Consigli pratici per una gestione efficace del tempo

Sebbene il tempo sia distribuito equamente a tutti, ciò che ci distingue è il modo in cui lo gestiamo efficacemente.

Ma non ci viene insegnato come costruire una strategia efficace di gestione del tempo al lavoro, vero? Sì, sappiamo tutti che massimizzare la produttività è spesso sinonimo di gestione efficace del tempo, quindi da dove cominciamo?

Con 8 anni di esperienza e 100.000 utenti che si occupano di monitoraggio e gestione del tempo, ho realizzato questa guida per consentirvi di comprendere meglio la gestione del tempo e di stressarvi meno quando le scadenze incombono.

Occupati ma non produttivi?

Scoprite come Bang & Olufsen ha recuperato 10 ore di lavoro e modificato la struttura IT per lavorare in modo più efficiente. Tracciando il tempo.

Leggi l'articolo completo

Prima di entrare nei dettagli, ecco cosa imparerete:

• Come effettuare una verifica del tempo e ottenere prove empiriche di dove va il vostro tempo utilizzando uno strumento gratuito di monitoraggio del tempo;

• La gestione del tempo non consiste nell'infilare un compito in ogni minuto, ma nell'assegnare il tempo alle attività giuste per raggiungere i propri obiettivi;

• Gli studi dimostrano che 40% della giornata lavorativa viene sprecato a causa della mancanza di organizzazione, imparerete cinque efficaci tecniche di gestione del tempo;

• Solo il 53,5% dei dipendenti porta a termine i propri impegni ogni giorno, quindi vi guiderò attraverso 5 abilità di gestione del tempo per non cadere nella stessa categoria.

Che cosa significa una gestione efficace del tempo?

Capire come gestire il proprio tempo in modo efficace è il fondamento di una gestione del tempo di successo.

In sostanza, una gestione efficace del tempo consiste nel lavorare in modo più intelligente, non più difficile, e nel saper stabilire le priorità del lavoro per ottenere risultati migliori.

Non si tratta solo di spuntare le cose dalla lista delle cose da fare, ma di fissare obiettivi realistici, dare priorità ai compiti e utilizzare tecniche per garantire la massima produttività.

Quando si gestisce il tempo in modo efficace, è probabile che si riesca a:

• Rispettare le scadenze con coerenza.

• Diminuire lo stress, evitare il burnout e raggiungere un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata.

• Avere tempo per ulteriori opportunità o attività personali.

• Godetevi una giornata di lavoro più sistematica e meno caotica.

Che cos'è una cattiva gestione del tempo?

Per cattiva gestione del tempo si intende l'incapacità di utilizzare in modo efficace il tempo a disposizione, con conseguente mancato rispetto delle scadenze, aumento dello stress e riduzione della produttività. Spesso si tratta di procrastinare i compiti fino all'ultimo minuto, di non dare priorità alle attività importanti o di sottovalutare il tempo necessario per svolgere i compiti.

Ad esempio, dedicare troppo tempo a compiti meno critici, come controllare frequentemente le e-mail o partecipare a riunioni non indispensabili invece di concentrarsi su progetti ad alta priorità, può essere un esempio di cattiva gestione del tempo. Questa mancanza di organizzazione e di definizione delle priorità si traduce in abitudini di lavoro inefficienti e può avere un impatto negativo sulle prestazioni complessive.

Qual è il vostro rapporto con il tempo?

Ora che avete capito come gestire efficacemente il vostro tempo, dovete capire qual è il vostro punto di riferimento.

Potreste pensare di aver fatto tutta l'auto-riflessione di cui avete bisogno, ma forse dovreste rifletterci su per un altro momento.

Il problema di una gestione inadeguata del tempo è che, pur essendo occupati, probabilmente non si dedica abbastanza tempo ai compiti importanti. Questo porta a fare gli straordinari, a non rispettare le scadenze e ad aumentare i livelli di stress.

Quindi, prima di lanciarsi in strategie e abilità di gestione del tempo, è bene capire a che punto si è con una verifica del tempo .

Per saperne di più su:

• Perché la gestione del tempo è importante e come padroneggiarla

• I vantaggi della gestione del tempo

• Promemoria pratici per il timesheet
• Raccolta di meme sul timesheet
• Citazioni sulla gestione del tempo

Come effettuare un audit del tempo?

Una verifica del tempo è un'analisi di come si spende il proprio tempo in diverse attività, di quali sono le perdite di tempo e di come si riconoscono i modelli di produttività o la mancanza di produttività. Si tratta di tracciare e rivedere il modo in cui si trascorre ogni ora di lavoro e, se lo si desidera, anche le attività personali e di identificare come queste si allineano con i propri obiettivi.

Capendo dove va il vostro tempo, potete prendere decisioni informate per ottimizzare le vostre abitudini di lavoro.

Scoprite come un piccolo imprenditore ha utilizzato i dati per dimezzare il lavoro e raddoppiare i ricavi.

Per saperne di più

Il modo migliore per ottenere una panoramica rapida ma precisa di come utilizzate attualmente il vostro tempo è quello di tracciare automaticamente il tempo per una settimana o un mese.

SUGGERIMENTO: dato che il vostro scopo è risparmiare tempo e costruire una strategia di gestione del tempo basata su ciò che avete imparato, dovete scegliere un metodo diretto piuttosto che aggiungere un altro compito alla vostra lista di cose da fare. Fate in modo che il processo si svolga senza intoppi.

Iniziate a tracciare tutte le vostre attività per una settimana, classificandole se necessario, e poi analizzate i risultati.

Ecco i semplici passaggi:

Impostare il monitoraggio del tempo libero

Il tracciamento automatico del tempo vi evita la fatica di annotare manualmente quello che state facendo. Si potrebbe scrivere manualmente ciò che si è fatto ogni mezz'ora in un registro dettagliato, ma questo vanifica lo scopo:

per comprendere il vostro rapporto con il tempo, trasformare l'apprendimento in un'efficace strategia di gestione del tempo e godere dei suoi benefici.

Per saperne di più, leggete i fogli di presenza manuali e i motivi per cui dovreste abbandonarli.

Per eseguire una verifica del tempo in modo efficace, il primo passo da compiere in questa fase è quello di impostare uno strumento gratuito di monitoraggio del tempo. Collegandolo al vostro calendario, potrete monitorare facilmente come impiegate il vostro tempo.

Questa configurazione immediata consente di sviluppare l'abitudine di tracciare le proprie attività con una semplice integrazione del calendario. Con il tracciamento automatico del tempo, si elimina la necessità di registrare manualmente le attività, rendendo il processo ininterrotto.

Seguite questi passaggi per unire il vostro calendario per un controllo automatico del tempo:

1. Sincronizzate il vostro calendario con gli strumenti gratuiti di gestione del tempo

Un'applicazione di time-tracking come Timeular rende questo processo semplice, in quanto registra automaticamente il vostro lavoro in background mentre vi concentrate sulle attività più importanti.

Create il vostro account Timeular gratuito e sincronizzate il vostro calendario per iniziare a tenere traccia delle vostre attività.

Provate Timeular gratuitamente

Una volta creato il vostro account, potete concentrarvi sul vostro lavoro e lo strumento vi fornirà automaticamente le informazioni rilevanti per la vostra verifica del tempo, come ad esempio:

• L'utilizzo di app, siti web e documenti, senza dover aggiungere manualmente alcuna voce di tempo, ma semplicemente eseguendo le vostre attività. Il controllo dei dati è al 100% (i dati vengono memorizzati solo localmente sul vostro computer, non sul cloud);

• Invia suggerimenti per la registrazione del tempo generati dall'intelligenza artificiale in base agli eventi del calendario e alle registrazioni passate, in modo da non dimenticare di compilare il foglio presenze e avere una visione realistica delle attività quotidiane;

• Genera rapporti di facile lettura che mostrano le tendenze della produttività, il tempo dedicato ai progetti dei clienti e le diverse attività, in modo da poter identificare i modelli di efficienza;

SUGGERIMENTO: è facile fare clic sul suggerimento di inserimento orario per accettarlo.

2. Analizzare i dati relativi al tempo di lavoro

Il prossimo passo per padroneggiare la gestione del tempo consiste nel capire come ci si destreggia tra compiti specifici, come si naviga nella giornata lavorativa e quali sono le abitudini che disturbano.

Approfondimenti intelligenti sulla produttività

Questo cruscotto di Timeular vi aiuterà a risolvere i vostri problemi di produttività ridotta e a capire cosa ostacola i vostri progressi prima di elaborare la vostra strategia di gestione del tempo.

• Quali attività quotidiane consumano la maggior parte delle vostre ore?

• Quando avete compiti impegnativi, frequentate di più le app dei social media? Quali?

• Su quali strumenti e app procrastinate di più?

• In quali momenti della giornata siete più produttivi?

• Quale percentuale di produttività avete raggiunto in una settimana?

Imparate a superare la procrastinazione.

Relazioni approfondite sui progetti dei clienti o su altri compiti

Con Timeular si ha accesso a un sistema di reporting intelligente che tiene traccia del tempo trascorso sui progetti dei clienti e calcola le ore fatturabili per massimizzare la produttività.

In base a ciò che vi interessa particolarmente capire, ad esempio se un progetto specifico è redditizio o meno, rispetto al tempo impiegato o alla percentuale di ore fatturabili rispetto alla redditività, potete aggiungere diversi filtri per ottenere una panoramica.

Una volta personalizzato, esportate il file e condividetelo con i vostri clienti e team o confrontate le tendenze delle prestazioni per una gestione efficiente del tempo.

Comprendere l'equilibrio tra lavoro e vita privata attraverso gli straordinari

Le ore dilavoro straordinario riflettono facilmente il vostrobenessere personale. Per completare l'audit del tempo e iniziare ad applicare le strategie di gestione del tempo, dovete capire quanto lavoro investite al di fuori del normale orario di lavoro.

Questo non solo aiuta a migliorare l'equilibrio tra lavoro e vita privata, ma fornisce anche dati preziosi per determinare la redditività dei progetti. Analizzando la quantità di ore di lavoro straordinario dedicate a un progetto rispetto alla sua redditività, si può decidere a quali progetti dare priorità e quali invece vanno rivalutati.

• SUGGERIMENTO: per calcolare gli straordinari, utilizzare il nostro Calcolatore di straordinari gratuito.

In Timeular è possibile impostare le ore di lavoro e gli straordinari vengono registrati automaticamente. Se si lavora con un team e si tiene traccia del proprio tempo, ecco come può apparire il proprio timesheet:

3. Traete le conclusioni sulla vostra relazione temporale

Con gli strumenti di gestione del tempo, potete trarre le vostre conclusioni per capire se il vostro rapporto con il tempo è scadente o meno.

Alla fine della verifica, dovreste avere un'idea di come impiegate il vostro tempo, dei dati che possano fungere da verifica della realtà e un punto di partenza per una gestione efficiente del tempo. Tuttavia, quando monitorate il vostro tempo, per avere una visione realistica, ricordate di:

• Tenere un registro dettagliato: Consentite all'app di tenere traccia di tutte le vostre attività;

• Essere onesti: è fondamentale essere sinceri sul proprio lavoro. L'obiettivo non è quello di giudicare o sentirsi in colpa, ma di avere una visione chiara.

"Da quando abbiamo iniziato a usare Timeular e a tenere traccia del nostro tempo, non abbiamo più commesso errori nella pianificazione, nella creazione di proposte accurate o nella definizione del budget per i clienti. È così facile da usare. Tutti lo usano e si vede". - AC Coppens, Fondatore di THE CATALYSTS

Leggi il caso di studio

Potresti essere interessato a:

• Come insegnare la gestione del tempo al lavoro

Strategie efficaci di gestione del tempo

Armati del vostro progetto e degli spunti di auto-riflessione forniti dalla verifica del tempo, è il momento di elaborare un nuovo piano.

Strategie efficaci di gestione del tempo vi aiutano a controllare meglio il vostro tempo, a rimanere concentrati, a ridurre al minimo le distrazioni e a gestire il vostro tempo per raggiungere i risultati desiderati.

In sostanza, quando le capacità di gestione del tempo sono insufficienti, una tecnica di gestione del tempo vi fornisce una tabella di marcia per investire il vostro tempo in modo più efficiente.

• Lettura consigliata: Quanti giorni lavorativi ci sono in un anno?

1. La matrice di Eisenhower

La Matrice di Eisenhower, o Matrice Urgente-Importante, è uno strumento decisionale. Vi aiuta a stabilire le priorità dei compiti e a suddividerli in quattro categorie.

I secchi rappresentano le seguenti categorie:

• Importanti e urgenti: Svolgere questi compiti immediatamente (ad esempio, compiti urgenti, scadenze pressanti, riunioni).

• Importante, ma non urgente: Decidere quando aggiungere questi compiti specifici alla lista delle cose da fare (ad esempio, e-mail, chiamate ai clienti).

• Urgenti, ma non importanti: Delegare i compiti, se possibile, in quanto si tratta di compiti gestibili che non richiedono le vostre competenze specifiche ma che devono essere portati a termine (ad esempio, progetti a lungo termine con scadenze non chiare o ritardate).

• Non sono né urgenti né importanti: Eliminate queste attività non essenziali, perché questa categoria vi aiuta a riconoscere dove il vostro tempo viene sprecato.

2. La tecnica del Pomodoro

La tecnica del Pomodoro suddivide il tempo di lavoro in intervalli, in genere 25 minuti di lavoro profondo, separati da brevi pause. Ogni intervallo è noto come "Pomodoro" e dopo quattro intervalli di 25 minuti si fa una pausa più lunga.

Questa tecnica di gestione del tempo aiuta a rimanere concentrati, a ridurre al minimo le distrazioni e ad affrontare tempestivamente un solo compito, evitando di stancarsi o esaurirsi.

Per attuare la tecnica del Pomodoro, utilizzare un timer per Pomodoro semplice e gratuito.

3. Blocco del tempo

Con il blocco del tempo, si dedicano blocchi di tempo specifici per ogni attività del piano giornaliero. L 'accantonamento di tempo dedicato a diversi tipi di attività garantisce che esse ricevano l'attenzione necessaria senza sovrapporsi o essere messe da parte da altre attività.

Con il blocco del tempo, si fa uno sforzo consapevole per fissare un limite di tempo e concentrarsi su un singolo compito alla volta. Questo vi costringe a rispettare un programma strutturato entro certi limiti di tempo e a sviluppare una migliore autodisciplina.

Risorse utili:

• Modelli gratuiti di pianificazione del blocco del tempo
• Le migliori app per il blocco del tempo
• Calendario DuPont

4. Timeboxing

Utilizzato principalmente nella gestione dei progetti Scrum e Agile, di solito con il Timeboxing, i compiti sono fissati entro limiti di tempo fissi che vanno dai minuti alle settimane, a seconda della complessità del compito.

Il timeboxing è un metodo di pianificazione rapida che promuove il rispetto delle scadenze e il completamento dei compiti entro tempi predefiniti. È una delle tecniche di gestione del tempo più utilizzate dai responsabili dei prodotti e delle attività informatiche.

Quali sono le tre A della gestione del tempo?

Le tre A della gestione del tempo sono Evitare, Assegnare e Adattare. Questi principi si concentrano sull'evitare le distrazioni, sull'assegnare i compiti ad altri quando è opportuno e sull'adattare i propri piani al mutare delle circostanze per rimanere in carreggiata ed essere più produttivi.

1. Evitare: Evitare le distrazioni e le attività non essenziali che fanno perdere tempo. Ad esempio, evitare le riunioni non necessarie o limitare il tempo trascorso sui social media durante l'orario di lavoro aiuta a concentrarsi sulle cose importanti.
2. Assegnare: Delegare i compiti agli altri è fondamentale. Ad esempio, se state gestendo un progetto, assegnare i compiti ai membri del team in base ai loro punti di forza significa distribuire il lavoro e portarlo a termine in tempo.
3. Adattarsi: Essere flessibili e adattare i propri piani in base alle necessità è la chiave per la gestione del tempo. In caso di imprevisti, come il cambiamento di una scadenza o di una nuova priorità, adattare il vostro programma per far fronte a questi cambiamenti vi aiuterà a rimanere produttivi e a raggiungere i vostri obiettivi.

Quali sono le 5 P della gestione del tempo?

A livello generale, le 5 P della gestione del tempo sono un principio che evidenzia come una pianificazione e una preparazione efficaci possano aiutarvi a evitare errori e a migliorare le vostre prestazioni complessive. Le 5 P della gestione del tempo sono: una corretta pianificazione previene le scarse prestazioni:

1. Corretto: Assicuratevi di avere gli strumenti e i sistemi giusti per gestire bene il vostro tempo. Ad esempio, un'agenda o un calendario digitale per tenere traccia di compiti e scadenze.
2. Pianificazione: Create un piano per i vostri compiti e obiettivi. Un programma giornaliero o settimanale che delinei ciò che deve essere fatto e quando. Ad esempio, riservare tempi specifici per il lavoro di progetto, le riunioni e le pause.
3. Previene: Pianificando bene si prevengono problemi e ritardi. Ad esempio, anticipando i potenziali ostacoli e affrontandoli in anticipo. Ad esempio, preparando i rapporti prima delle riunioni per evitare la fretta dell'ultimo minuto.
4. Scarsa: non fate una cattiva gestione del tempo, come la procrastinazione e la disorganizzazione. Per esempio, invece di rimandare i compiti importanti, suddivideteli in fasi più piccole e affrontateli progressivamente.
5. Prestazioni: Una buona pianificazione e gestione del tempo equivale a buone prestazioni e produttività. Per esempio, rispettare le scadenze e raggiungere gli obiettivi in modo efficiente perché si ha un piano.

Capacità di gestione efficace del tempo

Conoscere le strategie di gestione del tempo non è sufficiente per gestire efficacemente il proprio tempo. È necessario anche sviluppare buone capacità di gestione del tempo per controllare i propri impegni quotidiani, ridurre lo stress e, infine, aumentare la produttività.

Le strategie di gestione del tempo apprese crolleranno in quei giorni di stress, con i compiti più impegnativi che incombono su di voi e la lista delle cose da fare che si accumula.

Ecco perché consolidare alcune abilità fondamentali di gestione del tempo avrà un impatto sul vostro benessere e sulla vostra produttività complessiva.

Potreste voler conoscere anche le 10 principali cause di stress sul lavoro.

Vediamo quali sono le abilità più utili per la gestione del tempo:

Imparare a dire "no"

Stabilire dei confini e conoscere i propri limiti è fondamentale. Dire "no" a compiti che possono essere delegati o che non sono in linea con le vostre priorità è un'abilità potente. Libera il vostro tempo per concentrarvi su un compito difficile e contribuisce al vostro benessere generale.

È meglio non sentirsi in colpa per aver detto di no, perché quella specifica richiesta che avete rifiutato di gestire potrebbe essere una perdita di tempo, in effetti.

CONSIGLIO: Come identificare le perdite di tempo.

Delegato

Imparate ad affidare ad altri i compiti che non sono importanti e che dovete svolgere in prima persona. Come afferma la tecnica Eisenhower, un'attività non importante e urgente può essere facilmente delegata. La delega dei compiti non solo libera il vostro tempo, ma può anche potenziare il vostro team.

Evitare il multitasking

Contrariamente a quanto si crede, il multitasking è meno efficace della concentrazione su un compito alla volta. Spesso porta a errori e a una diminuzione della produttività. Allenatevi a concentrarvi su un compito e a portarlo a termine riducendo al minimo le distrazioni.

Stabilire le scadenze

Le scadenze creano un senso di urgenza e aiutano a stabilire le priorità del lavoro. Stabilite delle scadenze per i vari compiti e siate disciplinati nel rispettarle.

Fissare una scadenza aiuta voi e il vostro team a concentrarvi sul processo in corso e a raggiungere gli obiettivi. Anche se la definizione delle scadenze non rientra nella categoria classica delle abilità di gestione del tempo, ha un impatto considerevole sulla gestione dei progetti in generale.

Essere flessibili agli aggiustamenti

Rivedete regolarmente le vostre tecniche di gestione del tempo per valutarne l'efficacia. Siate flessibili nell'adattare il vostro piano, se necessario, per adattarlo a cambiamenti di priorità o a compiti imprevisti. Può essere utile aggiungere dei tempi cuscinetto al vostro programma fin dall'inizio.

Iniziate a prendere il controllo del vostro tempo monitorandolo diligentemente.

Provate Timeular gratuitamente

Conclusione

Una strategia efficace di gestione del tempo è realizzabile se si capisce dove si trova il punto di partenza con una verifica del tempo, se si applicano le tecniche di gestione del tempo e se si migliorano le proprie capacità di gestione del tempo.

Tutto ciò aumenterà la vostra produttività, ridurrà lo stress e vi permetterà di raggiungere i vostri obiettivi in modo efficiente. Ricordate che il tempo è una risorsa limitata che va gestita con saggezza.

Suggerimento: il modo più semplice per migliorare le proprie capacità di gestione del tempo è quello di monitorare costantemente il tempo con un'app di gestione del tempo come Timeular. Ecco cosa fa Timeular per voi:

• Tracciamento automatico del tempo delle attività: Timeular acquisisce l'utilizzo di app, siti web e documenti, garantendo un controllo al 100% e la conformità al GDPR(nota: i dati vengono memorizzati solo a livello locale);

• Suggerimenti e promemoria automatici per riempire l'agenda con un clic in base agli eventi del calendario;

• Rapporti di facile lettura che mostrano le tendenze di produttività e l'utilizzo delle app, in modo da poter identificare i modelli di efficienza;

• Tracciamento delle ore fatturabili e non fatturabili: consente di tenere traccia delle ore non fatturabili e fatturabili con un semplice clic;
• Tracciamento automatico degli straordinari, delle ore di lavoro e dei permessi.

• Tracciare il tempo con un cubo fisico per la misurazione del tempo cambiando semplicemente il lato del cubo;

FAQ

Potresti essere interessato a:

• Perché la gestione del tempo è considerata una soft skill?

• Modelli di gestione del tempo

• Perché sto perdendo la cognizione del tempo?

• Perché sono improduttivo?

• Come usare un planner

• Quali sono i migliori libri sulla gestione del tempo?