Przewodnik po zarządzaniu obciążeniem pracą: Jak opanować planowanie pracy

Jednym z pierwszych modułów każdego kursu zarządzania projektami jest zarządzanie obciążeniem pracą. Dlaczego? Ponieważ ma to duży wpływ na wydajność i sukces każdego projektu i zespołu.

Wszyscy doświadczyliśmy scenariusza, w którym im bardziej przytłaczające staje się nasze obciążenie pracą, tym mniej produktywni jesteśmy i tym bardziej pogrążamy się w kuli śnieżnej negatywności, z której trudno się wydostać.

Dlatego właściciele firm lub menedżerowie są odpowiedzialni za planowanie, dystrybucję i monitorowanie obciążenia pracą swoich pracowników w sposób, który przygotowuje członków zespołu do sukcesu.

Dlatego w tym artykule przeprowadzę Cię przez ten proces:

• Tajniki strategii zarządzania obciążeniem pracą
• Kluczowe kroki w budowaniu procesu zarządzania obciążeniem pracą
• Sposoby pomiaru obciążenia pracą zespołu

Czytaj dalej, aby poznać praktyczne wskazówki dotyczące skutecznego zarządzania obciążeniem pracą. Po pierwsze: dowiedzmy się, na czym polega zarządzanie obciążeniem pracą i jak może ono wpłynąć na zarządzanie wszystkimi zaplanowanymi wcześniej projektami.

Czym jest zarządzanie obciążeniem pracą?

Mówiąc prościej, obciążenie pracą to całkowita liczba zadań, które ktoś musi wykonać w danym okresie. Może być mierzone ilościowo, poprzez liczbę zadań, lub jakościowo, w oparciu o złożoność tych zadań. 

Każda osoba i stanowisko może mieć inną koncepcję większego lub zrównoważonego obciążenia pracą. To dobrze. W przypadku niektórych stanowisk duże obciążenie pracą może składać się z jednego zadania, które jest złożone i wymagające dla członków zespołu. Z drugiej strony, ktoś może zajmować się wieloma zadaniami, które są wykonywane dość łatwo, w porównaniu do powyższego przykładu, ale nadal kategoryzuje obciążenie pracą jako wymagające.

W obu przypadkach istnieje limit tego, co każda osoba może realistycznie zrobić w określonym czasie. 

Mając więc na uwadze, co oznacza obciążenie pracą, przejdźmy do celu zarządzania obciążeniem pracą.

Zarządzanie obciążeniem pracą ma na celu sprawiedliwy podział zadań pomiędzy wszystkich członków zespołu. Celem jest upewnienie się, że każdy członek zespołu ma wystarczająco dużo na głowie, aby utrzymać produktywność, ale nie tak dużo, że nie da się tego zrobić.

Zrozumienie obciążenia pracą zespołu

Śledź czas razem ze swoim zespołem, aby uzyskać jasny przegląd obciążenia pracą zespołów i zapewnić sprawiedliwy plan wydajności.

Wypróbuj Timeular za darmo

Aby to zrobić, należy wziąć pod uwagę wydajność pracowników, liczbę złożonych zadań, z którymi mogą sobie poradzić w określonym czasie, a także terminy. Należy również wziąć pod uwagę dostępność zasobów i oszacować zadania na podstawie zdolności zespołu do ich wykonania.

Ogólnie rzecz biorąc dobry menedżer poświęca sporo czasu na zastanowienie się, jak opracować strategię zarządzania obciążeniem pracą, która uwzględnia możliwości zespołu i obciążenie pracowników. Przede wszystkim kierownicy projektów mają za zadanie zrównoważyć ogólne oczekiwania firmy dotyczące wydajności z obciążeniem pracą zespołu.

Przeczytaj również: Jak przeprowadzić szczegółową analizę obciążenia pracą pracowników

Dlaczego zarządzanie obciążeniem pracą jest ważne?

Efektywne zarządzanie obciążeniem pracą skutkuje wyższą produktywnością biznesową i lepsze zarządzanie projektami. W przypadku przeszkód lub nieprzewidzianych zdarzeń znacznie łatwiej jest zdefiniować plan zarządzania obciążeniem pracą, który zawiera wytyczne dotyczące zadań, które należy wykonać, kiedy i przez kogo.

Bieżące zarządzanie obciążeniem pracą pomaga również określić, czy potrzebujesz więcej zasobów, aby osiągnąć swoje cele, ustalić priorytety zadań i uniknąć nierównomiernego rozłożenia obciążenia pracą. Co więcej, przyczynia się to do motywacji i dobrego samopoczucia członków zespołu, co ma duży wpływ na wyniki. Według niedawnego badania Asana w którym przeanalizowano 10 000 pracowników w siedmiu krajach, około 70% z nich doświadczyło w ubiegłym roku wypalenia zawodowego.

Efektywne zarządzanie obciążeniem pracą pomaga zapobiegać przeciążeniu pracąpomaga w osiągnięciu sukcesu projektu i zwiększa wydajność zespołu. Czy wiesz, że nadmierne obciążenie pracą jest jedną z 10 głównych przyczyn stresu w pracy?

Jakie jest 5 kroków właściwego zarządzania obciążeniem pracą?

1. Zapisz wszystkie swoje zadania

W przypadku niemal każdego problemu w życiu, sporządzenie listy rzeczy do zrobienia jest częścią rozwiązania.

Jest to jedna z najlepszych technik zarządzania obciążeniem pracą, pozwalająca na spojrzenie na pracę w skali makro i umożliwiająca ustalanie priorytetów przydzielonych zadań. Wypisz wszystkie zadania na tydzień, miesiąc lub rok, w zależności od planu.

Uwzględnij zadania powtarzalne, zadania o najwyższym priorytecie, zadania administracyjne, wyzwania itp. Upewnij się, że zadania te odpowiadają celom SMART: Konkretne, Mierzalne, Osiągalne, Realistyczne i Zorientowane na Czas. Możesz także zdefiniować i zapisać swoje cele w oprogramowaniu do zarządzania obciążeniem pracą.

Odkryj znaczenie wyznaczania realistycznych celów, aby odnieść sukces.

Kontroluj obciążenie zespołu za pomocą przyjaznego dla użytkownika narzędzia do śledzenia czasu pracy.

Śledzenie czasu pomaga kontrolować obciążenie pracą i nadgodziny.

Wypróbuj Timeular za darmo

2. Ustal priorytety swojej pracy w oparciu o wpływ i wysiłek.

Po sporządzeniu listy należy przyjrzeć się różnym zadaniom i skategoryzować je zgodnie z tym, co nazywamy macierzą wpływu i wysiłku.

Czy wiesz, że szybkie podejmowanie decyzji jest jedną z najbardziej pożądanych umiejętności u profesjonalistów? Macierz wpływu i wysiłku to metoda podejmowania decyzji, która może pomóc każdemu, nie tylko menedżerom, przyspieszyć proces decyzyjny. Zgodnie z tą techniką, każde zadanie powinno być skategoryzowane według poziomu wymaganego wysiłku i potencjalnego wpływu, jaki będzie miało. Powinno to być podstawą do późniejszego przydzielania zasobów.

Określając wysiłek wymagany do wykonania określonej czynności, należy wziąć pod uwagę takie czynniki, jak czas potrzebny na jej wykonanie i jej złożoność.

Dlatego powinieneś podzielić swoje zadania na:

• Niski wysiłek i niewielki wpływ
• Niski wysiłek i duży wpływ
• Wysoki wysiłek i niski wpływ
• Wysoki wysiłek i duży wpływ

Gdy już wiesz, co oznacza każde zadanie, powinieneś przystąpić do planowania projektu. Jak powinieneś przydzielić zadania dla swojego zespołu i projektu, zaczynając od prostszych, ale bardziej wpływowych zadań lub tych, które sklasyfikowałeś jako zadania pilne? Decyzja należy do Ciebie!

Pamiętaj: takie rozwiązanie będzie miało duży wpływ na harmonogramy projektów i ich realizację.

Kano lub RICE to przykłady metod zarządzania zadaniami, które mogą zwiększyć produktywność. Poznaj wszystkie najlepsze techniki ustalania priorytetów.

3. Wyznaczanie osiągalnych i realistycznych terminów

Każdy cel wymaga realistycznego terminu. Posiadanie dobrze zdefiniowanych terminów sprawia, że ścieżka jest znacznie bardziej liniowa, ponieważ wszystkie zaangażowane osoby znają ramy czasowe, które należy spełnić, aby projekt zakończył się sukcesem. Ustalanie terminów pomaga kierownikom projektów w ustalaniu priorytetów i dostosowywaniu planu w przypadku wyzwań lub tymczasowych przerw w produktywności, a także wszystkim członkom zespołu. Prowadzi to do zdrowej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym.

Rozwój zawodowy wymaga nauki ustalania priorytetów zadań i dostosowywania planu pracy, gdy jest to konieczne, a można to zrobić tylko z osiągalnymi i realistycznymi terminami. 

4. Sprawiedliwe delegowanie zadań

Właściwe zarządzanie obciążeniem pracą wymaga doskonałych umiejętności delegowania i planowania wydajności.

Aby sprawiedliwie delegować zadaniakierownicy projektów muszą wziąć pod uwagę kilka czynników: mocne strony i ograniczenia każdego członka zespołu, jego umiejętności, harmonogram zespołu, wydajność, a nawet wcześniejsze obciążenie pracą. Dogłębna znajomość członków zespołu to połowa drogi do lepszego zarządzania obciążeniem pracą i optymalizacji produktywności.

Czy wiesz, że delegowanie zadań to jedna z czterech zasad zarządzania czasem? Poznaj pozostałe trzy w naszym przewodniku.

Polecane lektury:

• Co to jest harmonogram DuPont?
• Harmonogram 2 2 3

5. Planowanie wyzwań

Oczekuj najlepszego, ale przygotuj się na najgorsze. To powiedzenie uczy nas, że nie powinniśmy żyć w nadziei, że wszystko się ułoży, ponieważ tak nie będzie.

W życiu i w pracy zawsze należy mieć plan B. Upewnij się więc, że masz rozwiązanie dla najczęstszych problemów: kolega zachorował i musi zostać zastąpiony w jednym z najważniejszych projektów, podczas gdy inni członkowie zespołu nie mogą wypełnić tej luki, propozycja nie została zatwierdzona, termin nie został dotrzymany itp.

Bądź przygotowany, a nigdy nie będziesz musiał się przygotowywać!

Jeśli jesteś kierownikiem projektu, być może zainteresuje Cię nasz przewodnik po zarządzaniu ryzykiem w projektach.

Najlepsze wskazówki dotyczące efektywnego planowania obciążenia pracą

1. Tworzenie list rzeczy do zrobienia

Poruszyliśmy tę wskazówkę powyżej, omawiając znaczenie zapisywania wszystkich zadań.

Korzystanie z listy rzeczy do zrobienia jest jednym z najskuteczniejszych sposobów na przekształcenie pomysłu w wykonalny plan przed rozważeniem jakiejkolwiek złożonej techniki zarządzania projektami.

Przed rozpoczęciem projektu należy sporządzić listę wszystkich zadań projektowych, nawet tych, które wydają się nieistotne. W razie potrzeby podziel każde z nich na mniejsze działania i deleguj je zgodnie z kryteriami, o których mówiliśmy wcześniej. Upewnij się również, że jesteś świadomy zależności zadań w swoim projekcie.

Niektóre z zalet korzystania z list rzeczy do zrobienia obejmują:

• Dodatkowa motywacja i satysfakcja, gdy widzisz postępy;
• Lepsze zarządzanie czasem i obciążeniem pracą;
• Zwiększa wydajność
• Zmniejszenie niepokoju;
• Lepsza organizacja i produktywność.

2. Stosowanie technik zarządzania czasem 

Możesz i powinieneś również polegać na strategiach zarządzania czasem, aby efektywnie radzić sobie z obciążeniem zespołu.

Zarządzanie czasem polega na organizowaniu i planowaniu zadań w celu skuteczniejszego osiągania celów przy jednoczesnym zwiększaniu produktywności. Pomaga liderom zespołów zrozumieć i zrównoważyć obciążenia pracą w oparciu o dokładne dane, zapewniając jednocześnie dokładny wskaźnik wykorzystania zespołu.

Dzisiaj opowiem o dwóch technikach zarządzania czasem, które uważamy za szczególnie interesujące w zarządzaniu obciążeniem pracą.

4 Kwadranty Matrycy Zarządzania Czasem

Technika ta, zwana Macierz Eisenhowerajest często stosowana w zarządzaniu projektami. Zgodnie z tą metodą istnieją cztery kwadranty, w których należy skategoryzować każde z zadań według ich pilności i ważności.

• Kwadrant 1: Pilne i ważne
• Kwadrant 2: Niepilne, ale ważne
• Kwadrant 3: Pilne, ale nieważne
• Kwadrant 4: Niepilne i nieważne

Następnie zajmij się każdym zadaniem zgodnie ze swoją strategią. Technika ta może być używana razem z macierzą wpływu i wysiłku, którą omówiliśmy wcześniej, aby uzyskać jeszcze lepsze wyniki!

• Sprawdź najlepsze aplikacje do planowania na Androida.

Blokowanie czasu

Blokowanie czasu to technika polegająca na blokowaniu okresów w kalendarzu w celu pracy nad przydzielonymi zadaniami. W tym czasie nic innego nie powinno ci przeszkadzać.

Ta technika jest szczególnie przydatna, aby pomóc ci zanurzyć się w okresach głębokiej pracy, w której jesteś skoncentrowany.

Powinieneś wziąć swoje zadania i logicznie je pogrupować, aby utworzyć blok czasowy. Następnie wszystko, co musisz zrobić, to rozdzielić je na bloki czasu w kalendarzu i dołożyć wszelkich starań, aby się ich trzymać.

Pomoże to lepiej zarządzać obciążeniem pracą.

• WSKAZÓWKA: Pobierz najlepsze szablony dziennych i tygodniowych blokad czasowych.

Metoda 3-3-3

Metoda 3-3-3 zarządzania czasem to:

1. Trzy zadania: Skup się na trzech głównych zadaniach dziennie, aby nie czuć się przytłoczonym.
2. Trzy przerwy: Rób trzy krótkie przerwy w ciągu dnia, aby odpocząć i naładować się, aby skupić się i uniknąć wypalenia.
3. Trzy minuty: Poświęć trzy minuty rano na zaplanowanie dnia i trzy minuty wieczorem na zastanowienie się nad tym, co zrobiłeś, aby zachować jasność i motywację.

3. Mierz czas

Śledzenie czasu pracy powinno być częścią pakietu oprogramowania do zarządzania pracownikami każdego menedżera. Jest to klucz do efektywnego zarządzania obciążeniem pracą, ponieważ pomaga liderom analizować dane z przeszłości w odniesieniu do przyszłych wyników i opracowywać lepsze planowanie obciążenia pracą.

Takie narzędzie zapewnia szczegółowe raporty dotyczące ukończonych zadań członków zespołu i czasu potrzebnego na ich wykonanie, a także rozróżnienie pracy klienta poprzez oznaczenie działań jako podlegających lub niepodlegających rozliczeniu w ramach narzędzia.

Ogólnie rzecz biorąc, śledzenie czasu pracy pomaga liderom usprawnić proces zarządzania obciążeniem pracą, sprawiedliwie przydzielać zadania w oparciu o możliwości zespołu i zwiększać jego produktywność.

Uwaga: Wbrew niektórym przekonaniom, śledzenie czasu pracy nie służy jako narzędzie nadzoru nad pracownikami, ale raczej jako narzędzie do inteligentnego zarządzania obciążeniem pracą.

Dowiedz się , jak zachęcić pracowników do śledzenia czasu pracy

4. Zarządzanie obciążeniem pracą:

• Staraj się pracować wielozadaniowo - to jedna z głównych przyczyn marnowania czasu w pracy;
• Marnowanie czasu na zbyt wiele bezużyteczne spotkania;
• Zbyt wysokie oczekiwania skazują projekt na porażkę jeszcze przed jego rozpoczęciem;
• Zbyt sztywne przydzielanie zadań (delegowanie);
• Przydzielanie zbyt dużej ilości pracy osobom osiągającym wysokie wyniki (nieuczciwe zarządzanie zasobami);
• Niezdecydowanie wobec członka zespołu, który nie osiąga oczekiwanych wyników.

Kontroluj obciążenie zespołu za pomocą przyjaznego dla użytkownika narzędzia do śledzenia czasu pracy.

Śledzenie czasu pomaga kontrolować obciążenie pracą i nadgodziny.

Wypróbuj Timeular za darmo

Przeczytaj także: Jak przełączanie kontekstu zabija produktywność

Kto powinien zarządzać obciążeniem pracą?

W większości środowisk kierownik zespołu lub projektu jest odpowiedzialny za zarządzanie obciążeniem zespołu. W niektórych przypadkach kilku menedżerów może dzielić się tą odpowiedzialnością. Dlatego ważne jest, aby mieć doskonałe umiejętności komunikacji i współpracy. Jednak nawet jeśli nie są oni głównie odpowiedzialni za zarządzanie dystrybucją obciążenia pracą lub alokacją zasobów, cały zespół ponosi wspólną odpowiedzialność za zarządzanie obciążeniem pracą.

Tylko dzięki wkładowi osób wykonujących pracę możliwe jest stworzenie skutecznych praktyk zarządzania obciążeniem pracą, zrównoważenie obciążenia pracą zespołu, pomoc w uzyskaniu wglądu w harmonogramy projektów i stworzenie lepszego doświadczenia pracy dla wszystkich. 

Tak więc, nawet jeśli nie zajmujesz stanowiska kierowniczego, upewnij się, że jesteś słyszany!

Jaki jest najlepszy sposób pomiaru obciążenia pracą?

Aby zarządzać obciążeniem pracą zespołu, zacznij od śledzenia czasu spędzonego na zadaniach za pomocą niezawodnego narzędzia do śledzenia czasu, takiego jak Timeular. W ten sposób uzyskasz dane, które pozwolą ci zobaczyć, jak twój zespół spędza czas, dzięki czemu będziesz mógł zidentyfikować nierównowagę i podejmować świadome decyzje.

Przeanalizuj te dane, aby zoptymalizować alokację zasobów, zapobiec wypaleniu zawodowemu i zapewnić równomierne rozłożenie zadań na członków zespołu. Regularnie dokonuj przeglądów i dostosowań w oparciu o zdobytą wiedzę, aby utrzymać równowagę i produktywność zespołu.

Dzięki systemowi śledzenia czasu pracy zwiększysz wydajność zespołu i dobre samopoczucie pracowników, a także uzyskasz bardziej spójny i efektywny zespół.

Wnioski

Planowanie obciążenia pracą to nie tylko ważna część projektu. Ma ono kluczowe znaczenie dla utrzymania motywacji, produktywności i zadowolenia pracowników przy jednoczesnym ciągłym doskonaleniu zarządzania obciążeniem pracą.

Niedocenianie zarządzania obciążeniem pracą może przeszkodzić w skutecznym zarządzaniu projektami i może mieć konsekwencje, zarówno pod względem ilości i jakości pracy, jak i zadowolenia i utrzymania pracowników. Niezależnie od tego, jak zaawansowane jest oprogramowanie do zarządzania projektami, nie przebije ono dobrze przeprowadzonego procesu zarządzania obciążeniem pracą.

Mamy nadzieję, że ten artykuł pomógł ci lepiej zrozumieć zarządzanie obciążeniem pracą i przyczyni się do lepszego przydzielania zadań, zwiększania produktywności członków zespołu i ogólnie udanych projektów!

FAQ