Les pertes de temps sur le lieu de travail : Qu'est-ce que c'est et comment l'éviter ?
Dans le monde du travail actuel, où tout va très vite, les tâches à faible valeur ajoutée qui font perdre du temps peuvent nuire à la productivité et à l'efficacité globale. Dans cet article, nous explorons des stratégies pratiques pour identifier et éliminer ces facteurs de perte de productivité.
En prenant des mesures proactives pour remédier aux activités qui font perdre du temps, les professionnels peuvent récupérer leur temps, améliorer leur concentration et atteindre une productivité optimale. Découvrez ce que sont les pertes de temps et comment les éviter au travail.
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Quelles sont les pertes de temps ?
Les pertes de temps sont des activités ou des tâches qui nous font perdre du temps sans produire de résultats positifs ou précieux.
Il est extrêmement facile de perdre plusieurs minutes tout au long de la journée à discuter avec des collègues, à parcourir les réseaux sociaux, à naviguer sur Internet et à s'égarer facilement.
Selon une étude , plus de 50 % des salariés s’accordent à dire que passer trop de temps en réunion les empêche d’être plus productifs au travail. Et la plupart d’entre nous s’accordent à dire que nous effectuons également plusieurs tâches à la fois pendant ces réunions.
Toutes ces choses vous feront perdre du temps et risquent de vous faire perdre concentration et motivation. Certaines d'entre elles sont à l'origine de votre sentiment d'improductivité .
Alors, êtes-vous prêt à découvrir les activités qui vous font perdre du temps dans votre emploi du temps ? Voici notre liste de 10 activités qui vous font perdre du temps au travail et quelques conseils pour les éviter.
Les 10 pertes de temps les plus courantes au travail
- Réunions
- Multitâche
- Faire le travail des autres
- Les distractions en ligne
- Courriels
- Interruptions (c'est-à-dire notifications)
- Listes de tâches volumineuses
- Désorganisation
- Reporter les tâches les plus difficiles
- Pauses excessives
1. Réunions
Évitez toujours les réunions inutiles . Au lieu de vous rendre à une réunion et d'y passer des heures, essayez de la structurer à l'avance et de rassembler tous les points de discussion pertinents.
Fixez également des limites de temps pour les réunions, ne les laissez pas filer et faites en sorte qu'elles soient plus courtes. Si tout le monde a déjà préparé ses points de discussion, vous n'aurez pas besoin de réunions très longues pour arriver au but.
De plus, essayez de rester dans le sujet autant que possible. Il est facile de commencer à s'égarer et de commencer à parler de questions personnelles et d'autres choses qui ne sont pas pertinentes pour la réunion elle-même.
Suivez le temps passé en réunion pour trouver plus d'heures facturables
2. Multitâche
Nous pensons parfois que le multitâche et/ou le changement de contenu permettent de gagner du temps, mais la plupart du temps, cela ne nous permet pas de nous engager pleinement dans chaque projet. Passer d'une tâche à l'autre ne vous fera pas gagner du temps à long terme.
Il est prouvé que seul un petit pourcentage de personnes peuvent effectuer plusieurs tâches de manière efficace, car cela peut vous amener à faire des erreurs, compromettre la qualité de votre travail et inhiber votre créativité.
Alors, que pouvez-vous faire ? Priorisez vos tâches et divisez votre liste de tâches quotidiennes en tranches de temps.
Saviez-vous que le multitâche est l’une des raisons pour lesquelles les gens se sentent improductifs ?
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3. Faire le travail des autres
Si vous êtes un chef d'équipe , ce conseil est pour vous. Ne prenez pas toute la responsabilité et le travail sur vos épaules lorsque vous avez une équipe. Déléguez les tâches et faites avancer les choses.
Même si cela peut parfois être difficile parce que vous avez tellement confiance en votre travail, lâcher prise et confier les tâches à quelqu'un d'autre peut être difficile.
Mais si vous avez une équipe, c'est pour une bonne raison. Fixez-leur des objectifs, communiquez ouvertement, laissez-les évoluer, donnez-leur des retours constructifs et déléguez le travail.
Si vous avez du mal à gérer votre équipe et votre charge de travail, lisez notre blog sur la façon de diriger une équipe . Vous y trouverez tout ce dont vous avez besoin pour réussir.
4. Distractions en ligne
Nous pensons que c'est probablement l'une des principales raisons pour lesquelles nous sommes si distraits et perdons du temps, surtout si nous travaillons numériquement. Les deux distractions en ligne les plus courantes sont :
- Médias sociaux : Facebook, LinkedIn, Twitter, Instagram, TikTok, etc. Si vous jetez un œil aux médias sociaux pendant votre temps de travail, ce n'est pas grave. Cependant, si vous les consultez fréquemment et y passez trop de temps, cela nuit à la fois au temps et à la productivité.
- Surfer sur Internet : qu'il s'agisse d'acheter un vêtement, de chercher un endroit où aller pour vos prochaines vacances ou simplement de consulter des newsletters, essayez de ne pas y passer des heures. Profitez de votre temps de pause pour le faire.
Pour éviter de perdre trop de temps avec ce type de distraction, l'utilisation d'une application de gestion du temps – Timeular – vous permettra de prendre des pauses appropriées de temps en temps.
5. Courriels
Notre dépendance aux e-mails pour communiquer au travail signifie que nous les consultons régulièrement tout au long de la journée, ce qui nous fait perdre du temps. C'est probablement l'une des activités les plus chronophages que vous puissiez faire dans votre travail.
Donc, si vous recherchez une astuce de gestion du temps pour rester productif, vous devez limiter le temps que vous passez à consulter vos e-mails.
6. Interruptions
C'est pratiquement inévitable, surtout si vous travaillez au bureau. Des notifications par e-mail, des appels, des SMS et des collègues qui viennent vous poser une question.
Bien que ces interruptions puissent sembler inoffensives, elles peuvent vous distraire des tâches qui figuraient initialement sur votre liste de choses à faire et rendre difficile la reconcentration répétée.
Pensez à réserver une période spécifique de votre journée de travail pour vous concentrer sans interruption. Vous pouvez mettre un message d'absence sur votre boîte mail ou éteindre votre téléphone pour ne pas être dérangé.
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7. Désorganisation
Nous sommes tous passés par là. Avez-vous déjà eu du mal à retrouver un document ou un fichier très important avant une réunion, ou simplement à l'envoyer à un collègue ?
Le problème, c'est que ne pas avoir son travail organisé est une perte de temps considérable. De plus, c'est extrêmement stressant et frustrant de chercher quelque chose d'essentiel et de ne pas le trouver.
Essayez d'organiser votre ordinateur et votre espace de travail en mettant en place un système d'organisation qui fonctionne pour vous et les personnes qui vous entourent, désencombrez les postes de travail et tenez un planning ou une liste de contrôle. Cela vous facilitera grandement la vie.
8. Listes de tâches volumineuses
Les listes de tâches peuvent être votre meilleur ami ou votre pire ennemi. Une hiérarchisation intelligente est essentielle pour être plus productif et réussir votre journée de travail.
Pour que votre liste de tâches soit efficace, vous devez la garder courte, généralement autour de 3 de vos tâches les plus importantes par jour. Alors, regardez vos tâches et marquez ce qui est important pour ce jour-là.
De cette façon, vous pouvez certainement rester plus concentré sur ce qui compte, ne pas vous sentir dépassé et vous pouvez plus facilement être productif pendant la journée.
9. Reporter les tâches les plus difficiles
Il y a certaines tâches que nous ne nous sentons pas assez motivés à accomplir. Nous finissons par faire tout le reste et nous continuons à reporter cette tâche, mais malheureusement, cela ne la fera pas disparaître.
Alors, au lieu de laisser cette idée planer dans votre tête, évitez simplement de perdre du temps et foncez. Nous avons un conseil pour vous : faites-le le matin. Ce sera plus facile, comme vous pouvez le lire dans notre article sur la technique de la gestion du temps « manger la grenouille » .
Saviez-vous que vous pouvez utiliser un outil pour automatiser certaines tâches, même celles qui sont ennuyeuses ? Trouvez le meilleur logiciel d'automatisation des tâches .
10. Pauses excessives
Il est nécessaire de temps en temps de quitter l'écran de l'ordinateur pendant le travail. Cela vous permettra de retrouver concentration et motivation, ainsi que de réduire le stress.
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Cependant, prendre une pause pour prendre un café et simplement se détendre à l'extérieur trop souvent au cours de la journée n'est pas acceptable.
Désignez un moment spécifique pour les pauses et utilisez une application de suivi du temps pour vérifier combien de temps vous y consacrez.
Il n’y a rien de mal à se lever, à s’étirer ou à faire une petite marche entre ces moments, mais n’insistez pas, sinon vous perdrez beaucoup trop de temps.
Comment éviter les pertes de temps ?
Si vous en avez assez d'avoir d'innombrables pertes de temps dans votre emploi du temps, vous devez essayer de localiser la ou les sources exactes pour trouver la solution. Prenez le temps de vous arrêter, de bien les observer et de les éliminer de votre vie.
Le côté positif de cette situation est qu'une fois que vous avez déterminé ce qui vous fait perdre du temps, vous pouvez plus facilement l'éliminer de votre emploi du temps et organiser votre vie. Voici comment procéder :
1. Gérez votre temps
Si vous ne savez pas ce qu’est un budget de temps, nous pouvons vous dire que ce n’est pas si différent de la création d’un budget financier.
Vous créerez un budget pour savoir où et comment nous allons passer notre temps. Si vous souhaitez en savoir plus sur cette technique, veuillez lire notre blog sur la gestion du temps et ses avantages .
2. Blocage du temps
Si vous ne savez pas ce qu'est le time blocking , nous pouvons vous expliquer : le time blocking consiste à planifier chaque moment de votre journée à l'avance et à consacrer des blocs de temps spécifiques à certaines tâches mais aussi aux pauses.
C'est l'une des meilleures techniques de gestion du temps et l'idée derrière le blocage du temps est de réduire l'encombrement des tâches dans votre calendrier et d'augmenter votre productivité et votre efficacité en vous permettant de vous concentrer sur ce qui compte.
Si vous pensez que cette méthode n'est pas efficace, vous pourriez peut-être reconsidérer votre décision en sachant qu'Elon Musk gère sa journée selon une règle de 5 minutes.
3. Suivi du temps
Un outil de suivi du temps vous permettra d'être productif toute la journée et de ne pas perdre de temps. Comment et pourquoi ?
Si vous suivez le temps consacré aux tâches sur lesquelles vous travaillez chaque jour, non seulement vous serez plus efficace avec votre temps , mais vous saurez également quelles tâches vous ont pris le plus de temps.
Dans l’ensemble, cela vous permet simplement d’avoir une meilleure idée de l’endroit où votre temps est utilisé et de ne pas le gaspiller.
Avec ce type d'analyse, vous serez en mesure de mieux gérer votre temps et de réduire les pertes de temps. C'est pourquoi le suivi du temps est important , il s'agit de productivité.
Identifier et éliminer les tâches qui vous font perdre du temps
4. Désactivez vos notifications
Parfois, il est si difficile de ne pas se laisser distraire par les notifications qui apparaissent sur nos téléphones pendant la journée.
E-mails, messages, réseaux sociaux... L'un des meilleurs moyens de rester concentré sur votre travail et de ne pas perdre de temps à vous laisser distraire est de désactiver les notifications pendant la journée.
5. Ne vérifiez pas régulièrement vos e-mails
Ici, nous ne parlons pas d'e-mails personnels. Oui, nous parlons d'e-mails professionnels.
Si vous essayez de répondre rapidement à chaque e-mail que vous recevez, vous risquez de perdre votre concentration très souvent. Vous pouvez donc choisir un moment précis pour vérifier votre boîte de réception et répondre aux e-mails, sinon vous serez super stressé inutilement.
6. Prioriser
Il existe plusieurs façons de prioriser votre journée de travail.
Nous vous suggérons d'appliquer les 4 quadrants de gestion du temps de Stephen Corey ou la technique Eat the Frog. Ce sont des exemples des techniques de priorisation les plus connues et les plus efficaces en raison de leur efficacité.
Si vous avez déjà essayé cette technique et que le résultat n'est pas satisfaisant, vous pouvez en essayer une autre. Il vous suffit d'utiliser celle qui vous convient le mieux.
Comment signaler les pertes de temps à votre manager ?
Si vous avez fini de perdre votre temps au travail sur des choses qui ne vous sont pas utiles, il est temps de le signaler à votre responsable.
Pour ce faire, suivez simplement ces étapes :
- Suivez votre temps : Gardez une trace du temps et voyez combien d'heures vous passez à faire des choses qui ne vous profitent pas.
- Faites une liste : obtenez une liste de toutes les pertes de temps que vous détectez, comme effectuer les tâches d'autres personnes, être coincé dans des réunions ou recevoir et devoir répondre à des e-mails toutes les 10 minutes.
- Faites le calcul : additionnez le temps que cela prend dans votre semaine et montrez-le à votre responsable.
Pourquoi est-il important d’éviter les pertes de temps au travail ?
En conclusion, il est essentiel d’éviter toute perte de temps, car elle ne peut qu’entraîner distraction, interruption et manque de qualité et de productivité.
En les évitant, vous pourrez améliorer votre croissance professionnelle et votre capacité à vous concentrer et à atteindre vos objectifs.
Par conséquent, gagner du temps est un moyen d'augmenter la productivité. Il est également essentiel de comprendre que la productivité ne se résume pas à la quantité de travail que vous effectuez. Il s'agit de la valeur que vous produisez.
Même s'il est extrêmement difficile d'éviter ces pertes de temps, en être conscient est déjà un grand pas pour vous aider à les surmonter et à cultiver le succès dans votre carrière.
Mais qu'est-ce qui nous fait perdre du temps au cours de la journée ? Que ce soit parce que nous nous sentons mentalement fatigués et que nous n'arrivons pas à faire quelque chose, ou parce que nous n'avons pas de délais à respecter.
D’autres explications pourraient être le manque d’inspiration ou de concentration, et le fait d’être entouré de distractions faciles rend également votre vie plus difficile.
Nous savons qu'il peut être extrêmement difficile d'éviter les pertes de temps. Alors, rangez votre téléphone, faites une pause et organisez votre emploi du temps.
FAQ
Les réunions sont-elles une perte de temps ?
La plupart du temps, la réponse est oui. Les réunions peuvent parfois échapper à tout contrôle et une fois que vous y êtes, il n'y a plus d'issue. Éliminez-les et optez pour un autre moyen de discussion et de collaboration ou limitez les réunions aux cas où rien d'autre ne fonctionne.
Quel est un autre mot pour « perte de temps » ?
Selon le contexte, il existe plusieurs mots pour désigner une perte de temps, comme perdre du temps, retarder, tergiverser, tuer le temps, etc.
Une perte de temps retarde une tâche importante. Si votre tâche est retardée parce que vous vous concentrez sur des activités moins urgentes, plus agréables et plus faciles. En d'autres termes, vous procrastinez.
Cela peut limiter votre potentiel et nuire à votre carrière. Il est donc essentiel de prendre des mesures proactives pour l'éviter !
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