Cycle de vie du projet : Apprendre à mettre en œuvre ses 5 phases
Le cycle de vie du projet vous guide à travers les phases naturelles d'un projet, du début à la fin, afin que vous puissiez orchestrer un projet réussi.
Vous souhaitez rafraîchir vos connaissances en matière de gestion de projet ou trouver des moyens de gérer plus facilement la complexité de vos projets ?
Ce cadre dynamique est peut-être ce qu'il vous faut !
Plongeons dans le vif du sujet et découvrons les cinq phases du cycle de vie d'un projet !
CONSEIL : Lisez notre guide si vous voulez tout savoir sur le suivi de projet : ce que c'est, comment le faire et son importance.
Qu'est-ce que le cycle de vie d'un projet ?
Le cycle de vie de la gestion de projet est un cadre structuré qui aide les gestionnaires de projet à diriger leur équipe et le projet lui-même du début à la fin.
Le cycle de vie du projet a été créé par le Project Management Institute (PMI), et cette méthodologie a même été développée dans l'un des meilleurs livres de gestion de projet sur le marché : Project Management Book of Knowledge (PMBOK).
Le cadre du cycle de vie de la gestion de projet comprend les cinq phases suivantes :
La phase de lancement du projet
La phase de planification du projet
La phase d'exécution du projet
Suivi et contrôle des projets
La phase de clôture du projet
L'institut de gestion de projet a créé le cycle de vie de la gestion de projet en ajoutant une structure au processus naturel de gestion de projet que nous connaissons tous. Ce n'est pas sorcier, mais cela permet de comprendre la structuration, l'organisation d'un projet et d'identifier s'il manque des pièces de puzzle qui peuvent mettre en péril l'avancement du projet.
Au lieu de parcourir un livre interminable, commencez par lire ce condensé des phases du cycle de vie d'un projet, de la phase de lancement à la phase de clôture.
Utilisez des outils automatiques de suivi du temps comme Timeular pour vous aider à gérer et à contrôler votre temps sans effort.
Quelles sont les cinq étapes du cycle de vie d'un projet ?
Dans la prochaine partie de l'article, je me plongerai dans les phases du cycle de vie et je développerai chacune de ces cinq phases de la gestion de projet. Plongeons dans le vif du sujet !
1. Phase de lancement du projet
Comme prévu, dans la phase de lancement du projet, vous posez les bases de votre projet.
Vous donnez le coup d'envoi du projet en réunissant toutes les parties prenantes du projet et en discutant pour aborder systématiquement tous les éléments dont vous aurez besoin pour la réussite du projet.
Vous discuterez et clarifierez le cahier des charges et veillerez à ce que toutes les parties prenantes, votre équipe de projet et vos clients s'alignent et aient une vision commune. Vous établirez également une charte de projet et discuterez de la portée et du calendrier du projet.
Une fois qu'il y a un retour d'information positif, vous pouvez aller de l'avant.
Actions clés au cours de cette phase :
Commencez une charte de projet: ajoutez les buts, la vision et les objectifs du projet. Inclure les documents du projet ici.
Identifier les parties prenantes : L'équipe de projet et les personnes impliquées et affectées par le projet. Quel est l'impact du projet sur eux ?
Essai de faisabilité : Déterminez le problème principal que vous abordez et examinez s'il est possible de le résoudre dans le délai imparti pour le projet. Si oui, de quelle manière (schématique) ?
Coûts des projets : Quels sont les coûts des projets ? Correspondent-ils à l'affectation des ressources prévue ?
Réussite : Les objectifs du projet peuvent-ils être atteints ? Sont-ils réalistes et quels sont les principaux indicateurs de performance permettant de mesurer la réussite ?
2. Phase de planification du projet
Tout gestionnaire de projet sait que sans un bon plan de gestion de projet, c'est l'ensemble du projet qui est menacé. La phase de planification consiste à planifier la manière dont l'idée du projet sera concrétisée. Vous devez vous préparer à toute éventualité, même s'il s'agit d'événements imprévus. Pour protéger votre projet, vous devez veiller à certains plans.
Actions clés au cours de cette phase :
Le plan du projet : Il s'agit de toutes les tâches qui doivent être accomplies au cours des différentes étapes. Veillez à fixer des objectifs réalistes, et une liste de contrôle de la gestion de projet avec la documentation du projet peut être une bonne idée à ce stade ;
Plan de ressources : Une liste des ressources du projet doit être comptabilisée et répertoriée à partir des ressources humaines et des compétences nécessaires pour chaque tâche spécifique au cours de l'élaboration de ce projet ;
Plan de gestion des risques: Les plans de gestion des risques sont essentiels à toutes les phases de la gestion et de l'avancement du projet. Estimez ce qui pourrait mal se passer dans ce projet, sa probabilité, et les autres facteurs qui peuvent avoir un impact sur le plan du projet.
Le plan de communication : Il structure la hiérarchie de la communication afin de définir qui doit être chargé de la communication dans des périodes déterminées ;
Plan d'acceptation : Au fur et à mesure de l'avancement du projet, définissez clairement ce qu'est une tâche "réalisée" ou "achevée" dans le contexte de votre projet.
Une fois que les étapes ci-dessus ont été prises en compte, ajoutez le tout à votre diagramme de Gantt et commencez la phase d'exécution du projet.
CONSEIL : Lisez notre guide pour savoir ce qu'est une matrice des risques et en quoi elle est essentielle pour l'évaluation des risques.
3. Phase d'exécution du projet
Le moment est venu de mettre en œuvre votre plan de projet ! C'est le moment où tout le monde met la main à la pâte et commence à travailler sur le projet lui-même. La phase d'exécution du projet est généralement si intense que toutes les autres phases de la gestion du projet semblent s'estomper.
Le plan ayant déjà été élaboré au cours de l'étape précédente, chacun s'efforce d'exécuter les tâches du projet tandis que le chef de projet s'assure que le plan se déroule comme prévu.
La principale responsabilité du gestionnaire de projet consiste désormais à guider l'équipe de projet vers la livraison du projet de la manière la plus harmonieuse possible. Cette phase implique également de tenir les parties prenantes concernées au courant de l'évolution du projet, ainsi que de mettre à jour votre logiciel de gestion de projet.
Utilisez des outils automatiques de suivi du temps comme Timeular pour vous aider à gérer et à contrôler votre temps sans effort.
Actions clés au cours de cette phase :
Diriger votre équipe : Sur la base du plan de projet, inculquez la vision à votre équipe de projet et donnez-lui les moyens de la mettre en œuvre.
Créer des tâches: Rédigez clairement dans votre logiciel de gestion de projet les tâches qui doivent être accomplies en fonction des objectifs du projet. Définissez les critères pour les tâches et les délais.
Gestion des clients: Communiquez en permanence avec votre client et envoyez-lui les livrables qui doivent être validés.
Communication: Comme vous suivez en permanence l'évolution du projet, vous devez informer toutes les personnes concernées des mises à jour qui les affectent directement.
4. Phase de suivi et de contrôle du projet
Après avoir franchi l'étape de l'exécution du projet, c'est le moment de le suivre et de le contrôler. Vous devez constamment suivre les progrès et les obstacles et observer les indicateurs qui garantissent que tout se déroule comme prévu. Vous devez observer les indicateurs suivants :
Actions clés au cours de cette phase :
Contrôler les coûts : Les budgets fluctuent au cours du cycle de vie de la gestion de projet, mais vous devez examiner les applications de feuilles de temps et assurer le suivi par rapport au calendrier. Il peut être utile de lire davantage sur Les meilleures façons de suivre les dépenses d'un projet.
Temps : il est important que votre temps et celui de votre équipe soient aussi productifs et efficaces que possible. Veillez à ce que votre budget temps corresponde au calendrier et à ce que l'avancement global du projet et le délai de livraison ne soient pas compromis.
Les risques : Il est essentiel de suivre les risques liés à un projet donné afin d'être prêt à les gérer et à les atténuer.
Le changement : Surveillez les changements potentiels et importants qui doivent intervenir dans votre projet. Veillez à prévoir la nécessité d'un changement au lieu d'y faire face à la dernière minute ;
Qualité : Suivez la qualité des produits livrés au cours de votre projet, en veillant à ce que le niveau de satisfaction soit le plus élevé possible ;
Acceptation : Il est essentiel de tester votre produit, de contrôler le facteur d'acceptation par l'utilisateur et d'approuver l'achèvement du projet.
5. Phase de clôture du projet
Il s'agit de l'une des étapes les plus importantes, car elle permet de faire le lien entre tout ce qui était dû jusqu'à cette dernière étape. À ce stade, le chef de projet et son équipe passent en revue tout ce qui a été fait, depuis les tâches antérieures jusqu'à la finalisation du projet.
Il est également important que vous évaluiez les performances de votre équipe tout au long des différentes étapes et que vous gardiez une trace de tous les documents et notes qui ont été rédigés au cours de ce processus.
Actions clés au cours de cette phase :
Analyse de la performance du projet: Analysez la façon dont le projet a été géré et si les estimations de coûts et de temps étaient correctes ou non. Avez-vous dû gérer des risques qui n'avaient pas été prévus ? Comment avez-vous géré les événements imprévus ?
Analyse de l'équipe: Quelle a été la performance globale de l'équipe ? L'équipe de projet a-t-elle réussi à s'en tenir à l'analyse de rentabilité ? Les parties du projet ont-elles été divisées en tâches gérables pour eux ? L'équipe était-elle responsable et fiable ? Quels problèmes liés à l'équipe avez-vous rencontrés ? Votre équipe a-t-elle rencontré des difficultés avec le logiciel de gestion de projet choisi ?
Clôture du projet : la clôture du projet de contrôle implique la rédaction des documents finaux du projet tels que les contrats, les approbations, etc.
Examen post-implémentation: Rédigez un document formel reprenant toutes les étapes de la gestion de projet que vous avez suivies, vos succès et vos échecs, ainsi que des recommandations pour un futur cycle de vie de la gestion de projet.Saviez-vous qu'il existe des outils de gestion de projet pour suivre le cycle de vie du projet ?
Importance et avantages du cycle de vie du projet
Contribue à fournir une approche claire et organisée de la gestion de projet ;
Définit les phases d'un projet ;
Permet de s'assurer que toutes les mesures nécessaires sont prises pour mener à bien le projet ;
Identifier et gérer les risques ;
Communiquer les progrès réalisés aux parties prenantes ;
Veille à ce que toutes les parties prenantes soient informées des buts et objectifs du projet ;
Aligne les parties prenantes tout au long du cycle de vie ;
Améliore les résultats des projets ;
Facilite une prise de décision rapide et de meilleure qualité ;
Permet d'identifier les problèmes potentiels ;
Permet d'améliorer la budgétisation et le contrôle des coûts ;
Permet de mesurer la réussite d'un projet.
Le cycle de vie d'un projet est essentiel car il fournit un cadre structuré pour la gestion d'un projet du début à la fin. Il définit les phases d'un projet, de son lancement à sa clôture, et permet de s'assurer que toutes les mesures nécessaires sont prises pour mener à bien le projet.
Il permet également d'identifier et de gérer les risques, d'allouer les ressources et de communiquer les progrès aux parties prenantes. En outre, il permet de s'assurer que toutes les parties prenantes connaissent les buts et les objectifs du projet et qu'ils sont alignés tout au long du cycle de vie.
Globalement, le cycle de vie d'un projet permet d'adopter une approche claire et organisée de la gestion de projet, ce qui permet d'améliorer les performances et les résultats.
Utilisez des outils automatiques de suivi du temps comme Timeular pour vous aider à gérer et à contrôler votre temps sans effort.
Conclusion
Tout au long de cet article, une conclusion commune vient à l'esprit lorsque l'on parle de cette méthode : le voyage vers le succès. Bien qu'il s'agisse d'un concept trivial, le cycle de vie du projet et d'autres méthodes visent à vous aider à franchir les différentes étapes de votre projet.
Il existe toute une série de modèles qui peuvent vous aider d'innombrables façons, mais le cycle de vie du projet vous permet de raccourcir le long processus de votre projet et d'ouvrir la voie en seulement cinq étapes précises. Si vous vous en tenez aux connaissances offertes par cette méthode, vous pourrez facilement adapter et améliorer votre façon de travailler sur les projets futurs.