Comment rester maître de la situation : 15 conseils qui changeront votre vie
Les personnes soucieuses de leur productivité se posent souvent la question suivante : "Comment rester maître de la situation ?
Être productif est un défi, nous sommes tous d'accord là-dessus. Il semble que peu importe les applications, les outils d'automatisation des tâches, les listes de tâches, les listes de tâches, les applications de suivi du temps, et ainsi de suite, beaucoup d'entre nous luttent encore pour rester concentrés et vaincre la procrastination.
Cependant, même si ce n'est pas facile, nous voulons vous aider autant que possible. C'est pourquoi nous avons dressé une liste de 15 astuces qui vous aideront à rester maître de la situation en planifiant votre journée de manière productive.
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Comment rester maître de la situation en 15 étapes
- Suivez votre temps !
- Planifiez votre journée
- Effectuer d'abord les tâches les plus difficiles
- Fixez des blocs de temps pour vos tâches
- Ne pas faire plusieurs choses à la fois
- Savoir dire non
- Ne vous laissez pas submerger et faites des pauses !
- Gardez votre espace de travail propre
- Conservez l'essentiel de votre travail à un seul endroit
- Fixez des objectifs et célébrez vos réussites
- Dormir suffisamment
- Éviter toute distraction
- Réduire les réunions
- Ne consultez pas systématiquement votre courrier électronique
- Prenez soin de vous
1. Suivez votre temps !
Enfin, l'un des conseils les plus importants pour ceux qui veulent garder le contrôle est le suivi du temps.
Si vous ne savez pas ce qu'est le suivi du temps, il vous permettra non seulement de savoir exactement combien de temps vous passez à travailler chaque jour, mais aussi combien de temps vous consacrez à chaque tâche en particulier.
Le suivi du temps vous permet d'avoir une meilleure notion de votre temps lorsque vous faites vos listes de choses à faire et que vous organisez votre emploi du temps.
Timeular est une excellente solution pour vous aider à quantifier vos distractions, à augmenter votre concentration et à transformer la façon dont vous passez votre temps.
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2. Planifiez votre journée
Vous voulez savoir comment rester maître de la situation ? Commencez par créer un plan de gestion du temps et planifiez votre journée, ou votre semaine si vous préférez. Dressez une liste de tâches et classez-les par ordre de priorité et d'importance.
La hiérarchisation est le processus qui consiste à déterminer le niveau d'importance de vos tâches. Nous pensons qu'une hiérarchisation intelligente est essentielle pour être plus productif et réussir sa journée de travail.
Consultez votre liste de choses à faire, cochez ce qui est important pour ce jour-là et donnez-lui la priorité. De cette façon, vous serez sûr de rester concentré sur ce qui est important et vous pourrez plus facilement être productif pendant la journée.
Découvrez les meilleures techniques de priorisation qui vous permettront d'augmenter votre productivité.
3. Effectuer d'abord les tâches les plus difficiles
Une fois que vous avez planifié votre journée et dressé votre liste de tâches, examinez-la attentivement et commencez par manger une grenouille, c'est-à-dire par sélectionner la tâche la plus difficile ou la plus exigeante de la journée.
En sachant que vous avez fait le plus dur, vous vous sentirez beaucoup mieux le reste de la journée et vous serez beaucoup plus motivé pour accomplir les tâches restantes.
4. Fixez des blocs de temps pour vos tâches
N'est-il pas ennuyeux de préparer sa liste de tâches pour la journée, mais qu'une d'entre elles prenne la majeure partie de son temps ? Dans ce genre de situation, la meilleure technique à utiliser est sans aucun doute le blocage du temps.
Si vous ne savez pas comment fonctionne le blocage du temps, vous avez l'occasion de tout savoir sur cette technique de gestion du temps.
Le blocage du temps consiste à diviser votre liste de tâches quotidiennes en tranches de temps, ou ce que nous appelons des créneaux horaires, pour travailler sur des tâches ou des projets.
Avez-vous déjà entendu parler de la "règle des 5 minutes d'Elon Musk" ? Oui, on dit que le milliardaire fondateur et PDG de Tesla et SpaceX est un grand adepte du blocage du temps.
L'idée derrière le blocage du temps est que nous pouvons accomplir plus de choses si nous nous concentrons sur des tâches individuelles plutôt que d'essayer de travailler sur plusieurs choses à la fois.
- Ressources gratuites :
Modèles de blocage de temps : Google Sheets, Excel et Imprimable
Téléchargez le modèle de la règle des 5 minutes d'Elon Musk ici.
5. Ne pas faire plusieurs choses à la fois
Parfois, nous avons tout simplement trop à faire. Mais pour être productif et gérer correctement votre temps, veillez à ce que votre liste de tâches soit gérable et n'essayez pas de faire beaucoup de choses à la fois.
Nous pensons parfois que le multitâche nous permet de gagner du temps, mais la plupart du temps, il ne nous permet pas de nous consacrer pleinement à chaque projet. En bref, la plupart du temps, le multitâche est improductif.
Il faut donc rester concentré, suivre sa liste de tâches et se fixer des échéances.
Saviez-vous que le multitâche est l'une des principales raisons pour lesquelles les gens sont improductifs?
6. Savoir dire non
Il est normal que nous ressentions toujours le besoin de dire oui à tout : nouveaux projets, nouvelles responsabilités, nouvelles tâches, etc.
Même lorsque nous savons que ce sera mauvais pour notre travail et pour nous-mêmes, nous décidons de prendre la balle au bond. En réalité, nous ne sommes pas obligés de le faire.
Si vous vous sentez dépassé par tout le travail qui vous incombe, ne pensez pas qu'en disant non, vous n'êtes pas un bon professionnel ou un bon collègue.
Si vous avez l'impression de ne plus pouvoir travailler, essayez d'en expliquer les raisons à vos collègues ou à votre patron et ils comprendront certainement.
7. Ne vous laissez pas submerger et faites des pauses !
L'équilibre est toujours la clé. Veillez à ne pas vous mettre trop de pression : ne vous surchargez pas de travail juste pour faire bonne figure aux yeux des autres. Faites également des pauses au cours de la journée !
Sortez, discutez avec quelqu'un, écoutez de la musique et profitez de votre temps libre.
Ne vous faites pas de mal, assurez-vous d'avoir du temps pour le travail, pour votre vie sociale, pour vos loisirs, pour vos amis et votre famille et, enfin, pour vous-même.
Trouvez un équilibre. N'oubliez pas que le succès ne doit jamais se faire au détriment de la santé physique ou mentale.
Si vous vous sentez fatigué, lisez notre blog et apprenez comment rester organisé au travail lorsque vous êtes débordé.
8. Gardez votre espace de travail propre
Normalement, votre espace de travail est un peu encombré au cours de la journée : ces tasses de café qui vous aident à rester éveillé, ces verres d'eau qui vous hydratent, ou même les paquets d'encas que vous avez mangés au cours de la journée pour rester énergique !
Pour que votre bureau soit plus propre et mieux rangé, prenez le temps de le nettoyer et de jeter tout ce qui s'y trouve à la poubelle.
Et pour que tout soit joli, vous pouvez même utiliser des objets tels que des organiseurs de bureau, des porte-stylos, des bacs à papier, des étagères et des séparateurs de tiroirs.
Faites en sorte que votre espace de travail soit très joli et bien rangé afin de rester concentré et de garder l'esprit clair.
9. Conservez l'essentiel de votre travail à un seul endroit
Comme nous l'avons déjà dit, il est très important d'avoir un espace de travail propre. Mais la planification et le rangement de vos tâches et de votre travail sont également essentiels à la productivité.
L'idée est d'avoir une méthode qui vous permette d'organiser votre travail et d'avoir tout au même endroit.
Par exemple, vous pouvez utiliser le stockage en nuage (Google Drive ou iCloud) pour stocker vos fichiers de travail. Vous pourrez ainsi les organiser de manière à ne pas perdre de temps lorsque vous en aurez besoin. Qui aime passer du temps à chercher des documents ?
L'idée est d'éviter de perdre du temps à passer d'une application à l'autre, d'un outil à l'autre ou d'un document à l'autre pour trouver ce dont vous avez besoin.
Si vous utilisez différents fichiers, applications ou outils et que vous n'avez pas de méthode, nous avons une astuce pour vous : Notez le temps que vous passez à chercher les fichiers ou les notes dont vous avez besoin. Faites-le pendant une semaine et vous verrez à quel point il serait productif d'avoir une méthode.
10. Fixez des objectifs et célébrez vos réussites
Peu importe que vos objectifs professionnels soient petits ou grands, toutes les réalisations méritent d'être célébrées ! Si vous avez l'impression d'avoir bien progressé dans votre travail, récompensez-vous.
Vous pouvez utiliser du matériel amusant comme de jolis stylos ou carnets, vous récompenser avec une collation ou un bonbon lorsque vous terminez une tâche, ou tout simplement faire jouer votre musique préférée.
Quel que soit le système de récompense que vous choisirez, assurez-vous de le faire pour vous valoriser et valoriser le travail bien fait !
11. Dormir suffisamment
C'est littéralement le conseil le plus important que vous lirez. Il faut dormir suffisamment d'heures pour avoir l'esprit clair et être prêt à prendre un jour de congé !
Ne faites pas de nuits blanches, vous n'êtes plus un adolescent... Cela ne vous aidera pas, à long terme, à atteindre vos objectifs et à être productif.
Dormez au moins 8 heures par jour et soyez cohérent avec vos horaires de sommeil. Il existe de nombreuses applications et outils qui vous aideront à vous reposer le temps nécessaire pour que votre corps soit au mieux de sa forme.
12. Éviter toute distraction
Il est parfois difficile de ne pas se laisser distraire par les notifications au cours de la journée. Emails, messages, médias sociaux, tout y passe.
L'un des meilleurs moyens de rester concentré sur son travail et d'éviter les distractions, également connues sous le nom de " pertes de temps", est de désactiver les notifications pendant la journée. Fixez un moment pour mettre toutes les notifications en sourdine et essayez d'être aussi productif que possible.
Vous pouvez également le faire avec des applications de blocage de temps. Définissez des moments précis dans la journée pour utiliser votre téléphone et consulter les médias sociaux, cela vous aidera à coup sûr !
13. Réduire les réunions
Nous sommes tous d'accord pour dire que les réunions sont inutiles la plupart du temps. Combien de fois avons-nous été coincés dans des réunions en pensant que nous aurions pu utiliser ce temps pour faire du vrai travail ?
Même pour les réunions qui ont été préalablement programmées et planifiées, il arrive que l'on perde le sens de la réunion au milieu et que l'on passe plus de temps à divaguer sur des choses aléatoires.
Même s'il est parfois très difficile d'éviter les réunions, surtout lorsque vous n'en êtes pas responsable, essayez de les éviter autant que possible ou essayez de les raccourcir.
Suivez le temps passé en réunion pour trouver plus d'heures facturables. Avec Timeular , vous pouvez simplement intégrer votre calendrier pour suivre le temps automatiquement.
14. Ne vérifiez pas systématiquement votre courrier électronique
Là encore, vous pouvez utiliser le blocage de temps. Plutôt que de consulter votre boîte de réception plusieurs fois par jour, bloquez un moment précis de la journée pour la consulter.
Ne laissez pas votre boîte de réception gérer votre journée alors que vous avez déjà des tâches à accomplir ! Marquez certains moments de la journée pour aller la consulter et ne la laissez pas définir votre journée.
15. Prendre soin de soi
Il est facile d'oublier de prendre soin de soi lorsque la vie professionnelle devient trépidante. On peut parfois croire que le multitâche favorise la productivité et que les pauses ne font que ralentir la cadence. Ce n'est pas vrai, c'est même tout le contraire.
Si vous intégrez quelques habitudes saines dans votre routine, vous vous sentirez probablement beaucoup plus productif tout au long de la journée.
Faites de votre mieux pour dormir 8 heures par nuit, passez du temps à l'extérieur, essayez de faire de l'exercice pendant la semaine pour vous sentir plus énergique et mangez aussi sainement que possible.
Lire aussi : Qu'est-ce que le changement de contexte ?
Quel est le meilleur moyen de ne pas perdre le fil ?
Cela dépend de vos préférences !
Mais si vous ne saviez pas comment vous y prendre, vous disposez maintenant d'une liste de conseils qui vous aideront à garder le contrôle et à être plus productif.
En bref, la mise en œuvre de ces conseils dans votre vie vous aidera à devenir plus productif que jamais.
N'oubliez pas qu'il n'est pas nécessaire de mettre en œuvre les 15 conseils !
Voyez ce qui vous convient le mieux, à vous et à votre profession. Très vite, vous verrez des résultats positifs dans votre vie professionnelle et personnelle.
Avec le temps, l'organisation de votre agenda et de votre liste de tâches deviendra beaucoup plus facile et vous pourrez profiter davantage de votre travail !