Como trabalhar de forma mais inteligente, não mais difícil: 12 dicas imperdíveis
É muito comum que alguém chegue ao final do dia de trabalho completamente sem energia. Sabemos que, quando isso acontece, a vida pessoal e os objetivos da pessoa são os mais prejudicados. Você sente que trabalha duro e consegue fazer as coisas, mas depois de uma jornada de trabalho, não consegue fazer mais nada. O que você precisa é trabalhar de forma mais inteligente, não com mais afinco.
Isso não significa que você deixará de ser tão produtivo quanto é agora (honestamente, você provavelmente será ainda mais). Mas você poderá fazer isso de maneiras mais eficazes.
O fato é que, com o passar do tempo, desenvolvemos maus hábitos ou continuamos a fazer as tarefas de uma maneira, mesmo que esse processo possa ser simplificado e o trabalho possa ser feito com mais facilidade.
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Veremos quais técnicas podem ser adotadas para uma maneira mais eficiente de trabalhar, mas também é importante prestar atenção à eficácia porque você não tem o controle de todos os fatores. Isso é especialmente verdadeiro quando se trabalha em uma equipe ou diretamente para alguém. Trabalhar de forma mais inteligente tem tudo a ver com valorizar sua energia e otimizar o tempo. Vamos descobrir como.
O que significa "work smarter, not harder"?
Não é fácil dar uma definição clara a essa expressão. Cada um pode interpretar esse conceito da maneira que melhor se adapte às suas metas e necessidades. Mas, basicamente, isso significa usar habilidades para minimizar as tarefas ou o tempo gasto trabalhando nelas. Você quer trabalhar com mais eficiência e parar de perder tempo.
Ao não perder tempo com tarefas ou etapas desnecessárias, você prioriza suas necessidades e se baseia em seus pontos fortes e fracos.
Sua energia e seu tempo no trabalho são usados de forma mais eficaz. Para seguir esse lema, há várias estratégias que ajudam a identificar e priorizar as tarefas mais importantes.
Além de melhorar seu nível de produtividade, você também estará trabalhando para aumentar a motivação no trabalho, tornando-se um ativo mais valioso para a empresa, economizando energia e evitando o esgotamento, além de aumentar sua própria autoestima.
Como trabalhar de forma mais inteligente, não mais difícil
- Use o controle de tempo
- Evite a multitarefa de uma vez por todas
- Crie sua rotina
- Trabalhar em intervalos ou blocos de tempo
- Não se esqueça de fazer intervalos
- Seja estratégico ao organizar seu dia
- Evite desperdícios de tempo e distrações
- Mantenha sua lista de tarefas realista
- Automatizar processos (por meio de aplicativos, modelos e ferramentas de IA...)
- Use aplicativos de produtividade
- Certifique-se de que a comunicação seja clara desde o início
- Nunca pare de aprender sobre produtividade
1. Use o controle de tempo
Muitas ferramentas disponíveis ajudam a aumentar a produtividade e a gerenciar tarefas. No entanto, é essencial destacar o controle de tempo por vários motivos.
- Consciência do uso do tempo: Ao monitorar seu tempo, você se torna mais consciente de como está gastando seu tempo ao longo do dia. Essa consciência pode ajudá-lo a identificar atividades que desperdiçam tempo e a priorizar suas tarefas com mais eficiência.
- Melhor gerenciamento do tempo: Quando você controla seu tempo, consegue gerenciá-lo melhor. Você pode identificar áreas em que está gastando muito ou pouco tempo e ajustar sua agenda de acordo com isso.
- Aumento da produtividade: Ao monitorar seu tempo, você pode identificar suas horas mais produtivas do dia e planejar seu trabalho de acordo com elas. Isso pode levar ao aumento da produtividade e a melhores resultados.
- Melhor foco: O controle de tempo pode ajudá-lo a manter o foco na tarefa em questão. Quando você sabe que está sendo cronometrado, é menos provável que se distraia com outras tarefas ou atividades.
- Responsabilidade: O controle do seu tempo pode torná-lo responsável pelo seu trabalho. Você pode ver quanto tempo está gastando em cada tarefa e fazer ajustes para garantir que esteja atingindo suas metas.
- Faturamento e cobrança aprimorados: Se você é freelancer ou consultor, o controle do seu tempo pode ajudá-lo a cobrar com precisão o trabalho dos clientes. Isso pode ajudar a garantir que você seja pago de forma justa pelo seu tempo.
Por fim, com o controle de tempo, você pode aprimorar as técnicas de gerenciamento de tempo, como o time-boxing. Você organizará melhor suas caixas de tempo se tiver informações anteriores sobre quanto tempo cada atividade leva.
Se quiser controlar o tempo com precisão e capturar registros de tempo automaticamente, use um aplicativo de controle de tempo, como o Timeular. Aqui estão os principais benefícios de usar o Timeular.
- Acompanhe o tempo com sua equipe.
- Mantenha o fluxo de trabalho da equipe intacto.
- É fácil criar um hábito com o rastreador físico.
- Pare de perseguir planilhas de horas: Na seção de insights do Timeular, você pode ver diretamente os dados da sua equipe.
- Maximize os lucros faturando os clientes com precisão.
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2. Evite a multitarefa de uma vez por todas
A multitarefa não é uma boa estratégia de produtividade e nunca ajuda. Ela não aumentará sua capacidade de verificar os itens de sua lista de tarefas.
Fazer malabarismos com muitas tarefas ao mesmo tempo não é tão produtivo quanto parece. Ao se concentrar em uma tarefa de cada vez, ela será concluída com um padrão mais elevado e em menos tempo, permitindo que você passe sem problemas para a próxima tarefa.
Ao realizar multitarefas, você desperdiça energia e tempo, exatamente o oposto de trabalhar de forma mais inteligente e eficiente.
Mudar de uma tarefa para outra sem concluir a primeira é, na verdade, ineficiente. Nossos cérebros precisam de tempo para mudar o foco e você se sobrecarregará demais. É inteligente fazer uma pausa entre as tarefas para uma rápida reinicialização em vez de tentar realizar tudo ao mesmo tempo.
3. Crie sua rotina
Adapte seu dia para fazer o trabalho "pesado" quando você for mais produtivo. Você se treina para saber, assim que essa hora chegar, entrar no modo de concentração necessário para fazer seu melhor trabalho.
A rotina é extremamente útil e, quanto mais você estiver familiarizado com seus ciclos de energia, melhor. Pense em criar uma rotina que acrescente estrutura e um senso de previsibilidade ao seu dia. Obviamente, ela não funcionará perfeitamente todos os dias, pois as coisas acontecem inesperadamente, e é isso.
Aproveite ao máximo sua rotina controlando seu tempo
Tente criar uma rotina matinal e uma rotina noturna, acordar no mesmo horário todos os dias, fazer exercícios físicos, ler ou meditar para começar o dia com mais calma. E assim como você cria uma rotina para começar o dia, tente ter uma para o final do dia de trabalho, pois isso pode prepará-lo para um ótimo começo na manhã seguinte.
Certifique-se de que seu espaço de trabalho esteja limpo e organizado, pronto para o dia seguinte.
4. Trabalhar em intervalos ou blocos de tempo
Trabalhar por longos períodos se enquadra na categoria "trabalhar mais", e esse não é o hábito ou a estratégia de trabalho mais saudável. Tente organizar sua agenda em "blocos de tempo". Faça experiências com diferentes técnicas. Uma das mais populares é o bloqueio de tempo. Essa é uma técnica eficaz que reduz a procrastinação.
Você sabia que a regra dos 5 minutos de Elon Musk é baseada no bloqueio de tempo?
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5. Não se esqueça de fazer intervalos
Ser produtivo e trabalhar de forma mais inteligente tem tudo a ver com fluxo. Trata-se de conhecer seus limites e estar consciente de como se mover dentro de suas restrições.
Faça pausas, elas devem fazer parte de seu dia. Elas fazem parte do processo de trabalho, uma parte do trabalho mais inteligente. Se possível, saia de casa e passe algum tempo respirando ar fresco.
Se você achar isso difícil, comece tentando a regra dos cinco minutos. Ela funciona prometendo a si mesmo que gastará apenas cinco minutos em uma determinada tarefa. Dessa forma, você elimina muitas das desculpas que o impedem de começar a tarefa, às vezes terrível, em que precisa trabalhar. Normalmente, quando os cinco minutos terminam, a motivação para continuar permanece.
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6. Seja estratégico ao organizar seu dia
As pessoas trabalham em ritmos diferentes. Por exemplo, algumas pessoas são super produtivas assim que acordam, enquanto outras são noturnas. Seja qual for o seu ritmo, você precisa fazer com que ele funcione a seu favor. Durante esses períodos, programe as tarefas mais difíceis ou penosas.
Se você for afetado pela famosa queda de energia após o almoço, use esse tempo para realizar tarefas como verificar e-mails, limpar sua mesa, realizar tarefas administrativas etc. Coisas "mais fáceis" que não exijam 100% de seu foco. É tudo uma questão de estratégia.
7. Evitar desperdício de tempo e distrações
Se você não conseguir se controlar, é melhor desativar as notificações do telefone quando precisar se concentrar em algo. Isso apenas desviará sua atenção das tarefas importantes em andamento. Além disso, elas podem ser um grande desperdício de tempo.
Desativar as notificações de aplicativos que não são relacionados ao trabalho aumenta sua produtividade, e há aplicativos que você pode usar para bloquear seu telefone a fim de evitar verificá-lo quando não deveria.
8. Mantenha sua lista de tarefas realista
Para não se sobrecarregar e realmente otimizar sua lista de tarefas, mantenha-a realista. Esse é um dos melhores conselhos para aqueles que desejam aumentar a receita de seus negócios.
Comece tentando se concentrar em três a cinco tarefas importantes e desafiadoras todos os dias. Considere fazer dessas tarefas as mais importantes do dia, o que fará com que você se sinta altamente produtivo ao concluí-las.
Depois de concluir essas tarefas, você pode passar para outros itens menos importantes, se tiver tempo para eles naquele dia. Há sempre o dia seguinte para continuar trabalhando neles.
Adicionar uma quantidade irreal de tarefas diárias à sua lista de afazeres pode levar à decepção quando elas não forem concluídas. Manter a lista curta a torna mais gerenciável e, depois de concluir esses itens principais, tudo o mais que for feito será um bônus.
No início de cada semana e, de forma menos intensa, a cada dia, observe o que está por vir e planeje de acordo.
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9. Automatizar processos (por meio de aplicativos, modelos e ferramentas de IA...)
Hoje em dia, não faltam maneiras de automatizar os processos de trabalho que podem ajudá-lo a economizar tempo. Essa é uma boa maneira de aumentar a eficiência e a produtividade dos negócios, pois o tempo pode ser usado para tarefas que exigem o uso do cérebro humano.
Você recebe uma quantidade enorme de e-mails todos os dias? Use filtros para eliminar o "lixo". Muitas ferramentas o ajudam a coletar dados, enviar e-mails, criar relatórios, trabalhar em apresentações, etc.
Além disso, não tenha medo de explorar os benefícios da Inteligência Artificial. Ferramentas de IA como o ChatGPT, uma das melhores ferramentas de marketing de IA, e outras podem ser extremamente úteis ao procurar informações ou fazer mídia social. Só não se esqueça de que o bom conteúdo é sempre feito por humanos. Se você tem um negócio de comércio eletrônico, invista em um chatbot para economizar tempo em consultas mais fáceis dos clientes.
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10. Use aplicativos de produtividade
Esses aplicativos e produtos de software existem para serem usados e são o resultado de muitos anos de pesquisa sobre o que fazer e o que não fazer em termos de produtividade.
Obtenha o benefício do aumento da produtividade, ajudando-o a concluir tarefas com mais eficiência e fazendo uso de recursos automatizados. Ao usar um programa para rastrear dados ou tempo, ou até mesmo para organizar tarefas, você economizará o tempo de fazer isso sozinho.
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11. Certifique-se de que a comunicação seja clara desde o início
Não espere nem um segundo para fazer perguntas e tirar suas dúvidas.
O oposto de trabalhar de forma mais inteligente é perder tempo em uma tarefa que você precisa refazer porque a comunicação falhou repetidamente. Em vez de esperar até o último minuto para fazer perguntas, faça-as o mais cedo possível. Isso ajuda a identificar e resolver problemas que você pode encontrar mais tarde.
Buscar ajuda desde o início pode ajudá-lo a encontrar a solução mais rapidamente, permitindo que você conclua a tarefa em menos tempo. O fortalecimento de suas habilidades de comunicação e colaboração deve ser uma prioridade.
12. Nunca pare de aprender sobre produtividade
Nunca pare de aprender, aprimore suas habilidades e aprenda novas técnicas para melhorar sua vida profissional.
Estar sempre interessado em aprender e obter novas informações é o que garantirá sua adaptabilidade à medida que seu setor evolui.
Leia livros sobre produtividade, ouça podcasts, assine blogs e boletins informativos, explore o LinkedIn e outros canais de mídia social focados em dicas de produtividade... O conjunto de conhecimentos é praticamente infinito.
Um curso de gerenciamento de tempo pode ser o que você precisa para aumentar sua produtividade.
Conclusão
Nosso conselho final é que você tenha calma consigo mesmo. Essas etapas são hábitos que você precisa implementar e hábitos precisam de tempo. Trabalhar de forma mais inteligente, não mais difícil, é um trabalho constante em andamento e não acontecerá da noite para o dia.
Praticar estratégias de trabalho inteligentes leva tempo, e você precisa experimentar para descobrir o que funciona para você. Sempre há espaço para tornar sua vida mais fácil e ainda assim produtiva!
Perguntas frequentes
Essa expressão foi criada na década de 1930 por Allen F. Morgenstern, engenheiro industrial e criador do programa de simplificação do trabalho, que cunhou a frase "work smarter, not harder" (trabalhar de forma mais inteligente, não mais difícil) para aumentar a capacidade das pessoas de produzir mais com menos esforço.
Trabalhar de forma mais inteligente, em vez de trabalhar com mais afinco, é a chave para otimizar o tempo e a energia para que você possa se aprimorar, desfrutar de seus hobbies ou passar tempo com seus entes queridos.
Além disso, ser mais estratégico com o seu tempo fará de você um trabalhador mais eficiente, também aumentará sua produtividade, motivação e criatividade, melhorando todas as áreas de sua vida.
Trabalhar de forma mais inteligente valoriza sua energia e otimiza seu tempo. Isso o ajuda a gastar menos tempo queimando sua energia e mais tempo economizando-a para outras coisas importantes. Além disso, você se torna um trabalhador mais eficiente.
Trabalhar com mais afinco e trabalhar de forma mais inteligente diferem em termos de complexidade dos termos.
O primeiro pode ser definido em termos mais simples como dedicar longas e extenuantes horas para realizar uma determinada tarefa. Às vezes, nos sentimos exaustos com essa tarefa, mas continuamos e acabamos com um trabalho medíocre.
Trabalhar de forma mais inteligente refere-se a encontrar maneiras ou técnicas eficazes e eficientes para concluir uma ou mais tarefas, gerenciando o tempo e a qualidade.
Trabalho árduo e trabalho duro são coisas diferentes. O trabalho árduo é a chave para o sucesso e você pode acrescentar a ele o componente "trabalhar de forma mais inteligente" para que seu trabalho seja realmente compensado com um bom equilíbrio entre trabalho e vida pessoal.
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