Gestión de riesgos de proyectos en 2024: La guía definitiva
Como gestor de proyectos, es probable que lo haya visto todo: días en los que todo va sobre ruedas, el proyecto supera todas las pruebas, la productividad del equipo se dispara y los clientes le colman de críticas de cinco estrellas.
Pero también están esos días difíciles en los que parece que sólo estás apagando fuegos. Puede que el equipo del proyecto esté perdiendo el control del alcance o que la persona responsable de una tarea clave esté enferma.
¿Ha pensado en una estrategia de gestión de riesgos para evitar por fin quedarse atrapado en esta montaña rusa de altibajos?
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Si adopta un proceso estructurado de gestión de riesgos, no se limitará a esperar a que surjan problemas, sino que se adelantará a ellos. En este artículo aprenderás a identificar los riesgos, clasificarlos y elaborar un sólido plan de respuesta.
¿Qué es la gestión de riesgos de un proyecto?
La gestión de riesgos del proyecto es una parte esencial de la gestión de proyectos, que se centra en identificar, evaluar y mitigar los riesgos a lo largo del ciclo de vida del proyecto para garantizar el cumplimiento de sus objetivos.
Empieza por entender el "riesgo del proyecto" como la posibilidad de que se produzcan acontecimientos que puedan afectar negativamente al proyecto. El proceso abarca la identificación del riesgo (determinar qué riesgos pueden producirse), la evaluación de la probabilidad del riesgo (la probabilidad de que se produzcan) y la evaluación de su impacto potencial.
Este enfoque, fundamental para una gestión eficaz de los proyectos, garantiza una gestión proactiva de los riesgos. Una de las principales responsabilidades de un gestor de proyectosla gestión de riesgos del proyecto es crucial para dirigirlo sin contratiempos a lo largo de su ciclo de vida y alcanzar los objetivos previstos.
¿Cuáles son los riesgos más comunes de un proyecto?
A la hora de afrontar los riesgos de un proyecto, descubrirá que son diferentes: internos, externos y técnicos. Los riesgos que encontrará también dependen del entorno específico y de la dinámica de su equipo de proyecto.
El Instituto de Gestión de Proyectos (PMI) señala que, dependiendo de su sector y de las metodologías que utilice, los tipos de riesgos pueden variar significativamente.
Nota: Recuerde que no todos los riesgos son malas noticias. También hay "riesgos positivos", que en esencia son oportunidades que podrían beneficiar a tu proyecto, si juegas bien tus cartas.
Una parte importante del proceso de gestión de riesgos consistirá en identificar y priorizar los riesgos del proyecto. Esto significa que tendrá que determinar qué riesgos requieren atención inmediata y cuáles pueden esperar. Se trata de asegurarte de que tú y los miembros de tu equipo estáis preparados y podéis dirigir el proyecto hacia el éxito.
He aquí una lista elemental de categorías de riesgos potenciales en la gestión de proyectos:
Riesgos internos
Los riesgos internos de un proyecto son esos problemas peliagudos que vienen de dentro de su organización y que están totalmente bajo su control. Estos riesgos pueden aparecer a cualquier nivel, ya sea en un departamento concreto, en el equipo del proyecto o en el propio proyecto.
Veamos algunos ejemplos típicos de riesgos internos de los proyectos:
- Está el riesgo de calendario, un quebradero de cabeza habitual cuando el calendario del proyecto se desbarata debido a contratiempos o deslices internos.
- Los riesgos para la salud dentro de su equipo, como que los miembros del equipo del proyecto enfermen o se agoten, también pueden hacer descarrilar su progreso.
- Los riesgos de costes son otro factor importante. Se refieren al aspecto financiero, en el que puedes acabar gastando más de lo previsto o no asignar tu presupuesto de forma eficiente.
Aquí es donde brillan las habilidades de su equipo de proyecto para gestionar los eventos de riesgo. Con un buen plan de gestión de riesgos, podrás detectar estos posibles riesgos antes de que se conviertan en problemas graves.
Se trata de identificar los riesgos en una fase temprana, comprender su impacto potencial y elaborar estrategias de gestión de riesgos para mantenerlos a raya.
¿Y cuando aparece un riesgo? Si dispone de un plan de respuesta y mitigación de riesgos, estará preparado para afrontarlos y asegurarse de que el proyecto avanza según lo previsto.
Conozca cómo la estimación del tiempo puede ayudarle a reducir los riesgos internos en la gestión de proyectos.
Riesgos externos
Los riesgos externos de un proyecto son aquellos que proceden de fuera de la organización y escapan por completo al control del equipo. Piensa en ellos como retos en los que no pueden influir directamente ni los gestores ni las partes interesadas del proyecto.
¿Algunos ejemplos?
- Cambios en la política gubernamental
- Cambios medioambientales
- Grandes cambios económicos
Por ejemplo, la pandemia del virus Covid-19 supuso una enorme crisis sanitaria mundial que ningún proyecto pudo eludir. Provocó el caos en las cadenas de suministro, alteró el comercio internacional e incluso sacudió la mano de obra y las herramientas tecnológicas de las que dependen las empresas.
Para los gestores de proyectos, esto significa no perder de vista el mundo exterior durante el proceso de planificación. No se trata solo de trazar el camino hacia el éxito del proyecto, sino también de contar con una sólida estrategia de control de riesgos.
De este modo, cuando surja algún imprevisto, no te pillará desprevenido y podrás gestionar los proyectos y adaptar tus planes en consecuencia.
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Riesgos técnicos
En la gestión de proyectos, los riesgos técnicos pueden aparecer en distintos tipos de proyectos. Estos riesgos están relacionados con los recursos técnicos que utilizas.
Esto significa hacer frente a posibles problemas de software, averías de hardware, fallos de la red digital o problemas con sus activos digitales. Al mismo tiempo, hay retos como las amenazas a la ciberseguridad, mantenerse al día con las nuevas tecnologías y adaptarse a la evolución de los requisitos normativos.
La gestión de estos riesgos potenciales es una parte fundamental del proceso de gestión de riesgos del proyecto. Se trata de estar alerta ante cualquier problema técnico, ya sea una conexión a Internet inestable o un fallo informático.
Riesgos PM
Se trata de hacer frente a los retos de la gestión de un proyecto, desde perfeccionar sus habilidades de gestión de proyectos hasta calcular el tiempo y mantener el presupuesto del proyecto.
Hay que tener en cuenta herramientas clave como el registro de riesgos y el análisis cuantitativo de riesgos. Le ayudarán a detectar posibles problemas en una fase temprana y a medir su impacto, manteniéndole informado a usted y a sus principales interlocutores.
Gestionar estos riesgos potenciales del proyecto no sólo le ayudará a cumplir sus objetivos, sino que también agudizará su capacidad para mejorar futuros proyectos y aumentará la tolerancia al riesgo de su equipo.
Y recuerda, a veces llamar a un equipo tigre puede ser un verdadero cambio de juego en situaciones difíciles.
Un equipo tigre puede ser la solución que necesita para arreglar algo en su proyecto.
CONSEJO: Aprenda a seguir y gestionar los riesgos en nuestra guía sobre Seguimiento de proyectos.
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Ejemplos de riesgos en la gestión de proyectos
Los riesgos inesperados son casi inevitables, por lo que, para obtener los resultados del proyecto a los que se ha comprometido, es primordial contar con un plan eficaz de gestión de riesgos del proyecto.
De este modo, los gestores de proyectos se sienten más seguros a la hora de gestionar riesgos en múltiples escenarios. Echa un vistazo a algunos de los riesgos más comunes:
- Costes elevados: a veces los proyectos se salen del presupuesto, lo que puede deberse a una presupuestación poco realista en el proceso de planificación del proyecto. Aunque el plan sea perfecto, es posible que se sobrepase el presupuesto, pero lo mejor es detallar todos los costes que pueden producirse y el impacto del riesgo de coste en el proyecto.
- Rendimiento insuficiente: la mayoría de las veces es difícil determinar su causa. No obstante, con un proceso exhaustivo de identificación de riesgos, podrá estar al tanto de los riesgos potenciales (falta de comunicación, agotamiento, horas extraordinarias, etc.).
- Problemas de programación: en cualquier plan de proyecto hay topes que permiten retrasos. Sin embargo, con un plan inicial de evaluación de riesgos y las herramientas adecuadas, como una herramienta de seguimiento temporal, los gestores de proyectos pueden prevenir cualquier retraso en los días de entrega y otros.
- Falta de recursos: los recursos pueden incluir tiempo, dinero, herramientas y personas. Los directores de proyecto son responsables de asegurar los recursos y mantenerse al día sobre cualquier evento de riesgo que ponga a prueba sus recursos e impida el éxito de su proyecto.
- Cuestiones operativas: un riesgo operativo se produce cuando cambia el software de gestión de proyectos o se producen cambios en la gestión o en las funciones del equipo. Esta categoría también incluye la implantación de nuevos procesos.
Cómo gestionar los riesgos de un proyecto en 6 pasos
La mejor manera de abordar la gestión de riesgos es simplemente elaborar un plan de gestión de riesgos y que todo el equipo lo siga:
A continuación se exponen los pasos básicos de un plan de gestión de riesgos para un proyecto:
1. Identificar el tipo de riesgo y las circunstancias
Para resolver un problema, hay que identificarlo. Después, añádelo a tu registro de riesgos y recopila todos los datos posibles sobre su contexto.
Involucre a su equipo para debatir los riesgos identificados y proponer soluciones.
2. Analizar el riesgo
Una vez recopilados todos los datos (lo cual, recuerde, puede ser un proceso continuo), debe iniciar un proceso de análisis de riesgos sobre los sucesos de riesgo individuales.
A buen software de gestión de proyectos ayuda con el análisis de riesgos. Si no dispone de uno, es posible que ya cuente con un marco interno de gestión de riesgos en su empresa.
El análisis exhaustivo de los datos, tanto cualitativa como cuantitativamente, le permitirá prevenir cualquier situación de riesgo, independientemente del tipo de proyecto.
3. Priorizar lo importante
Diferentes riesgos tienen diferentes grados de impacto. Una vez analizados sus riesgos, clasifique cualquier evento de riesgo en: alto, medio o bajo.
De este modo, podrá disponer de un plan de gestión de riesgos eficaz, ya que sabrá qué riesgos requieren una actuación inmediata y cuáles pueden retrasarse.
Lea también: Las mejores herramientas para priorizar el trabajo
4. Asignar un responsable del riesgo
Cada riesgo identificado debe asignarse a alguien que dirija los trabajos para su resolución.
El director del proyecto es responsable de elegir a un candidato adecuado, teniendo en cuenta sus aptitudes, experiencia y conocimientos.
5. Crear un plan de respuesta
Ahora es el momento de poner en práctica el plan de respuesta al riesgo. Cuando elabores tu plan de respuesta, recuerda que puedes pensar en otras repercusiones positivas del mismo. De cualquier problema de tu registro de riesgos pueden surgir también beneficios inesperados. ¡Sé creativo!
A partir de ahí, el gestor y el propietario del riesgo actúan de acuerdo con el plan de gestión de riesgos elaborado.
6. Supervisar el riesgo
En esta fase, el responsable tiene que mantener informado al gestor mediante llamadas o correos electrónicos para tener una visión precisa del avance general del proyecto y de cualquier cambio en el plan de gestión de riesgos.
Lea también: Importancia y ventajas de la supervisión de proyectos
¿Cuáles son los retos de la gestión de riesgos en los proyectos?
La gestión de riesgos en los proyectos es todo un reto. Como se ha dicho, los retos dependen de muchos factores, entre ellos el tipo de proyecto y los riesgos que conlleva, tanto si ya estaban identificados como si no. He aquí algunos:
- Dificultad para identificar correctamente los riesgos del proyecto: puede deberse a la falta de colaboración o de dedicación para identificar cualquier riesgo.
- Gestionar demasiados proyectos simultáneamente : un proyecto ya exige prestar atención a cada riesgo y plan de mitigación individual; tener más proyectos a la vez, añade complejidad. Incluso las mejores habilidades de gestión de proyectos pueden verse superadas en este caso.
- se ignora el plan de gestión de riesgos : se desarrolla y existe en el registro de riesgos, pero no se le da importancia ni se aplica.
CONSEJO: Lee nuestro blog y aprende a gestionar varios proyectos a la vez.
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Cómo mitigar los riesgos
Mitigar los riesgos consiste principalmente en anticiparse a ellos y planificar. Teniendo en cuenta los ejemplos analizados, está claro que cada uno de ellos requiere planificar el peor escenario posible, anticipar nuevos riesgos, crear planes alternativos y ceñirse a todos ellos muy de cerca.
Además, podemos enumerar cinco estrategias de mitigación para ayudar con el plan de reducción de riesgos:
- Aceptar - Al aceptar el riesgo, su análisis define las consecuencias de cada evento de riesgo para ver cuáles son aceptables. ¿Qué se puede hacer para solucionarlo y qué miembros del equipo pueden ayudar a mitigarlo?
- Evitar - Al evitar el riesgo, los miembros del equipo idean formas de evitar la posibilidad de que ocurra. El objetivo es crear un plan para un riesgo hipotético y tener una actitud preventiva para evitarlo.
- Control - Si el riesgo no puede evitarse, hay que controlarlo. ¿Qué medidas hay que adoptar para controlar el impacto del riesgo?
- Transferencia - Esta estrategia consiste en atribuir la responsabilidad del riesgo y sus consecuencias a una parte diferente, como los seguros.
- Supervisar - Es fundamental supervisar todos los riesgos para comprender los cambios que se producen durante la vida de un proyecto. Los miembros del equipo deben asumir la responsabilidad de supervisar los riesgos, los nuevos riesgos y los cambios del proyecto.
Lea nuestro artículo y descubra por qué tener una lista de control de gestión de proyectos minimiza los riesgos.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un plan de riesgos para la gestión de proyectos?
Un plan de gestión de riesgos de un proyecto describe cómo se ejecutará el proceso de gestión de riesgos de un proyecto. Este documento define cómo enfocar la gestión de riesgos, cómo entender mejor y gestionar los riesgos relacionados con el proyecto, y las responsabilidades de cada miembro del equipo en la gestión del riesgo identificado.
¿Cuáles son las etapas de la gestión de riesgos de un proyecto?
Las etapas del proceso de gestión de riesgos del proyecto son la identificación, el análisis, la priorización, la asunción, la respuesta y el seguimiento.
¿Cuáles son las mejores herramientas de gestión de riesgos?
Las herramientas esenciales para apoyar su plan de gestión de riesgos pueden encontrarse dentro de su herramienta de gestión de proyectos o fácilmente en Internet: análisis de marketing, seguimiento presupuestario, un registro de riesgos o sesiones colectivas de brainstorming.
Además, contar con un proceso de evaluación de la calidad y análisis de riesgos, o diseñar una matriz de probabilidades y realizar un buen análisis de causas raíz, puede conducirle al éxito del proyecto.
¿Qué es la fórmula de la matriz de riesgo?
A matriz de riesgos. Uno de sus ejes se utiliza para asignar la probabilidad de un riesgo, y el otro para determinar la consecuencia o gravedad. Así, el riesgo es igual a la probabilidad multiplicada por la gravedad.
Conclusión
Contar con un plan de gestión de riesgos del proyecto puede reducir la imprevisibilidad de los posibles riesgos del proyecto y mantenerlo en un rumbo más estable.
Aunque no es posible eliminar el riesgo, ya que hay riesgos que escapan a nuestro control, es primordial contar con planes de gestión y mitigación de riesgos en todas las fases del proyecto.
Para que esto tenga éxito, todos los implicados, desde el director hasta el personal e incluso la administración de la empresa, deben recibir formación para aplicar diversas prácticas de gestión de riesgos.