Wie man Arbeitsstunden berechnet: Schritt für Schritt

Autorin: Karolina Matyska

Die Erfassung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter gewährleistet eine gerechte Vergütung und ein effizientes Projektmanagement. Aber wie berechnen Sie die Arbeitsstunden pro Tag, Woche oder Monat? Sie können dies automatisch tun, indem Sie eine Zeiterfassungs-App verwenden, oder manuell, indem Sie Stundenzettel-Vorlagen ausfüllen.

Es gibt auch eine einfache Formel, um die Arbeitszeit auf dem Papier oder mit einem Taschenrechner zu berechnen.

Im Folgenden werden verschiedene Möglichkeiten zur Berechnung der von Mitarbeitern innerhalb eines bestimmten Zeitraums geleisteten Arbeitsstunden und zur Erstellung von Stundenzetteln erläutert.

Beginne mühelos mit der Berechnung deiner Arbeitszeiten zu 100%.

Automatisch oder manuell. Mit einem physischen Zeiterfassungsgerät oder Tastaturkürzeln. Weniger als 1 Minute pro Tag.

Wie berechnet man die geleisteten Arbeitsstunden? 

Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Arbeitsstunden innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu berechnen:

Schritt 1: Bestimmen Sie die Start- und Endzeit

Um zu berechnen, wie viele Stunden Sie oder Ihre Mitarbeiter innerhalb eines Tages, einer Woche oder eines Monats gearbeitet haben, müssen Sie die Anfangs- und Endzeit jedes Arbeitstages des erfassten Zeitraums genau festlegen.

Dies kann anhand von Stundenzetteln, Arbeitsprotokollen oder sogar mithilfe eines Arbeitsstundentracker der detaillierte Informationen über die Arbeitsbeginn- und Arbeitsendezeiten liefert.

Ein Beispiel: Am Montag begann John Watson seine Arbeit um 8 Uhr morgens und beendete sie um 16 Uhr.

Schritt 2: Zeit in militärische Zeit umrechnen

Stellen Sie Anfangs- und Endzeiten auf militärische Zeit (24-Stunden-Uhr) um, um Konsistenz zu gewährleisten und Verwirrung durch AM/PM-Bezeichnungen zu vermeiden.

Um die Zeit in militärische Zeit umzurechnen, addieren Sie 12 zur Endzeit (Nachmittagsstunden) und lassen Sie die Startzeit (Morgenstunden) unverändert.

Ein Beispiel: Da John seine Arbeit um 8:00 Uhr begann und um 17:15 Uhr beendete, konvertieren Sie es in 8:00 und 17:15 Uhr. 

Schritt 3: Umrechnung in die Dezimalform

Da die Arbeitszeiten oft auf die Minute genau sind und die Arbeitgeber das Dezimalformat für die Lohnberechnung verwenden, ist es wichtig, die Minuten in Dezimalstunden umzurechnen.

Dazu teilen Sie einfach die Minuten durch 60.

Zum Beispiel: Da John um 17:15 Uhr mit der Arbeit fertig war, teilen Sie 15 durch 60, um 0,25 zu erhalten. Das macht aus 17:15 17,25.

Schritt 4: Startzeit von Endzeit subtrahieren

Mit den Start- und Endzeiten im 24-Stunden- und Dezimalformat können Sie einfach die Startzeit von der Endzeit subtrahieren, um die Gesamtarbeitszeit zu ermitteln.

Ein Beispiel: Da John seine Arbeit um 8:00 Uhr morgens (08:00) begann und um 17:15 Uhr (17:00) beendete, beläuft sich seine Gesamtarbeitszeit auf 9,15 Stunden (17,15 - 8,00 = 9,15).

Schritt 5: Abzug der unbezahlten Pausen

Unbezahlte Pausen werden in der Regel von der Gesamtarbeitszeit abgezogen, um die Nettoarbeitszeit zu ermitteln, die die tatsächlich geleistete Arbeitszeit darstellt.

Dieser letzte Schritt ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass die Arbeitnehmer für ihre tatsächliche Arbeitszeit einen angemessenen Ausgleich erhalten.

Um die unbezahlten Pausen abzuziehen, ermitteln Sie die Gesamtdauer der Pause und ziehen sie von der Gesamtarbeitszeit ab.

Ein Beispiel: Da John 9,15 Stunden gearbeitet und eine 30-minütige Mittagspause und Pause eingelegt hat (30/60=0,5), beträgt seine Nettoarbeitszeit 8,65 Stunden (9,15 - 0,5 = 8,65).

Schritt 6: Berechnen Sie die Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden für den Lohnzeitraum (Woche, Monat).

Sie haben bereits gelernt, wie man die täglichen Arbeitsstunden berechnet. Um die Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden pro Woche oder pro Monat zu berechnen, addieren Sie die Gesamtzahl der in dem jeweiligen Zeitraum geleisteten Arbeitsstunden mit denselben Formeln.

Wenn Sie die geleisteten Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter für einen bestimmten Lohnzeitraum berechnen möchten, empfehle ich Ihnen, auf eine Zeiterfassungssoftware umzusteigen, die dies automatisch erledigt.

Vorteile und Grenzen der manuellen Berechnung von Arbeitszeiten

Die Erstellung von handgeschriebenen Stundenzetteln ist eine einfache und kostengünstige Methode zur Berechnung der Arbeitszeit, die jedoch nur für Freiberufler geeignet ist. Leider ist dies keine zeitsparende Methode zur Berechnung von Arbeitsstunden für Teams.

Vorteile:

  • Kein Bedarf an Ausbildung
  • Kostengünstig in der Umsetzung
  • Keine zusätzliche Software erforderlich
  • Geeignet für entfernte oder mobile Mitarbeiter

Nachteilig:

  • Zeitaufwändig in der Erfassung und Pflege
  • Anfällig für Fehler und Auslassungen
  • Schwierig, Berichte zu erstellen
  • Nicht skalierbar für große Teams oder komplexe Projekte

Insgesamt sind handgeschriebene Zeiterfassungskarten eine praktikable Option für Unternehmen mit kleinen Teams oder einfachem Bedarf an Gehaltsabrechnungen. Sie sind jedoch nicht die effizienteste oder genaueste Methode zur Erfassung der Arbeitszeiten von Mitarbeitern. Unternehmen mit größeren Teams oder komplexeren Anforderungen an die Gehaltsabrechnung sollten den Einsatz eines Zeiterfassungssystems in Betracht ziehen.

Zeiteffizientere Methoden zur Berechnung der Arbeitsstunden

Zeiterfassungs-Apps

Zeiterfassungssoftware automatisiert den Prozess der Erfassung und Berechnung der für verschiedene Aufgaben, Projekte oder Kunden aufgewendeten Arbeitszeiten. Es besteht kein Bedarf mehr an Stundenzetteln in Papierform, und alle Zeiterfassungskarten der Mitarbeiter sind jederzeit in einer Software abrufbar.

Vorteile:

  • Reibungsloses Zeiterfassungssystem
  • Automatisierte Zeiterfassung und benutzerfreundliche Zeiterfassungsmethoden:
  • Automatische Verfolgung von nicht fakturierbaren und fakturierbaren Stunden
  • Verfolgung der für Projekte und Aufgaben aufgewendeten Zeit
  • Pausen verfolgen
  • Berechnung von Überstunden und Überstundenvergütung
  • Integrationen mit Kalendern, Projektmanagement-Tools und HR-Software
  • Kann auf dem Desktop, dem Handy und im Web verwendet werden
  • Perfekt für Teams vor Ort und aus der Ferne

Nachteilig:

  • Es braucht eine Grundausbildung
  • Es sind sowohl kostenpflichtige als auch kostenlose Optionen verfügbar

Zu den beliebtesten und effizientesten Zeiterfassungsanwendungen gehört Timeular, eine einfache, intelligente und sichere Zeiterfassungssoftware, mit der Sie die für Aufgaben aufgewendete Zeit genau erfassen können, ohne Ihren Arbeitsablauf zu unterbrechen.

Tabellenkalkulationen

Sind Sie ein Fan von Tabellenkalkulationen und möchten Excel oder Google Sheets als Stundenrechner verwenden? Warum nicht! Ich habe einige kostenlose Vorlagen für Stundenzettel erstellt, die Sie zur Berechnung der geleisteten Stunden in Excel oder Google Sheets verwenden können:

Vorteile:

  • Flexibel und anpassbar
  • Sie können verwendet werden, um mehrere Projekte und Aufgaben zu verfolgen
  • Es ist möglich, Berichte und Rechnungen zu erstellen
  • Sie können mit mehreren Nutzern geteilt werden
  • Sie können auf dem Desktop, auf dem Handy und im Web verwendet werden.

Nachteilig:

  • Sie können zeitaufwändig in der Einrichtung und Wartung sein
  • Anfällig für Fehler
  • Nicht benutzerfreundlich, unübersichtlich und klobig
  • Nicht so sicher wie spezielle Zeiterfassungssysteme

Tabellenkalkulationen sind eine praktikable Option für Unternehmen mit kleinen Teams oder einfachem Bedarf an Gehaltsabrechnungen. Sie sind jedoch nicht die effizienteste oder genaueste Methode zur Erfassung der geleisteten Stunden. Unternehmen mit größeren Teams oder komplexeren Anforderungen an die Gehaltsabrechnung sollten eine Lösung wie eine Zeiterfassungs-App in Betracht ziehen.

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Stechuhren

Stechuhren sind physische Geräte, mit denen sich die Mitarbeiter bei der Arbeit ein- und ausstempeln. Sie sind eine zuverlässigere und genauere Methode zur Erfassung von Stunden als handgeschriebene Stundenzettel und können auch zur Erfassung von Pausen und Überstunden verwendet werden.

Vorteile:

  • Zuverlässiger und genauer als handgeschriebene Zeiterfassungsbögen
  • Erfassung von Pausen und Überstunden
  • Integration mit Gehaltsabrechnungssystemen
  • Sie können mit einer Vielzahl von Terminplanungssystemen verwendet werden

Nachteilig:

  • Sie können teuer in der Anschaffung und Installation sein
  • Sie erfordern zusätzliche Wartung
  • Nicht so portabel wie Zeiterfassungs-Apps
  • Nicht geeignet für entfernte oder mobile Mitarbeiter

Stechuhren sind eine gute Option für Unternehmen, die eine zuverlässige und genaue Möglichkeit zur Zeiterfassung benötigen, und eignen sich gut für Unternehmen mit einer großen Anzahl von Mitarbeitern oder komplexen Lohnabrechnungsanforderungen. Unternehmen mit mobilen Mitarbeitern sollten jedoch stattdessen eine Zeiterfassungs-App in Betracht ziehen.

Online-Stundenzähler

Online-Zeiterfassungssysteme ermöglichen es den Mitarbeitern, sich über Computer oder mobile Geräte ein- und auszustempeln. Diese Methode ist genauer und effizienter als manuelle Zeiterfassungsbögen, erfordert aber zusätzliche Software und Infrastruktur.

Vorteile:

  • Präziser und effizienter als manuelle Zeiterfassungsbögen
  • Kann Pausen und Überstunden erfassen
  • Integration mit Gehaltsabrechnungssystemen

Nachteilig:

  • Erfordert zusätzliche Software und Infrastruktur
  • Sie sind möglicherweise nicht für alle Unternehmen geeignet
  • Sie können in der Umsetzung teuer sein

Integrierte Gehaltsabrechnungssysteme

Integrierte Gehaltsabrechnungssysteme verbinden die Zeiterfassung mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, die Zeit manuell in die Lohn- und Gehaltssoftware einzugeben.

Vorteile:

  • Keine manuelle Zeiteingabe in die Gehaltsabrechnungssoftware mehr erforderlich
  • Verbessert Genauigkeit und Effizienz
  • Ein Werkzeug für mehrere Bedürfnisse

Nachteilig:

  • Erfordert ein teureres Gehaltsabrechnungssystem
  • Sie sind möglicherweise nicht für alle Unternehmen geeignet
  • Erfordert Ausbildung

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Erfasse die Arbeitszeit ohne Aufwand oder Frustration

Automatisch oder manuell. Mit einem physischen Zeiterfassungsgerät oder Tastaturkürzeln. Weniger als 1 Minute pro Tag.

FAQ

Wie werden Arbeitsstunden und Überstunden definiert?

Die Definition der Arbeitszeit kann je nach Arbeitsvertrag, Branchenstandards und örtlichem Arbeitsrecht variieren.

  • Die reguläre Arbeitszeit ist der Standardzeitrahmen, in dem ein Arbeitnehmer verpflichtet ist, anwesend zu sein und arbeitsbezogene Aufgaben zu erfüllen;
  • Überstunden kommen ins Spiel, wenn ein Arbeitnehmer über seine reguläre Arbeitszeit hinaus arbeitet;
  • Teilzeitarbeit ist ein Beschäftigungsverhältnis, bei dem eine Person weniger Stunden arbeitet als ein Vollzeitbeschäftigter, oft weniger als 35-40 Stunden pro Woche. 

Die Kenntnis dieser Unterschiede ist sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass du die arbeitsrechtlichen Vorschriften einhältst, Überstunden angemessen vergütest und Teilzeitbeschäftigte fair behandelst. 

Wie berechnet man die Überstundenvergütung?

Die Überstundenvergütung übersteigt in der Regel den regulären Stundensatz. In den Vereinigten Staaten beispielsweise werden Überstundenzuschläge in der Regel mit dem 1,5-fachen des regulären Stundensatzes eines Arbeitnehmers für mehr als 40 Arbeitsstunden pro Woche berechnet.

Denken Sie daran, dass die spezifischen Regeln für die Überstundenvergütung je nach Arbeitsvertrag, Einstufung des Arbeitnehmers und Gerichtsbarkeit variieren können. In einigen Bundesstaaten gelten möglicherweise bestimmte Überstundenschwellen oder -sätze, und für einige Branchen gelten besondere Vorschriften. 

Weitere Informationen finden Sie in dem Artikel zur Berechnung der Überstundenvergütung.