Praktiske tips for effektiv tidsstyring
Selv om tiden er likt fordelt til alle, er det som skiller oss fra hverandre, hvor effektivt vi forvalter den.
Men vi lærer ikke hvordan vi skal bygge opp en effektiv tidsstyringsstrategi på jobben, gjør vi vel? Ja, vi vet alle at maksimering av produktivitet ofte er synonymt med effektiv tidsstyring, så hvor skal vi begynne?
Med 8 års erfaring og 100 000 brukere av tidsregistrering og -styring har jeg laget denne guiden for at du skal forstå tidsstyring bedre og stresse mindre når tidsfrister truer.
Lær hvordan Bang & Olufsen hentet inn 10 timers arbeid og endret IT-strukturen for å jobbe mer effektivt. Ved å spore tid.
Før vi går nærmere inn på detaljene, kan du lese dette:
Hvordan du kan gjennomføre en tidsrevisjon og få empiriske bevis på hva tiden din går med til ved hjelp av et gratis tidsregistreringsverktøy;
Tidsstyring handler ikke om å presse inn en oppgave i hvert minutt, men om å bruke tiden på de riktige aktivitetene for å nå målene dine;
Studier viser at 40% av arbeidsdagen går til spille på grunn av manglende organisering, lærer du fem effektive teknikker for tidsstyring;
Bare 53,5 % av alle ansatte fullfører gjøremålene sine hver dag, så jeg skal veilede deg gjennom fem tidsstyringsferdigheter slik at du ikke havner i samme kategori.
Hva betyr effektiv tidsstyring?
Å forstå hvordan du kan disponere tiden din effektivt, er grunnlaget for vellykket tidsstyring.
Effektiv tidsstyring handler i bunn og grunn om å jobbe smartere, ikke hardere, og om å vite hvordan man prioriterer arbeidet for å oppnå bedre resultater.
Det handler om mer enn bare å krysse av ting på gjøremålslisten - det handler om å sette seg realistiske mål, prioritere oppgaver og bruke teknikker for å sikre maksimal produktivitet.
Når du håndterer tiden effektivt, er det sannsynlig at du gjør det:
Overhold tidsfrister konsekvent.
Opplev mindre stress , unngå utbrenthet og oppnå en bedre balanse mellom jobb og fritid.
Ha tid til flere muligheter eller personlige aktiviteter.
Få en mer systematisk og mindre kaotisk arbeidsdag.
Hva er dårlig tidsstyring?
Dårlig tidsstyring innebærer at man ikke klarer å bruke tiden man har til rådighet på en effektiv måte, noe som fører til at man ikke overholder tidsfrister, øker stresset og reduserer produktiviteten. Det innebærer ofte utsettelser, for eksempel ved at man utsetter oppgaver til siste øyeblikk, unnlater å prioritere viktige aktiviteter eller undervurderer tiden som kreves for å utføre oppgaver.
Hvis du for eksempel bruker for mye tid på mindre kritiske oppgaver, som å sjekke e-poster ofte eller delta i unødvendige møter i stedet for å fokusere på høyt prioriterte prosjekter, kan det være et eksempel på dårlig tidsstyring. Mangel på organisering og prioritering resulterer i ineffektive arbeidsvaner og kan ha en negativ innvirkning på dine generelle prestasjoner.
Hva er ditt forhold til tid?
Nå som du vet hvordan du effektivt kan styre tiden din, må du forstå hva som er ditt nullpunkt.
Du tror kanskje at du har gjort all den selvrefleksjonen du trenger, men kanskje du bør tenke over det en stund til.
Utfordringen med mangelfull tidsstyring er at selv om du har det travelt, setter du sannsynligvis ikke av nok tid til viktige oppgaver. Dette fører til overtidsarbeid, manglende overholdelse av tidsfrister og et høyere stressnivå.
Så før du kaster deg ut i strategier og ferdigheter innen tidsstyring, bør du finne ut hvor langt du har kommet med en tidsrevisjon .
Les mer om:
Hvordan gjennomføre en tidsrevisjon?
En tidsrevisjon er en analyse av hvordan du bruker tiden din på ulike oppgaver, hva du sløser bort tiden din på, og hvordan du gjenkjenner mønstre av produktivitet eller mangel på produktivitet. Det innebærer å spore og gjennomgå hvordan du bruker hver arbeidstime og til og med personlige sysler hvis du ønsker det, og identifisere hvordan disse samsvarer med målene dine.
Ved å forstå hva tiden din går med til, kan du ta informerte beslutninger for å optimalisere arbeidsvanene dine.
Den beste måten å få en rask, men presis oversikt over hvordan du bruker tiden din på, er å automatisk registrere tiden din for en uke eller en måned.
TIPS: Siden formålet ditt er å spare tid og til slutt bygge en tidsstyringsstrategi basert på det du har lært, må du velge en enkel metode i stedet for å legge til enda en oppgave på gjøremålslisten din. Gjør prosessen sømløs for deg.
Begynn med å spore alle aktivitetene dine i en uke, kategoriser dem om nødvendig, og analyser deretter resultatene.
Her er de enkle trinnene:
Sett opp sporing av fritiden din
Automatisk tidsregistrering gjør at du slipper å skrive ned hva du holder på med manuelt. Du kan skrive ned hva du har jobbet med hver halvtime i en detaljert logg, men det er ikke hensiktsmessig:
for å få innsikt i ditt forhold til tid, omdanne læring til en effektiv tidsstyringsstrategi og nyte godt av fordelene.
Du vil forstå mer ved å lese om manuelle timelister og hvorfor du bør droppe dem.
For å gjennomføre en effektiv tidsrevisjon er det første steget i denne fasen å sette opp et gratis tidsregistreringsverktøy. Ved å koble det til kalenderen din kan du enkelt overvåke hvordan du bruker tiden din.
Med dette umiddelbare oppsettet kan du gjøre det til en vane å spore aktivitetene dine med enkel kalenderintegrasjon. Med automatisert tidsregistrering slipper du manuell loggføring, noe som gjør prosessen sømløs.
Følg disse trinnene for å slå sammen kalenderen din for en automatisert revisjon av tidsregistreringen:
1. Synkroniser kalenderen din med gratis tidsstyringsverktøy
En tidsregistreringsapp som Timeular gjør denne prosessen enkel for deg, ettersom den automatisk registrerer arbeidet ditt i bakgrunnen mens du fokuserer på de viktigste oppgavene dine.
Når du har opprettet kontoen din, kan du fokusere på arbeidet ditt, og verktøyet henter automatisk inn relevant informasjon for tidsrevisjonen din, for eksempel
Bruk av apper, nettsteder og dokumenter - uten å legge til tidsoppføringer manuelt - du bare utfører oppgavene dine. Du kan være trygg på at du har 100 % datakontroll (dataene lagres kun lokalt på datamaskinen din, ikke i skyen);
Du får forslag til tidsregistrering basert på kalenderen og tidligere registreringer, slik at du ikke glemmer å fylle ut timelisten og får en realistisk oversikt over de daglige oppgavene dine;
Genererer lettfattelige rapporter som viser produktivitetstrender, tid brukt på kundeprosjekter og ulike aktiviteter, slik at du kan identifisere effektivitetsmønstre;
TIPS: Det er så enkelt som å klikke på forslaget til tidsregistrering for å godta det.
2. Analyser de tidsregistrerte dataene dine
Det neste steget mot å mestre tidsstyring handler om å forstå hvordan du sjonglerer spesifikke oppgaver, hvordan du navigerer i arbeidsdagen din og hvilke forstyrrende vaner du har.
Smart innsikt i produktivitet
Denne oversikten i Timeular vil hjelpe deg med å ta tak i problemene med redusert produktivitet og forstå hva som hemmer fremgangen din før du lager din egen tidsstyringsstrategi.
Hvilke daglige oppgaver opptar mesteparten av arbeidstiden din?
Når du har utfordrende oppgaver, bruker du flere apper i sosiale medier? Og hvilke?
Hvilke verktøy og apper utsetter du mest på?
Når på dagen er du mest produktiv?
Hvor stor produktivitetsprosent oppnådde du i løpet av en uke?
Lær hvordan du kan overvinne prokrastinering.
Grundige rapporter om kundeprosjekter eller andre oppgaver
I Timeular får du tilgang til et smart tidsrapporteringssystem som sporer tid brukt på kundeprosjekter og til slutt beregner fakturerbare timer for å maksimere produktiviteten.
Basert på hva du er spesielt interessert i å forstå, for eksempel om et spesifikt prosjekt er lønnsomt eller ikke, kontra tiden som er brukt på det eller prosentandelen fakturerbare timer kontra lønnsomhet - kan du legge til ulike filtre for å få en oversikt.
Når du har tilpasset filen, kan du eksportere den og dele den med kundene og teamet ditt, eller sammenligne trender i resultatene for effektiv tidsstyring.
Forstå balansen mellom arbeid og fritid gjennom overtid
Overtidstimene dine gjenspeiler lett ditt personligevelvære. For å fullføre tidsrevisjonen og begynne å bruke tidsstyringsstrategier, må du forstå hvor mye arbeid du legger ned utenom ordinær arbeidstid.
Dette bidrar ikke bare til å forbedre balansen mellom arbeid og fritid, men det gir også verdifulle data for å fastslå lønnsomheten i prosjekter. Ved å analysere hvor mye overtid som er lagt ned i et prosjekt i forhold til lønnsomheten, kan du avgjøre hvilke prosjekter som skal prioriteres, og hvilke som må revurderes.
- TIPS: For å beregne overtid kan du bruke vår gratis overtidskalkulator.
I Timeular kan du angi arbeidstid, og overtid registreres automatisk. Hvis du jobber sammen med et team, og dere alle registrerer tiden deres, kan timelisten se slik ut:
3. Trekk konklusjoner om tidsforholdet ditt
Med hjelp av tidsstyringsverktøyene dine kan du trekke dine egne konklusjoner om hvorvidt du har et dårlig forhold til tid eller ikke.
Når du er ferdig med kartleggingen , bør du ha en oversikt over hvordan du bruker tiden din, data som kan fungere som en realitetssjekk, og et utgangspunkt for effektiv tidsstyring. Men når du sporer tiden din, må du huske på følgende for å få en realistisk oversikt:
Før en detaljert logg: La appen spore alle aktivitetene dine;
Vær ærlig: Det er viktig å være ærlig om arbeidet ditt. Målet er ikke å dømme eller få dårlig samvittighet, men å få en klar oversikt.
"Etter at vi begynte å bruke Timeular til å spore tiden vår, har vi aldri mer gjort feil når det gjelder planlegging, utarbeidelse av nøyaktige tilbud eller budsjettering for kunder. Det er så enkelt å bruke. Alle bruker det, og det merkes." - AC Coppens, grunnlegger av THE CATALYSTS
Du er kanskje interessert i:
Effektive strategier for tidsstyring
Med planen din og innsikten fra selvrefleksjonen du har fått gjennom tidsgjennomgangen, er det på tide å lage en ny plan.
Effektive tidsstyringsstrategier hjelper deg med å kontrollere tiden din bedre, holde fokus, minimere distraksjoner og styre tiden din slik at du når de ønskede resultatene.
Når tidsstyringsferdighetene ikke strekker til, gir en tidsstyringsteknikk deg et veikart for hvordan du kan investere tiden din mer effektivt.
- Anbefalt lesning: Hvor mange arbeidsdager i løpet av et år?
1. Eisenhower-matrisen
Eisenhower-matrisen, eller Haster-vigtig-matrisen, fungerer som ditt beslutningsverktøy. Den hjelper deg med å prioritere oppgaver og kategorisere dem i fire kategorier.
Bøttene representerer følgende kategorier:
Viktig og haster: Gjør disse oppgavene umiddelbart (f.eks. hasteoppgaver, presserende tidsfrister, møter).
Viktig, men ikke presserende: Bestem når du skal legge til disse spesifikke oppgavene på oppgavelisten din (f.eks. e-post, kundesamtaler)
Det haster, men er ikke viktig: Deleger oppgaver hvis det er mulig, ettersom dette er håndterbare oppgaver som ikke krever dine spesifikke ferdigheter, men som må gjøres (f.eks. langsiktige prosjekter med en uklar eller forsinket tidsfrist).
Verken presserende eller viktige: Slett disse ikke-essensielle oppgavene, da denne kategorien hjelper deg å se hvor du sløser bort tiden din.
2. Pomodoro-teknikken
Pomodoro-teknikken deler arbeidstiden din inn i intervaller, vanligvis 25 minutter med dypt arbeid, atskilt av korte pauser. Hvert intervall kalles en "Pomodoro", og etter fire perioder på 25 minutter tar du en lengre pause.
Denne tidsstyringsteknikken hjelper deg med å holde fokus, minimere distraksjoner og bare ta fatt på én oppgave med en gang, samtidig som du unngår å bli sliten eller utbrent.
For å implementere Pomodoro-teknikken kan du bruke en enkel og gratis Pomodoro-timer.
3. Tidsblokkering
Med tidsblokkering setter du av bestemte tidsblokker til hver aktivitet på dagsplanen din. Ved å sette av dedikert tid til ulike typer oppgaver sikrer du at de får den oppmerksomheten de trenger, uten at de overlapper eller blir skjøvet til side av andre oppgaver.
Med tidsblokkering gjør du en bevisst innsats for å sette en tidsbegrensning og fokusere på én oppgave om gangen. Det tvinger deg til å følge en strukturert tidsplan innenfor visse tidsrammer og utvikler bedre selvdisiplin.
Nyttige ressurser:
4. Tidsboksing
Brukes først og fremst i Scrum og Agile-prosjektledelse, vanligvis med Timeboxing, der oppgaver settes innenfor faste tidsfrister på alt fra minutter til uker, avhengig av oppgavens kompleksitet.
Timeboxing er en rask planleggingsmetode som gjør det lettere å overholde tidsfrister og fullføre oppgaver innenfor forhåndsdefinerte tidsrammer. Det er en av de mest brukte tidsstyringsteknikkene blant produkt- og IT-ansvarlige.
Hva er de tre A'ene i tidsstyring?
De tre A'ene i tidsstyring er unngå, tilordne og tilpasse. Disse prinsippene handler om å unngå distraksjoner, tildele oppgaver til andre når det er hensiktsmessig, og tilpasse planene etter hvert som omstendighetene endrer seg, slik at du holder deg på sporet og blir mer produktiv.
- Unngå: Dette betyr å unngå distraksjoner og ikke-essensielle oppgaver som stjeler tid. Hvis du for eksempel unngår unødvendige møter eller begrenser tiden du bruker på sosiale medier i arbeidstiden, kan du fokusere på det som er viktig.
- Tildel oppgaver: Det er viktig å delegere oppgaver til andre. Hvis du for eksempel leder et prosjekt, kan du fordele oppgaver til teammedlemmene basert på deres sterke sider, slik at arbeidet blir fordelt og utført i tide.
- Tilpass deg: Å være fleksibel og justere planene dine etter behov er nøkkelen til tidsstyring. Hvis det skjer uventede ting, for eksempel en endring i tidsfristen eller en ny prioritet, kan du tilpasse timeplanen din slik at du kan holde deg produktiv og nå målene dine.
Hva er de 5 P-ene i tidsstyring?
På et generelt nivå er de 5 P-ene i tidsstyring et prinsipp som fremhever hvordan effektiv planlegging og forberedelse kan hjelpe deg med å unngå feil og forbedre dine generelle prestasjoner. De 5 P-ene i tidsstyring er Riktig planlegging forebygger dårlige prestasjoner:
- På riktig måte: Sørg for at du har de riktige verktøyene og systemene på plass for å administrere tiden din på en god måte. For eksempel en planlegger eller en digital kalender for å holde oversikt over oppgaver og tidsfrister.
- Planlegging: Lag en plan for oppgavene og målene dine. En dags- eller ukeplan som skisserer hva som skal gjøres og når. Sett for eksempel av bestemte tider til prosjektarbeid, møter og pauser.
- Forebygger: Ved å planlegge godt forebygger du problemer og forsinkelser. For eksempel ved å forutse potensielle hindringer og håndtere dem på forhånd. For eksempel ved å forberede rapporter før møter for å unngå hastverk i siste liten.
- Dårlig: Ikke bruk dårlig tidsstyring som utsettelse og uorganisering. I stedet for å utsette viktige oppgaver, bør du for eksempel dele dem opp i mindre deler og ta dem gradvis.
- Prestasjoner: God planlegging og tidsstyring er ensbetydende med god ytelse og produktivitet. For eksempel at du overholder tidsfrister og når målene dine på en effektiv måte fordi du har en plan.
Effektive ferdigheter i tidsstyring
Det er ikke nok å kjenne til tidsstyringsstrategier for å styre tiden din på en effektiv måte. Du må også utvikle gode tidsstyringsferdigheter for å få kontroll over hverdagen, redusere stress og til syvende og sist øke produktiviteten.
De innlærte tidsstyringsstrategiene vil falle fra hverandre på de stressende dagene, når de mest utfordrende oppgavene tårner seg opp og gjøremålslisten hoper seg opp.
Derfor vil det å styrke noen grunnleggende ferdigheter i tidsstyring påvirke både trivsel og produktivitet.
Det kan også være lurt å lese om de 10 viktigste årsakene til stress på jobben.
La oss dykke ned i de mest nyttige ferdighetene innen tidsstyring:
Lær deg å si "nei"
Det er avgjørende å sette grenser og kjenne sine egne grenser. Å si "nei" til oppgaver som kan delegeres eller som ikke er i tråd med dine prioriteringer, er en viktig ferdighet. Det frigjør tid til å fokusere på en vanskelig oppgave, og bidrar til ditt generelle velvære.
Det er best å ikke ha dårlig samvittighet for å si nei, for den spesifikke oppgaven du nektet å ta, kan faktisk være en tidstyv.
TIPS: Slik identifiserer du tidstyver.
Delegat
Lær deg å overlate oppgaver som ikke er så viktige at du må utføre dem selv, til andre. Akkurat som Eisenhower-teknikken sier, kan en aktivitet som ikke er viktig og haster, enkelt delegeres. Delegering av oppgaver frigjør ikke bare tid for deg, men kan også styrke teamet ditt.
Unngå multitasking
I motsetning til hva mange tror, er multitasking mindre effektivt enn å fokusere på én oppgave om gangen. Det fører ofte til feil og redusert produktivitet. Tren deg opp til å fokusere på én oppgave og fullføre den samtidig som du minimerer distraksjoner.
Fastsette tidsfrister
Tidsfrister skaper en følelse av at dethaster, og hjelper deg med å prioritere arbeidet ditt. Sett tidsfrister for ulike oppgaver, og vær disiplinert når det gjelder å overholde dem.
Å sette en tidsfrist bidrar til å motivere deg og teamet ditt til å fokusere på den pågående prosessen og til slutt nå målene. Selv om det å sette tidsfrister ikke er en del av de klassiske tidsstyringsferdighetene, har det en betydelig innvirkning på prosjektledelse generelt.
Vær fleksibel overfor justeringer
Gå regelmessig gjennom tidsstyringsteknikkene dine for å vurdere hvor effektive de er. Vær fleksibel og juster planen etter behov for å ta høyde for endringer i prioriteringer eller uventede oppgaver. Det kan være nyttig å legge inn buffertider i planen fra begynnelsen av.
Konklusjon
En effektiv tidsstyringsstrategi er oppnåelig så lenge du forstår hvor du befinner deg med en tidsrevisjon, bruker tidsstyringsteknikker og forbedrer dine tidsstyringsferdigheter.
Alt dette vil øke produktiviteten din, redusere stress og bidra til at du når målene dine på en effektiv måte. Husk at tid er en begrenset ressurs som bør forvaltes klokt.
Tips: Den enkleste måten å forbedre tidsstyringen din på, er ved å kontinuerlig følge med på tiden med en tidsstyringsapp som Timeular. Her er hva Timeular gjør for deg:
Automatisk tidsregistrering av oppgavene dine: Timeular registrerer bruk av apper, nettsteder og dokumenter, noe som sikrer 100 % kontroll og overholdelse av GDPR(merk: dataene dine lagres kun lokalt);
Automatiserte forslag og påminnelser som fyller kalenderen din med et klikk, basert på kalenderhendelsene dine;
Lettfattelige rapporter som viser produktivitetstrender og appbruk, slik at du kan identifisere effektivitetsmønstre;
- Sporing av fakturerbare og ikke-fakturerbare timer - gjør det mulig å spore ikke-fakturerbare og fakturerbare timer med et enkelt klikk;
- Automatisk sporing av overtid, arbeidstimer og permisjoner.
Tidsregistrering med en fysisk tidsregistreringskube ved ganske enkelt å bytte side på kuben;
VANLIGE SPØRSMÅL
Hva er de fem tipsene for effektiv tidsstyring?
For å administrere tiden effektivt kan du begynne med å bruke verktøy som Timeular for å se hvordan du bruker tiden din i dag. Prioriter oppgaver med Eisenhower Matrix for å skille det som haster fra det som er viktig. Bruk teknikker som Pomodoro-teknikken for å fokusere og bli mer produktiv, og gå jevnlig gjennom og juster tidsstyringsstrategiene dine.
Hva er en vanlig feil i tidsstyringen?
Den vanligste feilen ved tidsstyring er prokrastinering, det vil si at man utsetter viktige oppgaver til siste øyeblikk eller bruker for mye tid på uvesentlige aktiviteter som å sjekke e-post eller delta på unødvendige møter, noe som kan føre til at man ikke overholder tidsfrister og blir stresset.
Hva er de fem områdene for tidsstyring?
De fem områdene innen tidsstyring er tidsrevisjon (hvordan tiden brukes), prioritering (identifisere og fokusere på viktige oppgaver), planlegging (organisere oppgaver og planlegge), gjennomføring (bruke tidsstyringsteknikker) og evaluering (jevnlig evaluere og justere for å forbedre seg).
Hva er de syv trinnene i en effektiv tidsstyringsplan?
En plan for tidsstyring innebærer: 1) å sette opp tidsregistreringsverktøy for å overvåke aktiviteter, 2) å analysere dataene for å se hvor du er ineffektiv, 3) å lage en detaljert oppgaveplan, 4) å bruke tidsstyringsteknikker som tidsblokkering, 5) å delegere oppgaver når det er mulig, 6) å tilpasse deg endringer og 7) å gjennomgå og justere regelmessig for å bli mer produktiv.
Hva er de gylne reglene for tidsstyring?
De gylne reglene for tidsstyring er å prioritere for å fokusere på det som er viktigst, planlegge fremover for å organisere og overholde tidsfrister, sette klare mål for å styre innsatsen, unngå distraksjoner for å holde fokus, og gjennomgå og justere regelmessig for å forbedre tidsstyringen og produktiviteten.
Du er kanskje interessert i: