Arkusz czasu pracy dla wielu pracowników: 3 darmowe szablony + przewodnik konfiguracji
Śledzenie tego, jak spędza się czas, jest trudne, a co dopiero śledzenie tego, jak wielu pracowników spędza czas w pracy.
Dlatego w tym artykule znajdziesz bezpłatne szablony do śledzenia czasu pracy wielu pracowników, dowiesz się, jak tworzyć i dostosowywać własne karty czasu pracy oraz poznasz cyfrową alternatywę dla szablonów.
Do dzieła.
Szybkie pobieranie:
Zanim zagłębimy się w temat, poniżej przedstawiamy wersje do druku naszych szablonów timesheetów. Wszystkie są dostępne w Arkuszach Google, szablonach arkuszy czasu pracy w Excelu i darmowych szablonach arkuszy czasu pracy w formacie PDF. Wystarczy uzyskać do nich dostęp, aby pobrać wszystkie formaty:
- Szablon dziennej karty czasu pracy pracownika
- Szablon tygodniowego harmonogramu
- Miesięczny szablon karty czasu pracy
Szablon dziennego harmonogramu
Ten szablon dziennej ewidencji czasu pracy pozwala liderom zespołów i menedżerom śledzić godziny pracy pracowników i uzyskać podsumowanie całkowitej liczby godzin przepracowanych przez nich każdego dnia w szczegółowy sposób.
Dane ewidencji czasu pracy obejmują przerwy pracownika, niezależnie od tego, czy jest on chory, czy ma wolne w danym dniu. Ten szablon karty czasu pracy spełnia następujące funkcje:
- Zbieranie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy wielu pracowników w jednym arkuszu czasu pracy.
- Zrozumienie wzorców przerw dla każdego członka zespołu.
- Zbieraj wszystkie nadgodziny, dni chorobowe i godziny nadliczbowe swojego zespołu.
- Twórz dzienne karty czasu pracy dla całego zespołu i wysyłaj je do zespołu ds. płac.
- Wyodrębnij wszystkie dane z szablonów arkuszy czasu G-sheet lub Microsoft Excel i dodaj je do szerszego raportu, takiego jak tygodniowy lub miesięczny szablon arkusza czasu. W ten sposób można zrozumieć wzorce wykorzystania w zespole lub wykorzystać szablon timesheet w planowaniu wydajności dla przyszłych projektów.
Pobierz szablon dziennej ewidencji czasu pracy tutaj:
- Pobierz szablon Arkuszy Google
- Pobierz szablon Microsoft Excel
- Pobierz darmowy szablon PDF do wydrukowania
Szablon tygodniowego harmonogramu
Jeśli chcesz mieć tygodniowy przegląd, tygodniowy szablon timesheet jest narzędziem, którego potrzebujesz. Pomaga on w śledzeniu godzin przepracowanych przez cały tydzień, dzięki czemu można z łatwością zarządzać godzinami pracy pracowników bez konieczności żonglowania wieloma kartami czasu pracy w tym samym czasie.
Pobierz i korzystaj z tego arkusza czasu pracy, ponieważ spełnia on wiele funkcji, ale pamiętaj, aby dostosować go do swoich potrzeb i potrzeb swojego zespołu.
Pobierz szablon tygodniowego harmonogramu tutaj:
- Pobierz szablon Arkuszy Google
- Pobierz szablon Microsoft Excel
- Pobierz darmowy szablon PDF do wydrukowania
Miesięczny szablon karty czasu pracy
Jeśli szukasz miesięcznego rozwiązania do śledzenia czasu pracy, łączącego szczegółową dzienną rejestrację czasu pracy z dokładnym zarządzaniem frekwencją, miesięczny szablon karty czasu pracy jest dla Ciebie odpowiedni. Szablon ten zawiera niezbędne informacje o pracownikach i szczegółowe śledzenie regularnych godzin pracy, przerw, WOM, zwolnień lekarskich i nadgodzin.
Jest wszechstronny, co czyni go idealnym rozwiązaniem dla firm, które muszą prowadzić dokładne miesięczne rejestry pracowników, ale pamiętają o dostosowaniu ich do potrzeb swoich i swojego zespołu.
Pobierz szablony miesięcznych kart czasu pracy tutaj:
- Pobierz szablon Arkuszy Google
- Pobierz szablon Microsoft Excel
- Pobierz darmowy szablon PDF do wydrukowania
Kto powinien korzystać z szablonów kart czasu pracy dla wielu pracowników?
Szablon karty czasu pracy dla wielu pracowników jest niezbędny dla wszystkich typów organizacji o zróżnicowanej strukturze pracowników i różnych potrzebach w zakresie śledzenia czasu pracy.
Firmy z różnymi typami personelu, takimi jak pracownicy pełnoetatowi, kontrahenci, pracownicy zmianowi i zespoły projektowe, odnoszą znaczne korzyści ze stosowania różnych formatów kart czasu pracy.
Na przykład, jeśli jesteś właścicielem agencji marketingowej, możesz potrzebować kart czasu pracy dla zespołu kreatywnego, szablonów dla freelancerów dla wykonawców i szablonów miesięcznych kart czasu pracy dla pracowników administracyjnych. Innym przykładem są firmy budowlane. Często wymagają one zarówno dziennych kart czasu pracy dla pracowników na miejscu, jak i tygodniowych szablonów dla kierowników projektów.
Podobnie, placówki opieki zdrowotnej korzystają z 24-godzinnych szablonów dla personelu medycznego, używając jednocześnie standardowych szablonów dziennych dla personelu pomocniczego. Nawet małe firmy o zróżnicowanej działalności, takie jak restauracje zatrudniające zarówno personel kuchenny, jak i kierowców dostawczych, znajdują wartość w utrzymywaniu wielu formatów kart czasu pracy, aby dokładnie śledzić różne schematy pracy i struktury płatności.
Kluczem jest to, że organizacje o złożonych potrzebach w zakresie zarządzania pracownikami mogą lepiej radzić sobie z różnorodnymi wymaganiami dotyczącymi śledzenia czasu pracy dzięki wyspecjalizowanym szablonom.
Jak stworzyć kartę czasu pracy dla wielu pracowników?
Jeśli powyższe szablony kart czasu pracy nie odpowiadają Twoim potrzebom, możesz utworzyć własny, dostosowany szablon dla wielu pracowników. Należy jednak pamiętać, że tworzenie własnych szablonów wymaga więcej czasu na wstępną konfigurację niż korzystanie z bezpłatnych gotowych szablonów.
Alternatywą dla tworzenia od podstaw jest dostosowanie i adaptacja darmowego szablonu timesheet do własnego scenariusza. Stworzyliśmy również inne rodzaje szablonów, takie jak szablon ewidencji czasu pracy dla większych zespołów, pracowników indywidualnych lub przedsiębiorców. Pobierz i dostosuj je do swoich potrzeb.
- Szablon karty czasu pracy projektu
- Szablon karty czasu pracy dla freelancera
- Szablon 24-godzinnego dziennego harmonogramu
Wracając do tworzenia szablonów kart czasu pracy, należy pamiętać, aby dokładnie rozważyć specyficzne potrzeby organizacji i strukturę zatrudnienia.
Pierwszym krokiem w tworzeniu szablonu karty czasu pracy dla wielu pracowników jest określenie podstawowych elementów śledzenia. Te elementy to:
- Informacje o pracowniku (imię i nazwisko, identyfikator, dział)
- Informacje o przełożonym (imię i nazwisko, identyfikator, dział)
- Pola dnia i daty
Następnie warto rozważyć dodanie kolumn specyficznych dla projektu, takich jak poniższe:
- Opisy zadań
- Czas spędzony na każdym zadaniu
- Terminy składania wniosków
- Godziny podlegające rozliczeniu
- Nazwy klientów lub projektów, w razie potrzeby
- Określone kategorie godzin pracy (regularne, nadgodziny, WOM)
- Czas trwania przerw i przerwy na lunch
- Czas startu/mety
W celu uzyskania dokładnych obliczeń należy uwzględnić formuły automatycznego obliczania sum dziennych i miesięcznych, stawek za nadgodziny i wynagrodzenia końcowego. Należy również pamiętać o następujących elementach administracyjnych:
- Pola zatwierdzenia przez przełożonego
- Miejsca na podpisy
Aby uzyskać maksymalną funkcjonalność, należy uwzględnić reguły sprawdzania poprawności danych , aby zapobiec typowym błędom podczas wprowadzania danych, a także rozważyć dodanie rozwijanych menu dla powtarzających się wpisów, takich jak nazwy projektów lub typy zadań.
Jak rozpowszechniać i wdrażać szablony?
Wdrażanie szablonów kart czasu pracy w zespole nie zawsze przebiega tak sprawnie, jak byśmy sobie tego życzyli, ale dzięki strategicznemu podejściu można zapewnić ich spójne przyjęcie.
Oto kilka pomysłów na to, jak upewnić się, że szablony są rozpowszechniane i wykorzystywane:
- Rozpocznij od krótkiej sesji szkoleniowej, aby zapoznać zespół ze strukturą szablonu. Wyjaśnij cel każdego pola i cel samego szablonu.
- Udostępniaj szablon za pośrednictwem scentralizowanego systemu, takiego jak firmowy dysk współdzielony lub platforma zarządzania projektami. Najlepiej jest zablokować szablon główny i poprosić pracowników o "Zapisz jako" z ich nazwiskiem i datą.
- Skonfiguruj przypomnienia o terminach składania wniosków.
- Stwórz prostą "ściągawkę" ze zrzutami ekranu dla najczęściej zadawanych pytań na wypadek, gdyby ktoś miał pytania, dopóki nie przyzwyczai się do nowego instrumentu.
- Zaplanuj przesyłanie kart czasu pracy jako cykliczne wydarzenie w kalendarzu dla całego zespołu.
- Używaj folderów udostępnionych z jasnymi konwencjami nazewnictwa (np. "SUBMITTED_November_2024").
Rzeczywistość, którą usłyszeliśmy od naszych klientów jest taka, że zanim przeszli na cyfrowe aplikacje do ewidencji czasu pracyokoło 20% ich zespołów wypełniało każde pole idealnie i na czas. Kolejne 60% wymagało ciągłego nakłaniania do wypełniania szablonów timesheetów, podczas gdy pozostałe 20% musiało za każdym razem gonić.
Dlatego też szablony kart czasu pracy nie są tak przyjazne dla użytkownika, ale zanim przejdziemy do wad szablonów, oto kilka sugestii, które słyszeliśmy, a które mogą się sprawdzić:
- Regularne, ale krótkie przypomnienia (szybka wiadomość na Slacku czasami czyni cuda).
- Wyznaczenie "współpracownika ds. ewidencji czasu pracy" w każdym dziale, który będzie konsekwentnie przypominał o ewidencji czasu pracy.
- Comiesięczne przeglądy w celu wychwycenia i naprawienia typowych błędów, które infiltrują szablony.
- Zachowaj prostotę. Im bardziej wyszukany szablon, tym mniejsze prawdopodobieństwo, że ludzie będą go poprawnie używać.
Dlaczego szablony kart czasu pracy są nieskuteczne?
Mimo że szablony ewidencji czasu pracy są wygodne w użyciu i w większości przypadków bezpłatne, mają one wiele wad. Niektóre z nich wymieniłem powyżej, ale tutaj jest ich jeszcze więcej:
- Są one uciążliwe i wymagają ręcznego wypełniania, więc są czasochłonne.
- Pracownicy często zapominają o przekazaniu szablonów swoim współpracownikom, szczególnie w przypadku szablonów arkuszy czasu pracy Excel. Dlatego pozostają one niewypełnione.
- Pracownicy często niechętnie korzystają z szablonów śledzenia czasu pracy, ponieważ nie widzą w nich żadnej wartości.
- Ręczna ewidencja czasu pracy jest podatna na błędy ludzkie i trudna do skalowania w większych zespołach.
- Możliwości edycjii zatwierdzania są ograniczone.
- Szablony arkuszy czasu pracy nie oferują danych w czasie rzeczywistym, dzięki czemu można podejmować świadome i szybkie decyzje w razie potrzeby.
W czym dedykowane oprogramowanie do ewidencji czasu pracy jest lepsze od szablonów?
Cyfrowe aplikacje do ewidencji czasu pracy, takie jak Timeular są przeznaczone do śledzenia całej pracy bez ręcznej ingerencji z Twojej strony i automatycznie generują wszystkie potrzebne dane.
Oto zestawienie tego, do czego można uzyskać dostęp za pośrednictwem strony Timeular:
- Możliwość automatycznego śledzenia czasu dzięki sztucznej inteligencji. Aplikacja zasadniczo przechwytuje całą pracę w tle i kojarzy działania wykonywane przez użytkownika z zadaniami. Użytkownik nie musi podejmować żadnych działań.
- Menedżerowie mają pełny przegląd czasu pracy pracowników, a karty czasu pracy są generowane automatycznie.
- Spotkania pobierane z zewnętrznych kalendarzy, takich jak Google, Outlook i iCal, w celu zapewnienia dokładnej ewidencji czasu pracy.
- Możliwość śledzenia czasu w różnych obszarach , takich jak członkowie zespołu, projekty, konkretne zadania i budżety czasowe.
- Sugestie AI dotyczące wpisywania czasu na podstawie kalendarza i wcześniejszych wpisów, dzięki czemu nie tracisz czasu na dwukrotne wprowadzanie tych samych zadań.
- Zautomatyzowane i konfigurowalne raporty generowane automatycznie przez system raportowania czasu pracy.
Szablony arkuszy czasu pracy są świetnym punktem wyjścia do śledzenia czasu pracy pracowników, ale jeśli potrzebujesz bardziej dokładnego i skutecznego sposobu śledzenia czasu pracy pracowników, Timeular może pomóc.
