Zeitmanagement-Tools zur Steigerung deiner Produktivität

Es gibt keine andere Währung, an der wir alle gleichermaßen reich sind und die wir dennoch so oft verschwenden: Zeit.

Die Beherrschung des Zeitmanagements unterscheidet uns jedoch als Einzelpersonen und Unternehmen. Ein gutes Zeitmanagement kann Produktivität freisetzen, Stress reduzieren und die eigenen Ziele erreichen.

In diesem Artikel gebe ich Ihnen eine Anleitung dazu:

• Das A und O eines effektiven Zeitmanagements

• Die Gründe, warum Sie Probleme mit dem Zeitmanagement haben

• Modernste Zeitmanagement-Tools, die Ihnen helfen, Ihre Zeit zu erfassen und zu kontrollieren

Was ist Zeitmanagement?

Zeitmanagement ist der Prozess der Planung und Kontrolle, wie viel Zeit wir für bestimmte Aktivitäten aufwenden. Dazu gehören die Festlegung von Zielen, die Priorisierung von Aufgaben und die effektive Zuweisung von Zeit, um die gewünschten Ergebnisse zu erreichen.

Sie ermöglicht es uns zwar, intelligenter zu arbeiten, produktiver zu sein und eine bessere Work-Life-Balance zu finden, aber die Feinabstimmung unseres Verhältnisses zur Zeit erfordert ein hohes Maß an Zeitmanagementfähigkeiten und ständige Anpassungen. Bei meinen Recherchen bin ich auf eine Definition gestoßen, die alle Facetten der Zeit und unseres Verhältnisses zur Zeit auf den Punkt bringt:

Warum haben Sie Probleme mit dem Zeitmanagement?

Ja, Zeitmanagement-Tools und -Techniken sind unbestreitbar von zentraler Bedeutung für unsere Produktivität und unsere Fähigkeit, unsere To-Do-Liste abzuarbeiten oder ein erfolgreiches Projektmanagement zu betreiben, aber sie sind nicht ausreichend.

Bevor wir uns also mit Techniken zur Zeiterfassung und den besten Zeitmanagement-Tools befassen, müssen Sie sich Klarheit darüber verschaffen, warum Sie heute mit Ihrem Zeitmanagement kämpfen.

• Sie überschätzen sich: Wir fallen oft dem Planungsirrtum zum Opfer, indem wir überschätzen, was wir in einem bestimmten Zeitrahmen erreichen können, und am Ende stapeln sich die To-Do-Listen. Wie oft nehmen Sie sich vor, einen Bericht in zwei Stunden fertig zu stellen, brauchen dann aber doch vier Stunden und bringen damit Ihren gesamten Zeitplan durcheinander? Das hat mit dem Setzen realistischer Ziele zu tun, nicht mit dem Erlernen besserer Zeitmanagementpraktiken.

• Sie setzen keine Prioritäten: Ohne klare Prioritäten verschwenden Sie möglicherweise Zeit mit weniger wichtigen Aufgaben und vernachlässigen Ihre wichtigsten. Verbringen Sie Stunden damit, nicht dringende E-Mails zu beantworten, während ein wichtiger Abgabetermin für ein wichtiges Projekt nicht eingehalten werden kann? Dann sollten Sie zuerst an der Priorisierung Ihrer Aufgaben arbeiten.

• Man lässt sich leicht ablenken: Heutzutage kann man Ablenkungen, Benachrichtigungen und sofortige Befriedigung nicht wirklich vermeiden. Der Satz "Ich schaue nur kurz in die sozialen Medien" wird leicht zu einer Stunde verlorener Produktivität. Es könnte nützlich sein, zuerst zu lernen , wie man die Prokrastination überwindet.

• Sie planen nicht realistisch: Wenn Sie nicht im Voraus planen, führt dies zu Zeitverschwendung und verpassten Terminen, ganz zu schweigen von Zeitangst. Sie müssen alles, was zu tun ist, gründlich durchdenken und Ihre Aufgaben und Ihr Arbeitspensum kritisch planen.

• Sie verwenden veraltete Tools: So sehr uns Tools dabei helfen, die Produktivität zu steigern und großartige Arbeit zu leisten, so sehr bremsen sie uns auch aus und blockieren unseren Fortschritt, wenn sie veraltet sind. Unabhängig davon, ob es sich um ein Projektmanagement-Tool oder ein Aufgabenmanagement-Tool handelt, muss es schnell und automatisch sein und Ihre Arbeit beschleunigen, anstatt sie zu unterbrechen.

• Sie sagen nie nein zur Arbeit: Wenn Sie zu viele Verpflichtungen eingehen, kann Ihre Zeit zu knapp bemessen sein. Sie müssen herausfinden, ob Sie mit einem grundlegenden Zeitmanagementproblem oder mit der Unfähigkeit, Nein zu sagen, zu kämpfen haben, und dann eine Zeiterfassungssoftware verwenden. Ich habe einen umfassenden Leitfaden zum Thema "Nein sagen bei der Arbeit" geschrieben, der Ihnen in diesem Fall helfen könnte.

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"Wir sind um 20% rentabler geworden, weil sich jeder an die Zeiterfassung gewöhnt hat". - Richard Wingfield, leitender Geek bei Envision Design

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Vergewissern Sie sich, dass Sie diese Herausforderungen verstehen, denn das ist der erste Schritt zu ihrer Bewältigung, bevor Sie andere Zeitmanagementtechniken anwenden oder in Zeiterfassungssoftware investieren. Nichtsdestotrotz sollten wir herausfinden, welche der folgenden Zeitmanagement-Strategien zu Ihnen passt.

Anzuwendende Zeitmanagementtechniken

1. Die Pomodoro-Technik

Diese von Francesco Cirillo als Student entwickelte Technik verwendet einen Timer, um die Arbeit in Intervalle zu unterteilen. Ich bin vielleicht voreingenommen, da es mein Lieblingszeitmanagementsystem ist, aber es bewirkt Wunder bei der Art und Weise, wie ich an die Aufgabenverwaltung herangehe.

Mit dem Pomodoro-Timer haben Sie also eine Konzentrationssitzung von 25 Minuten (genannt "Pomodoros"), die durch eine kurze Pause von 5 Minuten unterbrochen wird. Dann wird der Zyklus fortgesetzt. Die Länge der Pomodoro-Arbeitssitzung kann variieren, je nachdem, wie viel Zeit Sie für die Konzentration benötigen.

Dieser Time Tracker hilft mir, mich jeweils 25 Minuten lang zu konzentrieren und meine Aufmerksamkeit auf eine einzige Aufgabe zu lenken, die ich in dieser Zeit erledigen muss.

Wie man die Pomodoro-Technik anwendet:

1. Wählen Sie eine Aufgabe, an der Sie arbeiten möchten.

2. Stellen Sie einen Timer für 25 Minuten ein.

3. Arbeiten Sie an der Aufgabe, bis der Timer klingelt.

4. Machen Sie eine kurze 5-minütige Pause.

5. Wiederholen Sie das.

6. Nach vier Pomodoros machen Sie eine längere Pause von 15-30 Minuten.

2. Die 1-3-5-Regel

Die 1-3-5-Regel ist eine einfache Methode zur Priorisierung täglicher Aufgaben, seien es Verwaltungsaufgaben oder Aufgaben, die mehr geistige Kapazität erfordern. Ich habe diese Technik vor kurzem entdeckt, und ich muss sagen, dass sie mir das Gefühl gibt, dass ich mehrere unterschiedliche Aufgaben an einem Tag bewältige. Außerdem habe ich festgestellt, dass sie mir hilft, mein Arbeitspensum auszubalancieren und den Arbeitsfortschritt leicht zu verfolgen.

Diese Regel beinhaltet die Vervollständigung der folgenden Punkte:

1. Eine große Aufgabe

2. Drei mittlere Aufgaben

3. Fünf kleine Aufgaben

Klingt machbar, oder? Für mich war das ein echter Wendepunkt, der die Dinge in die richtige Perspektive rückte, wenn es um die Verteilung von Aufgaben und Zeit geht. Vor allem, wenn man die Schwierigkeit einiger seiner Aufgaben übersieht und das Gefühl hat, dass man an einem Tag mehr erreichen kann, als man tatsächlich schafft.

So verwenden Sie die 1-3-5-Regel:

1. Ermitteln Sie die eine wichtige Aufgabe, die viel Zeit und Mühe erfordert.

2. Wählen Sie drei mittlere Aufgaben aus, die wichtig, aber weniger zeitaufwendig sind als Ihre große Aufgabe.

3. Wählen Sie fünf kleine Aufgaben, die schnell erledigt werden können, z. B. das Beantworten von E-Mails oder das Aktualisieren Ihrer Aufgabenliste.

4. Konzentrieren Sie sich auf die Erledigung dieser neun Aufgaben im Laufe des Tages.

Beispiel: Ihre 1-3-5-Liste könnte das Schreiben eines Projektvorschlags (große Aufgabe), die Durchführung von Recherchen, die Aktualisierung einer Tabellenkalkulation, die Vorbereitung einer Teambesprechung (mittlere Aufgaben), die Beantwortung von E-Mails, die Aktualisierung Ihres Kalenders und die Ablage von Spesenabrechnungen (kleine Aufgaben) umfassen.

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3. Die Eisenhower-Matrix

Die nach Präsident Dwight D. Eisenhower benannte Eisenhower-Matrix hilft Ihnen, Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu priorisieren. Mit diesem leistungsstarken Zeitmanagement-Tool lernen Sie, Aufgaben in die folgenden vier Quadranten einzuteilen:

• Dringend und wichtig (Do): Krisen, dringende Probleme oder termingerechte Projekte.

• Wichtig, aber nicht dringend (Zeitplan): Planung oder Aufbau von Beziehungen.

• Dringend, aber nicht wichtig (Delegieren): Unterbrechungen, Anrufe oder einige Sitzungen, bei denen Ihre Anwesenheit nicht zwingend erforderlich ist.

• Weder dringend noch wichtig (eliminieren): Zeitfresser, E-Mails, die warten können, oder Telefonanrufe.

Wie wendet man die Zeitmanagement-Matrix:

1. Listen Sie alle Ihre Aufgaben für den Tag oder die Woche auf.

2. Beurteilen Sie die Dringlichkeit und Wichtigkeit der einzelnen Aufgaben.

3. Ordnen Sie jede Aufgabe entsprechend in Quadranten ein.

4. Ergreifen Sie Maßnahmen: Beginnen Sie mit wichtigen und dringenden Aufgaben, gefolgt von den anderen Quadranten.

4. Zeitblockierung

Die Time-Blocking-Methode hilft Ihnen, Ihre Zeit buchstäblich zu "blockieren" und zu schützen. Dabei teilen Sie Ihren Tag in bestimmte Zeitfenster für bestimmte Aufgaben oder Aktivitäten ein. Auf diese Weise wissen Sie, dass die Zeit, die Sie für bestimmte wichtige Aufgaben aufwenden, im Voraus geplant ist, und nichts kann Ihre Fortschritte bei den wichtigsten Prioritäten unterbrechen.

Hier erfahren Sie, wie Sie die Zeitsperre einführen:

1. Ermitteln Sie Ihre wichtigsten Aufgaben und schätzen Sie den Zeitbedarf für jede Aufgabe.

2. Unterteilen Sie Ihren Tag in Zeitblöcke (z. B. 30 Minuten, 1 Stunde) und weisen Sie jedem Block Aufgaben zu.

3. Betrachten Sie jeden Block als eine Verabredung mit sich selbst und vermeiden Sie Unterbrechungen während dieser konzentrierten Arbeitssitzungen.

4. Planen Sie Pausen und Pufferzeiten für unerwartete Aufgaben oder Verzögerungen ein.

5. Überprüfen Sie Ihre Zeitblöcke regelmäßig und passen Sie sie entsprechend Ihren Fortschritten und veränderten Prioritäten an.

5. Friss den Frosch

"Eat the Frog" ist eine Zeitmanagement-Strategie, die dazu anregt, die wichtigste, schwierigste oder gefürchtetste Aufgabe gleich morgens zu erledigen. Diese Aufgabe ist im Grunde Ihr "Frosch". Indem Sie diese Aufgabe früh erledigen, bauen Sie eine Dynamik und ein Gefühl der Erfüllung auf, das Sie durch den Rest des Tages trägt.

Ich muss zugeben, dass dies nicht meine Lieblingsmethode ist, da ich später am Tag immer aktiver werde, aber meine Kollegin Karolina liebt diese Methode. Hier ist, was sie sagt:

Meine Lieblingsstrategie für Zeitmanagement? Ich beginne den Tag oder die Woche mit der unangenehmsten Aufgabe. Diese Technik, die ich "den Frosch essen" nenne, stellt sicher, dass ich alle Aufgaben auf meiner To-Do-Liste erledige, nicht nur die, die ich interessant finde. Karolina Matyska, Senior Content Marketer

Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie diese Technik anwenden:

1. Bestimmen Sie Ihre wichtigste oder schwierigste Aufgabe für den Tag.

2. Erledigen Sie diese Aufgabe zuerst, bevor Sie zu anderen Aktivitäten übergehen.

3. Widerstehen Sie der Versuchung, zu prokrastinieren oder zuerst an leichteren Aufgaben zu arbeiten.

4. Feiern Sie Ihre Erfolge, um Ihre Produktivität während des Tages zu steigern.

5 Beste Zeitmanagement-Tools

Zeiterfassungstools sind in einem Unternehmen vielseitig einsetzbar. Zeiterfassungssoftware hilft bei der Erfassung der fakturierbaren Stunden, die dann den Kunden in Rechnung gestellt werden, und hilft, wichtige Entscheidungen auf der Grundlage der Zeiterfassungsdaten zu treffen. Gleichzeitig helfen solche Tools dabei, mit datengestützten Schätzungen bessere Projektmanagemententscheidungen zu treffen.

Lassen Sie uns gleich eintauchen und die Funktionen der einzelnen Zeitmanagement-Tools aufdecken.

1. Timeular für die zentrale Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung

Timeular ist eine All-in-One-App zur Zeiterfassung, die sich durch ihre intelligenten, sicheren und automatisierten Möglichkeiten zur Zeiterfassung auszeichnet, sowie durch den Zeiterfassungs-Würfel.

Darüber hinaus ist Timeular mit KI-Funktionen ausgestattet und ermöglicht auch die Nachverfolgung von Abwesenheiten, so dass eine einheitliche und automatisierte Lösung für mehrere Funktionen entsteht.

Timeular wurde von Capterra für seine Intuitivität als "Best Ease of Use Tool in 2023" ausgezeichnet und wird von mehr als 100.000 Nutzern verwendet. Timeular entfernt das Rätselraten aus Ihren Daten, während es eine einfache Verpflichtung Ihrerseits erfordert: Sie müssen nur eine Minute Ihres Tages mit dem Ausfüllen Ihrer Stundenzettel verbringen. Timeular kümmert sich um den Rest.

Hier sind die wichtigsten Funktionen von Timeular:

• Es bietet nahtlose Möglichkeiten zur Zeiterfassung: automatische Zeiterfassung, KI-basierte Zeiteingaben oder manuelle Zeiterfassung für die Altmodischen. Beachten Sie, dass Sie unabhängig von der Methode nicht mehr als 1 Minute pro Tag für die Zeiterfassung mit Timeular benötigen. So einfach ist das!

• Es ist die einzige App zur Zeiterfassung, die ein physisches Gerät enthält, das, sobald es umgedreht wird, eine andere Aufgabe in der Software erfasst.

Das coole Zeiterfassungs-Gadget von Timeular ist eine der Methoden zur schnellen Zeiterfassung

Seine 100.000 Nutzer lieben es, weil es die Zeiterfassung unterhaltsam, angenehm, schnell und greifbar macht.

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• Es ermöglicht den Benutzern die Automatisierung, Anpassung und den Export von Zeitberichte schnell. Der Bonus ist, dass die Berichte sauber aussehen und dass keine Excel-Formeln in den Prozess involviert sind.

• Es funktioniert als Überstunden-Trackerso dass alle Überstunden oder Fehlstunden eines Mitarbeiters automatisch in Berichten auf der Grundlage seiner voreingestellten Arbeitszeiten erfasst werden.

• Es soll mit Hilfe von KI individuelle Produktivitätsmuster erkennen , z. B. Apps, die Sie zum Zögern bringen oder Sie darüber informieren, zu welchen Zeiten Sie am produktivsten sind.

• Es erfasst die abrechenbaren Stunden und PTO-Verfolgung und sendet Benachrichtigungen, um detaillierte Zeiterfassungsbögen auszufüllen und dabei das Budget nicht zu überschreiten. Timeular ist für unbegrenzte Nutzer im Enterprise-Time-Tracking-Plan verfügbar, der Preis für einen persönlichen Plan beginnt bei $ 6,89.

2. Todoist für nahtlose Aufgabenverwaltung

Todoist ist ein einfaches, benutzerfreundliches Interface, das aufgrund seiner Hauptfunktion, den To-Do-Listen, ein leistungsstarkes Zeitmanagement ermöglicht .

Sie müssen bedenken, dass Todoist keine native Zeiterfassungssoftware ist, sondern ein Aufgabenmanagement-Tool. Es hilft Ihnen, Ihre Aufgaben in einer To-Do-Liste zu organisieren und zu planen sowie an Team-Projekten zusammenzuarbeiten.

Hier sind die wichtigsten Funktionen von Todoist:

• Die übersichtliche Benutzeroberfläche trägt zu einer reibungslosen Aufgabenverwaltung bei.

• Es unterstützt eine robuste Aufgabenverwaltung, indem es Ihnen erlaubt, wiederkehrende Termine festzulegen, Aufgaben nach Priorität, Abschnitten und Unterabschnitten zu kategorisieren;

• Sie können zu den zugewiesenen Aufgaben Sprachnotizen, Kommentare und Bildschirmfotos hinzufügen;

• Es enthält eine Vielzahl von Vorlagen, in die Sie Ihre Aufgaben einfügen können, anstatt eigene Vorlagen zu erstellen;

• Es macht die Zusammenarbeit einfach , indem Projekte mit Ihrem Team teilt und Aufgaben oder die Teamplanung delegiert;

• Es bringt Spaß und Freude in Ihre To-Do-Listen mit Gamification, indem es Ihnen eine Vorschau auf Ihre Leistungen gibt.

3. Erinnern Sie sich an die Milch für eine organisierte To-Do-Liste

Wie der Name schon sagt, wurde Remember the Milk entwickelt, um den Nutzern zu helfen, die Flasche Milch nicht mehr zu vergessen, die sie im Supermarkt kaufen wollten, aber ohne sie nach Hause gekommen sind.

Remember the Milk ist jedoch über die Einkaufslisten hinausgewachsen und unterstützt mehr als das. Es ist im Wesentlichen eine To-Do-Listen-App, die dazu dient, Aufgaben zu vereinfachen und effizient zu planen, ohne die wichtigsten Dinge zu vergessen.

Hier sind die wichtigsten Funktionen von Remember the Milk:

• Es enthält eine intelligente Listenfunktion, die automatisch neue Listen auf der Grundlage Ihrer Suchkriterien erstellt;

• Es bietet standortbezogene Erinnerungen, die ausgelöst werden, wenn Sie ein bestimmtes geografisches Gebiet oder einen bestimmten Ort betreten;

• Es bietet farbcodierte Tags, die helfen, Aufgaben anhand ihrer Farbe zu unterscheiden und zu priorisieren, damit Sie die Milch nicht mehr vergessen;

• Sie können Aufgaben nach Priorität filtern, um sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren.

• Es unterstützt die intuitive Aufgabenteilung und das Delegieren von Aufgaben , um nahtlos mit Ihrem Team zusammenzuarbeiten;

4. Wald für Fokus und Produktivität

Wie bereits im Abschnitt über Zeitmanagement erwähnt, ist es an sich keine leichte Aufgabe, sich zu konzentrieren. Forest versucht, das zu ändern, indem es den Prozess des Konzentrierens mit einem Wohltätigkeitsanreiz verbindet.

Wenn Sie eine Fokussierungssitzung abhalten, "pflanzen" Sie im Grunde einen virtuellen Baum. Wenn Sie die App vor der festgelegten Zeit verlassen, stirbt Ihr Baum. Im Laufe der Zeit wächst ein Wald, der Ihre Fokussitzungen repräsentiert, und das ist die visuelle Darstellung Ihrer Produktivität. Dies gibt der App einen Sinn und trägt zur ökologischen Nachhaltigkeit bei.

Hier sind die wichtigsten Funktionen von Forest:

• Es bietet spielerische Konzentrationssitzungen mit virtueller Baumpflanzung, um Ihren Fortschritt und Ihre Produktivität zu visualisieren;

• Es enthält anpassbare Fokus-Timer von 10 Minuten bis 2 Stunden, je nachdem, wie lange Sie fokussieren müssen;

• Durch eine Partnerschaft mit Trees for the Future gibt es eine echte Baumpflanzungsinitiative und freischaltbare Baumarten, die Sie motivieren sollen.

• Es ermöglicht gemeinsame Fokus-Sitzungen mit Freunden.

5. Trello für die Aufgaben- und Projektverwaltung

Sie haben sicher schon von Trello gehört, wenn Sie es nicht schon benutzen. Trello ist ein Projektmanagement-Tool, das komplexe Projekte in visuell ansprechende Tafeln verwandelt.

Trello besticht durch seine Einfachheit und ermöglicht es Ihnen, Aufgaben mit einer intuitiven Drag-and-Drop-Oberfläche zu organisieren, zu priorisieren und zu verfolgen.

• Es bietet ein visuelles Brett-, Listen- und Kartensystem für die Organisation von Aufgaben und Projekten, das es einfach macht, einen schnellen Überblick über den Projektfortschritt zu erhalten;

• Es verfügt über eine intuitive Drag-and-Drop-Funktionalität für eine super einfache Aufgabenverwaltung;

• Es enthält anpassbare Karten mit Checklisten, Fälligkeitsdaten und Anhängen und ermöglicht es jedem, Kommentare hinzuzufügen.

• Es lässt sich nahtlos mit einer Vielzahl von Tools integrieren, darunter Google Drive, Dropbox und Slack;

Beherrschen Sie Ihr Zeitmanagement

Ein effektives Zeitmanagement ist eine Kombination aus Zeitbewusstsein, dem Einsatz der richtigen Instrumente und Techniken und Konsequenz.

Denken Sie daran, dass die Beherrschung des Zeitmanagements auch ein fortlaufender Anpassungsprozess ist, aber wenn Sie alle oben vorgestellten Elemente miteinander verbinden, sollten Sie den Schlüssel zu einem erfolgreichen Zeitmanagement finden.

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