Timeular - l'outil de suivi du temps le plus simple

Formation à la gestion du temps pour les employés [GUIDE]

Auteur : Madalina Roman

10 octobre 2022

Toutes les équipes de travail ne sont pas construites de la même manière. Des personnes différentes ont des compétences différentes, mais tous travaillent ensemble pour poursuivre les mêmes objectifs : la productivité et le succès.

Les compétences en matière de gestion du temps peuvent être acquises par tout le monde en suivant un ensemble d'habitudes solides. Voici ce qu'il faut savoir sur la formation à la gestion du temps pour les employés.

En tant que chef d'équipe et membre d'une équipe, il est essentiel d'éviter les délais et les contrats non respectés, les coûts élevés des heures supplémentaires et la déception des patrons et des clients.

Voici comment vous pouvez transmettre ces conseils de productivité et aider vos employés et les membres de votre équipe à mieux gérer leur temps.

Formation à la gestion du temps pour les employés : 7 conseils pour réussir

1. Encourager l'utilisation d'outils de suivi du temps de travail

Le suivi du temps est essentiel pour savoir combien de temps un employé consacre à une tâche spécifique. Cette meilleure notion du temps permettra au travailleur d'analyser ses performances, de gérer ses lacunes et de travailler à son amélioration.

Grâce à des applications de suivi du temps comme Timeular, l'équipe peut repérer les activités chronophages et inutiles et prendre des mesures pour les éviter ou les contourner.

Ils peuvent également éviter de prendre des pauses plus longues que nécessaire, de passer trop de temps en réunion ou de s'attarder et de perdre du temps sur des tâches bloquées.

Avec un outil de suivi du temps, ils peuvent également définir leurs plages horaires ou leurs blocs de temps, garantissant ainsi un emploi du temps sain et productif.

Ressources :
Comment enseigner la gestion du temps
Meilleures applications de suivi du temps des employés
Modèle d'horaire de blocage du temps

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2. Encourager l'utilisation de listes de tâches

Dans toutes les émissions télévisées et tous les films, une personne qui insiste pour faire des listes est souvent moquée par des personnes qui ne comprennent pas les avantages des listes de choses à faire.

Pourquoi devriez-vous encourager les membres de votre équipe à créer des listes de choses à faire chaque jour ? Parce qu'il s'agit d'une méthode efficace de gestion du temps, qui leur permet d'être mieux préparés et organisés pour la journée à venir :

Ils ne négligent aucune tâche
Ils les réaliseront efficacement et auront une vision plus claire de leur calendrier de travail.

Commencer par dresser une liste hebdomadaire est une bonne chose. Une liste de choses à faire est une habitude comme beaucoup d'autres et demande du temps pour faire partie de la routine.

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comment enseigner la gestion du temps aux employés

3. Aider les employés à identifier leurs objectifs et à les classer par ordre de priorité

L'un des meilleurs moyens d'accroître la productivité des employés et l'un des conseils les plus efficaces pour les dirigeants qui proposent une formation à la gestion du temps à leurs employés est de fixer des objectifs et des priorités.

Il est important de fixer des objectifs et des priorités réalistes pour gérer et organiser son temps. Les managers et les superviseurs doivent travailler avec leurs employés pour fixer des objectifs quotidiens, hebdomadaires et mensuels.

L'étape suivante consiste à aider les employés à évaluer ces tâches et à les organiser en fonction de leur importance et de leur urgence. Il convient également d'essayer d'organiser les tâches en fonction du temps qu'elles peuvent prendre, en les répartissant simplement sur certains blocs de temps.

Ce processus nécessite une communication efficace entre l'employé et le manager. Il est important de s'assurer que les tâches/objectifs sont alignés sur ceux de l'entreprise.

Voir aussi : Citations populaires sur la gestion du temps

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4. Fournir des conseils pour gérer le stress

De nombreuses situations, en particulier les imprévus qui interrompent le flux de travail, sont source de stress, même pour l'employé le plus dévoué qui suit une liste de tâches et utilise tous les outils de productivité connus de l'humanité.

De telles situations de stress affectent en fin de compte la capacité d'un employé à biengérer son temps . C'est pourquoi il est important d'inclure la gestion du stress dans la formation à la gestion du temps.

Une attitude positive face aux interruptions et aux obstacles imprévus les aidera à modifier leur emploi du temps au lieu de se stresser dans de telles situations.

Apprenez à connaître les différentes causes de stress au travail.

5. Apprenez à vos employés à déléguer

L'un des conseils les plus efficaces en matière de formation à la gestion du temps pour les employés consiste à déléguer des tâches.

La délégation est également un moyen de hiérarchiser les tâches. Elle permet de gagner un temps précieux et de laisser les employés se consacrer à d'autres tâches importantes.

Ceci s'applique particulièrement aux employés occupant des postes de direction et ayant plusieurs projets différents à gérer ainsi que d'autres tâches opérationnelles liées à la gestion d'entreprise.

En leur apprenant à déléguer et en leur permettant de le faire, vous sensibilisez également votre équipe aux techniques de gestion.

Les 4 quadrants de Stephen Covey sont l'un des meilleurs moyens de hiérarchiser et de déléguer les tâches. Pour tout savoir sur ce sujet, consultez notre blog.

6. Leur enseigner la compétence la plus importante en matière de gestion du temps

Comme nous l'expliquerons dans le point suivant, il y a des périodes où nous nous sentons les plus productifs. Pendant ces périodes, les tâches les plus importantes doivent être effectuées en premier.

Il s'agit d'apprendre aux employés à trouver un équilibre entre leurs priorités et les périodes les plus productives.

En bref, ils doivent maîtriser leur temps. Pour cela, vous pouvez leur donner les meilleurs conseils pour gagner du temps et les initier aux techniques de gestion du temps.

7. Aider les employés à trouver un équilibre entre productivité et temps de repos

Votre équipe peut parfaitement organiser ses heures de travail en répartissant les tâches dans des cases horaires et en gérant efficacement son temps. Cependant, ne vous attendez pas à ce qu'elle soit la plus productive possible si elle revient au travail chaque jour stressée ou sans énergie.

Encouragez vos employés à faire des pauses régulières tout au long de la journée. Pour les aider, envisagez d'intégrer des habitudes de bien-être dans la routine de l'entreprise.

L'équilibre entre la productivité et le temps de repos implique également la nécessité de comprendre les périodes les plus productives de la journée. En les identifiant, ils peuvent programmer les tâches importantes pendant les périodes où elles sont les plus efficaces, ce qui leur permet de mieux gérer leurs performances.

Les tâches les plus importantes doivent être effectuées pendant la période la plus productive de la journée.

Vous voulez savoir comment répartir vos tâches dans des boîtes de temps ? Découvrez tout ce que vous devez savoir sur le timeboxing.

Avantages de l'enseignement de la gestion du temps aux employés

La formation à la gestion du temps exigeant des efforts et du temps, il est important d'analyser les avantages de cette solution et de motiver les travailleurs en conséquence.

Cette formation doit être suivie avec un réel intérêt, et pas seulement parce que le patron l'a dit.

Les principaux avantages d'une formation efficace à la gestion du temps sont les suivants:

Perdre de moins en moins de temps - La formation à la gestion du temps permet aux employés de mieux contrôler leur charge de travail. Elle leur permet également de terminer leur travail à temps et de lutter contre la procrastination.
Améliorer les perspectives de carrière - Une bonne gestion du temps donne aux gens le sentiment du travail bien fait. Ce dévouement peut créer une impression positive chez les employeurs et contribuer au développement professionnel des travailleurs. La gestion du temps est une compétence non technique que les futurs dirigeants doivent posséder pour que les travailleurs puissent la considérer comme une chance de promotion ou une prime.
Amélioration des performances professionnelles - Dans le prolongement de l'avantage précédent, il n'y a rien de mieux qu'un travail bien fait et d'être récompensé pour cela. Les travailleurs qui gèrent mieux leur temps accomplissent leurs tâches plus efficacement et se sentent plus engagés et motivés pour continuer à faire de mieux en mieux.
Un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée - Une bonne gestion du temps permet aux employés de garder leur travail au bureau, même s'il s'agit du bureau à domicile. Une bonne gestion du temps permet d'avoir plus de temps libre pour faire de l'exercice, passer du temps en famille, se promener, faire des tâches ménagères, etc.

Malgré cette liste d'avantages, il n'est pas juste de laisser les difficultés éventuelles passer inaperçues, car elles existent bel et bien. La formation à la gestion du temps nécessitera du temps, des efforts et de l'argent.

Les cours de gestion du temps nécessitent un peu de temps supplémentaire de la part des travailleurs, peut-être pendant les week-ends ou après le travail. Organiser la formation pendant les heures de travail n'est pas impossible, mais peut s'avérer difficile.

Pour résoudre ce problème, vous pouvez programmer des cours de formation à la gestion du temps pendant les périodes où les employés se sentent improductifs. L'embauche d'une personne pour aider à dispenser les cours exige un certain investissement que l'entreprise devra gérer.

Des inconvénients qui sont facilement résolus, car les avantages l'emportent largement.

En savoir plus : Découvrez tous les avantages de la gestion du temps dans notre blog.

FAQ

Comment suivre le temps ?

Le suivi du temps est mieux assuré par les outils appropriés, tels que Timeular. Vous aurez ainsi une meilleure idée de vos niveaux de productivité et du temps qu'il vous faut pour accomplir des tâches spécifiques. Si vous préférez, vous pouvez les noter manuellement et les insérer plus tard dans le modèle de suivi du temps ou dans l'outil de suivi du temps.

Le choix de la meilleure méthode dépend de la raison pour laquelle vous suivez le temps. Le suivi du temps pour des raisons de productivité, pour mesurer le temps passé à effectuer des tâches, exige un suivi en temps réel.

Existe-t-il des cours de gestion du temps pour les managers qui en valent la peine ?

Si vous êtes manager pour la première fois mais que vous souhaitez devenir un bon chef d'équipe, une formation à la gestion du temps vaut la peine d'être suivie.

Recueillir davantage d'informations et de connaissances sur la gestion du temps est bénéfique pour vous et votre équipe. Veillez à leur transmettre ces connaissances.

Si vous n'occupez pas un poste de direction, une formation peut être une excellente occasion d'acquérir davantage de compétences et de viser une promotion ou une prime, par exemple.

Conclusion

Comme pour de nombreuses autres améliorations de la productivité qui peuvent être mises en œuvre dans les équipes de travail, les entités supérieures telles que les managers et les chefs d'équipe doivent fournir une formation à la gestion du temps à leurs employés.

Ce faisant, ils fournissent à leurs employés des outils leur permettant d'optimiser leurs performances. Cela contribuera à leur satisfaction et à leur motivation.

Il ne fait aucun doute qu'une formation efficace à la gestion du temps peut stimuler la productivité et contribuer à une vie professionnelle plus heureuse.

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