Zeitmanagement-Tools zur Steigerung deiner Produktivität

Es gibt keine andere Währung, an der wir alle gleichermaßen reich sind und die wir dennoch so oft verschwenden: Zeit.

Die Beherrschung des Zeitmanagements unterscheidet uns jedoch als Einzelpersonen und Unternehmen. Ein gutes Zeitmanagement kann Produktivität freisetzen, Stress reduzieren und die eigenen Ziele erreichen.

In diesem Artikel gebe ich dir Infos zu:

• Dem A und O eines effektiven Zeitmanagements

• Den Gründen, warum du Probleme mit dem Zeitmanagement hast

• Modernsten Zeitmanagement-Tools, die dir helfen, deine Zeit zu erfassen und zu kontrollieren

Was ist Zeitmanagement?

Zeitmanagement ist der Prozess der Planung und Kontrolle, wie viel Zeit wir für bestimmte Aktivitäten aufwenden. Dazu gehören die Festlegung von Zielen, die Priorisierung von Aufgaben und die effektive Zuweisung von Zeit, um die gewünschten Ergebnisse zu erreichen.

Es ermöglicht uns zwar, intelligenter zu arbeiten, produktiver zu sein und eine bessere Work-Life-Balance zu finden, aber die Feinabstimmung unseres Verhältnisses zur Zeit erfordert ein hohes Maß an Zeitmanagementfähigkeiten und ständige Anpassungen. Bei meinen Recherchen bin ich auf eine Definition gestoßen, die alle Facetten der Zeit und unseres Verhältnisses zur Zeit auf den Punkt bringt:

Warum hast du Probleme mit dem Zeitmanagement?

Ja, Zeitmanagement-Tools und -Techniken sind unbestreitbar von zentraler Bedeutung für unsere Produktivität und unsere Fähigkeit, unsere To-Do-Liste abzuarbeiten oder ein erfolgreiches Projektmanagement zu betreiben, aber sie sind nicht ausreichend.

Bevor wir uns also mit Techniken zur Zeiterfassung und den besten Zeitmanagement-Tools befassen, musst du dir Klarheit darüber verschaffen, warum du heute mit deinem Zeitmanagement kämpfst.

• Du überschätzt dich: Wir fallen oft dem Planungsirrtum zum Opfer, indem wir überschätzen, was wir in einem bestimmten Zeitrahmen erreichen können, und am Ende stapeln sich die To-Do-Listen. Wie oft nimmst du dir vor, einen Bericht in zwei Stunden fertig zu stellen, brauchst dann aber doch vier Stunden und bringst damit deinen gesamten Zeitplan durcheinander? Das hat mit dem Setzen realistischer Ziele zu tun, nicht mit dem Erlernen besserer Zeitmanagementpraktiken.

• Du setzt keine Prioritäten: Ohne klare Prioritäten verschwendest du möglicherweise Zeit mit weniger wichtigen Aufgaben und vernachlässigst deine wichtigsten. Verbringst du Stunden damit, nicht dringende E-Mails zu beantworten, während ein wichtiger Abgabetermin für ein wichtiges Projekt nicht eingehalten werden kann? Dann solltest du zuerst an der Priorisierung deiner Aufgaben arbeiten.

• Du lässt dich leicht ablenken: Heutzutage kann man Ablenkungen, Benachrichtigungen und sofortige Befriedigung nicht wirklich vermeiden. Der Satz "Ich schaue nur kurz in die sozialen Medien" wird leicht zu einer Stunde verlorener Produktivität. Es könnte nützlich sein, zuerst zu lernen, wie du die Prokrastination überwindest.

• Du planst nicht realistisch: Wenn du nicht im Voraus planst, führt dies zu Zeitverschwendung und verpassten Terminen, ganz zu schweigen von Zeitangst. Du musst alles, was zu tun ist, gründlich durchdenken und deine Aufgaben und dein Arbeitspensum kritisch planen.

• Du verwendest veraltete Tools: So sehr uns Tools dabei helfen, die Produktivität zu steigern und großartige Arbeit zu leisten, so sehr bremsen sie uns auch aus und blockieren unseren Fortschritt, wenn sie veraltet sind. Unabhängig davon, ob es sich um ein Projektmanagement-Tool oder ein Aufgabenmanagement-Tool handelt, muss es schnell und automatisch sein und deine Arbeit beschleunigen, anstatt sie zu unterbrechen.

• Du sagst nie nein zur Arbeit: Wenn du zu viele Verpflichtungen eingehst, kann deine Zeit zu knapp bemessen sein. Du musst herausfinden, ob du mit einem grundlegenden Zeitmanagementproblem oder mit der Unfähigkeit, Nein zu sagen, zu kämpfen hast, und dann eine Zeiterfassungssoftware verwenden. Ich habe einen umfassenden Leitfaden zum Thema "Nein sagen bei der Arbeit" geschrieben, der dir in diesem Fall helfen könnte.

Wusstest du, dass selbst eine einfache Methode wie "Don't Break the Chain", die Produktivitätsmethode, die Seinfeld zu einer Legende machte, große Auswirkungen auf deine Produktivität haben kann?

Erfasse deine Zeit, um Richards Erfolg zu wiederholen

"Wir sind um 20 % rentabler geworden, weil sich jeder an die Zeiterfassung gewöhnt hat". - Richard Wingfield, leitender Geek bei Envision Design

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Vergewissere dich, dass du diese Herausforderungen verstehst, denn das ist der erste Schritt zu ihrer Bewältigung, bevor du andere Zeitmanagementtechniken anwendest oder in Zeiterfassungssoftware investierst. Nichtsdestotrotz sollten wir herausfinden, welche der folgenden Zeitmanagement-Strategien zu dir passt.

Anzuwendende Zeitmanagementtechniken

1. Die Pomodoro-Technik

Diese von Francesco Cirillo als Student entwickelte Technik verwendet einen Timer, um die Arbeit in Intervalle zu unterteilen. Ich bin vielleicht voreingenommen, da es mein Lieblingszeitmanagementsystem ist, aber es bewirkt Wunder bei der Art und Weise, wie ich an die Aufgabenverwaltung herangehe.

Mit dem Pomodoro-Timer hast du also eine Konzentrationssitzung von 25 Minuten (genannt "Pomodoros"), die durch eine kurze Pause von 5 Minuten unterbrochen wird. Dann wird der Zyklus fortgesetzt. Die Länge der Pomodoro-Arbeitssitzung kann variieren, je nachdem, wie viel Zeit du für die Konzentration benötigst.

Dieser Time Tracker hilft mir, mich jeweils 25 Minuten lang zu konzentrieren und meine Aufmerksamkeit auf eine einzige Aufgabe zu lenken, die ich in dieser Zeit erledigen muss.

Wie man die Pomodoro-Technik anwendet:

1. Wähle eine Aufgabe, an der du arbeiten möchtest.

2. Stelle einen Timer für 25 Minuten ein.

3. Arbeite an der Aufgabe, bis der Timer klingelt.

4. Mache eine kurze 5-minütige Pause.

5. Wiederhole das.

6. Nach vier Pomodoros machst du eine längere Pause von 15-30 Minuten.

2. Die 1-3-5-Regel

Die 1-3-5-Regel ist eine einfache Methode zur Priorisierung täglicher Aufgaben, seien es Verwaltungsaufgaben oder Aufgaben, die mehr geistige Kapazität erfordern. Ich habe diese Technik vor kurzem entdeckt, und ich muss sagen, dass sie mir das Gefühl gibt, dass ich mehrere unterschiedliche Aufgaben an einem Tag bewältige. Außerdem habe ich festgestellt, dass sie mir hilft, mein Arbeitspensum auszubalancieren und den Arbeitsfortschritt leicht zu verfolgen.

Diese Regel beinhaltet die Vervollständigung der folgenden Punkte:

1. Eine große Aufgabe

2. Drei mittlere Aufgaben

3. Fünf kleine Aufgaben

Klingt machbar, oder? Für mich war das ein echter Wendepunkt, der die Dinge in die richtige Perspektive rückte, wenn es um die Verteilung von Aufgaben und Zeit geht. Vor allem, wenn man die Schwierigkeit einiger seiner Aufgaben übersieht und das Gefühl hat, dass man an einem Tag mehr erreichen kann, als man tatsächlich schafft.

So verwenden Sie die 1-3-5-Regel:

1. Ermittle die eine wichtige Aufgabe, die viel Zeit und Mühe erfordert.

2. Wähle drei mittlere Aufgaben aus, die wichtig, aber weniger zeitaufwendig sind als deine große Aufgabe.

3. Wähle fünf kleine Aufgaben, die schnell erledigt werden können, z. B. das Beantworten von E-Mails oder das Aktualisieren deiner Aufgabenliste.

4. Konzentriere dich auf die Erledigung dieser neun Aufgaben im Laufe des Tages.

Beispiel: Deine 1-3-5-Liste könnte das Schreiben eines Projektvorschlags (große Aufgabe), die Durchführung von Recherchen, die Aktualisierung einer Tabellenkalkulation, die Vorbereitung einer Teambesprechung (mittlere Aufgaben), die Beantwortung von E-Mails, die Aktualisierung Ihres Kalenders und die Ablage von Spesenabrechnungen (kleine Aufgaben) umfassen.

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3. Die Eisenhower-Matrix

Die nach Präsident Dwight D. Eisenhower benannte Eisenhower-Matrix hilft dir, Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu priorisieren. Mit diesem leistungsstarken Zeitmanagement-Tool lernst du, Aufgaben in die folgenden vier Quadranten einzuteilen:

• Dringend und wichtig (Tun): Krisen, dringende Probleme oder termingerechte Projekte.

• Wichtig, aber nicht dringend (Planen): Planung oder Aufbau von Beziehungen.

• Dringend, aber nicht wichtig (Delegieren): Unterbrechungen, Anrufe oder einige Sitzungen, bei denen deine Anwesenheit nicht zwingend erforderlich ist.

• Weder dringend noch wichtig (Eliminieren): Zeitfresser, E-Mails, die warten können, oder Telefonanrufe.

Wie wendet man die Zeitmanagement-Matrix:

1. Liste alle deine Aufgaben für den Tag oder die Woche auf.

2. Beurteile die Dringlichkeit und Wichtigkeit der einzelnen Aufgaben.

3. Ordne jede Aufgabe entsprechend in Quadranten ein.

4. Ergreife Maßnahmen: Beginne mit wichtigen und dringenden Aufgaben, gefolgt von den anderen Quadranten.

4. Zeitblockierung

Die Time-Blocking-Methode hilft dir, deine Zeit buchstäblich zu "blockieren" und zu schützen. Dabei teilst du deinen Tag in bestimmte Zeitfenster für bestimmte Aufgaben oder Aktivitäten ein. Auf diese Weise weißt du, dass die Zeit, die du für bestimmte wichtige Aufgaben aufwendest, im Voraus geplant hast, und nichts kann deine Fortschritte bei den wichtigsten Prioritäten unterbrechen.

Hier erfährst du, wie du die Zeitsperre einführst:

1. Ermittle deine wichtigsten Aufgaben und schätze den Zeitbedarf für jede Aufgabe.

2. Unterteile deinen Tag in Zeitblöcke (z. B. 30 Minuten, 1 Stunde) und weise jedem Block Aufgaben zu.

3. Betrachte jeden Block als eine Verabredung mit dir selbst und vermeide Unterbrechungen während dieser konzentrierten Arbeitssitzungen.

4. Plane Pausen und Pufferzeiten für unerwartete Aufgaben oder Verzögerungen ein.

5. Überprüfe deine Zeitblöcke regelmäßig und passe sie entsprechend deinen Fortschritten und veränderten Prioritäten an.

Empfohlene Lektüre:

• Der 2 2 3 Zeitplan
• Produktivität im Unternehmen neu erfunden: Unkonventionelle Wege, um der Konkurrenz voraus zu sein.

5. Friss den Frosch

"Eat the Frog" ist eine Zeitmanagement-Strategie, die dazu anregt, die wichtigste, schwierigste oder gefürchtetste Aufgabe gleich morgens zu erledigen. Diese Aufgabe ist im Grunde Ihr "Frosch". Indem du diese Aufgabe früh erledigst, baust du eine Dynamik und ein Gefühl der Erfüllung auf, das dich durch den Rest des Tages trägt.

Ich muss zugeben, dass dies nicht meine Lieblingsmethode ist, da ich später am Tag immer aktiver werde, aber meine Kollegin Karolina liebt diese Methode. Hier ist, was sie sagt:

Meine Lieblingsstrategie für Zeitmanagement? Ich beginne den Tag oder die Woche mit der unangenehmsten Aufgabe. Diese Technik, die ich "den Frosch essen" nenne, stellt sicher, dass ich alle Aufgaben auf meiner To-Do-Liste erledige, nicht nur die, die ich interessant finde. Karolina Matyska, Senior Content Marketer

Im Folgenden wird beschrieben, wie du diese Technik anwendest:

1. Bestimme deine wichtigste oder schwierigste Aufgabe für den Tag.

2. Erledige diese Aufgabe zuerst, bevor du zu anderen Aktivitäten übergehst.

3. Widerstehe der Versuchung, zu prokrastinieren oder zuerst an leichteren Aufgaben zu arbeiten.

4. Feiere deine Erfolge, um deine Produktivität während des Tages zu steigern.

5 Beste Zeitmanagement-Tools

Zeiterfassungstools sind in einem Unternehmen vielseitig einsetzbar. Zeiterfassungssoftware hilft bei der Erfassung der fakturierbaren Stunden, die dann den Kunden in Rechnung gestellt werden. Sie hilft, wichtige Entscheidungen auf der Grundlage der Zeiterfassungsdaten zu treffen. Gleichzeitig helfen solche Tools dabei, mit datengestützten Schätzungen bessere Entscheidungen im Projektmanagement zu treffen. Bevor du dich für ein Tool entscheidest, solltest du dir über die Nachteile der elektronischen Überwachung im Klaren sein.

Lass uns gleich eintauchen und die Funktionen der einzelnen Zeitmanagement-Tools aufdecken.

1. Timeular für die zentrale Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung

Timeular ist eine All-in-One-App zur Zeiterfassung, die sich durch ihre intelligenten, sicheren und automatisierten Möglichkeiten zur Zeiterfassung auszeichnet, sowie durch den Zeiterfassungs-Würfel.

Darüber hinaus ist Timeular mit KI-Funktionen ausgestattet und ermöglicht auch die Nachverfolgung von Abwesenheiten, so dass eine einheitliche und automatisierte Lösung für mehrere Funktionen entsteht.

Timeular wurde von Capterra für seine Intuitivität als "Best Ease of Use Tool in 2023" ausgezeichnet und wird von mehr als 100.000 Nutzern verwendet. Timeular entfernt das Rätselraten aus deinen Daten, und erfordert nur eine einfache Verpflichtung deinerseits: Du musst nur eine Minute deines Tages mit dem Ausfüllen deiner Stundenzettel verbringen. Timeular kümmert sich um den Rest.

Hier sind die wichtigsten Funktionen von Timeular:

• Es bietet nahtlose Möglichkeiten zur Zeiterfassung: automatische Zeiterfassung, KI-basierte Zeiteingaben oder manuelle Zeiterfassung für die Altmodischen. Beachte, dass du unabhängig von der Methode nicht mehr als 1 Minute pro Tag für die Zeiterfassung mit Timeular benötigst. So einfach ist das!

• Es ist die einzige App zur Zeiterfassung, die ein physisches Gerät enthält, das, sobald es umgedreht wird, eine andere Aufgabe in der Software erfasst.

Das coole Zeiterfassungs-Gadget von Timeular ist eine der Methoden zur schnellen Zeiterfassung

Seine 100.000 Nutzer lieben es, weil es die Zeiterfassung unterhaltsam, angenehm, schnell und greifbar macht.

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• Es ermöglicht den Benutzern die Automatisierung, Anpassung und den Export von Zeitberichte schnell. Der Bonus ist, dass die Berichte sauber aussehen und dass keine Excel-Formeln in den Prozess involviert sind.

• Es funktioniert als Überstunden-Tracker, so dass alle Überstunden oder Fehlstunden eines Mitarbeiters automatisch in Berichten auf der Grundlage seiner voreingestellten Arbeitszeiten erfasst werden.

• Es soll mit Hilfe von KI individuelle Produktivitätsmuster erkennen , wie z. B. Apps, die dich zum Prokrastinieren verleiten, oder dir mitzuteilen, zu welchen Zeiten du am produktivsten bist.

• Es erfasst die abrechenbaren Stunden und PTO-Verfolgung und sendet Benachrichtigungen, um detaillierte Zeiterfassungsbögen auszufüllen und dabei das Budget nicht zu überschreiten. Timeular ist für unbegrenzte Nutzer im Enterprise-Time-Tracking-Plan verfügbar, der Preis für einen persönlichen Plan beginnt bei $ 6,89.

  

2. Todoist für nahtlose Aufgabenverwaltung

Todoist ist ein einfaches, benutzerfreundliches Interface, das aufgrund seiner Hauptfunktion, den To-Do-Listen, ein leistungsstarkes Zeitmanagement ermöglicht.

Du musst bedenken, dass Todoist keine native Zeiterfassungssoftware ist, sondern ein Aufgabenmanagement-Tool. Es hilft dir, deine Aufgaben in einer To-Do-Liste zu organisieren und zu planen sowie an Team-Projekten zusammenzuarbeiten.

Hier sind die wichtigsten Funktionen von Todoist:

• Die übersichtliche Benutzeroberfläche trägt zu einer reibungslosen Aufgabenverwaltung bei.

• Es unterstützt eine robuste Aufgabenverwaltung, indem es dir erlaubt, wiederkehrende Termine festzulegen, Aufgaben nach Priorität, Abschnitten und Unterabschnitten zu kategorisieren;

• Du kannst zu den zugewiesenen Aufgaben Sprachnotizen, Kommentare und Bildschirmfotos hinzufügen;

• Es enthält eine Vielzahl von Vorlagen, in die du deine Aufgaben einfügen kannst, anstatt eigene Vorlagen zu erstellen;

• Es macht die Zusammenarbeit einfach , indem es Projekte mit deinem Team teilt und Aufgaben oder die Teamplanung delegiert;

• Es bringt Spaß und Freude in deine To-Do-Listen mit Gamification, indem es dir eine Vorschau auf deine Leistungen gibt.

3. Erinnere dich an die Milch für eine organisierte To-Do-Liste

Wie der Name schon sagt, wurde Remember the Milk entwickelt, um den Nutzern zu helfen, die Flasche Milch nicht mehr zu vergessen, die sie im Supermarkt kaufen wollten, aber ohne sie nach Hause gekommen sind.

Remember the Milk ist jedoch über die Einkaufslisten hinausgewachsen und unterstützt mehr als das. Es ist im Wesentlichen eine To-Do-Listen-App, die dazu dient, Aufgaben zu vereinfachen und effizient zu planen, ohne die wichtigsten Dinge zu vergessen.

Hier sind die wichtigsten Funktionen von Remember the Milk:

• Es enthält eine intelligente Listenfunktion, die automatisch neue Listen auf der Grundlage deiner Suchkriterien erstellt;

• Es bietet standortbezogene Erinnerungen, die ausgelöst werden, wenn du ein bestimmtes geografisches Gebiet oder einen bestimmten Ort betrittst;

• Es bietet farbcodierte Tags, die helfen, Aufgaben anhand ihrer Farbe zu unterscheiden und zu priorisieren, damit du die Milch nicht mehr vergisst;

• Du kannst Aufgaben nach Priorität filtern, um dich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren.

• Es unterstützt die intuitive Aufgabenteilung und das Delegieren von Aufgaben, um nahtlos mit deinem Team zusammenzuarbeiten;

4. Forest für Fokus und Produktivität

Wie bereits im Abschnitt über Zeitmanagement erwähnt, ist es an sich keine leichte Aufgabe, sich zu konzentrieren. Forest versucht, das zu ändern, indem es den Prozess des Konzentrierens mit einem Wohltätigkeitsanreiz verbindet.

Wenn du eine Fokussierungssitzung abhältst, "pflanzt" du im Grunde einen virtuellen Baum. Wenn du die App vor der festgelegten Zeit verlässt, stirbt dein Baum. Im Laufe der Zeit wächst ein Wald, der deine Fokussitzungen repräsentiert, und das ist die visuelle Darstellung deiner Produktivität. Dies gibt der App einen Sinn und trägt zur ökologischen Nachhaltigkeit bei.

Hier sind die wichtigsten Funktionen von Forest:

• Es bietet spielerische Konzentrationssitzungen mit virtueller Baumpflanzung, um deinen Fortschritt und deine Produktivität zu visualisieren;

• Es enthält anpassbare Fokus-Timer von 10 Minuten bis 2 Stunden, je nachdem, wie lange dich konzentrieren musst;

• Durch eine Partnerschaft mit Trees for the Future gibt es eine echte Baumpflanzungsinitiative und freischaltbare Baumarten, die dich motivieren sollen.

• Es ermöglicht gemeinsame Fokus-Sitzungen mit Freunden.

5. Trello für die Aufgaben- und Projektverwaltung

Du hast sicher schon von Trello gehört, wenn du es nicht schon verwendest. Trello ist ein Projektmanagement-Tool, das komplexe Projekte in visuell ansprechende Tafeln verwandelt.

Trello besticht durch seine Einfachheit und ermöglicht es dir, Aufgaben mit einer intuitiven Drag-and-Drop-Oberfläche zu organisieren, zu priorisieren und zu erfassen.

• Es bietet ein visuelles Brett-, Listen- und Kartensystem für die Organisation von Aufgaben und Projekten, das es einfach macht, einen schnellen Überblick über den Projektfortschritt zu erhalten;

• Es verfügt über eine intuitive Drag-and-Drop-Funktionalität für eine super einfache Aufgabenverwaltung;

• Es enthält anpassbare Karten mit Checklisten, Fälligkeitsdaten und Anhängen und ermöglicht es jedem, Kommentare hinzuzufügen.

• Es lässt sich nahtlos mit einer Vielzahl von Tools integrieren, darunter Google Drive, Dropbox und Slack;

Beherrsche dein Zeitmanagement

Ein effektives Zeitmanagement ist eine Kombination aus Zeitbewusstsein, dem Einsatz der richtigen Instrumente und Techniken und Konsequenz.

Denke daran, dass die Beherrschung des Zeitmanagements auch ein fortlaufender Anpassungsprozess ist, aber wenn du alle oben vorgestellten Elemente miteinander verbindest, solltest du den Schlüssel zu einem erfolgreichen Zeitmanagement finden.

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