Wie man einen Planer benutzt: Tipps und Ideen für Einsteiger
Der Einstieg in ein neues Werkzeug, sei es ein digitaler Planer oder ein dicker Papierplaner, kann einschüchternd sein.
Selbst wenn Ihr Ziel darin besteht, Ihren vollen Terminkalender zu entlasten und dafür mehr Freizeit zu gewinnen, könnten Sie das Gegenteil erreichen, wenn Sie den Planer nicht effektiv einsetzen.
Ich habe den Prozess der Verwendung eines neuen Tools oft zu sehr verkompliziert oder es nicht in vollem Umfang genutzt, wodurch der ursprüngliche Zweck des Tools - die Organisation meiner Aufgabenliste - zunichte gemacht wurde.
Ich habe also gründlich recherchiert, wie man einen Planer benutzt, und hier sind meine Erkenntnisse:
Hier ist die erklärte Version:
- Die Verwendung eines Planers auf spielerische Art und Weise ohne Druck funktioniert am besten (zumindest für mich);
- Übertreiben Sie es nicht; organisieren Sie Ihren Tagesplaner leicht und lassen Sie Raum für Änderungen;
- Die Planung eines Montags für die kommende Woche kann einen großen Fortschritt bedeuten und hilft bei der Stressbewältigung.
- Haftnotizen sind für mich die beste Option, wenn ich einen Planer auf Papier verwende;
- Ein wirklich guter Planer hilft immer, sowohl bei persönlichen Aufgaben organisiert zu bleiben als auch zu vermeiden, dass wichtige Termine bei der Arbeit verpasst werden.
Wie man einen Planer benutzt (Starter Kit)
1. Wählen Sie den richtigen Planer für Sie
Erstens: Wenn Sie Ihren Planer noch nicht gekauft haben, stellen Sie sicher, dass Sie nicht auf den Zug aufspringen, nur weil andere Leute eine bestimmte Art von Planer gekauft haben.
Analysieren Sie die überall angepriesenen oder empfohlenen Planerideen und entscheiden Sie, ob diese für Sie sinnvoll sind. Ihr Fall kann einzigartig sein, und Ihre Bedürfnisse oder Fälligkeitstermine für tägliche Aufgaben ähneln nicht denen von anderen.
Also, haben Sie ein klares Ziel vor Augen
Klären Sie die Gründe für Ihre Entscheidung, einen Planer zu verwenden:
- Was wollen Sie erreichen?
- Vielleicht wollen Sie produktiver werden? Oder wollen Sie Ihr Zeitmanagement verbessern?
- Möchten Sie Ihr Wohlbefinden oder Ihre Work-Life-Balance verbessern und benötigen Sie einen Planer, um dieses Ziel zu erreichen?
Ein automatischer Zeiterfasser kann Ihnen helfen, Ihre Zeitgewohnheiten zu erkennen. Dann wissen Sie, wie Sie Ihre Zeit planen können.
🤔 Auch wenn Sie sich Ziele für die Arbeit setzen oder nur eine Einkaufsliste erstellen, sollten Sie das große Ganze im Auge behalten. Unser Artikel darüber, warum es so wichtig ist, sich realistische Ziele zu setzen, könnte Ihnen dabei helfen, realistische Erwartungen und umsetzbare Schritte festzulegen.
Denken Sie daran, wozu ein Planer dient
Das Merriam-Webster-Wörterbuch definiert einen Planer als "etwas (wie ein Gerät, ein Programm oder ein Notizbuch), das einen Zeitplan liefert und für die Planung von Aktivitäten, Reisen usw. verwendet wird. "
Digitale und Papierplaner sind also Hilfsmittel, die Ihnen helfen, jede Aufgabe, jedes Ziel oder jede erforderliche Handlung zu erfassen, sobald sie anfallen.
2. Strukturieren Sie Ihren Planer
Wenn die Grundlagen und Beweggründe klar sind, ist es an der Zeit, sich Gedanken über die Strukturierung eines Planers zu machen. Es ist wichtig, ein System zu entwickeln, um die Dinge in Ihrem Planer zu notieren. Es gibt kein Patentrezept, aber es ist wichtig, dass Sie konsequent vorgehen und dass alle benötigten Informationen leicht zugänglich sind.
Einige Dinge, die Sie berücksichtigen sollten:
Aufgabe Name
Fälligkeitsdatum und Uhrzeit
Priorität
Standort (falls zutreffend)
Ergänzende Informationen (z. B. Namen, Kontaktangaben)
Nutzen Sie die Funktionen des Planers
Je nach Art des Planers, den Sie verwenden, verfügt er über einige großartige Funktionen, die Ihnen helfen können, Zeit zu sparen und organisiert zu bleiben. Behalten Sie diese im Hinterkopf:
Abschnitte für Notizen: Sie machen sich während Besprechungen oder Brainstorming-Sitzungen Notizen? Viele Planer verfügen über spezielle Abschnitte für Notizen, die es Ihnen erleichtern, Ihre Gedanken später wiederzufinden.
Referenzabschnitte: Haben Sie einen Planer mit einem Adressbuch? Verwenden Sie es, um wichtige Kontakte zu erfassen, damit Sie deren Informationen bei Bedarf leicht finden können.
Aufkleber, Schilder und Etiketten: Einige Planer werden mit Aufklebern oder Etiketten geliefert, mit denen Sie wichtige Termine oder Aufgaben markieren können. Auch eine Farbcodierung kann eine gute Möglichkeit sein, Ihrem Planer eine persönliche Note zu verleihen.
3. Entscheiden Sie, wann und was Sie in den Planer schreiben
Eine effektive Methode zur Organisation Ihrer Zeit ist die Erstellung eines Wochenplans.
Nehmen Sie jeden Montagmorgen, wenn Sie sich wieder an die Arbeit gewöhnen, Ihren Wochenplaner zur Hand und planen Sie die kommende Woche, überprüfen Sie Fälligkeitstermine, wiederkehrende Aufgaben oder Termine, die an bestimmten Tagen anstehen. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben jeden Montag um 10 Uhr eine wöchentliche Besprechung mit Ihrem Team. Sie wissen, dass diese Besprechung etwa eine Stunde dauern wird, also müssen Sie diese Zeit in Ihrem Planer blockieren. Außerdem sollten Sie vor und nach der Besprechung noch etwas Zeit für die Vor- und Nachbereitung einplanen.
Wenn Sie einen Wochenplan erstellen, können Sie sicherstellen, dass Sie auf alles vorbereitet sind, was ansteht - und dass Sie die Zeit haben, es zu erledigen. Schauen Sie sich unsere kostenlosen Zeitplanvorlagen an, die auch als digitaler Planer dienen können.
Machen Sie sich Notizen zu Dingen, die Ihnen wichtig sind:
Arbeitszeiten
Geburtstage, Jahrestage und Feiertage
Fristen
To-Do-Listen
Urlaubstage
Fälligkeitsdatum der Rechnung
Arzttermine
Lebensmittelliste
Autoreparaturen
Parteien
Inspirierende Zitate
Gedanken, die Sie haben
Budgets
Wenn Sie Ihren Planer auch für die Organisation Ihrer persönlichen Gesundheit und Ihres Wohlbefindens verwenden, sollten Sie sich ebenfalls Notizen machen:
Schlafgewohnheiten
Essgewohnheiten
Energieniveaus
Konsum sozialer Medien
Sport und körperliche Betätigung
Fünf Tipps für die optimale Nutzung Ihres Planers
1. Aufgabenprioritäten festlegen
Nehmen Sie sich jeden Tag ein paar Minuten Zeit, um darüber nachzudenken, was am wichtigsten ist. Welche Aufgaben müssen zuerst erledigt werden? Welche Fristen müssen Sie einhalten? Schreiben Sie Ihre wichtigsten Prioritäten in Ihren Planer, damit Sie sich zuerst auf sie konzentrieren können.
Ich habe einen Papierplaner verwendet, in dem ich ausreichend Platz hatte, um meine wichtigsten Prioritäten für den Tag zu notieren. Bei anderen ist das nicht der Fall. Daher müssen Sie sich vielleicht ein System überlegen, wie Sie diese manuell darstellen können, zum Beispiel:
Sterne (z. B. 1 Stern = geringe Priorität; 5 Sterne = dringend)
Farbcodierung (z. B. blau = niedrige Priorität; rot = dringend)
Reihenfolge der Liste (z. B. zuletzt = niedrige Priorität; zuerst = dringend)
Da ich ein visueller Lerntyp bin, verwende ich für meine Jahresziele am besten farbige Stifte, um alle wichtigen Ziele in meinen Papierplanern farblich zu kennzeichnen ( Anmerkung: Ich habe festgestellt, dass das Aufschreiben meiner Jahresziele mit Stift und Papier für mich am besten funktioniert, für Sie vielleicht nicht).
Wenn es um die Erledigung von Aufgaben geht, ist ein digitaler Planer für mich vorteilhafter, da er mich an wichtige Termine erinnert. Um Prioritäten zu setzen, wirkt die Zeitmanagement-Matrix-Quadranten-Methode bei mir Wunder, ähnlich wie Warren Buffets 5/25-Regel.
2. Timeboxing verwenden
Timeboxing ist eine der besten Zeitmanagementtechniken, mit der Sie Ihre Zeit optimal nutzen können. Dabei wird der Tag in kleinere Abschnitte unterteilt, die jeweils einer bestimmten Aufgabe, einem Ziel, einer Aktivität oder einem Schwerpunkt gewidmet werden.
Sie könnten zum Beispiel Ihren Tag wie folgt aufteilen:
8.00-9.00 Uhr: Abrufen und Beantworten von E-Mails.
9.00-12.00 Uhr: Schreiben.
12-13 Uhr: Mittagessen und Pause.
13.00-16.00 Uhr: Kundentreffen.
16.00-17.00 Uhr: Erledigung der Aufgabenliste.
Mit Zeitblöcken können Sie sicherstellen, dass Sie bei Ihren wichtigsten Aufgaben und Zielen vorankommen und dass Sie alle wichtigen Dinge im Griff haben. Außerdem können Sie so verhindern, dass Sie von all den Aufgaben, die an einem Tag erledigt werden müssen, überwältigt werden.
Innerhalb dieser spezifischen Zeitblöcke gibt es vielleicht bestimmte Aufgaben oder Kalenderereignisse, um die Sie sich kümmern müssen. Oder die Zeit kann relativ unstrukturiert sein. Genau diese Flexibilität macht das Time-Blocking so effektiv!
- Probiere es aus: Die besten Produktivitäts-Podcasts
Ich verstehe Sie! Die Verwendung eines lückenlosen Zeiterfassungssystems hilft dabei, zu erkennen, wo die Zeit verloren geht, und dann die Zeit besser zu verwalten.
Sie können auch die Pomodoro-Technik anwenden, bei der Sie die Arbeit in Intervalle (in der Regel etwa 25 Minuten) unterteilen und kleine Pausen einlegen. Verwenden Sie dazu einen kostenlosen Pomodoro-Timer.
3. Machen Sie es sich zur Gewohnheit
Je öfter Sie Ihren Planer benutzen, desto einfacher wird es sein, organisiert zu bleiben. Achten Sie darauf, dass Sie Ihren Planer täglich benutzen, damit er Teil Ihrer Routine wird. Bis es zur Gewohnheit wird, empfehle ich Ihnen, einen täglichen Alarm auf Ihrem Telefon einzustellen, der Sie daran erinnert, Ihren Planer zu aktualisieren.
Denken Sie daran, dass Sie, wie ich, dazu neigen, mehrere Planer für verschiedene Aufgaben zu verwenden, z. B. für private oder berufliche, aber für den Anfang sollten Sie einem einzigen Planer den Vorrang geben.
4. Pufferzeit einplanen
Egal, wie gut Sie planen, es wird immer Überraschungen geben. Deshalb ist es so wichtig, dass Sie zwischen den Aufgaben und Ereignissen etwas Pufferzeit einplanen. So lassen Sie sich nicht aus der Bahn werfen, wenn etwas länger dauert als erwartet.
Pufferzeit kann auch bedeuten, dass Sie eine Pause einlegen, E-Mails aufholen oder sich selbst eine Atempause gönnen. Wenn eines der wichtigsten Dinge, um produktiv zu bleiben, das Einlegen von Pausen ist, vergessen Sie nicht, diese Pufferzeiten in Ihrem Planer einzuplanen.
Erhöhen Sie die Funktionalität für Sie. Die meisten digitalen Planer sind mit dieser Funktion ausgestattet.
5. Sei flexibel
Pläne ändern sich, und das ist in Ordnung. Scheuen Sie sich nicht, Ihren Plan zu ändern, wenn sich Ihr Terminkalender weiterentwickelt. Es ist besser, neue Prioritäten zu setzen und Termine zu verschieben, als sich über einen überfüllten Kalender zu ärgern.
Die Notwendigkeit, neue Ereignisse in Ihren Papierplaner einzutragen und zu verfolgen, könnte Ihr Bedürfnis nach einem sauberen und geschliffenen Erscheinungsbild beeinträchtigen, so dass es sinnvoll sein könnte, digital zu arbeiten.
Neugierde, wie man einen Planer effektiv nutzt
Was kann ein Planer noch enthalten?
In der Regel enthalten einige Planer ein motivierendes Zitat für jeden der sieben Wochentage, Beispiele für Achtsamkeitsübungen zur Stressbewältigung oder ein paar Tipps für die optimale Nutzung Ihrer Freizeit. Ich habe auch schon andere gesehen, die einen Rahmen für monatliche oder wöchentliche Check-Ins enthalten, um das Gelernte festzuhalten und in Zukunft effektiver zu planen.
Gibt es bessere Alternativen als Planer?
Planer können immer helfen, den Überblick zu behalten, aber sie helfen nicht unbedingt, die Zeit besser zu managen. Sie müssen immer noch Methoden des Zeitmanagements anwenden oder eine App zur Zeiterfassung verwenden, die den gesamten Prozess automatisiert.
Hier ist nur ein Beispiel dafür, was ein automatisches Zeiterfassungstool mit KI für Sie aufdecken kann:
Zeiten, in denen Sie unproduktiv oder produktiv sind;
die am häufigsten geöffneten Anwendungen, die Ihre Produktivität behindern;
Mit solchen automatisch generierten, intelligenten Produktivitätseinblicken gewinnen Sie schnell ein tieferes Verständnis dafür, wo Ihre Zeit hingeht und wie Sie sie besser verwalten können.