Einen Zeitmanagementplan in 9 Schritten erstellen
In der heutigen schnelllebigen Welt ist die Beherrschung des Zeitmanagements eine wesentliche Voraussetzung für den Erfolg bei allen Aufgaben, die du zu bewältigen hast, sei es, weil du dadurch das Leben außerhalb der Arbeit besser genießen kannst, oder weil es dir hilft, mehr Freizeit zu haben.
Ein gutes Zeitmanagement hilft dir, deine Produktivität zu steigern, Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen und Zeit für deine berufliche Entwicklung und dein Privatleben zu gewinnen.
"Wir sind um 20 % rentabler geworden, weil sich jeder an die Zeiterfassung gewöhnt hat". - Richard Wingfield, leitender Geek bei Envision Design
Um ein gutes Zeitmanagement zu haben, musst du zunächst einen Zeitmanagementplan erstellen. Deshalb stellen wir dir in diesem Artikel 7 Schritte vor, mit denen du einen effektiven Zeitmanagementplan erstellen kannst.
Wir führen dich durch die wichtigsten Schritte, von der Festlegung präziser Arbeitsziele und der Bewertung deiner Zeitverfügbarkeit bis zur Ausführung des Plans und der Anpassung bei Bedarf. Auf dem Weg dorthin lernst du effektive Zeitmanagementtechniken und leistungsstarke Tools kennen, mit denen du deine Produktivität erheblich steigern kannst.
Was ist ein Zeitmanagementplan?
Ein Zeitmanagementplan ist wie ein intelligenter Zeitplan, der dir hilft, Dinge effizient zu erledigen. Es geht darum, realistische Ziele zu setzen, sie in kleinere Aufgaben aufzuteilen und bestimmte Zeiten für ihre Erledigung vorzusehen. Ein guter Zeitmanagementplan hilft dir und deinem Team, organisiert zu bleiben, Stress zu reduzieren und sowohl im Privat- als auch im Berufsleben erfolgreich zu sein.
Was ist ein wesentlicher Bestandteil eines erfolgreichen Plans?
- Zeitmanagement-Tools wie Zeiterfassungs-Apps, Kalender und Erinnerungen helfen dir, deinen Plan einzuhalten.
- Ausgeprägte Fähigkeiten im Zeitmanagement
- Effiziente Zeitmanagementstrategien
Wir werden in den nächsten Abschnitten dieses Artikels näher darauf eingehen.
Lies auch: Warum ist Zeitmanagement in einem Unternehmen wichtig?
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Einen Zeitmanagementplan in 9 Schritten erstellen
TIPP: Bevor du dich mit deinem Zeitmanagementplan befassst, solltest du unbedingt deine Zeitmanagementfähigkeiten verbessern. Schlechtes Zeitmanagement resultiert oft aus mangelnder Vertrautheit mit Zeitmanagementtechniken und Zeiterfassung. Um dir das nötige Rüstzeug an die Hand zu geben, haben wir im nächsten Abschnitt dieses Artikels einige effektive Zeitmanagement-Tipps zusammengestellt.
1. Bestimme deine Ziele
Klarheit über deine Ziele ist der grundlegende Ausgangspunkt für eine angemessene Zeitmanagementstrategie. Frage dich selbst: Was möchte ich bei einer bestimmten Aufgabe, einem Projekt oder sogar in der kommenden Woche erreichen? Diese Klarheit bildet die Grundlage für deinen Zeitmanagementplan.
Wichtig ist, dass du sicherstellst, dass deine Ziele realistisch sind. Die Festlegung erreichbarer Ziele verhindert Frustration und hält die Motivation während des gesamten Prozesses aufrecht, während gleichzeitig sichergestellt wird, dass keine Zeit vergeudet wird.
Tipp: Wende diesen Schritt sowohl auf deine persönlichen als auch auf deine beruflichen Ziele an.
2. Aufgaben priorisieren
Sobald du dir über deine Ziele im Klaren bist, solltest du Prioritäten für Ihre Aufgaben festlegen. Eine Kategorisierung deiner täglichen Aufgaben hilft dir, herauszufinden, was wirklich deine sofortige Aufmerksamkeit erfordert. Erstelle dazu eine tägliche oder wöchentliche Aufgabenliste, auf der die wichtigsten und schwierigsten Aufgaben ganz oben stehen.
TIPP: Es könnte eine gute Idee sein, ein gutes Tool zur Priorisierung der Arbeit zu verwenden.
3. Bewerte deinen verfügbaren Zeitplan
Betrachten wir als nächstes deine derzeitige Zeitsituation. Schaue dir deinen Zeitplan genau an und bewerte ihn gründlich. Wie viel Zeit steht dir zur Verfügung, und wie deckt sich diese mit dem Zeitbedarf für deine Aufgaben? Diese Bewertung ist von entscheidender Bedeutung.
Bei dieser Übung erfährst du, ob du deine Routine oder deinen Zeitplan anpassen musst, um deine Zeit effektiver zu verwalten.
4. Reflektiere deine Produktivitätszeiten
Überlege außerdem, zu welchen Zeiten du am produktivsten bist. Bist du morgens, abends oder zu anderen Zeiten am leistungsfähigsten? Diese individuelle Neigung, die als Chronotyp bezeichnet wird, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Der Schlüssel dazu ist, die Stärken deines Chronotyps zu nutzen, indem du die Aufgaben entsprechend planst. Wenn du ein Nachtmensch bist, arbeitest du nachts! Es ist besser, wenn du deinen gesamten Wochenplan auf der Grundlage deiner Stärken und nicht deiner Schwächen erstellst.
Vielleicht bist du morgens am produktivsten (AM-shifted), am späten Nachmittag oder am Abend (PM-shifted) oder sogar in zwei verschiedenen Phasen (Bi-phasic) - das ist von Mensch zu Mensch unterschiedlich.
Wusstest du, dass selbst eine einfache Methode wie "Don't Break the Chain", die Produktivitätsmethode, die Seinfeld zu einer Legende machte, große Auswirkungen auf deine Produktivität haben kann?
5. Liste deiner Aufgaben
Erstelle eine To-Do-Liste mit allen Aufgaben, die du erledigen musst. Sortiere sie, beginnend mit den dringendsten Aufgaben, und gehe bis zur unwichtigsten Aufgabe auf deiner Liste. Füge Informationen über Fristen und geschätzte Zeiträume hinzu.
6. Wähle die richtigen Werkzeuge
Die Verwendung einer Zeiterfassungssoftware ist eine große Hilfe, um sicherzustellen, dass der Plan eingehalten und die Ziele erreicht werden, während du jede Aufgabe in der Software überwachst.
Ein Zeiterfassungstool ist auch nützlich, um zu verstehen, wie viel Zeit für eine bestimmte Aufgabe aufgewendet wird und welche Bereiche die meiste Aufmerksamkeit und Konzentration erfordern. Es ist eine gute Idee, vor der Aufstellung eines Plans zu bewerten, was du tust, um die problematischsten Bereiche oder Gewohnheiten zu ermitteln. Bevor du dein Tool wählst, solltest du dir über die Nachteile der elektronischen Überwachung im Klaren sein.
Im weiteren Verlauf dieses Artikels werden wir uns mit verschiedenen Techniken befassen, z. B. mit der Pomodoro-Technik oder der Zeitblockierung, die mit einem Zeiterfassungswerkzeug verfolgt werden kann.
Lies unseren Leitfaden, wenn du wissen möchtest, was die Pomodoro-Technik ist.
7. Umsetzung des Plans
Jetzt ist es an der Zeit, den Plan in die Tat umzusetzen. Halte den anfänglichen Motivationsschub aufrecht und konzentriere dich auf die endgültigen Ziele, ohne sich von den kritischen Aufgaben abhalten zu lassen, die möglicherweise mehr Zeit und Energie erfordern.
Wusstest du, dass das Erstellen deiner ausführlichen Aufgabenliste im Voraus einer der besten Zeitspar-Tipps ist, um dich motiviert zu halten?
TIPP: Ziehe den 2 2 3-Zeitplan in Betracht, um einen Zeitplan zu erstellen.
8. Nach Bedarf anpassen
Wenn die Zeit vergeht und sich die Arbeitslast verschiebt und ändert, kannst du deinen Plan/Zeitplan noch weiter anpassen. Passe ihn so oft wie nötig an eine neue Strategie oder wichtige Aufgaben an.
Scheue dich nicht, Änderungen vorzunehmen, Aufgaben umzustellen und neue Techniken einzuführen, wenn du dadurch deine Ziele effektiver erreichen kannst.
Wenn du feststellst, dass es andere überschaubare Aufgaben gibt, die du irgendwann erledigen kannst, weil du bei der Fertigstellung deiner ursprünglichen Aufgaben auf Blockaden gestoßen bist, kann eine Änderung deines Schwerpunkts die Erreichung deiner Ziele nur beschleunigen.
9. Plane für unerwartete Situationen
Leider ist es unmöglich, alle Aspekte des Zeitmanagements zu kontrollieren. Während wir daran arbeiten, die Zeit für Aufgaben einzuteilen, Fristen zu setzen und sogar persönliche Besorgungen zu planen, treten unerwartete Ereignisse ein.
Dazu können Ereignisse wie Besprechungen, Fragen von Mitarbeitern oder dringende Aufgaben gehören, deren Erledigung länger dauert als ursprünglich geplant.
In anderen Fällen können Probleme aus dem wirklichen Leben dazwischenkommen. Versuche, dich darauf einzustellen, indem du etwas zusätzliche Zeit einplanst. Wenn du sie nicht brauchst, ist es zusätzliche Zeit, um zu entspannen und einfach das tägliche Leben in einem langsameren Tempo zu genießen.
- TIPP: Nutze die besten Zeitmanagement-Bücher, um zu lernen, wie du mit unerwarteten Situationen umgehen kannst.
Zeitmanagementplan Vorlage
Dies ist ein schematisches Beispiel dafür, wie du deine Zeit in einer Woche - oder auch deine wiederkehrenden Aufgaben - einfach, aber effektiv verwalten kannst.
| Zeitmanagement-Plan | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Aufgabe | M | T | W | T | F |
| E-Mail lesen | 09:00 | 09:00 | 09:00 | 09:00 | 09:00 |
| Meeting | 09:30 | 09:30 | 09:30 | ||
| Bericht CEO | 15:00 | 15:00 | |||
| Daten hochladen | 17:00 | 17:00 | 17:00 | 17:00 | |
Prioritätensetzung auf der To-Do-Liste
Dies ist eine Vorlage, mit der du deine Liste nach der Reihenfolge der Prioritäten organisieren kannst.
| DATUM: | |
|---|---|
| Hohe Priorität | |
| Aufgabe A | Aufgabe B |
| Aufgabe C | Aufgabe D |
| Aufgabe E | Aufgabe F |
| Mittlere Priorität | |
| Aufgabe G | Aufgabe H |
| Aufgabe I | Aufgabe J |
| Aufgabe K | Aufgabe L |
| Niedrige Priorität | |
| Aufgabe M | Aufgabe N |
| Aufgabe O | Aufgabe P |
| Aufgabe Q | Aufgabe R |
Wenn du aber etwas Ausführlicheres und Hilfreicheres suchst, dann ist die Eisenhower-Matrix, auch bekannt als die 4 Quadranten des Zeitmanagements, genau das Richtige.
Tipps und Techniken zur Aufnahme in deinen Zeitmanagementplan
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Im Folgenden haben wir einige der beliebtesten Zeitmanagementtechniken aufgelistet, die zu einem effektiven Zeitmanagement beitragen:
Die 80/20-Regel
Diese Zeitmanagementtechnik, die auch als Pareto-Analyse (benannt nach ihrem italienischen Schöpfer) bekannt ist, besteht darin, die Aufgaben zu priorisieren, die bei der Lösung von Problemen am effektivsten sind.
Schreibe alle Probleme auf, mit denen du derzeit in deiner Abteilung, deinem Unternehmen, deiner Agentur oder auch in deinem Privatleben konfrontiert bist, und ermittle die Ursache für jedes Problem.
Vergib für jedes Problem eine Punktzahl - je höher die Punktzahl, desto größer das Problem. Gruppiere sie entsprechend ihrer Punktzahl. Die Gruppe mit der höchsten Punktzahl sollte diejenige sein, an der du zuerst arbeitest.
Da du am Ende eine bereits nach Prioritäten geordnete Aufgabenliste hast, bist du besser in der Lage, deine Zeit effektiv zu verwalten und Aufgaben in deinem Tages- oder Wochenplan zu erledigen.
- Lies hier: Die besten Zitate zum Zeitmanagement
Zeitblockierung
Bei der Zeitblockierung, die auch als Time Batching bezeichnet wird, werden bestimmte Zeitfenster für bestimmte Aufgaben eingeplant. So kannst du dich auf deine Aufgaben konzentrieren, eine Überlastung vermeiden und beständige Fortschritte bei Projekten erzielen. Es ist eine effektive Zeitmanagementstrategie, die hilft Prokrastination zu vermeiden.
Wenn du diese Methode anwendest, entwickelst du deine Zeitmanagementfähigkeiten, da du dein Bewusstsein dafür schulst, Aufgaben innerhalb einer bestimmten Zeitspanne zu erledigen.
Diese Technik hat viele Befürworter, z. B. den CEO von Tesla, Elon Musk, der seinen Tag in 5-Minuten-Blöcken organisiert.
- Kostenlos herunterladen: Vorlagen für Zeitblockierungsplaner
Die Pomodoro-Technik
Die Pomodoro-Technik ist eine Zeitmanagementtechnik, bei der in konzentrierten 25-Minuten-Intervallen, den so genannten "Pomodoros", gearbeitet wird, gefolgt von einer 5-minütigen Pause. Diese Methode verbessert die Konzentration, minimiert das Zögern und optimiert die Produktivität, indem Aufgaben in überschaubare Zeitintervalle mit regelmäßigen kurzen Pausen aufgeteilt werden.
Unabhängig davon, wie lange eine Aufgabe im Allgemeinen dauert, solltest du sie in 25-Minuten-Abschnitte unterteilen und dich auf sie konzentrieren. So hast du Zeit für eine Pause und das Gefühl, eine bestimmte Aufgabe leichter abschließen zu können, unabhängig davon, wie viel Zeit du insgesamt dafür aufwendest.
Denke daran, dass die Zeiterfassung das Herzstück dieser Technik ist! Du kannst sogar Meetings nach dem Pomodoro-Prinzip planen, um die Effizienz zu steigern.
Profi-Tipp: Verwende unseren kostenlosen Pomodoro-Timer oder eine der Pomodoro-Apps, um Pomodoro-Slots mit einem Klick festzulegen!
Zeitmanagement Matrix
Die Zeitmanagement-Matrix, auch Eisenhower-Matrix genannt, ist eine Strategie zur Priorisierung von Aufgaben, die je nach Dringlichkeit und Wichtigkeit in vier Quadranten eingeteilt werden. Sie hilft Einzelpersonen, Entscheidungen zu treffen, Aufgaben zu priorisieren und ihre Ziele effektiv zu erreichen, indem sie Aufgaben in Kategorien wie z. B.:
- dringend und wichtig,
- nicht wichtig, aber dringend,
- dringend, aber nicht wichtig,
- und weder dringend noch wichtig.
Meistens verlieren wir den Überblick, weil entweder unsere Zeitmanagement-Fähigkeiten nicht so gut sind, wie wir es bräuchten, oder weil wir zu gestresst sind, um klar zu sehen, was effektives Zeitmanagement wirklich bedeutet. Deshalb hilft die Eisenhower-Matrix dabei, den Kopf frei zu bekommen und schwarz auf weiß zu zeigen, was die nächste Aufgabe sein sollte.
Eat the Frog Technik
Benannt nach einem Zitat von Mark Twain: "Iss morgens als Erstes einen lebenden Frosch, dann wird dir den Rest des Tages nichts Schlimmeres passieren", bedeutet die Eat the Frog-Methode, dass man den Tag damit beginnt, die "unangenehmen" Aufgaben zu erledigen.
Das "Unangenehmste" ist damit eher früher als später erledigt, und der Rest des Tages ist leichter zu bewältigen. Du hast ein besseres Erfolgserlebnis, weil du weißt, dass sich diese komplexen Aufgabe nicht mehr in den Tag hineinziehen, da du sie gut bewältigt hast. Du bist entspannter, wenn du in der zweiten Tageshälfte ein Meeting nach dem anderen abhältst.
Parkinsonsches Gesetz
Diese Methode richtet sich insbesondere an Menschen, die gut unter Druck arbeiten können. Cyril Northcote Parkinson prägte den Satz: "Die Arbeit dehnt sich aus, um die Zeit zu füllen, die für ihre Erledigung zur Verfügung steht".
Das bedeutet, dass die Zeit, die wir uns für die Erledigung einer Aufgabe geben, die Zeit ist, die wir für die Erledigung der Aufgabe benötigen.
Die Anwendung dieser Technik bedeutet, dass man in kürzeren Zeitabschnitten effizienter arbeitet. Zum Beispiel kann man eine bestimmte Anzahl von Minuten für das Abrufen von E-Mails festlegen (etwa eine halbe Stunde) und das war's.
Versuche, ohne Ladegerät zu arbeiten, und fordere dich selbst heraus, die Aufgabe zu beenden, bevor der Computer oder ein anderes Gerät ausfällt.
Fazit
Jetzt, wo du diese Zeitmanagementtechniken kennst, solltest du in der Lage sein, einen effektiven Zeitmanagementplan zu erstellen, sei es für berufliche oder persönliche Ziele.
Die Vorteile eines guten Zeitmanagements sind praktisch unübersehbar, ob du nun eine Aufgabe planst oder persönliche Besorgungen machst. Du bist besser darauf vorbereitet, dich jeder Herausforderung zu stellen, du bleibst auf dem Laufenden und hältst trotzdem die Fristen ein.
Die Verwendung einer Zeiterfassungssoftware kann sicherstellen, dass du deine Ziele erreichst und dich an deinen Plan hältst, indem du jede Aufgabe in der Software überwachst. Ein Zeiterfassungstool ist auch nützlich, um zu verstehen, wie viel Zeit für eine bestimmte Aufgabe aufgewendet wird und welche Bereiche die meiste Aufmerksamkeit und Konzentration erfordern.
Unabhängig davon, für welche Technik oder welches Instrument du dich entscheidest, wird es zu einer Steigerung der Effizienz und der Produktivität führen und dir helfen, langfristig motiviert zu bleiben, während du deine Arbeit und deine Freizeit genießt.