Des systèmes de gestion du temps pour réduire l'accablement

Si vous êtes comme la plupart des gens, le temps semble vous échapper, même si vous pensez avoir bien planifié votre journée.

Il y a toujours un courriel de plus à répondre, une tâche de plus à terminer, ou un autre projet qui attend d'être intégré, et vous êtes constamment en train de vous démener.

En fait, il ne s'agit pas seulement de votre charge de travail, mais aussi de la façon dont vous gérez votre temps. C'est là que les systèmes de gestion du temps entrent en jeu. Plongeons dans le vif du sujet !

Qu'est-ce qu'un système de gestion du temps ?

Les systèmes de gestion du temps sont des cadres structurés conçus pour vous aider à planifier, hiérarchiser et suivre votre temps de manière efficace.

Ne vous inquiétez pas, nous ne parlons pas de processus trop compliqués qui vous donnent l'impression d'avoir besoin d'un doctorat en gestion du temps rien que pour commencer. Il s'agit de systèmes pratiques et éprouvés que tout le monde peut mettre en œuvre pour reprendre le contrôle de sa journée.

Les systèmes de gestion du temps peuvent inclure une simple liste de tâches ( ), une grille ou un calendrier, ainsi qu'une méthode de hiérarchisation des tâches pour les heures de travail. Des systèmes de gestion du temps plus complexes sont les applications de suivi automatique du temps, les logiciels de gestion des tâches et différents types de planificateurs.

Considérez-les comme un moyen de synchroniser vos tâches, vos projets et même vos temps morts afin de disposer d'une plus grande capacité mentale et de vous concentrer sur ce qui compte vraiment. En utilisant un système de gestion du temps, vous cessez de réagir à vos tâches et commencez à agir intentionnellement.

Saviez-vous que 82 % des gens n'ont pas de système de gestion du temps ? Ce n'est là qu'une des nombreuses statistiques stupéfiantes sur la gestion du temps qui m'étonnent encore.

Pourquoi avez-vous besoin d'un système (et pas seulement d'un plan) ?

Sans système, votre journée peut ressembler à un jeu de rattrapage sans fin.

Vous pouvez vous fixer des objectifs de travail et dresser des listes de tâches, mais si vous êtes constamment interrompu ou si vous passez d'une tâche à l'autre sans progresser, vous ne gérez pas votre temps. Vous ne faites qu'éteindre des feux. Un bon système de gestion du temps vous aide à avoir une vue d'ensemble tout en vous donnant les moyens de vous plonger dans les détails. Vous saurez sur quoi vous concentrer, quoi déléguer et, surtout, quand dire non.

Savez-vous comment dire non au travail? Rappelez-vous que dire non ne fait pas de vous un mauvais employé. Cela fait plutôt de vous un employé et un membre de l'équipe organisé et respectable.

La mise en œuvre de systèmes de gestion du temps équivaut à l'acquisition de compétences en matière de gestion du temps, qui sont essentielles à la fois pour la productivité personnelle et pour les projets liés au travail.

Systèmes populaires de gestion du temps qui fonctionnent

Voici quelques systèmes de gestion du temps que vous pouvez envisager :

1. La matrice Eisenhower

Vous avez dû avoir l'impression que chaque tâche au travail était urgente à plusieurs reprises. Les multiples projets que vous avez gérés dans des délais serrés ou les demandes pressantes de vos clients pour intégrer leurs nouveaux retours d'information ont dû entraver votre capacité à évaluer la manière de hiérarchiser les tâches.

C'est là qu'intervient la matrice d'Eisenhower. Elle vous aide à créer des tâches et à les classer par ordre de priorité en fonction de leur urgence et de leur importance.

Ce système classe les tâches en quatre quadrants :

• Faites d'abord : Les tâches urgentes et importantes (c'est le mode "lutte contre l'incendie").

• Calendrier : Important mais pas urgent (les projets importants à long terme qui vous aideront à vous développer).

• Déléguer : Urgent mais pas important (tâches qui peuvent être prises en charge par quelqu'un d'autre au sein de votre équipe/département).

• Supprimer : Ni urgent, ni important (oui, cela existe - et oui, ce sont des pertes de temps, il faut donc les éliminer complètement).

La matrice d'Eisenhower est également appelée matrice de gestion du temps. L'ancien président Dwight D. Eisenhower a utilisé cette méthode pour faire face à des crises massives, notamment la planification de la Seconde Guerre mondiale, sans se laisser submerger par des distractions urgentes.

Si Eisenhower a pu se concentrer sur ce qui comptait vraiment dans ce chaos, imaginez comment vous pourriez appliquer ce système à votre travail quotidien et comment vous géreriez efficacement votre charge de travail.

2. La technique Pomodoro

Cette technique est idéale si vous avez du mal à rester concentré pendant de longues périodes. Elle est simple :

• Réglez un minuteur pour 25 minutes ou notez le temps pendant 25 minutes tout en restant concentré sur une tâche (une "Pomodoro") ;

• Faites ensuite une pause de 5 minutes et recommencez le cycle ;

• Après quatre Pomodoros, accordez-vous une pause plus longue.

La beauté de ce système réside dans sa simplicité. On pourrait penser que travailler par à-coups ne mène pas à grand-chose, mais vous seriez surpris. J'ai expérimenté cette technique sur plusieurs tâches et, quelle que soit leur complexité, elle m'a obligé à me concentrer sur une seule tâche à la fois et à la faire progresser.

La technique Pomodoro est incroyablement efficace, surtout lorsqu'il s'agit de tâches fastidieuses et exigeantes en termes de concentration, comme l'établissement d'un budget ou la réalisation de recherches détaillées en vue de la rédaction d'un ouvrage. Elle vous aide à abandonner le multitâche, dont l'inefficacité a été démontrée, et, surtout, elle facilite grandement la gestion des tâches.

Si vous souhaitez essayer un outil de suivi des Pomodoro en ligne, essayez notre minuteur de Pomodoro gratuit.

3. Blocage du temps

Le blocage du temps consiste à réserver des plages de temps spécifiques pour des activités précises. Au lieu d'ajouter des tâches à une liste de choses à faire, vous réservez du temps pour ces tâches dans votre calendrier. Vous voulez consacrer deux heures à un travail approfondi ? Bloquez ce temps dans votre emploi du temps. Vous avez besoin de temps pour répondre à des courriels ? Cette activité a sa propre plage horaire.

Par exemple, Matilde, notre Growth Manager, utilise religieusement le blocage du temps. Entre ses rôles de spécialiste des données, de stratège de campagne et de mère pour la première fois, le blocage du temps lui permet de garder ses priorités claires et de s'assurer qu'elle est toujours au top sans s'épuiser.

Vous pouvez vous plonger dans notre article complet sur l'ensemble du processus de blocage du temps.

Le blocage du temps comprend de nombreuses méthodes de protection et de suivi du temps de travail. Toutes les méthodes ci-dessous sont liées à l'article mentionné sur le blocage du temps.

4. La règle des 80/20 (principe de Pareto)

Le principe de Pareto stipule que 80 % de vos résultats proviennent de 20 % de vos efforts. Appliquer ce principe à la gestion du temps signifie se concentrer sur les quelques tâches qui vous donneront le plus de résultats. Il ne s'agit pas de faire plus, mais de faire mieux.

Par exemple, si vous avez dix tâches, deux seulement peuvent être cruciales pour faire avancer un projet ou respecter un délai. Les huit autres risquent d'occuper votre journée sans faire avancer les choses. Concentrez-vous sur ces deux tâches et vous verrez que votre productivité augmentera rapidement.

Cette méthode de gestion du temps est excellente pour les professionnels qui se sentent bloqués par des listes de choses à faire interminables, mais qui ne réalisent que rarement de réels progrès. Essayez d'appliquer la règle des 80/20 à votre planification hebdomadaire, en identifiant les tâches les plus importantes et en leur consacrant le plus de temps et d'énergie possible.

Saviez-vous que la gestion de votre énergie pourrait être l'un des meilleurs systèmes de gestion du temps ? C'est l'une des stratégies de gestion du temps utilisées par Tony Robbins.

5. La méthode "Getting Things Done" (GTD)

Créé par David Allen, le système GTD consiste à rassembler toutes les tâches et les idées en un seul endroit, puis à les traiter de manière à libérer de l'espace mental. Il s'agit d'un moyen efficace de tout faire sortir de sa tête et de l'intégrer dans un système organisé.

La méthode GTD comporte cinq étapes :

• Capturez: Notez tout ce que vous devez faire.

• Clarifier: Décidez si vous pouvez agir, et si oui, quelle est la prochaine étape.

• Organiser: Classer les tâches dans des listes ou des calendriers en fonction de leur priorité.

• Réfléchissez: Passez régulièrement en revue vos listes et vos calendriers.

• S'engager: Se mettre au travail.

GTD est particulièrement utile si vous avez l'impression d'avoir constamment trop d'idées en tête, mais jamais assez de concentration pour faire avancer les choses. GTD est également particulièrement utile si vous êtes créatif ou si vous jonglez avec plusieurs clients et des projets complexes en même temps.

6. Un système Kanban

Kanban est un système visuel de gestion du temps que vous connaissez peut-être déjà. Vous pouvez utiliser des tableaux physiques (post-it) ou des outils numériques comme Trello.

Le tableau Kanban le plus connu est Trello, un logiciel de gestion de projet doté d'une interface conviviale sous forme de cartes.

Kanban consiste à organiser les tâches en trois catégories :

• A faire
• En cours
• Terminé

Chaque tâche reçoit sa propre carte ou note, et vous les déplacez sur le tableau au fur et à mesure qu'elles progressent. Ce système convient parfaitement aux apprenants visuels et à ceux qui aiment voir les tâches passer physiquement d'une phase à l'autre.

Kanban est également très utile pour les équipes et les individus, car il permet de visualiser l'avancement du projet et de se concentrer sur les tâches en cours. C'est aussi un moyen rapide de repérer les goulets d'étranglement. Ainsi, lorsqu'une tâche reste bloquée dans la colonne "En cours", vous savez où se situe le problème.

Vous pourriez être intéressé par le suivi du temps sur Trello.

7. La méthode "Manger la grenouille

L'une des stratégies de gestion du temps les plus populaires est la méthode "Mangez la grenouille".

Même si ce n'est pas la méthode préférée de tout le monde, elle permet d'atteindre un niveau de productivité sans stress. Je m'explique : Il s'agit de s'attaquer à votre tâche la plus importante, la plus difficile ou la moins agréable dès le matin.

L'idée est simple : votre tâche la plus redoutée est la "grenouille", et en vous y attaquant dès le début de la journée, vous vous donnez les moyens de réussir. Une fois cette lourde tâche accomplie, tout le reste vous semble plus facile et vous évitez le cycle de la procrastination.

Personnellement, je dois admettre que ce n'est pas ma stratégie préférée. J'ai tendance à atteindre mon rythme de croisière plus tard dans la journée, lorsque mon énergie se fait sentir. Mais ma collègue Karolina ne jure que par cette méthode. Elle raconte :

"Ma stratégie de gestion du temps préférée ? Commencer la journée ou la semaine par la tâche la moins agréable. Cette technique, appelée "manger la grenouille", me permet de terminer toutes les tâches de ma liste, et pas seulement celles que je trouve intéressantes."
- Karolina Matyska, spécialiste du marketing de contenu.

Alors, si vous êtes du genre à vous épanouir en accomplissant rapidement les tâches les plus ardues, voici comment vous pouvez appliquer la méthode "Manger la grenouille" :

1. Identifiez la "grenouille " - Choisissez la tâche la plus importante ou la plus décourageante que vous devez accomplir dans la journée. C'est celle qui, si elle est accomplie, vous procurera le plus grand sentiment de soulagement et vous donnera envie de poursuivre votre travail.

2. Faites-le d'abord - Attaquez-vous à cette tâche avant toute autre. Pas de vérification des courriels, pas de gains rapides avec des tâches plus faciles. Plongez dans le vif du sujet.

3. Éviter la procrastination - La clé de cette méthode est la discipline. Résistez à la tentation de repousser la tâche difficile au profit de tâches plus faciles.

4. Célébrez votre victoire - Une fois la tâche accomplie, prenez un moment pour apprécier les progrès que vous avez réalisés. Cet élan peut vous permettre de passer le reste de la journée avec un sentiment d'accomplissement.

Même si cela ne convient pas à tout le monde, "manger la grenouille" est la première chose qui peut s'avérer un moyen efficace de prendre le contrôle de sa journée et de se sentir productif dès le départ.

8. La règle 1-3-5

La règle du 1-3-5 offre une façon rafraîchissante d'aborder la journée sans se sentir débordé. L'idée est simple : Vous vous concentrez chaque jour sur une tâche importante, trois tâches moyennes et cinq petites tâches.

Pourquoi cela fonctionne-t-il ? Elle crée un équilibre entre les projets prioritaires et les petites tâches répétitives qui requièrent également de l'attention. Vous ne terminerez pas la journée en ayant l'impression d'avoir laissé trop de choses en suspens, mais vous ne resterez pas non plus bloqué sur les tâches les plus faciles.

Par exemple, votre tâche principale peut être la rédaction d'une présentation. Les tâches moyennes peuvent comprendre la recherche, l'examen de documents et la planification de réunions. Les petites tâches peuvent consister à répondre à des courriels, à classer des documents ou à prendre des nouvelles de votre équipe.

À la fin de la journée, vous aurez fait des progrès significatifs sur les éléments importants tout en gardant le contrôle sur les tâches moins importantes.

9. La méthode ABCDE

Si la hiérarchisation des tâches vous semble insurmontable, la méthode ABCDE mise au point par Brian Tracy propose une approche simple mais efficace. Voici comment elle fonctionne :

• Une tâche: Doivent être accomplies aujourd'hui, en priorité.

• TâchesB: Doivent être accomplies, mais ne sont pas critiques si elles sont retardées.

• TâchesC : Agréables à faire, mais sans conséquences réelles si elles ne sont pas accomplies.

• TâchesD : Déléguer à quelqu'un d'autre.

• TâchesE: Éliminer complètement.

Cette méthode vous oblige à vous rendre compte que tous les éléments de votre liste n'ont pas la même importance. Une fois que vous avez classé vos tâches par catégorie, concentrez-vous d'abord sur les tâches "A". N'envisagez même pas de toucher à une tâche "C" tant que les tâches les plus importantes ne sont pas terminées.

Ce système vous offre un moyen clair et direct de hiérarchiser des tâches spécifiques sans vous perdre dans le bruit de votre journée et de comprendre les dépendances entre les tâches.

Ajoutez des outils à votre système : Applications de suivi du temps

Si l'adoption de systèmes de gestion du temps est un bon début, votre productivité peut monter en flèche si vous l'associez aux bons outils.

C'est là que les applications de suivi du temps se révèlent utiles.

Timeular, par exemple, est plus qu'une simple application de suivi du temps. Il s'agit d'un logiciel de suivi du temps qui peut vous aider à suivre votre temps, à identifier des modèles et même à repérer les endroits où vous perdez des heures précieuses. De plus, il vous fournit un rapport objectif, de sorte que la prochaine fois que votre patron ou votre client vous demandera pourquoi vous n'avez pas pu accepter un autre projet, vous pourrez l'étayer par des données.

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"Nous sommes devenus 20 % plus rentables parce que tout le monde a pris l'habitude de suivre le temps. - Richard Wingfield, chef geek chez Envision Design

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Voici comment le meilleur logiciel de suivi du temps peut améliorer votre gestion du temps :

• Suivi des heures de travail: Enregistrez automatiquement vos heures de travail quotidiennes grâce à des fonctions de suivi automatisé du temps pour savoir exactement où va votre temps.

• Contrôler les tâches: Les données de suivi du temps permettent d'obtenir une analyse détaillée du temps consacré à chaque tâche ou projet.

• Recevez des suggestions de temps générées par l'IA: Recevez des suggestions de saisie de temps générées par l'IA en fonction des événements de votre calendrier et de vos entrées antérieures afin de ne pas oublier de remplir votre feuille de temps et d'avoir une vue d'ensemble réaliste de vos tâches quotidiennes.

• Saisir les heures facturables: Pour les freelances ou les agences, assurez le suivi des heures facturables afin de garantir une facturation précise au client.

• Identifiez les pertes de temps: Identifiez le temps improductif ou les tâches qui nuisent à votre efficacité.

• Créer des rapports détaillés: Générer des rapports qui fournissent des informations sur votre utilisation du temps et vos modèles de productivité simplement en utilisant un système de rapport de temps.

• Gérer les congés et les heures supplémentaires: Il ne s'agit pas seulement du temps de travail. Un outil de suivi du temps de travail vous aide à gérer les congés de votre équipe, à suivre les heures supplémentaires et à tout équilibrer.

  

Si vous cherchez les meilleurs outils de suivi du temps, nous avons une collection d'articles sur ce sujet :

• Outils de gestion du temps

• Applications de suivi du temps pour Android

• Applications de suivi du temps pour iPhone

• Applications de suivi du temps pour les entrepreneurs

• Applications de suivi du temps pour les petites entreprises

• Applications de suivi du temps pour les designers

Notez que le système de suivi du temps n'inclut peut-être pas de fonctions de gestion de projet, mais vous trouverez certainement des fonctions telles qu'un nombre illimité d'utilisateurs. Vous pourrez assigner des tâches et suivre des tâches pour un nombre illimité de projets en même temps.

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Le bilan

La maîtrise de la gestion du temps ne se limite pas à l'amélioration de la productivité au travail. Elle vous permet de consacrer plus d'espace à ce qui compte vraiment dans la vie, qu'il s'agisse de passer du temps en famille, de poursuivre des passions personnelles ou simplement de maintenir un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

La mise en œuvre d'un système structuré de gestion du temps, soutenu par un outil fiable de suivi du temps, peut réduire de manière significative le sentiment d'accablement, prévenir l'épuisement professionnel et améliorer votre sentiment de contrôle sur vos responsabilités quotidiennes.

Bien qu'aucun système n'élimine tous les défis, l'adoption de la bonne approche vous permet de gérer votre charge de travail de manière plus efficace et de vous assurer que vous atteignez vos objectifs professionnels et personnels. Le moment est venu d'explorer et de mettre en œuvre un système qui vous convienne. Une fois que vous l'aurez fait, les avantages seront évidents, non seulement en termes d'augmentation de la productivité, mais aussi d'équilibre et d'épanouissement dans le travail et dans la vie.

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