20 meilleures astuces pour gagner du temps et faire avancer les choses
Avez-vous déjà eu l'impression de manquer de temps pour faire tout ce que vous avez à faire dans votre journée ? Entre le travail, la famille, les tâches ménagères et les activités de loisirs, vous vous dites souvent : "Si seulement ma journée avait 48 heures !
Si vous vous reconnaissez dans ce scénario, continuez à lire et découvrez les meilleures astuces pour gagner du temps et tout faire avec du temps à perdre !
Le suivi de votre temps est l'un des meilleurs moyens de l'économiser
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Comment gagner du temps en quelques mots
- Suivez votre temps
- Utiliser des techniques de gestion du temps
- Planifiez votre travail en fonction de vos heures de pointe
- Regrouper les tâches similaires
- Planifiez vos pauses
- Utiliser des modèles prêts à l'emploi
- S'éloigner des distractions
- Préparez votre journée, votre semaine ou votre mois à l'avance
- Décidez quand vous devez être multitâche (et quand vous ne devez pas l'être)
- Apprendre à dire "non"
- Déléguer le travail
- Résoudre immédiatement les problèmes
- Limitez le nombre de décisions que vous prenez
- Réduisez votre consommation de médias sociaux
- Créer un espace de travail personnel
- Engagez quelqu'un pour vous aider
- Créez un système pour traiter vos courriels
- Travaillez sur vos habitudes de procrastination
- Privilégier le travail à distance lorsque c'est possible
- Numérisez votre vie
1. Suivez votre temps
Vous savez à quel point une journée peut être chaotique. Réunions et appels "surprises", plus de temps que d'habitude passé dans les embouteillages, etc.
Tous ces événements imprévus peuvent vous faire perdre de vue le temps que vous consacrez à certaines tâches. Comment éviter cela ? Grâce au suivi du temps, bien sûr.
Lorsque vous organisez votre emploi du temps en fonction de l'heure, vous éliminez pratiquement tout risque de perte de temps, vous augmentez vos niveaux de productivité et vous optimisez votre travail.
Vous pouvez suivre votre temps de deux manières : manuellement, au moyen de feuilles de temps manuelles, ou numériquement, en utilisant une application de suivi du temps, par exemple.
Même si la technique manuelle est simple, elle n'est pas aussi efficace que la technique numérique. En utilisant des applications de suivi du temps, vous pouvez identifier les lacunes dans votre emploi du temps, voir combien de temps vous passez sur chaque tâche et utiliser ces informations pour mieux utiliser votre temps à l'avenir.
Le suivi de votre temps est l'un des meilleurs moyens de gagner du temps, car vous saurez où vous le dépensez et où vous le perdez.
Des ressources précieuses :
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2. Utiliser des techniques de gestion du temps
Une bonne connaissance des techniques de gestion du temps vous permettra d'en faire plus avec moins de temps. Voici quelques-unes des techniques que vous pouvez utiliser :
- fixer des objectifs réalistes;
- diviser son travail en tâches plus petites ;
- le blocage du temps ou timeboxing ;
- hiérarchiser les tâches pour travailler plus efficacement. Pour ce faire, vous pouvez utiliser les quadrants de la matrice de gestion du temps;
- fixer des délais pour chaque tâche à accomplir.
La gestion du temps est cruciale et constitue l'une des compétences non techniques les plus importantes que vous puissiez posséder. Veillez donc à utiliser votre temps de manière judicieuse. Comment ? En utilisant la bonne méthode pour gérer votre temps.
Il existe plusieurs méthodes, vous pouvez connaître les meilleures techniques de gestion du temps dans notre blog.
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3. Planifiez votre travail en fonction de vos heures de pointe
C'est l'un des meilleurs conseils pour gagner du temps. Nous avons tous ce moment de la journée où nous savons que nous sommes les plus productifs. Pour certains, c'est dès le réveil. Pour d'autres, c'est juste avant d'aller se coucher.
Quelle que soit celle à laquelle vous vous identifiez le plus, vous devriez essayer de programmer votre travail ou vos tâches les plus difficiles à cette période. De cette manière, vous garantirez que vos niveaux de productivité sont plus élevés, ce qui vous permettra de passer moins de temps à effectuer la même quantité de travail.
4. Regrouper les tâches similaires
Au lieu de vous lever pour imprimer un document, regroupez tous les documents que vous devez imprimer et imprimez-les tous en même temps.
Si vous devez sortir de chez vous pour aller au supermarché, à la poste et chez le coiffeur, pourquoi ne pas programmer toutes ces activités le même matin et le même après-midi et les faire toutes en même temps ?
En regroupant des tâches similaires, vous passerez moins de temps sur chacune d'entre elles. Facile, n'est-ce pas ?
5. Planifiez vos pauses
C'est l'un des meilleurs conseils pour travailler plus intelligemment et non plus durement.
Faire des pauses est essentiel pour maintenir un niveau de productivité élevé. Cependant, ces moments sont parfois sous-estimés. En effet, si vous continuez à travailler, vous ne perdez pas de temps, n'est-ce pas ? Ce n'est pas toujours le cas.
Selon certaines études et enquêtes, les pauses peuvent vous aider à prévenir la fatigue décisionnelle, à restaurer la motivation pour les objectifs à long terme, à stimuler la productivité et à améliorer la créativité. Tous ces avantages se traduiront certainement par un gain de temps au cours d'une journée de travail.
Et quelle est la meilleure technique pour planifier les pauses ? Sur ce sujet, les avis divergent :
- une étude de l'université de l'Illinois indique qu'il faut faire une pause toutes les heures ;
- la technique Pomodoro conseille de travailler pendant 25 minutes, suivies d'une pause de 3 à 5 minutes ;
- un article d'Inc. Magazine conseille de faire des pauses toutes les 60 à 90 minutes.
Quelle est donc la meilleure technique ? Tout dépend de ce qui fonctionne le mieux pour vous. Essayez-les et découvrez-les par vous-même.
Lire aussi : Les alternatives à la technique Pomodoro.
6. Utiliser des modèles prêts à l'emploi
L'utilisation de modèles peut faire gagner beaucoup de temps. Imaginez que vous ayez une présentation importante à faire, où vous devez montrer les résultats du dernier trimestre.
Vous devez faire une présentation PowerPoint, bien sûr. Qu'est-ce qui, selon vous, sera le plus rapide : créer une présentation de toutes pièces ou utiliser un modèle préalablement créé et adaptable à plusieurs occasions ? Nous pensons que vous connaissez la réponse à cette question.
Les présentations PowerPoint, mais aussi les courriels, les documents Word et les fichiers Excel sont autant d'outils qui permettent d'optimiser le temps si l'on dispose du bon modèle. Les outils tels que les créateurs de modèles de courrier électronique peuvent être particulièrement utiles pour concevoir des formats de courrier électronique professionnels et réutilisables qui permettent de gagner du temps et de maintenir la cohérence de vos communications.
Consacrez un peu de votre temps à la création de modèles pour vos tâches quotidiennes et vous verrez la magie du gain de temps opérer.
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7. S'éloigner des distractions
C'est l'un des meilleurs conseils pour gagner du temps que vous puissiez suivre : éloignez-vous des distractions.
Une notification Instagram. Un appel de votre mère. Un courriel de ce vendeur ennuyeux qui essaie de vous inciter à mettre à niveau votre forfait mobile. Ces petites choses peuvent perturber votre flux de travail et vous faire perdre du temps de travail.
Selon une étude menée par l'université de Californie, il faut près de 30 minutes pour se reconcentrer après avoir été distrait. Ces 30 minutes, multipliées par les nombreuses distractions que vous recevez tout au long de la journée, peuvent représenter plusieurs heures de perdues.
Pour éviter cette situation, évitez tous les types de distractions que vous pourriez avoir autour de vous. Transportez votre téléphone dans une autre pièce et mettez-le en mode silencieux, n'allumez pas la télévision et désactivez toutes les notifications de votre ordinateur. Vous gagnerez ainsi du temps et serez plus productif.
8. Préparer sa journée, sa semaine ou son mois à l'avance
L'un des principaux conseils pour gagner du temps est de préparer les choses à l'avance. La raison en est évidente.
En préparant vos journées, vos semaines ou vos mois à l'avance, vous gagnez un temps précieux dans les moments de prise de décision, car les décisions ont déjà été prises.
Voici quelques-unes des choses que vous pouvez préparer et planifier :
- réunions : préparer une réunion est l'un des meilleurs conseils pour éviter de mener des réunions inutiles;
- les tâches de travail pour la journée et la semaine ;
les repas ; - jours d'entraînement ;
- les tenues ;
- sacs ;
- des itinéraires de vacances ;
- etc.
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9. Décidez quand vous devez être multitâche (et quand vous ne devez pas l'être)
La plupart du temps, le multitâche est un ennemi de la productivité. Lorsque vous essayez de vous concentrer sur plusieurs tâches importantes à la fois, vous risquez de prendre de mauvaises décisions, de vous surmener ou même de commettre de graves erreurs.
Cela se traduira par du temps supplémentaire consacré à ces mêmes tâches. Cependant, le multitâche n'est pas toujours mauvais. Il suffit de choisir les bonnes tâches à associer pour éviter d'avoir trop de choses à gérer en même temps.
Par exemple, vous pouvez écouter un podcast de productivité ou de gestion de projet, ou tout autre type de podcast, tout en répondant à vos courriels. Ou même écouter un livre audio pendant que vous organisez votre ordinateur.
Ces combinaisons ne compromettent pas la qualité de votre travail et vous permettent de mener de front deux activités productives.
Lire aussi : Qu'est-ce que le changement de contexte ?
10. Apprendre à dire "non"
C'est peut-être difficile à "digérer", mais dire "non" est l'un des meilleurs moyens de gagner du temps.
Dire oui à tout peut sembler facile pour maintenir de bonnes relations sociales et professionnelles. Cependant, cela peut également conduire à un syndrome d'épuisement professionnel et à passer du temps sur des choses que l'on ne veut pas faire.
Nous sommes tous d'accord pour dire que le temps consacré à des choses inutiles est du temps mal utilisé. Votre temps est précieux et vous devez le traiter comme tel.
Bien sûr, on ne peut pas dire non en toutes circonstances, surtout au travail. Mais il y a plusieurs moments où vous pouvez - et devez ! Essayez de comprendre ce qui est important pour vous et ce qui vaut la peine que vous y consacriez du temps.
Lorsque vous aurez compris cela, il vous sera plus facile de dire non aux tâches moins importantes et de gagner du temps sur ce qui compte.
11. Déléguer le travail
Cette astuce vaut de l'or pour tous les managers, chefs de projet ou chefs d'équipe qui cherchent une solution pour gagner du temps !
Si vous avez des difficultés à gérer votre charge de travail et si vous avez la possibilité de déléguer certaines tâches : faites-le !
Vous avez besoin d'aide dans ce processus ? Dans ce cas, lisez notre guide sur la manière de déléguer des tâches.
Vous devez faire confiance à votre équipe et lui confier davantage de responsabilités. Sinon, quel est l'intérêt de diriger une équipe ? Vous devez simplement les responsabiliser. Sinon, vous finirez par vous demander "pourquoi suis-je si improductif ?
12. Résoudre les problèmes immédiatement
L'une des techniques les plus efficaces pour gagner du temps consiste à s'attaquer aux problèmes dès qu'ils se présentent. Attendre pour résoudre un problème ne le fera pas disparaître, bien au contraire.
Le fait de retarder la résolution du problème peut avoir un effet boule de neige : le problème s'aggrave et sa résolution prend encore plus de temps.
Vous le savez maintenant : lorsque vous êtes confronté à un problème, essayez de le résoudre immédiatement. Vous gagnerez du temps et serez moins stressé.
13. Limitez le nombre de décisions que vous prenez
Prendre des décisions prend du temps (et, soyons honnêtes, de l'énergie). Et nous devons les prendre tous les jours, plusieurs fois par jour.
Un moyen simple de gagner du temps consiste à réduire le nombre de décisions à prendre.
Créez des routines, de sorte que vous sachiez quelle sera la prochaine étape à la plupart des moments. Créez des tenues de référence à l'avance afin de ne pas perdre trop de temps à décider ce que vous allez porter chaque matin.
Créez des listes lorsque vous faites vos courses, afin de savoir ce que vous devez acheter et de ne pas perdre de temps à errer dans les allées du supermarché.
Il s'agit de techniques simples qui permettent d'économiser plusieurs heures par jour ou par semaine. Elles permettent de gagner du temps et de l'énergie pour prendre des décisions rapides dans les moments les plus importants.
14. Réduisez votre consommation de médias sociaux
C'est une évidence : le défilement incessant sur les médias sociaux est une grande perte de temps. Les médias sociaux ont été créés pour créer une dépendance, et nous tombons tous facilement dans le piège.
Que ce soit par peur de manquer quelque chose, pour savoir ce que font nos amis ou simplement parce que nous n'avons rien d'autre à faire. Mais il est important de minimiser ces comportements.
Voici quelques conseils pour y parvenir :
- Désactivez vos notifications : la réception d'une notification crée une excitation dans notre cerveau, où nous avons besoin de savoir qui a envoyé quoi et pourquoi. Si vous désactivez vos notifications, cette excitation est "désactivée" et le besoin d'accéder aux médias sociaux diminue ;
- Mettez votre téléphone dans une autre pièce : comme le dit le proverbe, loin des yeux, loin du cœur. Lorsque vous n'avez pas de contact visuel avec votre téléphone, vous finissez par presque l'oublier. Cela vous aidera à limiter le temps que vous passez sur les médias sociaux ;
- se fixer des règles et des objectifs : il s'agit d'une excellente technique pour atteindre des niveaux de productivité plus élevés. Vous devez conclure un accord personnel avec vous-même, dans lequel vous vous engagez à ne pas accéder aux médias sociaux tant que vous n'avez pas terminé une certaine tâche. Faites-le tout au long de la journée et laissez-vous surprendre par la quantité de travail que vous pouvez accomplir !
15. Créer un espace de travail personnel
Nous sommes tous d'accord pour dire qu'il est beaucoup plus facile de travailler dans un espace où l'on se sent à l'aise. Cela est d'autant plus important lorsque l'on travaille à domicile.
La création d'un espace de travail personnel vous évitera de perdre du temps à décider de l'endroit où vous devez travailler et peut accroître votre productivité et votre motivation. En outre, vous aurez la possibilité de le personnaliser à votre goût - c'est une situation gagnant-gagnant !
16. Engager quelqu'un pour vous aider
Votre emploi du temps quotidien comporte-t-il des tâches qui n'ont pas besoin de votre touche personnelle ou de votre contribution ? Si c'est le cas, pourquoi ne pas engager quelqu'un pour les effectuer à votre place ?
Engager un assistant (ou un assistant virtuel) peut vous permettre de vous concentrer sur des tâches plus importantes ou de vous détendre (ce qui est tout aussi important). Si vous avez l'occasion de le faire, pourquoi ne pas le faire ?
La délégation est l'un des quatre D de la gestion du temps. Découvrez pourquoi les 4 D sont importants pour votre productivité.
17. Créez un système pour traiter vos courriels
La mise en place d'un processus de tri de vos courriers électroniques peut vous faire gagner un temps précieux chaque jour, car il s'agit d'une tâche quotidienne à laquelle la plupart d'entre nous doivent faire face. Et comment faire ? Il y a plusieurs façons de procéder :
- vérifiez votre boîte de réception tous les jours, deux ou trois fois par jour, à la même heure ;
- définir une limite de temps pour cette tâche. 20-30 minutes, par exemple ;
- automatisez les réponses lorsque vous le pouvez ;
- utiliser un modèle pour répondre à vos courriels ;
- supprimez toujours les courriels inutiles.
En mettant en œuvre ces techniques et en créant une routine (prendre moins de décisions, vous vous souvenez du numéro 12 ?), vous gagnerez du temps pour des tâches plus importantes chaque jour.
18. Travaillez sur vos habitudes de procrastination
Les statistiques montrent que 15 à 20 % des adultes procrastinent régulièrement. Cela signifie que 15 à 20 % des adultes retardent régulièrement leurs tâches importantes et gaspillent leur temps libre à faire essentiellement... rien.
Comme nous l'avons dit précédemment, votre temps est précieux et vous devriez toujours essayer de l'utiliser de la meilleure façon possible. Si vous vous reconnaissez dans ce problème, voici quelques conseils pour arrêter de procrastiner:
- veillez à ce que votre lieu de travail soit exempt de distractions ;
- mettre en place un système de récompense lorsque vous accomplissez une tâche spécifique ;
- décomposer les tâches complexes en petites étapes ;
- faites des pauses tout au long de la journée.
19. Choisir le travail à distance lorsque c'est possible
Nous avons un autre conseil précieux pour vous faire gagner du temps : le travail à distance.
Le travail à distance est devenu une réalité pour la majeure partie du monde en 2020, et c'est aujourd'hui un mode de travail privilégié par de nombreux travailleurs.
L'un des principaux avantages du travail à distance est le temps gagné sur les trajets. En travaillant à domicile, vous économisez le temps que vous auriez passé dans les embouteillages et vous pouvez l'affecter aux tâches ménagères, par exemple, ou simplement préparer votre journée de travail avec plus de tranquillité.
Si votre entreprise vous permet de travailler à distance, notre seul conseil est de le faire !
20. Numériser sa vie
Nous vivons dans un monde numérique. Et la tendance est de devenir de plus en plus numérique. Alors, pourquoi ne pas en profiter ?
Aujourd'hui, il y a plusieurs choses que vous pouvez faire sur votre téléphone portable ou votre ordinateur et qui vous permettront de gagner un temps précieux dans votre journée.
Par exemple, pourquoi ne pas commander ses courses en ligne au lieu d'aller les faire ? Au lieu d'aller à la banque, pourquoi ne pas utiliser l'application de banque à domicile et éviter ainsi une longue file d'attente ?
Tous ces choix peuvent vous faire gagner du temps et vous permettre de vous concentrer sur des tâches plus importantes.
Découvrez les meilleurs logiciels d'automatisation des tâches qui vous feront gagner du temps.
Comment gagner du temps : 20 astuces pour gagner du temps
Vous savez maintenant comment gagner du temps, et il est important de le faire.
Il est essentiel d'améliorer vos habitudes de gestion du temps pour gagner du temps. En suivant nos conseils, vous serez en mesure d'atteindre vos objectifs en un rien de temps.
Ne perdez plus de temps et commencez à en gagner dès aujourd'hui.
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