbringen, persönlichen Leidenschaften nachzugehen oder einfach eine gesunde Work-Life-Balance aufrechtzuerhalten.
Die Einführung eines strukturierten Zeitmanagementsystems, das von einem zuverlässigen Zeiterfassungssystem unterstützt wird, kann die Überforderung erheblich reduzieren, Burnout verhindern und das Gefühl der Kontrolle über deine täglichen Aufgaben verbessern.
Zwar kann kein System alle Herausforderungen beseitigen, aber mit dem richtigen Ansatz kannst du dein Arbeitspensum effektiver bewältigen und sicherstellen, dass du sowohl deine beruflichen als auch deine persönlichen Ziele erreichst. Jetzt ist es an der Zeit, ein für dich geeignetes System zu finden und einzuführen. Die Vorteile liegen auf der Hand - nicht nur in der gesteigerten Produktivität, sondern auch in der Ausgeglichenheit und Erfüllung, die du im Beruf und im Leben findest.
FAQ
Was sind die 4 Arten des Zeitmanagements?
Die vier Arten des Zeitmanagements sind zeitbasiert, aufgabenbasiert, energiebasiert und prioritätsbasiert. Mit einem Zeitmanagement-Tool wie einer kostenlosen App zur Zeiterfassung kannst du verfolgen, wie viele Stunden du für eine Aufgabe aufwendest, und so dein Arbeitspensum besser verwalten und das Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben wahren.
Was sind Zeitmanagementsysteme?
Zeitmanagementsysteme sind strukturierte Methoden zur Organisation von Aufgaben. Sie kombinieren die Verwaltung der Arbeitsbelastung mit Tools wie Web-Apps oder App-Tracking, um die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern. Projektmanager nutzen sie, um Arbeitshetze zu vermeiden und die Teamleistung zu verbessern.
Was sind die 4 P's des Zeitmanagements?
Die 4 P's des Zeitmanagements sind Planung, Prioritätensetzung, Leistung und Prokrastinationsmanagement. Diese Prinzipien leiten dich an, wie du Aufgaben organisierst, dich auf Prioritäten konzentrierst, die Produktivität optimierst und Verzögerungen minimierst.