Szkolenie z zarządzania czasem dla pracowników [PORADNIK]
Nie wszystkie zespoły robocze są zbudowane tak samo. Różni ludzie mają różne umiejętności, ale wszyscy pracują razem, aby osiągnąć te same cele: produktywność i sukces.
Umiejętności zarządzania czasem mogą być nabyte przez każdego, kto przestrzega solidnego zestawu nawyków. Oto, co musisz wiedzieć o szkoleniach z zarządzania czasem dla pracowników.
Dla lidera i członka zespołu kluczowe znaczenie ma uniknięcie niedotrzymania terminów i umów, wysokich kosztów nadgodzin oraz rozczarowanych szefów i klientów.
Oto jak możesz przekazać te wskazówki dotyczące produktywności i pomóc swoim pracownikom i członkom zespołu lepiej zarządzać swoim czasem.
Szkolenie z zarządzania czasem dla pracowników: 7 Skutecznych Wskazówek
1. Zachęcanie do korzystania z narzędzi do śledzenia czasu pracy
Śledzenie czasu jest niezbędne, aby wiedzieć, ile czasu pracownik poświęca na określone zadanie. To lepsze pojęcie czasu pozwoli pracownikowi analizować swoją wydajność, zarządzać swoimi niedociągnięciami i pracować nad poprawą siebie.
Dzięki aplikacjom do śledzenia czasu pracy, takim jak Timeular, zespół może wykryć czasochłonne i niepotrzebne działania oraz podjąć kroki w celu ich uniknięcia lub obejścia.
Mogą również unikać robienia dłuższych niż to konieczne przerw, spędzania zbyt dużej ilości czasu na spotkaniach lub rozwodzenia się i marnowania czasu na zablokowane zadania.
Dzięki narzędziu do śledzenia czasu pracy mogą oni również definiować swoje bloki czasowe, gwarantując zdrowy i produktywny harmonogram.
- Zasoby:
Jak uczyć zarządzania czasem
Najlepsze aplikacje do śledzenia czasu pracowników
Szablon harmonogramu blokowania czasu
Timeular zostało uznane przez ponad 10 000 zespołów za najbardziej przyjazne dla użytkownika narzędzie do śledzenia czasu pracy. Utwórz darmowe konto i przetestuj je już dziś
2. Zachęcanie do korzystania z list rzeczy do zrobienia
W każdym programie telewizyjnym i filmie osoba, która nalega na tworzenie list, jest często wyśmiewana przez ludzi, którzy nie rozumieją zalet tworzenia list rzeczy do zrobienia.
Dlaczego warto zachęcać członków zespołu do codziennego tworzenia list rzeczy do zrobienia? Ponieważ jest to skuteczna metoda zarządzania czasem, dzięki której będą oni lepiej przygotowani i zorganizowani na nadchodzący dzień:
- Nie pominą żadnego zadania
- Ukończą je sprawnie i będą mieli bardziej przejrzysty wgląd w harmonogram rzeczy do zrobienia.
Rozpoczęcie od sporządzenia cotygodniowej listy jest więcej niż w porządku. Lista rzeczy do zrobienia jest nawykiem jak wiele innych i wymaga czasu, aby stać się częścią rutyny.
WSKAZÓWKA: Popraw swoje umiejętności zarządzania czasem dzięki najlepiej ocenianym książkom na ten temat.
3. Pomoc pracownikom w określeniu ich celów i ustaleniu priorytetów
Jednym z najlepszych sposobów na zwiększenie produktywności pracowników i jedną z najskuteczniejszych wskazówek dla liderów prowadzących szkolenia z zarządzania czasem dla pracowników jest ustalanie celów i priorytetów.
Ustalenie realistycznych celów i priorytetów jest ważne przy zarządzaniu i organizowaniu czasu. Menedżerowie i przełożeni muszą współpracować ze swoimi pracownikami w celu ustalenia dziennych, tygodniowych i miesięcznych celów.
Następnym krokiem jest pomoc pracownikom w ocenie tych zadań i zorganizowaniu ich w oparciu o ich ważność i pilność. Ważne jest również, aby spróbować zorganizować zadania pod kątem czasu, jaki mogą zająć, po prostu przydzielając je do określonych bloków czasowych.
Proces ten wymaga skutecznej komunikacji między pracownikiem a menedżerem. Ważne jest, aby upewnić się, że zadania/cele są dostosowane do firmy.
Pobierz bezpłatną kopię eBooka i dowiedz się, jak wykorzystać moc śledzenia czasu pracy w swoim zespole.
4. Wskazówki dotyczące radzenia sobie ze stresem
Wiele sytuacji, zwłaszcza tych nieprzewidzianych, przerywających pracę workflow, może powodować stres, nawet u bardziej zaangażowanych pracowników, którzy postępują zgodnie z listą rzeczy do zrobienia i wykorzystują wszystkie znane ludzkości narzędzia zwiększające produktywność.
Takie sytuacje stresowe ostatecznie wpłyną na zdolność pracownika do dobregozarządzania czasem . Z tego powodu ważne jest, aby uwzględnić zarządzanie stresem w szkoleniu z zarządzania czasem.
Pozytywne nastawienie do przerw i nieprzewidzianych przeszkód pomoże im zmienić harmonogram zamiast stresować się w takich sytuacjach.
Poznaj różne przyczyny stresu w pracy.
5. Naucz swoich pracowników, jak delegować zadania
Jedną z najskuteczniejszych wskazówek szkoleniowych w zakresie zarządzania czasem dla pracowników jest delegowanie zadań.
Delegowanie jest również sposobem na ustalenie priorytetów zadań. Pozwala to zaoszczędzić cenny czas i umożliwić pracownikom pracę nad innymi ważnymi zadaniami.
Dotyczy to zwłaszcza pracowników na stanowiskach kierowniczych, którzy mają do zarządzania kilka różnych projektów i innych zadań operacyjnych związanych z administracją biznesową.
Ponadto kształcisz swój zespół w zakresie umiejętności zarządzania, ucząc go i pozwalając mu delegować zadania.
Cztery kwadranty Stephena Coveya to jeden z najlepszych sposobów ustalania priorytetów i delegowania zadań. Dowiedz się wszystkiego na ten temat na naszym blogu.
6. Naucz ich najważniejszej umiejętności zarządzania czasem
Jak wyjaśnimy w następnym punkcie, są okresy, w których czujemy się najbardziej produktywni. W tych okresach najważniejsze zadania powinny być wykonywane w pierwszej kolejności.
Oznacza to nauczenie pracowników znajdowania równowagi między ich priorytetami a najbardziej produktywnymi okresami.
Krótko mówiąc, muszą opanować swój czas. W tym celu możesz dać im najlepsze wskazówki dotyczące oszczędzania czasu i zapoznać ich z technikami zarządzania czasem.
7. Pomoc pracownikom w zrównoważeniu produktywności z czasem odpoczynku
Twój zespół może doskonale organizować swoje godziny pracy, dzieląc zadania na przedziały czasowe i skutecznie zarządzając swoim czasem. Nie oczekuj jednak, że będą najbardziej produktywni, jeśli każdego dnia będą wracać do pracy zestresowani lub pozbawieni energii.
Zachęcaj swoich pracowników do robienia regularnych przerw na odpoczynek w ciągu dnia. Aby im pomóc, rozważ wprowadzenie nawyków wellness do rutyny firmy.
Równoważenie produktywności z czasem odpoczynku wiąże się również z koniecznością zrozumienia, kiedy występują najbardziej produktywne okresy w ciągu dnia. Identyfikując je, można zaplanować ważne zadania w ich efektywnym czasie, w ten sposób lepiej zarządzając swoją wydajnością.
Najważniejsze zadania powinny być wykonywane w najbardziej produktywnym okresie dnia.
Chcesz wiedzieć, jak podzielić swoje zadania na przedziały czasowe? Dowiedz się wszystkiego, co musisz wiedzieć o timeboxingu.
Korzyści z uczenia pracowników zarządzania czasem
Ponieważ szkolenie z zarządzania czasem wymaga wysiłku i czasu, ważne jest, aby przeanalizować korzyści płynące z tego rozwiązania i odpowiednio zmotywować pracowników.
Szkolenie to powinno być prowadzone z prawdziwym zainteresowaniem, a nie tylko dlatego, że szef tak powiedział.
Główne korzyści płynące z efektywnego szkolenia w zakresie zarządzania czasem obejmują:
- Marnowanie coraz mniej czasu - Szkolenie z zarządzania czasem daje pracownikom większą kontrolę nad ich obciążeniem pracą. Gwarantuje również, że wykonają swoją pracę na czas i zwalczą prokrastynację.
- Poprawa możliwości rozwoju zawodowego - skuteczne zarządzanie czasem daje ludziom poczucie dobrze wykonanej pracy. To poświęcenie może stworzyć pozytywne wrażenie wśród pracodawców i pomóc w rozwoju zawodowym pracowników. Zarządzanie czasem jest umiejętnością miękką, którą powinni posiadać przyszli liderzy, aby pracownicy mogli postrzegać ją jako szansę na awans lub premię.
- Poprawa wydajności pracy - Kontynuując poprzednią korzyść, nie ma nic lepszego niż dobrze wykonana praca i bycie za to nagrodzonym. Pracownicy, którzy lepiej zarządzają swoim czasem, wykonują zadania bardziej efektywnie i czują się bardziej zaangażowani i zmotywowani do dalszej pracy.
- Lepsza równowaga między pracą a życiem prywatnym - Dobre zarządzanie czasem pozwala pracownikom zachować pracę w biurze, nawet jeśli jest to biuro domowe. Skuteczne zarządzanie czasem prowadzi do posiadania większej ilości wolnego czasu na ćwiczenia, spędzanie czasu z rodziną, spacery, prace domowe itp.
Nawet biorąc pod uwagę tę listę korzyści, nie można pozwolić, aby ewentualne wyzwania pozostały niezauważone, ponieważ istnieją. Trening zarządzania czasem będzie wymagał czasu, wysiłku i pieniędzy.
Kursy zarządzania czasem wymagają dodatkowego czasu ze strony pracowników, być może w weekendy lub po pracy. Przeprowadzenie szkolenia w godzinach pracy nie jest niemożliwe, ale może być trudne.
Aby przezwyciężyć ten możliwy problem, można zaplanować zajęcia szkoleniowe z zarządzania czasem w okresach, w których pracownicy czują się nieproduktywni. Zatrudnienie kogoś do pomocy przy kursach wymaga pewnych inwestycji, którymi firma będzie musiała zarządzać.
Wady, które można łatwo rozwiązać, ponieważ korzyści znacznie je przewyższają.
Czytaj więcej: Poznaj wszystkie korzyści płynące z zarządzania czasem na naszym blogu.
Najczęściej zadawane pytania
Jak śledzić czas?
Śledzenie czasu jest lepsze dzięki odpowiednim narzędziom, takim jak Timeular. Pozwala to lepiej ocenić poziom produktywności i czas potrzebny na wykonanie określonych zadań. Jeśli wolisz, zanotuj je ręcznie i wstaw je później do szablonu śle dzenia czasu lub narzędzia do śledzenia czasu.
Wybór najlepszej metody jest związany z powodem, dla którego śledzisz czas. Śledzenie czasu ze względu na produktywność, aby zmierzyć ilość czasu potrzebnego na wykonanie zadań, wymaga śledzenia w czasie rzeczywistym, więc narzędzie powinno działać podczas pracy.
Czy kursy zarządzania czasem dla menedżerów są dostępne i warte uwagi?
Jeśli jesteś menedżerem po raz pierwszy, ale chcesz być dobrym liderem zespołu, szkolenie z zarządzania czasem jest warte zachodu.
Gromadzenie większej ilości informacji i wiedzy na temat zarządzania czasem przynosi korzyści Tobie i Twojemu zespołowi. Upewnij się, że przekazujesz im tę wiedzę.
Jeśli nie zajmujesz stanowiska kierowniczego, kurs może być świetną okazją do zdobycia dodatkowych umiejętności i ubiegania się na przykład o awans lub premię.
Wnioski
Podobnie jak w przypadku wielu innych ulepszeń produktywności, które można wdrożyć w zespołach roboczych, jednostki nadrzędne, takie jak menedżerowie i liderzy zespołów, muszą zapewnić swoim pracownikom szkolenie z zarządzania czasem.
W ten sposób zapewniają swoim pracownikom narzędzia do optymalizacji ich wydajności. Przyczyni się to do ich satysfakcji i motywacji.
Nie ma wątpliwości, że skuteczne szkolenie z zarządzania czasem może zwiększyć produktywność i przyczynić się do szczęśliwszego życia zawodowego.
Możesz być zainteresowany: