Prioritering av MoSCoW: Steg-för-steg-ramverk

För många motstridiga krav, och alla med hög relativ betydelse? Osäker på var du ska börja?

Om du svarade "ja" är Moskvas prioriteringsmetod vad du behöver. Jag ska lära dig allt om den här prioriteringsmetoden, som är mitt favoritsätt att prioritera uppgifter.

TL;DR - Viktiga lärdomar

• MoSCoW hjälper dig att kategorisera uppgifter i Must-have, Should-have, Could-have och Won't-have;
• Med MoSCoW lär du dig att fördela 60% av resurserna till måste-ha, 20% till bör-ha, 20% till kan-ha och 0% till vill-inte-ha.
• Du kan implementera MoSCoW i 3 steg: Lista alla krav, tillämpa MoSCoW-kriterier med alla berörda intressenter och följ 60-20-20-regeln för resursfördelning;
• Ett enkelt test för att förstå om en uppgift är ett måste är att köra den genom frågan: "Om vi lanserade utan detta, skulle vi misslyckas?" Om det inte blir ett omedelbart ja är det förmodligen inte ett måste.
• De viktigaste fördelarna med MoSCoW är att det tvingar fram tydliga beslut, förhindrar att omfattningen kryper och skapar samförstånd i teamet;
• Proffstips: Börja med tidsregistreringsverktyg för att förstå den faktiska tid som läggs på varje kategori, och sedan kan du lägga till fler verktyg efter behov.

Vad är MoSCows prioriteringsmetod?

MoSCoW-metoden är ett prioriteringsramverk som hjälper dig att kategorisera dina uppgifter och krav i fyra grupper: Måste-ha, Bör-ha, Kan-ha och Vill-inte-ha. Metoden är särskilt kraftfull eftersom den eliminerar tvetydigheten i prioriteringssystemen "hög, medel, låg" och tvingar dig att fatta välgrundade beslut om vad som verkligen är viktigt.

Och det bästa av allt? Du slutar slösa energi på arbete med låg inverkan och fokuserar dina resurser där de gör störst skillnad.

Vad är bakgrunden till MoSCoW-metoden?

Prioriteringsmetoden MoSCoW utvecklades av Dai Clegg 1994 och skapades som en del av projekt inom den agila projektledningsmetoden DSDM. DSDM är en akronym för Dynamic Systems Development Method, som ursprungligen skapades för programvaruutvecklingsteam. Dess enkelhet har sedan dess gjort den till en favorit bland mjukvaruutvecklare, projektledare och andra team.

Som författare upptäckte jag den här tekniken när jag försökte jonglera med deadlines, personliga projekt och kundredigeringar. Den hjälpte mig att skilja mellan brådskande, kundkritiskt arbete och trevliga delar av processen som var onödiga för att leverera arbetet.

MoSCoW-kategorierna

Innan vi går in på hur man implementerar denna projektledningsteknik måste vi först förstå dess prioriteringskategorier:

• Måste ha: Detta är krav som inte är förhandlingsbara. Utan dessa är ditt projekt eller din lösning helt enkelt inte genomförbar. Tänk på dem som de minsta användbara funktionerna (MUST) i din nya produkt eller den strategi som du ska använda för att marknadsföra ditt företag under nästa kvartal - du kan inte hoppa över dem.
• Bör ha: Viktiga men inte avgörande funktioner eller uppgifter. Dessa ger ett betydande mervärde men är inte avgörande för lanseringen. Till exempel är det viktigt för chefer att ha funktioner som analyser av teamets produktivitet och anpassningsbara rapporter för att förstå arbetsmönster, men den grundläggande tidsloggningsfunktionen kan fortfarande tjäna sitt syfte utan dem.
• Skulle kunna ha: Funktioner som är bra att ha och som bara har en liten inverkan på den övergripande lösningen. Det här är dina "önskelista"-objekt. Tänk på ett anpassat tema för instrumentpanelen i ditt projekthanteringsverktyg eller avancerade filteralternativ i din analysplattform. De förbättrar upplevelsen men är inte nödvändiga för dina primära affärsmål.
• Kommer inte att ha: Saker som inte är prioriterade för den aktuella tidsramen men som kan komma att tas upp igen senare. Vid lanseringen av en mobilapp kan till exempel funktioner som integrering av sociala medier eller mörkt läge betraktas som framtida möjligheter, men kommuniceras tydligt som out of scope för den första utgåvan.

💡 Proffstips: När du identifierar måste-haves, använd testet "Om vi lanserade utan detta, skulle vi misslyckas?". Om svaret inte är ett omedelbart "ja" är det förmodligen inte ett måste. Detta passar perfekt ihop med tidshanteringsmetoden 4 D:n. "Gör"-kategorin för tydlighetens skull.

Varför ska du använda MoSCoW:s prioriteringsmetod? 

Förutom att du kämpar med att veta vad du ska prioritera i hela ditt projekt kan en MoSCow-analys ha många andra fördelar. Här är några skäl till varför du kan övertyga vem som helst i ditt team, vare sig det är produktchefer eller projektledningsgruppen, att prioritera uppgifter med denna agila projektledningsteknik:

• Det tvingar fram tydliga beslut: Till skillnad från vaga prioritetsnivåer och ändlösa brainstorming-sessioner kräver MoSCoW en definitiv kategorisering. På så sätt skapar du klarhet eftersom du inte kan markera allt som "hög prioritet" utan måste välja vad som verkligen påverkar dina projekt.
• Det skapar samförstånd i teamen: Med tydliga och överenskomna kategorier blir det lättare för dig att förklara och motivera prioriteringsbeslut för teammedlemmar, kunder och andra relevanta intressenter.
• Det förhindrar att omfattningen kryper : Genom att uttryckligen definiera vad som är inom och utanför omfattningen (Won't-have) skyddar du ditt projekt från ändlösa tillägg av funktioner och ändringar av krav. Det är mycket enklare att hantera förväntningar.

Så här implementerar du MoSCoW i ditt arbetsflöde

Det här ramverket för agil projektleverans tar bara tre steg att implementera, men det ger många fördelar och affärsvärde. Låt oss kolla in alla steg i MoSCow-tekniken:

1. Samla först in alla projektkrav. Lista alla potentiella krav, funktioner eller uppgifter utan att filtrera. Inkludera allt som intressenterna har begärt eller som ditt team har identifierat. Oroa dig inte för prioritering ännu. Skapa bara en omfattande inventering, så fokusera enbart på att skriva ner allt.
2. Tillämpa MoSCoW:s prioriteringar. Utvärdera nu varje punkt på din lista med hjälp av MoSCow-prioriteringarna baserat på kriterierna i tabellen nedan. Observera dock att det är viktigt att inleda diskussioner med alla viktiga intressenter och tillsammans besluta om hur kraven ska prioriteras. Försök att inleda debatter i tvärfunktionella team och inkludera så många yrkesgrupper som möjligt i gruppen. Ta med affärsanalytikern samt medlemmar från projektteam och produktteam.

💡 Proffstips: Vet du varför snabbt beslutsfattande är avgörande för din prestation och ditt företag? Det är bäst att förstå det innan du gör prioriteringar - det kan påskynda hela processen. 😉

💡 Proffstips: Kombinera MoSCoW med tidsblockering genom att tilldela specifika tidsluckor för dina måste-haves först. På så sätt får dina mest kritiska uppgifter dina bästa energitimmar. Med andra ord, ät grodan så tidigt som möjligt.

3. Tillämpa 60-20-20 MoSCoW-regeln. Nu lär MoSCoW-prioriteringen dig att fördela dina ansträngningar mellan kraven. Därför bygger granskningen av prioriteringarna på en enkel tumregel:

• Måste: ta ~60% av de tillgängliga resurserna
• Bör-ha: ta ~20% av de tillgängliga resurserna
• Kan-ha: tar ~20% av de tillgängliga resurserna
• Vill inte ha något: 0% (dokumenterade för framtida överväganden)

Exempel på MoSCoW-prioritering 

För att exemplifiera hur kraven med MoSCow-prioriteringstekniken tar jag ett konkret och enkelt exempel: Ett projekt för lansering av en webbplats genom MoSCoW-prioriteringslinsen:

Måste ha:

• Hemsida med ett tydligt värdeerbjudande: Avgörande för första intrycket och för att förmedla ditt viktigaste affärserbjudande.
• Mobil responsivitet: Eftersom över 60% av webbtrafiken kommer från mobila enheter, enligt Soax, skulle en webbplats som inte är responsiv omedelbart förlora de flesta potentiella kunder.
• Kontaktformulär: Eftersom det är det främsta sättet för potentiella kunder att nå dig direkt påverkar det leadgenerering och kundsupport och måste därför åtgärdas.
• Grundläggande SEO-element (metatitlar, beskrivningar, korrekt rubrikstruktur): Avgörande för sökmotorernas synlighet och den organiska trafiken från dag ett.
• Sidor med kärnprodukter och tjänster: Viktig information om vad du säljer. Utan dessa har du inget sätt att konvertera besökare.

Bör-ha:

• Bloggavsnitt: Viktigt för SEO och för att skapa auktoritet, men kan läggas till efter lanseringen utan att störa webbplatsens kärnfunktionalitet.
• Vittnesmål från kunder: Det skapar förtroende och trovärdighet, men webbplatsen kan fungera utan dem inledningsvis medan du samlar in fler omdömen.
• Anmälan till nyhetsbrev: Värdefullt för lead nurturing och inbound sales, men inte avgörande för webbplatsens huvudfunktionalitet.
• Integration av sociala medier: Förbättrar varumärkets närvaro och delningsmöjligheter, men är inte nödvändigt för kärnverksamheten.
• Sökfunktionalitet på webbplatsen: Förbättrar användarupplevelsen för större webbplatser men är inte avgörande för den första lanseringen, särskilt inte med bra navigering.

💡 Proffstips: Försök att hålla dig borta från multitasking och håll dig till det som är nödvändigt, eftersom multitasking är en av de främsta orsakerna till att människor känner sig improduktiva och en av de största tidstjuvarna på jobbet.

Kunde ha varit bättre:

• Funktion för livechatt: Bra för omedelbar kundsupport, men ett e-post-/kontaktformulär kan räcka till en början.
• Interaktiva produktdemonstrationer: Detta skulle öka förståelsen för produkten, men statiska bilder/videor kan fungera för lansering.
• Avancerad analys (utöver grundläggande Google Analytics): Användbart för djupgående insikter, men grundläggande spårning är tillräckligt bra för att börja.
• Stöd för flera språk: Detta kan utöka marknadens räckvidd, men kan vänta tills du har betydande internationell trafik.
• Videobakgrunder: Detta skulle ge ett visuellt tilltalande intryck men påverkar inte kärnfunktionaliteten.

Vill inte ha (den här gången):

• AI-driven chatbot: Dyrt att implementera på rätt sätt och kräver utbildningsdata som du inte har ännu.
• Rundturer i virtuell verklighet: Cool funktion, men kräver betydande resurser och är inte nödvändig för de flesta användare.
• Forum för användargemenskap: Kräver modereringsresurser och en aktiv användarbas som du inte har vid lanseringen.
• Integration med äldre system: Detta kan tas upp senare när du har mer användardata och specifika krav.
• Anpassad mobilapp: Webbplatsens responsiva design räcker till att börja med. Apputveckling kan vänta på bevisad efterfrågan.

Verktyg för att hantera MoSCoW-prioriteringar

För att kunna implementera MoSCoW på ett effektivt sätt behöver du antingen ett verktyg eller rätt uppsättning verktyg för att spåra, övervaka och justera dina prioriteringar. Här är några verktyg som kan hjälpa till:

• Timeular: Spåra tidsåtgången för uppgifter i varje MoSCoW-kategori för att objektivt förstå hur lång tid varje kategori faktiskt tar. Genom att spåra tid som spenderas på måste-haves kontra kunde-haves, kommer du att fatta bättre prioriteringsbeslut och identifiera var du felallokerar resurser. Den automatiska tidsspårningsfunktionen hjälper dig att samla in tillförlitliga data om uppgifternas varaktighet, så att du kan fatta bättre underbyggda beslut i din framtida release.

Sluta gissa hur lång tid dina Must-haves verkligen tar.

Låt Timeular automatiskt hålla koll på din tid medan du fokuserar på det som är viktigt.

Prova Timeular gratis

• Tanke: Bygg ett centralt nav för ditt MoSCoW-ramverk där du kan kombinera dokumentation, spårning och andra samarbetsfunktioner. Du kan visa dina prioriteringar på flera olika sätt i Notion, eftersom det har en flexibel databas, från Kanban-tavlor till listor eller tabeller. Observera att tidsspårningen i Notion är omständlig.
• Trello eller Jira: Använd tavlor med MoSCoW-märkta kolumner för att visualisera och hantera dina prioriterade objekt. Med dessa verktyg kan du enkelt dra och släppa objekt mellan kategorier när prioriteringarna ändras.
• Miro eller Mural: Dessa visuella samarbetsverktyg är perfekta för MoSCoW-sessioner med intressenter och hjälper team att prioritera tillsammans med hjälp av virtuella klisterlappar och röstningsfunktioner.
• Microsoft Excel eller Google Sheets: Skapa detaljerade prioriteringsmatriser med inbyggda formler för att poängsätta och vikta olika krav. Dessa verktyg är särskilt användbara för att hålla en omfattande backlog över alla objekt i olika kategorier.

💡 Proffstips: Även om verktyg är viktiga, låt inte verktygsvalet bli ett "kan ha" som försenar ditt prioriteringsarbete. Börja med att spåra projekttiden och lägg sedan till mer sofistikerade verktyg om det behövs.

Gemensamma utmaningar för MoSCoW

Även om MoSCow-prioriteringsmetoden är enkel och effektiv kan den medföra nackdelar om den inte implementeras och kontrolleras på rätt sätt:

• Du har för många "måste-haves": Du kan ofta hamna i ett scenario där intressenterna insisterar på att allt är kritiskt. I själva verket kan du med MoSCow bevisa att du inte har så många alternativ inom den snäva tidsramen och med de begränsade resurser som står till buds. Lösning: Använd testet "Om det här var det enda vi levererade, skulle projektet fortfarande fungera?" för varje måste-ha-objekt.
• Otydliga prioriteringar inom kategorier: Ditt problem är att rangordna objekt inom samma kategori. Lösning: Lägg till underprioriteringar (M1, M2, M3) inom varje kategori för att få en mer detaljerad bild.
• Förändrade krav: Dina prioriteringar ändras mitt i projektet. Lösning: Planera regelbundna genomgångar av prioriteringarna och för en ändringslogg för att spåra och motivera ändringar.

Din MoSCoW-resa börjar nu

MoSCoW gör det möjligt för dig att bättre organisera din arbetsbelastning och dina prioriteringar. Det som skiljer den från alla andra prioriteringsmetoder är dess enkelhet och effektivitet.

Välj ett projekt, tillämpa ramverket och börja spåra dina prioriteringar. Kom ihåg att ditt arbete inte går framåt om du strävar efter perfektion. Är du redo att förändra hur du prioriterar? Din MoSCoW-resa börjar nu!

VANLIGA FRÅGOR

Källor

https://soax.com/research/mobile-website-traffic

https://pmworldjournal.com/article/moscow-rules

https://publications.eai.eu/index.php/IoT/article/view/6515