10 bewährte Zeitmanagement-Strategien [mit Beispielen aus der Praxis]
Wenn du hier bist, bist du nicht ganz zufrieden damit, wie du deine Zeit organisierst.
Die Zeit hat die Tendenz, uns zu entgleiten - aber du musst den Spagat schaffen, allen Anforderungen gerecht zu werden und gleichzeitig deinen Verstand zu bewahren.
Hierfür gibt es Zeitmanagementstrategien. Aber wie bettest du diese Strategien in den Alltag ein? Ich habe für dich einen Leitfaden mit den folgenden Informationen vorbereitet:
Das A und O von Zeitmanagementstrategien
Konkrete Beispiele für Zeitmanagementstrategien, die von unserem CTO, Growth Manager und Senior Content Marketer angewendet werden
Eine Veranschaulichung, wie Zeitmanagementstrategien im wirklichen Leben eingesetzt werden können, anhand von Beispielen von Barack Obama, dem ehemaligen Präsidenten Dwight D. Eisenhower oder Steve Jobs
Was sind Zeitmanagementstrategien?
Zeitmanagementstrategien sind systematische Techniken, die dir helfen, deine Zeit zu planen und zu kontrollieren. Zeitmanagement-Strategien sind das Rückgrat von Produktivität, Projekterfolg und beruflicher Entfaltung. Wenn du wirksame Zeitmanagementstrategien anwendest, kannst du dein Stressniveau senken und deine Work-Life-Balance erhalten.
Zeitmanagementstrategien geben dir die Möglichkeit:
Machen dir deine Zeit zu eigen (Zeiteinteilung wird zum Kinderspiel).
Priorisiere dringende und alle anderen Aufgaben.
Stelle deine schlechten Zeitmanagement-Gewohnheiten in Frage.
➡️ Du bist noch nicht bereit, deine eigene Zeitmanagementstrategie zu entwickeln? Hier erfährst du warum es wichtig ist, realistische Ziele zu setzen.
Was macht Zeitmanagement-Fähigkeiten wertvoll?
Jedes Jahr arbeiten wir etwa 240 Tage. Das entspricht 1.920 Stunden. Ich habe dieses Thema in dem Artikel über die Anzahl der Arbeitstage in einem Jahr näher erläutert.
Die Arbeitsanforderungen nehmen zu, und wir versuchen, sie zu bewältigen, obwohl wir überlastet sind und in einem unerklärten Wettbewerb mit der Technologie stehen. Burnout und Depressionen sind auf dem Vormarsch. Deshalb müssen wir jede Strategie anwenden, die uns nicht nur über Wasser hält, sondern uns auch hilft, im Berufs- und Privatleben zu weiter zu kommen.
Erfolgreiches Zeitmanagement trägt zu Folgendem bei:
Höhere Anpassungsfähigkeit: Wenn du dein Zeitmanagement gut beherrschst, weißt du, wie du auf unerwartete Herausforderungen oder veränderte Prioritäten reagieren kannst. In Situationen, die eine hohe Anpassungsfähigkeit erfordern, ist Wissen wirklich Macht - stelle dir vor, du wüsstest genau, welche Zeitmanagementtechnik du in einer Krisensituation anwenden kannst, ohne dich überfordert zu fühlen.
Nachhaltige Arbeitsgewohnheiten: Marathons sind cool, aber sie erschöpfen dein System. Da du von Montag bis Freitag arbeiten musst, ist ein Arbeitsmarathon nicht nachhaltig für deine körperliche und geistige Gesundheit. Das Wochenende wird dich nicht retten, aber nachhaltige Techniken werden während der Arbeitswoche ständig angewendet.
Gesteigerte Kreativität: Ein strukturiertes Zeitmanagement schafft geistige Freiräume für innovatives Denken und Problemlösungsstrategien. Wenn du dem Arbeitsalltag entfliehst, förderst du deine Kreativität und setzt Innovationen und Umwälzungen frei.
Hohe Entscheidungsqualität: Ein effektives Zeitmanagement ermöglicht es dir auch, deine Entscheidungen zu durchdenken, zu reflektieren und besser zu analysieren. Die Qualität deiner Entscheidungen ist also besser fundiert, als wenn du dich auf übereilte Entscheidungen verlässt.
Mehr dazu: Eine Sammlung von Statistiken zum Zeitmanagement
Strategien für das Zeitmanagement
1. Erstelle eine To-Do-Liste (auch "Knockout"-Liste genannt)
Beginne jeden Tag oder jede Woche mit der Erstellung einer "Knockout"-Liste. Lege deine obersten Prioritäten fest, bestimmte Aufgaben, die zuerst erledigt werden müssen.
Mache diese Liste zu einer Priorität und zu einem Versprechen, das du dir selbst gegenüber einhalten muss. Du musst die nötige Selbstdisziplin aufbringen, um diese Dinge in dem Zeitrahmen zu erledigen, den du dir selbst gesetzt hast. Das ist eine schnelle und risikolose Planungsmethode.
Ein großartiges Beispiel dafür, wie man sich selbst solche festen Versprechen gibt, ist der Serienunternehmer, Investor und Moderator von "The Profit" Marcus Lemonis. Lemonis hat physische Zettel in seinem Schrank. Er macht eine Liste mit den fünf Dingen, die er an diesem Tag erledigen will, und erledigt diese dann ausnahmslos. Lemonis schreibt diese Karten morgens, was seine Motivation anregt und ihm ein Gefühl der Zielstrebigkeit gibt.
Der interessanteste Teil von Lemonis' Strategie ist, dass er am Ende Papierflugzeuge aus seinen Karten bastelt, um sich selbst ein physisches Signal zu geben, dass die Aufgabe erledigt ist.
Die Verwendung einer automatisierten Zeitmanagement-App macht deine Zeitverwendungsgewohnheiten sichtbar und hilft dir, deine Zeit besser zu organisieren
2. Setze Prioritäten wie der ehemalige Präsident Eisenhower
Prioritäten zu setzen wie der 34. Präsident der USA sollte definitiv zu guten Ergebnissen führen. Tatsächlich ist die Zeitmanagement-Matrix (oder die Dringend-Wichtig-Matrix), wie sie oft genannt wird, eine der begehrtesten Zeitmanagement-Strategien, und das aus gutem Grund.
Die Eisenhower-Matrix ist ein Wendepunkt für die Aufgabenpriorisierung. Sie hilft dir, den Druck, den du allen Aufgaben gibst, zu entschärfen, indem du sie in dringende und wichtige Aufgaben kategorisierst. Auf diese Weise sparst du Zeit und maximierst deine Produktivität, da deine wichtigsten Aufgaben klar sind und du dich auf das Wesentliche konzentrieren kannst.
Du kannst Aufgaben anhand der folgenden Kategorien priorisieren:
Do First = Dringende und wichtige Aufgaben
Zeitplan = wichtige, nicht dringende Aufgaben
Delegieren = Dringende, unwichtige Aufgaben, die von jemand anderem erledigt werden können
Löschen = Unwichtige, nicht dringende Aufgaben löschen (Routineaufgaben können zu dieser Kategorie gehören)
Diese effektiven Zeitmanagement-Tipps sollen deine Prioritäten klären und deine Produktivität steigern. Indem du die wichtigsten Aufgaben zuerst angehst, wählestn du eine einfache, aber wirkungsvolle Technik, um dein Zeitmanagement zu meistern.
- Empfohlene Lektüre: Was ist ein DuPont-Zeitplan?
3. Verwendung von Zeitmanagement-Tools
Eine App zur Zeiterfassung hilft dir, deiner Zeitverwendungsgewohnheiten aufzudecken, Zeitfresser zu identifizieren und schließlich deiner Zeit auf der Grundlage von Daten besser zu verwalten. Zeitmanagement-Tools sind zentrale Plattformen, auf denen du den Arbeitsfortschritt automatisch verfolgst, damit du dich auf deine wichtigsten Aufgaben konzentrieren kannst.
Stelle dir ein Zeitmanagement-Tool als einen objektiven Bericht oder ein Zeit-Audit vor. Timeular, zum Beispiel, macht das Folgende:
Sendet dir KI-generierte Zeiteintragsvorschläge auf der Grundlage deiner Kalenderereignisse und früheren Einträge, damit du nicht vergisst, deinen Stundenzettel auszufüllen, und einen realistischen Überblick über deine täglichen Aufgaben hast;
Erstellt leicht verständliche Berichte , die deine Produktivitätstrends, die für Kundenprojekte aufgewendete Zeit und verschiedenen Aktivitäten zeigen, so dass du Effizienzmuster erkennen kannst;
Erfasst deine Arbeit im Hintergrund und fügt automatisch alle von dir geleistete Arbeit basierend auf der Nutzung von Apps, Websites und Dokumenten in deinen Time Tracker ein. Nur du hast die Kontrolle über 100% deiner Daten.
Dies ist eine Vorschau auf einen Bericht, der intelligente Produktivitätserkenntnisse liefert:
4. Beginne den Tag mit den lästigen Aufgaben
Eine wirksame Zeitmanagementtechnik, die du in deinem Tagesablauf anwenden kannt, besteht darin, mit der schwierigsten Aufgabe zu beginnen. Dies ist die "Eat the Frog"-Methode.
Die von Mark Twain stammende Methode, den Frosch zu essen, besteht darin, den Tag oder die Woche mit der schwierigsten oder wichtigsten Aufgabe zu beginnen. Dies ist eine der beliebtesten und produktivsten Techniken von Karolina:
"Meine liebste Zeitmanagementstrategie? Ich beginne den Tag oder die Woche mit der unangenehmsten Aufgabe. Diese Technik, genannt "eat the frog", stellt sicher, dass ich alle Aufgaben auf meiner To-Do-Liste erledige, nicht nur die, die ich interessant finde." Karolina, Senior Content Marketer @Timeular.
5. Schütze deine Zeit, indem du sie blockierst
Eine weitere gute Strategie für dein Zeitmanagement besteht darin, wertvolle Zeit für bestimmte Aufgaben einzuplanen, die deine Aufmerksamkeit und intensive Arbeit erfordern.
Ein Zeitblock ist ein bestimmter Zeitraum, in dem du dich auf bestimmte Aufgaben oder Aktivitäten konzentrieren kannst. Indem du für jede Tätigkeit - ob arbeitsbezogene Aufgaben oder private Aktivitäten - eigene Zeitblöcke einrichtest, schaffst du einen strukturierten Rahmen, der die Konzentration fördert. Mit dieser Technik verhinderst du auch Ablenkungen und Multitasking, sodass du dich voll und ganz auf eine Aufgabe konzentrieren kannst.
Matilde, unsere Growth-Managerin, verwendet Zeitblockierung als Haupttechnik des Zeitmanagements, da sie mit vielen Aufgaben jongliert:
"Meine Rolle bei Timeular erfordert, dass ich mehrere Hüte trage: Manchmal bin ich Texterin, manchmal Datenspezialistin oder Kampagnenstrategin. Außerdem möchte ich für meine Kollegen ein guter Teamkollege sein. Zudem bin ich zum ersten Mal Mutter geworden, so dass ich auch für meine neue kleine Familie da sein muss. Diese vielfältigen Aufgaben verlangen von mir, dass ich organisiert und übersichtlich bleibe. Ich setze morgens Prioritäten für die wichtigsten Aufgaben und blockiere Zeit in meinem Kalender, um sie zu erledigen. Auf diese Weise stelle ich sicher, dass ich meine Aufgabenliste mit Leichtigkeit abarbeite.
6. Fokus und Energie statt Zeit managen
Manchmal besteht die beste Zeitmanagementstrategie gar nicht darin, die Zeit zu managen, sondern andere Dinge wie Energie und Konzentration.
Es ist leicht, seine Zeit entsprechend einzuteilen und alle Ratschläge von Motivationsredner Tony Robbins oder anderen Gurus zu befolgen, aber es ist viel schwieriger, die Umstände vorherzusagen, unter denen deine Konzentration und Energie am höchsten ist. Anstatt also deine Zeit zu managen, solltest du deinen Fokus und deine Energie verwalten.
Sich seiner Umstände bewusst zu sein und sie realistisch einzuschätzen, ist weitaus besser, als endlos zu pushen, bis die Energie aufgebraucht ist. Stelle Fragen wie:
Wann bin ich am kreativsten oder energiegeladensten?
Wann könnte ich eine Pause für sinnlose Verwaltungstätigkeiten einplanen?
Wie kann ich meine anspruchsvollsten Aufgaben mit meinen Spitzenenergiezeiten in Einklang bringen?
Gibt es bestimmte Umgebungen oder Bedingungen, die meine Konzentration und Produktivität steigern?
Wie kann ich meine Pausen über den Tag verteilt gestalten, um mein Energieniveau aufrechtzuerhalten?
Lege Zeitblöcke fest, in denen du am energiegeladensten bist und dich am besten auf schwierige Aufgaben und Projekte konzentrieren oder Ideen entwickeln kannst. Mit einem Zeitmanagementplan ist es einfacher, bei der Sache zu bleiben und Ablenkungen zu ignorieren.
7. Setze ein Zeitlimit für eine bestimmte Aufgabe
Durch die Festlegung von Zeitlimits für verschiedene Aufgaben wird dein Geist in einen Zustand der Produktivität und Konzentration versetzt. Die Methode, die du hier anwenden kannst, ist die Pomodoro-Technik. Bei dieser Methode wird 25 Minuten lang intensiv gearbeitet, gefolgt von einer 5-minütigen Pause. Du kannst deine täglichen Aufgaben auf diese Weise angehen, indem du dich immer wieder kurz konzentrierst und dann eine kurze Pause einlegst.
Dies ist meine Lieblingsmethode, da sie mir hilft, kleine Erfolge und die Erledigung von Aufgaben in überschaubaren Aufgaben während eines ganzen Tages zu sehen. Ich habe auch das Gefühl, dass es mir hilft, Stress und den Wechsel zwischen den Aufgaben zu reduzieren (Slack, Telefon oder E-Mails checken), was meinen Fokus regelmäßig stört.
Es kann deine Motivation beflügeln und einem Burnout vorbeugen, wenn du erkennst, dass sich die Arbeit nach und nach in erledigte Aufgaben verwandelt.
8. Gruppenunterbrechungen
Die Beherrschung des Zeitmanagements kann bedeuten, Besprechungen um jeden Preis zu vermeiden oder jede Unterbrechung in bestimmte Zeiträume einzuteilen, damit du dich auf andere Aufgaben konzentrieren kannst, die deine Aufmerksamkeit erfordern. Wusstest du übrigens, dass Angestellte 16% ihrer Zeit in nutzlosen Besprechungen verbringen? Eine MIT-Studie hat das bewiesen.
Ein interessantes Konzept aus der Informatik namens "Interrupt Coalescing" besagt, dass Computer im Hintergrund Unterbrechungen nach Prioritäten gruppieren. Mit anderen Worten: Wenn du deinem Computer einen Befehl erteilst, bewertet er dessen Priorität und teilt ihn in verschiedene Prioritätsgruppen ein. Wenn der Computer über die erforderlichen Ressourcen verfügt und diese als vorrangig eingestuft hat, wird der Befehl ausgeführt; wenn nicht, wird er in eine Warteschlange gestellt.
Du erkennst, dass auch unser CTO einen ähnlichen Ansatz verfolgt, oder?
"Als CTO und Leiter der Produktabteilung ist es wichtig, ein breites Spektrum an Aufgaben zu bewältigen. Um die Produktivität aufrechtzuerhalten, strukturiere ich meinen Tag mit einer beständigen Routine: Die Vormittage widme ich der intensiven, konzentrierten Arbeit an Projekten mit hoher Priorität und die Nachmittage reserviere ich für die Kommunikation und die Erledigung dringender Angelegenheiten, sobald sie anfallen." Manuel Zoderer.
Das ist genau das, was auch du tun kannst. Wenn eine Unterbrechung auftritt, die nicht sofort erledigt werden muss, schiebe sie auf und gruppiere sie mit anderen kleineren Aufgaben, die später erledigen werden. Dieses Video erklärt dieses Konzept vielleicht besser als ich es tue:
9. Verringerung der Entscheidungsmüdigkeit
Im Laufe des Tages verschlechtert sich sowohl deine Entscheidungsfähigkeit als auch deine Entscheidungsqualität. Deshalb musst du die Anzahl der Entscheidungen, die du am Tag triffst, reduzieren. Auf diese Weise sparst du Zeit für unproduktive Aufgaben, und du gewinnst mehr geistigen Freiraum während des Tages.
Ein gutes Beispiel ist der ehemalige Präsident Barack Obama, der seinen Tag damit begann, dass er seine Outfit-Entscheidungen einschränkte und nur graue oder blaue Anzüge trug. Ein weiteres Beispiel ist, dass Obama keine Entscheidungen über das Essen traf, das er zu sich nahm. Auf diese Weise behielt Obama einen klaren Kopf und traf Entscheidungen, die auf das Wesentliche beschränkt waren.
Es gibt eine Fülle ähnlicher Beispiele, wie Mark Zuckerberg oder Nick Taranto.
10. Nein sagen und mehr delegieren
Nein zu sagen zu neuen Aufgaben, die deine Produktivität gefährden, ist eine der besten Zeit- und Projektmanagementstrategien, die du anwenden kannst. Es hilft dir, eine gute Qualität der Ergebnisse zu erhalten und bei den anstehenden Projektdetails und -ergebnissen auf Kurs zu bleiben.
Versuche am besten, nicht direkt nein zu sagen, um deine Zeit zu schonen, sondern befolge ein paar Schritte, bevor du eine neue Anfrage ablehnst.
1. Bewerte den Antrag
2. Erkläre klar deinen Standpunkt (Ablehnung)
3. Erkläre den Grund, warum
4. Erarbeite einen Gegenvorschlag
5. Auf Pushback vorbereiten
6. Nein sagen üben
Wenn es dir oft schwer fällt, Nein zu sagen, kannst du hier die Gründe für deine Ablehnung erklären:
Eines der besten Beispiele für große Fachleute, die Nein sagen, ist Apple-Gründer und CEO Steve Jobs. Jobs sagte oft: "Innovation bedeutet, zu 1.000 Dingen Nein zu sagen", und nicht nur Innovation, sondern auch ein gutes Verhältnis zu Zeit und Wohlbefinden. Eine der wichtigsten Entscheidungen war die Rettung von Apple vor dem Bankrott im Jahr 1997. Und wie? Indem sie die Anzahl der Produkte von 300 auf 10 reduzierten. Das ist ein klares Nein zu 290 anderen Produkten.
11. Erfolge feiern
Das Feiern von Erfolgen kann einen größeren Einfluss auf die Art und Weise haben, wie man seine Zeit einteilt, als man denkt. Es ist für einen Berufstätigen lebenswichtig, wird aber oft übersehen. Es stärkt die Moral und hilft dir, bei deinen nächsten Unternehmungen motiviert zu bleiben.
Wenn du dir etwas Zeit nimmst, um große oder kleine Meilensteine anzuerkennen und zu feiern, erhältst du eine psychologische Belohnung für deine harte Arbeit und deine Fortschritte. Dieses Feiern wiederum wird nicht nur positive Verhaltensweisen verstärken, sondern auch dazu beitragen, den Schwung für deine nächsten Arbeitsziele aufrechtzuerhalten .
Nutze die Feierlichkeiten als kurze Pause inmitten des anhaltenden hohen Leistungsdrucks, um neue Energie zu tanken und über deine Leistungen nachzudenken. Baue Feiern in deine Routine ein und lade ein Teammitglied ein, ebenfalls daran teilzunehmen, oder feiere einfach allein.
Die Verwendung einer automatisierten Zeitmanagement-App macht deine Zeitverwendungsgewohnheiten sichtbar und hilft dir, deine Zeit besser zu organisieren
Schlussfolgerung
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es bei der Beherrschung des Zeitmanagements um mehr geht als nur um die Priorisierung von Aufgaben - es geht um die Optimierung von Energie und Konzentration, um das Feiern von Erfolgen und um die Verwendung der richtigen Werkzeuge, um Ihren Fortschritt zu beschleunigen.
Unabhängig davon, ob du dich für Zeitmanagementtechniken wie die Pomodoro-Technik oder Zeitblockierung entscheidest, haben diese einen großen Einfluss auf dein Wohlbefinden, deine Produktivität und sogar dein Sozialleben.