Sistemi di gestione del tempo per ridurre il sovraffollamento
Se siete come la maggior parte delle persone, il tempo sembra sfuggirvi dalle dita, anche se pensate di aver pianificato bene la vostra giornata.
C'è sempre un'altra e-mail a cui rispondere, un'altra attività da portare a termine o un altro progetto che aspetta di essere concluso, e si è costantemente in affanno.
Il fatto è che non si tratta solo del carico di lavoro, ma anche di come si gestisce il tempo. È qui che entrano in gioco i sistemi di gestione del tempo . Immergiamoci subito!
Cosa sono i sistemi di gestione del tempo?
I sistemi di gestione del tempo sono strutture concepite per aiutarvi a pianificare, definire le priorità e tenere traccia del vostro tempo in modo efficace.
Non preoccupatevi: non stiamo parlando di processi troppo complicati che vi faranno sentire come se aveste bisogno di un dottorato in gestione del tempo solo per iniziare. Si tratta di sistemi pratici e collaudati che chiunque può applicare per riprendere il controllo della propria giornata.
I sistemi di gestione del tempo possono includere un semplice elenco di cose da fare , un formato di griglia o di calendario e un metodo per stabilire la priorità dei compiti per le ore di lavoro. Sistemi di gestione del tempo più complessi sono le applicazioni automatiche per il time-tracking, i software di gestione delle attività e diversi tipi di planner.
Considerateli come un modo per sincronizzare le attività, i progetti e persino i tempi morti, in modo da avere più capacità mentale e concentrarsi su ciò che conta davvero. Quando si utilizza un sistema di gestione del tempo, si smette di reagire alle attività e si inizia ad agire intenzionalmente.
Sapevate che l'82% delle persone non ha un sistema di gestione del tempo? Questa è solo una delle tante statistiche sconcertanti sulla gestione del tempo che ancora mi stupiscono.
Perché avete bisogno di un sistema (non solo di un piano)
Senza un sistema, la giornata può sembrare un'interminabile partita di recupero.
Si possono fissare obiettivi di lavoro e fare liste di cose da fare, ma se si viene continuamente interrotti o si passa da un compito all'altro senza fare progressi, non si sta gestendo il proprio tempo. State solo spegnendo gli incendi. Un buon sistema di gestione del tempo vi aiuta a vedere il quadro generale, fornendovi al contempo gli strumenti per entrare nei dettagli. Saprete su cosa concentrarvi, cosa delegare e, soprattutto, quando dire di no.
Sapete come dire no al lavoro? Ricordate che dire di no non fa di voi un cattivo dipendente. Anzi, vi rende un dipendente e un membro del team organizzato e rispettabile.
Implementare sistemi di gestione del tempo equivale ad avere capacità di gestione del tempo, che sono fondamentali sia per la produttività personale che per i progetti lavorativi.
I più diffusi sistemi di gestione del tempo che funzionano
Ecco una panoramica di alcuni sistemi di gestione del tempo che potete prendere in considerazione:
1. La matrice di Eisenhower
Vi sarà capitato molte volte di avere la sensazione che ogni compito al lavoro fosse urgente. I molteplici progetti che avete gestito con scadenze ravvicinate o le pressanti richieste dei vostri clienti di integrare i loro nuovi feedback devono aver ostacolato la vostra capacità di valutare come dare priorità alle attività.
È qui che entra in gioco la Matrice di Eisenhower. Vi aiuta a creare compiti e a classificarli in base all'urgenza e all'importanza.
Questo sistema classifica i compiti in quattro quadranti:
Fare prima: Compiti urgenti e importanti (si pensi a questa modalità come a quella antincendio).
Programma: Importanti ma non urgenti (i progetti importanti a lungo termine che vi aiuteranno a crescere).
Delegare: Urgenti ma non importanti (compiti che possono essere gestiti da altri nel vostro team/reparto).
Cancellare: Né urgenti né importanti (sì, esistono, e sì, sono perdite di tempo, quindi devono essere completamente eliminate).
La Matrice di Eisenhower è chiamata anche Matrice di gestione del tempo. L'ex presidente Dwight D. Eisenhower usò questo metodo per affrontare crisi enormi, tra cui la pianificazione della Seconda Guerra Mondiale, senza farsi sopraffare da distrazioni urgenti.
Se Eisenhower riuscì a concentrarsi su ciò che contava davvero durante quel caos, immaginate come potreste applicare questo sistema al vostro lavoro quotidiano e come riuscireste a gestire efficacemente il vostro carico di lavoro.
2. La tecnica del Pomodoro
Questa tecnica è perfetta se avete difficoltà a rimanere concentrati per lunghi periodi di tempo. È semplice:
Impostate un timer per 25 minuti o tracciate il tempo per 25 minuti rimanendo concentrati su un compito (un "Pomodoro");
Poi, fate una pausa di 5 minuti e ricominciate il ciclo;
Dopo quattro Pomodori, concedetevi una pausa più lunga.
La bellezza di questo sistema sta nella sua semplicità. Si potrebbe pensare che lavorare a brevi intervalli non porti a molto, ma si rimane sorpresi. Ho sperimentato questa tecnica su diversi compiti e, indipendentemente dalla complessità del compito, mi ha costretto a concentrarmi solo su un compito alla volta e a portarlo avanti.
La Tecnica del Pomodoro, soprattutto quando si affrontano compiti noiosi e ricchi di concentrazione come la redazione di un bilancio o una ricerca dettagliata per la scrittura, è incredibilmente efficace. Consente di abbandonare il multitasking, che è dimostrato essere inefficace, e la cosa migliore è che rende la gestione dei compiti molto più semplice.
Se volete provare un tracciatore di Pomodoro online, provate il nostro Pomodoro timer gratuito.
3. Blocco del tempo
Il blocco del tempo consiste nell'accantonare blocchi di tempo per attività specifiche. Invece di aggiungere semplicemente dei compiti a una lista di cose da fare, si riserva loro del tempo nel calendario. Volete dedicare due ore a un lavoro profondo? Bloccatele nella vostra agenda. Avete bisogno di tempo per rispondere alle e-mail? Anche questo ha il suo blocco.
Per esempio, Matilde, la nostra Growth Manager, usa religiosamente il time blocking. Tra i suoi ruoli di specialista di dati, stratega di campagne e mamma per la prima volta, il blocco del tempo le permette di mantenere chiare le sue priorità e di essere sempre in cima alle cose senza esaurirsi.
Potete approfondire il nostro articolo completo sull'intero processo di blocco del tempo.
Il blocco del tempo in sé comprende molti metodi per proteggere e tracciare il tempo di lavoro. Tutti i metodi riportati di seguito sono collegati all'articolo sul blocco del tempo citato.
4. La regola dell'80/20 (Principio di Pareto)
Il Principio di Pareto afferma che l'80% dei risultati deriva dal 20% degli sforzi. Applicarlo alla gestione del tempo significa concentrarsi sui pochi compiti che danno maggiori risultati. Non si tratta di fare di più, ma di fare meglio.
Ad esempio, se avete dieci compiti, solo due potrebbero essere fondamentali per portare avanti un progetto o rispettare una scadenza. Gli altri otto potrebbero semplicemente riempire la giornata senza spostare l'ago della bilancia. Concentratevi su questi due compiti e vedrete come la vostra produttività salirà rapidamente alle stelle.
Questo metodo di gestione del tempo è eccellente per i professionisti che si sentono impantanati da interminabili elenchi di cose da fare, ma che raramente vedono un reale progresso. Provate ad applicare la regola dell'80/20 alla vostra pianificazione settimanale, identificando i compiti di maggiore impatto e dedicando loro il vostro tempo e le vostre energie migliori.
Sapevate che la gestione delle energie potrebbe essere uno dei migliori sistemi di gestione del tempo? È una delle strategie di gestione del tempo utilizzate da Tony Robbins.
5. Il metodo Getting Things Done (GTD)
Creato da David Allen, il sistema GTD si concentra sulla cattura di tutti i compiti e le idee in un unico luogo, per poi elaborarli in modo da liberare spazio mentale. È un modo efficace per far uscire tutto dalla testa e inserirlo in un sistema organizzato.
Il metodo GTD prevede cinque fasi:
Cattura: Scrivete tutto ciò che dovete fare.
Chiarire: Decidere se è fattibile e, in caso affermativo, quale sia il passo successivo.
Organizzare: Inserite i compiti in elenchi o calendari in base alla priorità.
Riflettere: Rivedere regolarmente gli elenchi e i calendari.
Impegnarsi: Mettersi al lavoro.
Il GTD è particolarmente utile se avete la sensazione di avere sempre troppe idee in giro ma mai abbastanza concentrazione per portare a termine le cose. Il GTD è particolarmente utile anche se siete creativi o se vi destreggiate tra più clienti con progetti complessi allo stesso tempo.
6. Un sistema Kanban
Kanban è un sistema di gestione visiva del tempo che forse conoscete già. Si possono usare lavagne fisiche (post-it) o strumenti digitali come Trello.
La lavagna Kanban più conosciuta è Trello, un software di gestione dei progetti con un'interfaccia facile da usare sotto forma di schede.
Kanban prevede l'organizzazione dei compiti in tre categorie:
- Per fare
- In corso
- Fatto
Ogni compito riceve una scheda o una nota e viene spostato sulla lavagna man mano che avanza. Questo sistema è perfetto per gli studenti visivi e per coloro che amano vedere i compiti passare fisicamente da una fase all'altra.
Il Kanban è ottimo sia per i team che per i singoli, in quanto aiuta a visualizzare i progressi del progetto e a mantenere l'attenzione su ciò che si sta lavorando attivamente. È anche un modo rapido per individuare i colli di bottiglia, così quando un'attività si blocca nella colonna "In corso", si sa dov'è il problema.
Potreste essere interessati a Trello time-tracking.
7. Il metodo "Mangia la rana
Una delle strategie di gestione del tempo più popolari è il metodo "Mangia la rana".
Anche se non è uno dei metodi preferiti da tutti, aiuta a raggiungere un livello di produttività senza stress. Mi spiego meglio: Si tratta di affrontare il compito più importante, più impegnativo o meno piacevole come prima cosa al mattino.
L'idea è semplice: il compito più temuto è la "rana" e, affrontandola di petto all'inizio della giornata, ci si prepara al successo. Una volta tolto di mezzo questo compito pesante, tutto il resto risulta più facile e si evita il circolo vizioso della procrastinazione.
Personalmente, devo ammettere che questa non è la mia strategia preferita. Tendo a raggiungere il mio apice più tardi nel corso della giornata, quando le mie energie si fanno sentire. Ma la mia collega, Karolina, ne è convinta. Dice:
"La mia strategia preferita per la gestione del tempo? Iniziare la giornata o la settimana con il compito meno piacevole. Questa tecnica, chiamata "mangiare la rana", mi permette di portare a termine tutti i compiti della mia lista di cose da fare, non solo quelli che trovo interessanti"
- Karolina Matyska, Senior Content Marketer
Quindi, se siete il tipo di persona che si esalta nel portare a termine in anticipo i compiti più difficili, ecco come far funzionare il metodo "Mangia la rana":
Individuare la "rana " - Scegliete il compito più critico o scoraggiante che dovete portare a termine nella giornata. È quello che, se portato a termine, vi darà il maggior senso di sollievo e di carburante per continuare il vostro lavoro.
Fallo per primo - Affronta questo compito prima di ogni altro. Non controllate le e-mail, né vincite rapide con compiti più facili. Immergetevi e basta.
Evitare la procrastinazione - La chiave di questo metodo è la disciplina. Resistete alla tentazione di accantonare il compito difficile a favore di altri più facili.
Festeggiare la vittoria - Una volta terminato il compito, prendetevi un momento per apprezzare i progressi fatti. Questo slancio può portarvi ad affrontare il resto della giornata con un senso di realizzazione.
Anche se non è adatto a tutti, "mangiare la rana" è la prima cosa che può essere un modo potente per ottenere il controllo della giornata e sentirsi produttivi fin dall'inizio.
8. La regola 1-3-5
La Regola 1-3-5 offre un modo fresco per affrontare la giornata senza sentirsi sopraffatti. L'idea è semplice: Concentrarsi ogni giorno su 1 compito importante, 3 compiti medi e 5 compiti piccoli.
Perché funziona? Crea un senso di equilibrio tra l'affrontare i progetti ad alta priorità e il gestire le attività più piccole e ripetitive che richiedono attenzione. Non si finisce la giornata con la sensazione di aver lasciato troppe cose in sospeso, ma non ci si blocca nemmeno a fare le cose più facili.
Ad esempio, il compito principale potrebbe essere la stesura di una presentazione. I compiti medi possono includere la ricerca, la revisione di documenti e la programmazione di riunioni. I piccoli compiti potrebbero essere rispondere alle e-mail, archiviare documenti o controllare il team.
Alla fine della giornata, avrete fatto progressi significativi sulle voci più importanti, tenendo sotto controllo anche i compiti più piccoli assegnati.
9. Il metodo ABCDE
Se stabilire le priorità dei compiti vi sembra eccessivo, il metodo ABCDE sviluppato da Brian Tracy offre un approccio semplice ma efficace. Ecco come funziona:
Un compito: Devono essere svolti oggi, hanno la massima priorità.
CompitiB: Dovrebbero essere svolti, ma non sono critici se ritardati.
CompitiC: Belli da fare, ma senza conseguenze reali se non vengono eseguiti.
CompitiD: Delegare a qualcun altro.
CompitiE: Eliminare del tutto.
Questo metodo vi costringe a confrontarvi con la realtà che non tutto ciò che è presente nella vostra lista è ugualmente importante. Una volta classificate le attività, concentratevi prima su quelle "A". Non pensate nemmeno di toccare un compito "C" finché i compiti più critici non sono stati completati.
Questo sistema offre un modo chiaro e diretto per dare priorità a compiti specifici senza perdersi nel rumore della giornata e per comprendere anche le dipendenze tra i compiti.
Aggiungete strumenti al vostro sistema: Applicazioni per il monitoraggio del tempo
Sebbene l'adozione di sistemi di gestione del tempo sia un ottimo inizio, la vostra produttività può salire alle stelle quando la combinate con gli strumenti giusti.
È qui che si rivelano utili le app per il monitoraggio del tempo.
Timeular, ad esempio, è molto più di una semplice applicazione per la rilevazione del tempo. È un software che vi aiuta a tenere traccia del vostro tempo, a identificare gli schemi e persino a individuare i punti in cui potreste sprecare ore preziose. Inoltre, fornisce un rapporto oggettivo, in modo che la prossima volta che il vostro capo o cliente vi chiederà perché non siete riusciti a portare avanti un altro progetto, potrete dimostrarlo con i dati.
"Siamo diventati più redditizi del 20% perché tutti hanno l'abitudine di tenere traccia del tempo". - Richard Wingfield, capo geek di Envision Design
Ecco come il miglior software di time-tracking può migliorare la vostra gestione del tempo:
Tracciamento delle ore di lavoro: Registrate automaticamente le vostre ore giornaliere grazie alle funzioni di tracciamento automatico del tempo, per sapere esattamente dove va a finire il vostro tempo.
Monitoraggio delle attività: Ottenete una ripartizione dettagliata, grazie ai dati di tracciamento del tempo, di quanto tempo viene speso per i singoli compiti o progetti.
Ricevere suggerimenti sul tempo generati dall'intelligenza artificiale: Ricevere suggerimenti per l'inserimento del tempo generati dall'intelligenza artificiale in base agli eventi del calendario e alle voci passate, in modo da non dimenticare di compilare il timesheet e mantenere una visione realistica delle attività quotidiane.
Acquisizione delle ore fatturabili: Per i freelance o le agenzie, tenere traccia delle ore fatturabili per garantire una fatturazione accurata ai clienti.
Identificare le perdite di tempo: Individuare il tempo improduttivo o le attività che stanno riducendo la vostra efficienza.
Creare rapporti dettagliati: Generare rapporti che forniscano informazioni sull'utilizzo del tempo e sui modelli di produttività semplicemente utilizzando un sistema di reporting del tempo.
Gestire le ferie e gli straordinari: Non si tratta solo di tempo di lavoro. Uno strumento di tracciamento del tempo vi aiuta a gestire le ferie del vostro team, a tenere traccia degli straordinari e a bilanciare tutto.
Se siete alla ricerca dei migliori strumenti di tracciamento del tempo, abbiamo una raccolta di articoli su questo argomento:
Si noti che il time tracker potrebbe non includere funzioni di gestione dei progetti, ma troverete sicuramente funzioni come gli utenti illimitati. Sarete in grado di assegnare compiti e tracciare attività per un numero illimitato di progetti allo stesso tempo.
Powered by AI and supercharged with easy-to-use methods, Timeular helps you track time in < 1 minute a day.
La linea di fondo
La padronanza della gestione del tempo va oltre il semplice miglioramento della produttività sul posto di lavoro. Permette di creare più spazio per ciò che conta davvero nella vita, sia che si tratti di passare del tempo con la famiglia, di perseguire le passioni personali o semplicemente di mantenere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata.
L'implementazione di un sistema strutturato di gestione del tempo, supportato da uno strumento affidabile di rilevazione del tempo, può ridurre in modo significativo il sovraccarico, prevenire il burnout e migliorare il senso di controllo sulle responsabilità quotidiane.
Anche se nessun sistema è in grado di eliminare tutte le sfide, l'adozione di un approccio corretto vi consente di gestire il vostro carico di lavoro in modo più efficace, assicurandovi il raggiungimento dei vostri obiettivi professionali e personali. È il momento di esplorare e implementare un sistema che funzioni per voi. I vantaggi saranno evidenti, non solo per l'aumento della produttività, ma anche per l'equilibrio e l'appagamento che otterrete sia nel lavoro che nella vita.
FAQ
Quali sono i 4 tipi di gestione del tempo?
I quattro tipi di gestione del tempo sono: basata sul tempo, basata sui compiti, basata sull'energia e basata sulle priorità. L'uso di uno strumento di gestione del tempo, come un'applicazione gratuita per il monitoraggio del tempo, aiuta a tenere traccia del numero di ore dedicate a uno stesso compito, migliorando la gestione del carico di lavoro e mantenendo l'equilibrio tra lavoro e vita privata.
Cosa sono i sistemi di gestione del tempo?
I sistemi di gestione del tempo sono metodi strutturati per organizzare le attività. Combinano la gestione del carico di lavoro con strumenti come le applicazioni web o il monitoraggio delle app per aumentare la produttività dei dipendenti. I project manager li utilizzano per evitare gli impegni e migliorare le prestazioni del team.
Quali sono le 4 P della gestione del tempo?
Le 4 P della gestione del tempo sono la pianificazione, la definizione delle priorità, il rendimento e la gestione della procrastinazione. Questi principi guidano l'organizzazione dei compiti, la concentrazione sulle priorità, l'ottimizzazione della produttività e la riduzione dei ritardi.