Tidrapport för flera anställda: 3 gratis mallar + installationsguide

Författare: Madalina Roman

Att hålla reda på hur du spenderar din tid är en utmaning, för att inte tala om att hålla reda på hur flera anställda spenderar tid på jobbet.

Därför hittar du i den här artikeln gratis mallar för att spåra tidrapporter för flera anställda, lära dig hur du bygger och anpassar dina egna tidrapporter och utforska ett digitalt alternativ till mallar.

Nu sätter vi igång.

Snabba nedladdningar:

Innan du dyker in, här är de utskrivbara versionerna av våra mallar för tidtabeller. Alla dessa finns tillgängliga i Google Sheets, Excel-mallformat för tidtabeller och gratis utskrivbara mallar för tidtabeller i PDF-format. Öppna dem bara så kan du ladda ner alla format:

Mall för daglig tidrapport

Med den här mallen för dagliga tidrapporter kan teamledare och chefer följa upp medarbetarnas arbetstid och få en detaljerad sammanfattning av det totala antalet timmar som de arbetar per dag.

Tidrapportsdata innehåller en anställds raster, oavsett om de är sjuka eller har ledigt den dagen. Denna mall för tidrapport uppfyller följande funktioner:

  • Samla start- och sluttider för flera anställda i en enda tidrapport.
  • Förstå brytmönster för varje teammedlem.
  • Samla alla PTO, sjukdagar och övertidstimmar för ditt team.
  • Skapa dagliga tidrapporter för hela teamet och skicka dem till ditt löneteam.
  • Extrahera all data från dina mallar för tidrapporter i G-sheet eller Microsoft Excel och lägg till den i en bredare rapport, t.ex. en mall för tidrapporter per vecka eller månad. På så sätt kan du förstå utnyttjandemönster i ditt team eller använda tidrapportmallen i kapacitetsplanering för framtida projekt.

Ladda ner mallen för den dagliga tidrapporteringen här:

Tidrapport för flera anställda

Mall för veckotidtabell

Om du vill ha en veckovis översikt är mallen för veckovisa tidrapporter det instrument du behöver. Den hjälper till att hålla reda på arbetade timmar för hela veckan, och på så sätt kan du enkelt hantera anställdas timmar utan att jonglera med flera tidrapporter samtidigt.

Ladda ner och använd den här tidrapporten eftersom den fyller flera funktioner, men kom ihåg att anpassa den efter dina och ditt teams behov.

Ladda ner mallen för veckotidrapporter här:

mall för tidrapport

Mall för månatlig tidrapport

Om du letar efter en lösning för månatlig tidrapportering som kombinerar detaljerad daglig tidloggning med noggrann närvarohantering, passar mallen för månatlig tidrapport dig. Den här mallen innehåller viktig information om anställda och detaljerad spårning av ordinarie timmar, raster, PTO, sjukfrånvaro och övertid.

Den är heltäckande, vilket gör den idealisk för företag som behöver föra korrekta månatliga personalregister, men som samtidigt vill anpassa dem efter dina och dina medarbetares behov.

Ladda ner mallarna för månatliga tidrapporter här:

Tidrapport för flera anställda

Vem bör använda mallar för tidrapporter för flera anställda? 

En mall för tidrapporter för flera anställda är nödvändig för alla typer av organisationer med olika personalstrukturer och varierande behov av tidrapportering.

Företag med olika typer av personal, t.ex. heltidsanställda, entreprenörer, skiftarbetare och projektbaserade team, har stor nytta av att använda olika format för tidrapporter.

Om du till exempel äger en marknadsföringsbyrå kan du behöva projekttidtabeller för ditt kreativa team, frilansmallar för entreprenörer och mallar för månatliga tidtabeller för administrativ personal. Ett annat exempel är byggföretag. Dessa behöver ofta både dagliga tidrapporter för arbetare på plats och veckomallar för projektledare.

På samma sätt kan vårdinrättningar dra nytta av 24-timmarsmallar för medicinsk personal samtidigt som de använder standardmallar för stödpersonal. Även småföretag med varierande verksamhet, som restauranger med både kökspersonal och chaufförer, har nytta av att ha flera olika format för tidrapporter för att korrekt kunna spåra olika arbetsmönster och betalningsstrukturer.

Det viktigaste är att organisationer med komplexa behov av personalhantering bättre kan hantera sina olika krav på tidsregistrering med hjälp av specialiserade mallar.

Hur skapar jag en tidrapport för flera anställda?

Om ovanstående mallar för tidrapporter inte passar dina behov kan du skapa din egen anpassade mall för flera anställda. Det är viktigt att redan från början notera att det krävs mer tid för att bygga egna mallar än att använda gratis färdiga mallar.

Ett alternativ till att bygga från grunden är att skräddarsy och anpassa en gratis mall för tidrapporter till ditt eget scenario. Vi har även byggt andra typer av mallar, t.ex. projekttidrapportmallen för större team eller för soloarbetare eller entreprenörer. Ladda ner och anpassa dem efter behov.

När vi nu återgår till att bygga upp dina mallar för tidrapporter som en grund, kom ihåg att noga överväga din organisations specifika behov och personalstruktur.

Det första steget i att bygga din mall för tidrapporter för flera anställda är att identifiera de viktigaste spårningselementen. Dessa element är:

  • Information om anställda (namn, ID, avdelning)
  • Information om arbetsledare (namn, ID, avdelning)
  • Dag- och datumfält

Överväg sedan att lägga till projektspecifika kolumner som följande:

  • Beskrivningar av uppgifter
  • Tidsåtgång för varje uppgift
  • Tidsfrister för inlämning
  • Fakturerbara timmar
  • Kund- eller projektnamn, om så behövs
  • Specifika kategorier av arbetstimmar (ordinarie, övertid, PTO)
  • Rasternas längd och lunchpauser
  • Start-/måltider

För korrekta beräkningar bör du införa formler för automatisk beräkning av dags- och månadssummor, övertidssatser och slutlön. Tänk också på följande administrativa element:

  • Fält för godkännande av överordnad
  • Utrymmen för signaturer

För maximal funktionalitet bör du inkludera regler för datavalidering för att förhindra vanliga inmatningsfel och överväga att lägga till rullgardinsmenyer för repetitiva poster som projektnamn eller uppgiftstyper.

manuella tidrapporter

Hur mallarna ska spridas och implementeras

Att rulla ut mallar för tidrapporter till ditt team är inte alltid så smidigt som du skulle önska, men med ett strategiskt tillvägagångssätt kan du säkerställa ett konsekvent införande.

Här följer några idéer om hur du kan se till att dina mallar sprids och används:

  • Börja med en kort utbildningssession för att bekanta teamet med mallens struktur. Förklara syftet med varje fält och syftet med själva mallen.
  • Dela mallen via ett centraliserat system, t.ex. företagets delade enhet eller projekthanteringsplattform. Det är bäst att hålla en huvudmall låst och be medarbetarna att "Spara som" med sitt namn och datum.
  • Ställ in påminnelser för inlämningsfrister.
  • Skapa en enkel "fusklapp " med skärmdumpar för vanliga frågor ifall någon har frågor innan de har vant sig vid det nya instrumentet.
  • Schemalägg inlämning av tidrapporter som en återkommande kalenderhändelse för hela teamet.
  • Använd delade mappar med tydliga namngivningskonventioner (t.ex. "SUBMITTED_November_2024").

Den verklighet vi hört från våra kunder är att innan de bytte till digitala appar för tidrapporterfyllde cirka 20 % av deras team i alla fält perfekt och i tid. Ytterligare 60 % behövde ständiga knuffar för att fylla i tidrapporteringsmallarna, medan de återstående 20 % behövde jagas varje gång.

Därför är mallar för tidrapporter inte så användarvänliga, men innan vi kommer till nackdelarna med mallar, här är några förslag som vi har hört som kan fungera:

  • Regelbundna men korta påminnelser (ett snabbt Slack-meddelande gör underverk ibland).
  • Utse en "tidrapportskompis" på varje avdelning för att påminna alla om deras tidrapporter.
  • Månatliga genomgångar för att fånga upp och åtgärda vanliga misstag som infiltrerar dina mallar.
  • Håll det enkelt. Ju mer avancerad din mall är, desto mindre sannolikt är det att folk använder den på rätt sätt.

Varför är mallar för tidrapporter ineffektiva?

Även om mallar för tidrapporter är praktiska att använda och för det mesta kostnadsfria, har de många nackdelar. Jag har nämnt några nackdelar ovan, men här är ännu fler:

  • De är störande och kräver manuellt arbete för att fyllas i, så de är tidskrävande.
  • Anställda glömmer ofta att skicka mallarna till sina kollegor, särskilt när det gäller Excel-mallar för tidrapporter. Därför förblir dessa outfyllda.
  • Medarbetarna har ofta svårt att köpa in mallar för tidsregistrering, eftersom de inte ser något värde i dem.
  • Manuella tidrapporter är känsliga för mänskliga fel och är svåra att skala upp i större team.
  • Det finns begränsade redigerings-och godkännandemöjligheter.
  • Mallar för tidrapporter erbjuder inte realtidsdata, så att du kan fatta välgrundade och snabba beslut efter behov.

Hur är dedikerad programvara för tidrapporter bättre än mallar?

Digitala tidrapporteringsappar som Timeular är utformade för att spåra allt arbete utan någon manuell inblandning från din sida och genererar alla data du behöver automatiskt.

Här är en sammanställning av vad du kan få tillgång till med en Timeular:

  • Möjligheten att spåra tid automatiskt med AI. Appen fångar i princip upp allt arbete i bakgrunden och associerar åtgärder som utförs av användaren med uppgifter. Användaren behöver inte vidta några åtgärder.
  • Cheferna får en fullständig översikt över medarbetarnas tid, och tidrapporterna genereras automatiskt.
  • Möten hämtas från dina externa kalendrar som Google, Outlook och iCal för korrekta tidrapporter.
  • Möjligheten att spåra tid inom olika områden som teammedlemmar, projekt, specifika uppgifter och tidsbudgetar.
  • AI-förslag på tidsinmatning baserat på din kalender och tidigare inmatningar så att du inte slösar tid på att mata in samma uppgifter två gånger.
  • Automatiserade och anpassningsbara rapporter som genereras automatiskt av tidrapporteringssystemet.

Mallar för tidrapporter är en bra utgångspunkt för att registrera de anställdas tid, men om du behöver ett mer exakt och effektivt sätt att registrera de anställdas tid kan Timeular hjälpa dig.

Letar du efter en enkel, smart och säker programvara för tidrapporter för att slippa manuella tidrapporter?