8 rappels pratiques sur les feuilles de temps pour votre équipe
Remplir les feuilles de temps à temps n'est pas une habitude dans votre équipe ? Vous vous retrouvez souvent à envoyer des rappels pour la soumission des feuilles de temps le vendredi ou avant la date limite de remise des rapports de paie alors que vous préféreriez faire autre chose ?
Je comprends. Envoyer des rappels de feuilles de temps n'est pas amusant, mais cela peut l'être - j'ai quelques idées pour vous. Suivez-moi pour savoir comment ce travail peut être plus facile pour vous.
Qu'est-ce qu'un rappel de feuille de temps ?
Un rappel de feuille de temps (ou rappel de carte de temps) est une notification rapide qui rappelle aux employés de remplir leurs modèles de feuille de temps à temps.
L'objectif principal des rappels de feuilles de temps est d'aider les employés à enregistrer leurs heures de travail avec précision et à les soumettre avant la date limite.
Les avantages liés à la soumission des feuilles de temps dans les délais impartis profitent à la fois au responsable et aux membres de l'équipe. La frustration du manager à poursuivre et à collecter les feuilles de temps en retard disparaît, tout comme l'appréhension de l'employé à l'idée d'une remise tardive de sa feuille de temps.
Tout le monde y gagne, n'est-ce pas ? À propos, à l'adresse Timeular, nous envoyons un rappel automatique des feuilles de temps. C'était le mien la semaine dernière :
"Bonjour Madalina,
Petit rappel amical. Il est temps de clôturer la feuille de temps de la semaine dernière.
Pour l'instant, vous avez enregistré 33,4 heures sur 40(83,5 %).
Pourriez-vous revérifier et compléter les entrées de temps ou les demandes de congé manquantes ? Si vous l'avez déjà fait, ne tenez pas compte de ce rappel automatique.
Merci de nous tenir au courant !
Chaleureuses salutations,"
Pourquoi les rappels de feuilles de temps sont-ils importants ?
Que se passe-t-il si votre équipe ne soumet pas ses feuilles de temps à temps ? Vous êtes probablement conscient des conséquences négatives, mais permettez-moi de les renforcer :
- Cela peut sembler simple et transactionnel, mais les rappels vous permettent d'être payé - en particulier si vous facturez votre temps en tant qu'agence ou travailleur indépendant à l'heure ou si vous souhaitez simplement être transparent et envoyer un rapport agréable à vos clients.
- Réduire les erreurs de traitement des salaires. En fait, les feuilles de temps inexactes ou manquantes sont à l'origine d'une perte approximative de 7,5 milliards de dollars pour le secteur des services professionnels aux États-Unis en une seule journée. Oui, c'est ainsi que les rappels de feuilles de temps peuvent réduire ces pertes dans le processus de paie.
- Prévenir les pertes de profit en enregistrant toutes les heures facturables, qui sont rarement exactes à 100 %. La même étude présentée ci-dessus a démontré qu'une heure facturable sur cinq n'est pas enregistrée.
- Fournit des données essentielles - des feuilles de temps précises aident à prendre des décisions fondées sur des données utiles pour l'affectation des ressources ou la réorientation d'un projet afin qu'il reste sur la bonne voie ou qu'il soit rentable.
- Supprime les frictions - soyons honnêtes, personne n'est fan de la microgestion. Il est préférable de recevoir un rappel automatique des feuilles de temps plutôt qu'un manager qui harcèle constamment les employés pour qu'ils soumettent leurs feuilles de temps.
- Garantit la conformité, car, dans certains secteurs, la soumission de feuilles de temps est une exigence énoncée dans le droit du travail, et non un choix.
Lire la suite : Feuilles de temps pour plusieurs employés
Des rappels de feuilles de temps efficaces
Envoyer des rappels automatisés grâce à un logiciel de suivi du temps de travail
La méthode la plus simple pour éliminer les frictions dans le suivi des feuilles de temps est de le rendre si facile et agréable que vous n'avez pas besoin de rappels. Avec un logiciel de suivi des temps polyvalent et entièrement automatisé comme Timeular (👋), tout ce travail est fait pour vous et votre équipe.
Permettez-moi de vous expliquer comment fonctionne le processus :
Étape 1 : Votre équipe effectue son travail comme d'habitude, et une application de suivi du temps alimentée par l'IA collecte toutes les tâches en arrière-plan pour eux.
Étape 2 : Ils recevront des suggestions de saisie de temps AI basées sur leur utilisation d'applications, les sites Web visités et les entrées de calendrier - Un clic pour accepter la tâche, et la feuille de temps est terminée !
Étape 3 : Si un employé oublie d'accepter les suggestions de l'IA, il recevra un coup de pouce grâce à des rappels automatiques hebdomadaires ou mensuels.
La protection de la vie privée vous préoccupe ? Veillez à cocher les cases relatives à la protection de la vie privée des employés et à la conformité lorsque vous choisissez un logiciel de suivi du temps de travail. Timeular Le logiciel de suivi des temps, par exemple, stocke les données uniquement sur l'appareil local, et non dans le nuage, pour une protection maximale, et dispose d'une politique anti-surveillance qui protège les données suivies par les employés.
Étape 4 : Fini le temps des devinettes ! Les feuilles de temps sont à portée de clic et peuvent être téléchargées chaque fois que vous en avez besoin directement à partir de l'application ; aucune autre intervention n'est nécessaire.
De plus, un outil automatisé de suivi du temps comme Timeular peut être utilisé par les managers comme un logiciel de suivi des heures supplémentaires ou des congés payés.
Éliminez les frictions liées à la gestion des feuilles de temps grâce à la capture du temps et aux rappels automatiques pilotés par l'IA.
Automatiser les rappels Slack
Avec 18 millions d'utilisateurs de Slack à ce jour, je doute que vous n'en ayez pas entendu parler, vous pourriez même aimer les messages Slack. Voici quelques façons d'envoyer des rappels via Slack :
Option 1 : Définir un rappel pour inciter les employés à soumettre leurs feuilles de temps (que ce soit pour un ou plusieurs employés), comme par exemple : / rappel @Karolina ou #growth-team de soumettre leurs feuilles de temps à 9 heures tous les lundis.
Option 2 : Envoyez des rappels de feuilles de temps drôles et pleins d'esprit sur un canal de l'équipe. Il peut s'agir de mèmes de feuilles de temps ou de GIFS semblables à ceux qui, vous le savez, font cliquer et tiquer votre équipe.
Option 3 : Envoyez des rappels automatisés de feuilles de temps en définissant une automatisation via Zapier ou Geekbot. Tout est fait - chacun recevra le rappel dans son fuseau horaire.
Si vous utilisez Microsoft Teams, vérifiez leur politique de rappel ou utilisez l'application Teamsreminder.
Envoyer un courriel de rappel de feuille de temps
Un courriel de rappel des feuilles de temps peut s'avérer très utile. Je vous invite à tenir compte du fait que nous avons tendance à ignorer les courriels auxquels nous sommes habitués, surtout s'ils sont envoyés en même temps, avec le même objet et le même contenu. Il faut donc pimenter les choses de temps en temps. Demandez à ChatGPT des idées fraîches qui déclenchent l'action et changez l'heure ou le jour où vous les envoyez pour surprendre votre équipe.
Huh, et n'oubliez pas d'ajouter votre propre rappel pour le rappeler à l'équipe. 🫠 N'oubliez pas que c'est toujours une bonne idée d'automatiser les rappels de feuilles de temps si les courriels ne sont pas votre tasse de thé ou si votre équipe n'y réagit pas.
Envoi par courrier électronique d'un message de rappel concernant les feuilles de temps :
#1 Objet : Vous avez déjà envoyé votre feuille de temps ? 👀
Joyeux lundi ! Bienvenue au travail ! Avant de plonger dans votre nouvelle semaine, réchauffez-vous en remplissant vos feuilles de temps.
Il est temps de faire savoir à nos clients que nous avons travaillé sur leurs projets 🙂 .
#2 Ligne d'objet : Presque samedi ! Vous avez oublié quelque chose ?
Rayez la soumission des feuilles de temps de votre liste avant de partir en week-end. Il y a de fortes chances que vous oubliiez ce sur quoi vous avez travaillé et pendant combien de temps le lundi.
Vous vous en féliciterez plus tard.
Fixer des rappels de calendrier
Je parie que vous avez oublié un nombre incalculable d'appels et qu'une notification de l'agenda vous les a rappelés. La mise en place de rappels Google Calendar pour l'ensemble de l'équipe ou de l'entreprise peut également s'avérer utile pour la remise des feuilles de temps. Programmez un rappel récurrent pour inciter les employés à suivre leur temps et à envoyer des feuilles de temps exactes.
Dans ce cas, vous pourriez configurer deux rappels différents pour les feuilles de temps : Un le lundi pour leur rappeler d'utiliser leur logiciel de suivi du temps (si c'est le cas) et un le vendredi avant la date limite de soumission des feuilles de temps. Les rappels de Google Calendar peuvent être remplacés par Outlook ou toute autre plateforme.
Soyez conscient des risques de rejet, car, parmi une pile d'autres notifications, si votre rappel de feuille de temps ne présente pas d'urgence, votre équipe peut tout aussi bien l'ignorer. Envisagez donc une incitation - une agence brésilienne a incité son équipe avec des sodas ou des bières gratuits. Faites votre choix.
Envoyer des mèmes de rappel pour les feuilles de temps
L'humour est très utile et permet d'atténuer les tensions liées à la soumission des feuilles de temps. Ainsi, une façon décontractée de rappeler aux employés de soumettre leurs feuilles de temps est d'envoyer des rappels de feuilles de temps amusants. Accompagnez votre message de mèmes amusants tirés de Pinterest ou de Gify, via des messages Slack ou d'autres canaux de messagerie.
Si vous envoyez des rappels de feuilles de temps individuellement, rendez-les plus personnels. Choisissez un mème représentant un personnage de film qu'ils aiment - ils apprécieront la personnalisation et pourraient même remplir cette feuille de temps tout de suite ! N'oubliez pas que l'envoi de rappels de feuilles de temps peut parfois agacer ; vous ne voulez pas envoyer un mème qui sera mal interprété. Choisissez donc le bon sens de l'humour pour le destinataire.
Envoyer des messages texte
Bien qu'elle figure souvent parmi les options recommandées dans d'autres articles, je dois dire que cette méthode n'est pas celle que nous préconisons à l'adresse Timeular. Nous considérons qu'il faut d'abord obtenir le consentement de l'employé pour envoyer des rappels par SMS sur son téléphone personnel (à moins qu'il ne s'agisse d'un téléphone de l'entreprise).
Toutefois, si vous avez accès à un outil de messagerie de masse et que toutes les règles de confidentialité sont en place, voici des modèles de rappels de feuilles de temps :
Voici votre rappel de feuille de temps pour enregistrer votre temps et soumettre vos feuilles de temps pour la semaine. C'est parti!
Bonjour - Il est grand temps de remplir cette feuille de temps hebdomadaire, car elle doit être remise aujourd'hui. C'est parti ! 👀
Rappeler aux employés de soumettre leurs feuilles de temps verbalement
Combien de fois et de quelle manière pourriez-vous dire une certaine chose lors de vos appels hebdomadaires ou lorsque vous rencontrez quelqu'un dans les couloirs ?
Je dirais que c'est inefficace, et je suggérerais donc de laisser les rappels automatisés de feuilles de temps envoyer des notifications push à votre place.
Néanmoins, si vous souhaitez renforcer votre message verbalement, insistez sur la nécessité de soumettre leurs feuilles de temps autant de fois que vous le jugez nécessaire 🙂 .
Que faire lorsque les feuilles de temps ne sont pas envoyées ?
En plus des rappels proprement dits, rappelez-les aux employés lors de vos entretiens individuels ou envoyez des rappels en douceur dans votre canal de communication individuel. Si le comportement persiste, abordez le problème en demandant simplement à votre équipe quelles sont les causes de ces retards.
Ils peuvent ne pas savoir comment utiliser le logiciel de suivi du temps ou ce qui compte comme une tâche à ajouter à une feuille de temps. Ils peuvent avoir du mal à se souvenir des tâches. Trouvez des solutions pour les aider.
Essayez de comprendre si le processus ne fonctionne pascomme prévu. Envoyez-vous des notifications en temps utile pour qu'ils aient suffisamment de temps pour remplir les feuilles de temps ? Peut-être que le suivi manuel du temps est perturbant et qu'ils préfèrent l'ignorer pour se concentrer sur leur travail. Quelles que soient les raisons, allez au-delà de la surface et abordez le processus de manière globale. Cela fera toute la différence.
Pourquoi personne n'aime remplir des feuilles de temps ?
Il est facile de supposer qu'un employé "oublie volontairement" de remplir une feuille de temps, ce qui vous oblige à lui envoyer systématiquement de multiples rappels. Cependant, vous devez comprendre les causes sous-jacentes de ce comportement.
C'est ainsi que vous corrigerez ce qui dérange votre équipe lorsqu'elle soumet des feuilles de temps. Examinons quelques-uns de ces défis :
Oublier de soumettre leurs feuilles de temps
Nous nous efforçons tous d'atteindre le prochain objectif, le but de croissance ou de développer cette nouvelle fonctionnalité qui aura un impact sur les clients. Si les feuilles de temps sont en bas de la liste des priorités et qu'il n'y a pas de processus autour de cette activité, n'importe quel employé oubliera de les remplir.
N'oubliez pas que la mémoire n'est pas aussi fiable que vous le pensez, à moins que vous n'accumuliez les habitudes au cours de votre journée.
Comment y remédier ? Créez un processus autour de la soumission des feuilles de temps afin d'éliminer toute confusion à ce sujet. Il ne s'agit pas d'une science exacte, mais d'une procédure aussi simple que les étapes suivantes :
- Quand: Faites savoir aux employés quand les feuilles de temps doivent être soumises et mettez en place un rappel de feuille de temps pour faciliter le processus.
- Quoi: Rédiger des lignes directrices sur les processus à suivre : heures facturables, courriels ou réunions avec les clients, recherche de projets, etc. Soyez très clair en donnant des exemples pratiques de ce qui doit être enregistré et de ce qui ne doit pas l'être.
- Comment: il peut s'agir d'écrire dans des feuilles de temps manuelles comme Excel, G-Sheets ou simplement de configurer un logiciel de suivi du temps pour capturer les tâches automatiquement.
Les employés ne comprennent pas ce qu'ils y gagnent
Remplir des feuilles de temps est souvent perçu comme un travail administratif, ce qui n'est pas souhaitable, n'est-ce pas ? J'ai même entendu des membres de notre équipe dire qu'ils n'aimaient pas le suivi du temps parce qu'ils n'en comprenaient pas vraiment l'utilité. Maintenant, repensez à cela dans le contexte où nous sommes des geeks de la gestion du temps. 😱
Ce n'est pas moi qui le dis, mais Simon Sinek, en commençant par le pourquoi, on façonne les comportements en vue d'obtenir des résultats à long terme.
Comment y remédier ? Expliquez clairement les avantages de l'envoi des feuilles de temps. L'envoi de feuilles de temps exactes dans les délais impartis peut avoir pour avantage d'améliorer la productivité, d'assurer un traitement précis de la paie et d'être payé à temps. D'autres avantages sont l'identification des pertes de temps et des éléments bloquants, ce qui permet d'éliminer les retards dans les projets.
Les feuilles de temps sont trop fastidieuses
Pour être honnête, saisir toutes vos tâches et les écrire manuellement est monotone et perturbant. Une minute, vous êtes en train de rédiger un briefing ; la suivante, vous êtes en réunion avec l'équipe ou en train d'appeler un client.
Il n'est donc ni réaliste ni souhaitable de consacrer du temps à remplir des rapports et à soumettre des feuilles de temps. Surtout si nos journées sont remplies de changements de contexte et de multitâches, il y a une autre couche de complexité.
Comment y remédier : automatisez les rappels de feuilles de temps à l'aide d'un outil de suivi automatique du temps de travail. Un tel outil enverra des rappels automatiques et saisira même tout le travail de votre équipe en arrière-plan.
Les feuilles de temps sont utilisées comme une arme contre eux
Je ne vois pas pourquoi les membres d'une équipe soumettraient leurs feuilles de temps s'ils se sentent constamment menacés. Si vous vérifiez chaque feuille de temps qu'ils envoient, ils commenceront à envoyer des feuilles de temps fabriquées de toutes pièces.
Vous n'aurez donc plus une vision claire de votre productivité, ce qui vous empêchera de faire des prévisions précises.
Comment y remédier ? Évaluez les résultats du travail plutôt que la façon dont votre équipe passe son temps. Cela permettra à votre équipe de se sentir en sécurité lorsqu'elle suivra son temps. Ne commentez pas leurs pauses, ne dites pas que vous aviez prévu 4 heures pour un travail et qu'ils ont terminé en 3 heures et ne les surchargez pas de tâches.
Bien entendu, s'il y a des problèmes de gestion du temps et des problèmes de performance, ils seront abordés différemment. N'hésitez pas à consulter nos guides sur la gestion efficace du temps ou sur la manière d'enseigner la gestion du temps au travail.
Rendez-le si facile qu'ils l'adoreront
Au moment d'envoyer le prochain rappel de feuille de temps, demandez-vous si le processus de soumission de la feuille de temps est facile et si votre équipe comprend ce qu'elle a à y gagner.
- Informez votre équipe de l'impact de la présentation de feuilles de temps sur leurs propres salaires, sur leur charge de travail, qui peut être réajustée, ou sur le respect du droit du travail ;
- Automatisez le processus autant que possible. Les cartes de pointage et les Excel qui passent d'un membre de l'équipe à l'autre créent trop de frictions, et il n'y a aucun plaisir à les remplir.
- Pensez à passer à un logiciel de suivi du temps automatique comme Timeular qui saisit tout le temps de votre équipe en quelques clics.
TimeularL'intelligence artificielle d'EMC capture tout le travail en arrière-plan et envoie des suggestions à l'agenda. Cliquez, acceptez, c'est fait ! Ah, il envoie aussi automatiquement des rappels de feuilles de temps !