Comment créer un plan de gestion du temps en 9 étapes
Dans le monde d'aujourd'hui, où tout va très vite, la maîtrise de la gestion du temps est essentielle à la réussite de toute tâche, qu'il s'agisse de mieux profiter de la vie en dehors du travail ou de disposer de plus de temps libre.
Une bonne gestion du temps permet d'augmenter la productivité, de hiérarchiser les tâches et de gagner du temps pour le développement professionnel et la vie personnelle.
"Nous sommes devenus 20 % plus rentables parce que tout le monde a pris l'habitude de suivre le temps. - Richard Wingfield, chef geek chez Envision Design
Pour bien gérer son temps, il faut d'abord créer un plan de gestion du temps . C'est pourquoi, dans cet article, nous vous proposons 7 étapes pour créer un plan de gestion du temps efficace.
Nous vous guiderons à travers les étapes essentielles, depuis l'établissement d'objectifs de travail précis et l'évaluation de votre temps disponible jusqu'à l'exécution du plan et l'adaptation en cas de besoin. En cours de route, vous découvrirez des techniques efficaces de gestion du temps et des outils puissants qui vous permettront d'améliorer considérablement votre productivité.
Qu'est-ce qu'un plan de gestion du temps ?
Un plan de gestion du temps s'apparente à un emploi du temps intelligent qui vous aide à accomplir vos tâches de manière efficace. Il s'agit de fixer des objectifs réalistes, de les diviser en tâches plus petites et de prévoir des moments spécifiques pour les réaliser. Un plan de gestion du temps approprié vous aidera, vous et votre équipe, à rester organisés, à réduire le stress et à réussir dans votre vie personnelle et professionnelle.
Quel est l'élément essentiel d'un plan réussi ?
- Les outils de gestion du temps tels que les applications de suivi du temps, les calendriers et les rappels vous aideront à respecter votre plan.
- Solides compétences en matière de gestion du temps
- Stratégies efficaces de gestion du temps
Nous entrerons dans les détails dans les prochaines sections de cet article.
Lire aussi : Pourquoi la gestion du temps est-elle importante dans une entreprise ?
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Comment créer un plan de gestion du temps en 9 étapes
CONSEIL : Avant de vous lancer dans votre plan de gestion du temps, il est essentiel d'affiner vos compétences en la matière. Une mauvaise gestion du temps résulte souvent d'un manque de familiarité avec les techniques de gestion du temps, ainsi qu'avec le suivi du temps. Pour vous permettre d'acquérir les connaissances essentielles, nous avons inclus quelques conseils efficaces en matière de gestion du temps dans la section suivante de cet article.
1. Déterminez vos objectifs
La clarté de vos objectifs est le point de départ fondamental d'une bonne stratégie de gestion du temps. Posez-vous la question : Qu'est-ce que je veux accomplir dans le cadre d'une tâche, d'un projet ou même de la semaine à venir ? Cette clarté constitue la base de votre plan de gestion du temps.
Il est important de s'assurer que que vos objectifs sont réalistes. Fixer des objectifs réalisables permet d'éviter les frustrations et de maintenir la motivation tout au long du processus, tout en garantissant qu'il n'y aura pas de perte de temps.
Conseil : Appliquez cette étape à vos objectifs personnels et professionnels.
2. Classer les tâches par ordre de priorité
Une fois que vos objectifs sont parfaitement clairs, il convient d'établir des tâches prioritaires. En classant vos tâches quotidiennes par catégories, vous pouvez déterminer ce qui nécessite une attention immédiate. Pour ce faire, créez une liste quotidienne ou hebdomadaire des choses à faire, en plaçant les tâches les plus cruciales et les plus difficiles à accomplir en haut de la liste.
CONSEIL : Il peut être judicieux d'utiliser un bon outil de hiérarchisation du travail.
3. Évaluer le plan d'horaire dont vous disposez
Ensuite, examinons votre situation temporelle actuelle. Examinez attentivement votre emploi du temps et évaluez-le en profondeur. De combien de temps disposez-vous, et comment s'aligne-t-il sur le temps nécessaire à l'accomplissement de vos tâches ? Cette évaluation est cruciale.
En vous livrant à cet exercice, vous apprendrez s'il est nécessaire de modifier votre routine ou votre emploi du temps pour mieux gérer votre temps.
4. Réfléchissez à vos périodes de productivité
En outre, tenez compte de vos périodes de productivité maximale. Êtes-vous au mieux de votre forme le matin, le soir ou à d'autres moments ? Ce penchant individuel, connu sous le nom de chronotype, dépend de divers facteurs. L'essentiel est d'exploiter les points forts de votre chronotype en planifiant les tâches en conséquence. Si vous êtes un noctambule, travaillez la nuit ! Vous avez tout intérêt à établir votre emploi du temps hebdomadaire en fonction de vos forces plutôt que de vos faiblesses.
Il se peut que vous soyez plus productif le matin (décalage AM), en fin d'après-midi ou le soir (décalage PM), ou même en deux phases distinctes (biphasique) - cela varie d'une personne à l'autre.
Saviez-vous que même une méthode simple comme Don't Break the Chain, la méthode de productivité qui a fait de Seinfeld une légende, peut avoir un impact important sur votre productivité ?
5. Dressez la liste de vos tâches
Créez une liste de toutes les tâches que vous devez accomplir. Classez-les en commençant par les tâches les plus urgentes et descendez jusqu'à la tâche la moins importante de votre liste. Ajoutez des informations sur les échéances et les délais estimés.
6. Choisir les bons outils
L'utilisation d'un logiciel de suivi du temps est d'une grande aide pour s'assurer que le plan est respecté et que les objectifs sont atteints, tout en contrôlant chaque tâche dans le logiciel.
Un outil de suivi du temps est également utile pour comprendre le temps passé sur une tâche spécifique et les domaines qui requièrent le plus d'attention et de concentration. C'est une bonne idée d'évaluer ce que vous faites avant de mettre en place un plan afin d'identifier les domaines ou les habitudes qui posent le plus de problèmes. Avant de choisir votre outil, assurez-vous de comprendre les inconvénients de la surveillance électronique.
Nous explorerons plusieurs techniques dans la suite de cet article, comme la technique Pomodoro ou le blocage du temps, qui peuvent être suivies à l'aide d'un outil de suivi du temps.
Lisez notre guide si vous voulez savoir ce qu'est la technique Pomodoro.
7. Mettre en œuvre le plan
Il est maintenant temps de mettre le plan en œuvre. Conservez cet élan de motivation initial et restez concentré sur les objectifs finaux, sans vous laisser bloquer par les tâches critiques qui peuvent nécessiter plus de temps et d'énergie.
Pour vous motiver, saviez-vous que la préparation d'une liste de tâches élaborée à l'avance est l'un des meilleurs moyens de gagner du temps ? meilleurs conseils pour gagner du temps?
CONSEIL : Envisagez d'appliquer le calendrier 2 2 3 pour mettre en œuvre un plan de travail.
8. Ajuster si nécessaire
Au fur et à mesure que le temps passe et que la charge de travail se déplace et change, vous pourrez personnaliser davantage votre plan/horaire. Ajustez-le autant de fois que nécessaire en fonction d'une nouvelle stratégie ou de l'apparition de tâches importantes.
N'ayez pas peur d'apporter des changements, d'intervertir les tâches et de mettre en œuvre de nouvelles techniques si cela vous permet d'atteindre vos objectifs de manière plus efficace.
Si vous découvrez qu'il existe d'autres tâches gérables que vous pourriez accomplir à un moment donné, alors que vous avez rencontré des obstacles lors de la finalisation de vos tâches initiales, le fait de changer d'orientation ne peut qu'accélérer la réalisation de vos objectifs.
9. Prévoir des situations inattendues
Malheureusement, il est impossible de contrôler tous les aspects de la gestion du temps. Alors que nous nous efforçons d'organiser le temps pour les tâches, de fixer des échéances et même de planifier des courses personnelles, des événements inattendus se produiront.
Il peut s'agir d'événements tels que des réunions, des questions posées par des collègues ou des missions urgentes qui prennent plus de temps que prévu.
D'autres fois, des problèmes de la vie réelle peuvent se mettre en travers de la route. Essayez de vous y préparer en prévoyant du temps supplémentaire. Si vous n'en avez pas besoin, ce temps supplémentaire vous permettra de vous détendre et de profiter de la vie quotidienne à un rythme plus lent.
- CONSEIL : Utilisez les meilleurs livres sur la gestion du temps pour apprendre à faire face aux situations inattendues.
Modèle de plan de gestion du temps
Il s'agit d'un exemple schématique de gestion simple mais efficace de votre temps sur une semaine - ou même de vos tâches récurrentes.
| Plan de gestion du temps | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Tâche | M | T | W | T | F |
| Lire le courriel | 09:00 | 09:00 | 09:00 | 09:00 | 09:00 |
| Réunion | 09:30 | 09:30 | 09:30 | ||
| Rapport du directeur général | 15:00 | 15:00 | |||
| Télécharger les données | 17:00 | 17:00 | 17:00 | 17:00 | |
Priorité à la liste des tâches
Il s'agit d'un modèle qui vous permettra d'organiser votre liste en fonction de l'ordre de priorité des tâches.
| DATE : | |
|---|---|
| Priorité élevée | |
| Tâche A | Tâche B |
| Tâche C | Tâche D |
| Tâche E | Tâche F |
| Priorité moyenne | |
| Tâche G | Tâche H |
| Tâche I | Tâche J |
| Tâche K | Tâche L |
| Faible priorité | |
| Tâche M | Tâche N |
| Tâche O | Tâche P |
| Tâche Q | Tâche R |
Mais si vous cherchez quelque chose de plus élaboré et de plus utile, la matrice d'Eisenhower, également connue sous le nom des 4 quadrants de la gestion du temps.
Conseils et techniques à inclure dans votre plan de gestion du temps
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Nous avons énuméré ci-dessous quelques-unes des techniques de gestion du temps les plus populaires qui permettent de gérer efficacement son temps :
La règle des 80/20
Cette technique de gestion du temps, également connue sous le nom d'analyse de Pareto (du nom de son créateur italien), consiste à hiérarchiser les tâches les plus efficaces pour résoudre les problèmes.
Notez tous les problèmes que vous rencontrez en ce moment, dans votre service, votre entreprise, votre agence ou même dans votre vie personnelle, et identifiez la cause profonde de chaque problème.
Attribuez une note à chaque problème - plus la note est élevée, plus le problème est important. Regroupez-les en fonction de leur score. Le groupe ayant le score le plus élevé doit être celui sur lequel vous travaillez en premier.
Comme vous disposerez d'une liste de tâches déjà classées par ordre de priorité, vous serez mieux à même de gérer efficacement votre temps et d'accomplir les tâches prévues dans votre emploi du temps quotidien ou hebdomadaire.
- Voir aussi : Citations sur la gestion du temps
Blocage du temps
Le blocage du temps, également connu sous le nom de "time batching", consiste à programmer des plages horaires dédiées à des tâches spécifiques, ce qui vous permet de rester concentré, d'éviter la surcharge de travail et de progresser régulièrement dans vos projets. Il s'agit d'une stratégie de gestion du temps efficace qui aide à éviter la procrastination.
En appliquant cette méthodologie, vous développerez vos compétences en matière de gestion du temps, car vous exercez votre conscience à accomplir des tâches dans un délai donné.
Cette technique a de nombreux adeptes, comme le PDG de Tesla, Elon Musk, qui utilise des blocs de 5 minutes pour organiser sa journée..
- Télécharger gratuitement : Modèles de planificateurs de blocage de temps
La technique Pomodoro
La technique Pomodoro est une technique de gestion du temps qui consiste à travailler par intervalles de 25 minutes, appelés "Pomodoros", suivis d'une pause de 5 minutes. Cette méthode améliore la concentration, minimise la procrastination et optimise la productivité en divisant les tâches en intervalles de temps gérables avec de courtes pauses régulières.
Quelle que soit la durée d'une tâche en général, vous devez la diviser en 25 minutes et rester concentré sur cette tâche. Cela vous permettra de faire une pause et vous donnera l'impression de terminer plus facilement une tâche spécifique, quel que soit le temps total que vous y consacrez.
N'oubliez pas que le suivi du temps est au cœur de cette technique ! Vous pouvez même planifier des réunions à la manière de Pomodoro pour plus d'efficacité.
Conseil de pro : utilisez notre minuteur Pomodoro gratuit ou l'une des applications applications Pomodoro pour définir des créneaux Pomodoro en un clic !
Matrice de gestion du temps
La matrice de gestion du temps, également appelée matrice d'Eisenhower, est une stratégie de hiérarchisation qui classe les tâches en quatre quadrants en fonction de leur urgence et de leur importance. Elle aide les individus à prendre des décisions, à hiérarchiser les tâches et à atteindre leurs objectifs de manière efficace en classant les tâches dans des catégories telles que :
- urgent et important,
- pas important mais urgent,
- urgent mais pas important,
- et n'est ni urgent ni important.
La plupart du temps, nous perdons de vue notre objectif, soit parce que nos compétences en matière de gestion du temps ne sont pas aussi solides qu'il le faudrait, soit parce que nous sommes trop stressés pour voir clairement ce qu'une gestion efficace du temps signifie réellement. C'est pourquoi la matrice d'Eisenhower nous aide à désencombrer nos esprits et nous montre noir sur blanc quelle doit être la prochaine tâche à accomplir.
Technique de la grenouille
Tirant son nom d'une citation de Mark Twain, "mangez une grenouille vivante dès le matin et rien de pire ne vous arrivera le reste de la journée", la méthode "Mangez la grenouille " consiste à commencer la journée en accomplissant la "pire" de vos tâches.
Le "pire" sera vite fait, et le reste de la journée vous semblera plus facile à aborder. Vous aurez un plus grand sentiment de réussite, sachant que vous avez pris de l'avance sur les tâches complexes qui n'ont plus à traîner en longueur, et vous serez plus détendu lors de vos réunions successives de la deuxième partie de la journée.
Loi de Parkinson
Cette méthode s'adresse particulièrement aux personnes qui travaillent bien sous pression. Cyril Northcote Parkinson a inventé l'expression "le travail s'étend pour remplir le temps disponible pour sa réalisation".
Cela signifie que le temps que nous nous donnons pour accomplir une tâche est le temps qu'il faudra pour qu'elle soit accomplie.
Appliquer cette technique, c'est travailler plus efficacement par tranches de temps plus courtes. Par exemple, se fixer une limite de minutes pour consulter ses courriels (une demi-heure par exemple) et c'est tout.
Essayez de travailler sans chargeur d'ordinateur et mettez-vous au défi de terminer la tâche avant que l'ordinateur ou l'autre appareil ne s'éteigne.
En conclusion
Maintenant que vous avez identifié ces techniques de gestion du temps, vous devriez être en mesure de créer un plan de gestion du temps efficace, qu'il s'agisse d'objectifs professionnels ou personnels.
Les avantages d'une bonne gestion du temps sont pratiquement incontournables, qu'il s'agisse de planifier une tâche ou même de gérer des courses personnelles. Vous serez mieux préparé à faire face à tous les défis qui peuvent se présenter et rester maître de la situationtout en respectant les délais.
L'utilisation d'un logiciel de suivi du temps peut vous aider à vous assurer que vous atteignez vos objectifs et que vous respectez votre plan, tout en contrôlant chaque tâche à l'intérieur du logiciel. Un outil de suivi du temps est également utile pour comprendre le temps consacré à une tâche spécifique et les domaines qui demandent le plus d'attention et de concentration.
Dans l'ensemble, quelle que soit la technique ou l'outil que vous choisissez, elle vous permettra d'augmenter votre efficacité et votre productivité et de rester motivé à long terme tout en profitant de votre temps de travail et de votre temps personnel.