Feuille de temps pour plusieurs employés : 3 modèles gratuits + guide d'installation
Il n'est pas facile de savoir comment on passe son temps, et encore moins de savoir comment plusieurs employés passent leur temps au travail.
C'est pourquoi, dans cet article, vous trouverez des modèles gratuits pour le suivi des feuilles de temps de plusieurs employés, vous apprendrez comment créer et personnaliser vos propres feuilles de temps et vous explorerez une alternative numérique aux modèles.
C'est parti pour un tour d'horizon.
Téléchargements rapides :
Avant d'entrer dans le vif du sujet, voici les versions imprimables de nos modèles de feuilles de temps. Tous ces modèles sont disponibles au format Google Sheets, au format Excel et au format PDF. Il vous suffit d'y accéder pour télécharger tous les formats :
- Modèle de feuille de temps journalière
- Modèle de feuille de temps hebdomadaire
- Modèle de feuille de temps mensuelle
Modèle de feuille de temps journalière
Ce modèle de feuille de temps journalière permet aux chefs d'équipe et aux managers de suivre les heures des employés et d'obtenir un résumé du nombre total d'heures qu'ils travaillent chaque jour de manière granulaire.
Les données de la feuille de temps comprennent les pauses d'un employé, qu'il soit malade ou qu'il ait du temps libre ce jour-là. Ce modèle de feuille de temps remplit les fonctions suivantes :
- Rassemblez les heures de début et de fin de travail de plusieurs employés dans une seule feuille de temps.
- Comprendre les schémas de rupture de chaque membre de l'équipe.
- Collectez tous les congés payés, les jours de maladie et les heures supplémentaires de votre équipe.
- Créez des feuilles de temps quotidiennes pour l'ensemble de l'équipe et envoyez-les à votre équipe de paie.
- Extrayez toutes les données de vos modèles de feuilles de temps G-sheet ou Microsoft Excel et ajoutez-les à un rapport plus large, comme un modèle de feuille de temps hebdomadaire ou mensuel. Vous pouvez ainsi comprendre les schémas d'utilisation au sein de votre équipe ou utiliser le modèle de feuille de temps pour planifier la capacité de vos futurs projets.
Téléchargez le modèle de feuille de temps journalière ici :
- Télécharger le modèle Google Sheets
- Télécharger le modèle Microsoft Excel
- Télécharger le modèle PDF imprimable gratuit
Modèle de feuille de temps hebdomadaire
Si vous souhaitez avoir une vue d'ensemble hebdomadaire, le modèle de feuille de temps hebdomadaire est l'instrument qu'il vous faut. Il permet de suivre les heures travaillées sur l'ensemble de la semaine et de gérer facilement les heures de travail des employés sans avoir à jongler avec plusieurs feuilles de temps en même temps.
Téléchargez et utilisez cette feuille de temps qui remplit de multiples fonctions, mais n'oubliez pas de l'adapter à vos besoins et à ceux de votre équipe.
Téléchargez le modèle de feuille de temps hebdomadaire ici :
- Télécharger le modèle Google Sheets
- Télécharger le modèle Microsoft Excel
- Télécharger le modèle PDF imprimable gratuit
Modèle de feuille de temps mensuelle
Si vous êtes à la recherche d'une solution de suivi des heures mensuelles combinant l'enregistrement détaillé des heures quotidiennes et la gestion complète des présences, le modèle de feuille de temps mensuelle est fait pour vous. Ce modèle comprend des informations essentielles sur l'employé et un suivi détaillé des heures normales, des pauses, des congés payés, des congés de maladie et des heures supplémentaires.
Il est complet, ce qui le rend idéal pour les entreprises qui ont besoin de tenir des dossiers mensuels précis sur leurs employés, mais qui souhaitent les adapter à leurs besoins et à ceux de leur équipe.
Téléchargez les modèles de feuilles de temps mensuelles ici :
- Télécharger le modèle Google Sheets
- Télécharger le modèle Microsoft Excel
- Télécharger le modèle PDF imprimable gratuit
Qui devrait utiliser les modèles de feuilles de temps pour employés multiples ?
Un modèle de feuille de temps pour plusieurs employés est essentiel pour tous les types d'organisations ayant des structures de personnel diverses et des besoins variés en matière de suivi du temps.
Les entreprises qui emploient différents types de personnel, tels que des salariés à temps plein, des contractuels, des travailleurs postés et des équipes de projet, ont tout intérêt à utiliser différents formats de feuilles de temps.
Par exemple, si vous êtes propriétaire d'une agence de marketing, vous aurez peut-être besoin de feuilles de temps pour votre équipe de création, de modèles pour les entrepreneurs indépendants et de modèles de feuilles de temps mensuelles pour le personnel administratif. Les entreprises de construction constituent un autre exemple . Celles-ci ont souvent besoin de feuilles de temps quotidiennes pour les travailleurs sur site et de modèles hebdomadaires pour les chefs de projet.
De même, les établissements de soins de santé bénéficient de modèles 24 heures sur 24 pour le personnel médical, tout en utilisant des modèles quotidiens standard pour le personnel de soutien. Même les petites entreprises aux activités variées, comme les restaurants qui emploient à la fois du personnel de cuisine et des chauffeurs-livreurs, trouvent un intérêt à conserver plusieurs formats de feuilles de temps pour suivre avec précision les différents modèles de travail et les structures de paiement.
L'essentiel est que les organisations ayant des besoins complexes en matière de gestion des effectifs puissent mieux gérer leurs diverses exigences en matière de suivi des temps grâce à des modèles spécialisés.
Comment construire votre feuille de temps pour plusieurs employés ?
Si les modèles de feuilles de temps ci-dessus ne répondent pas à vos besoins, vous pouvez créer votre propre modèle personnalisé pour plusieurs employés. Il est important de noter dès le départ que la création de vos propres modèles nécessite plus de temps de configuration initiale que l'utilisation de modèles gratuits prédéfinis.
Une alternative à la construction à partir de zéro est de personnaliser et d'adapter un modèle de feuille de temps gratuit à votre propre scénario. Nous avons également créé d'autres types de modèles, comme le modèle de feuille de temps de projet pour les grandes équipes, les travailleurs indépendants ou les entrepreneurs. Téléchargez-les et personnalisez-les selon vos besoins.
- Modèle de feuille de temps pour un projet
- Modèle de feuille de temps pour freelance
- Modèle de feuille de temps journalière de 24 heures
Pour en revenir à la construction de vos modèles de feuilles de temps, n'oubliez pas de tenir compte des besoins spécifiques de votre organisation et de la structure de votre personnel.
La première étape de la création d'un modèle de feuille de temps pour plusieurs employés consiste à identifier les éléments de suivi essentiels. Ces éléments sont les suivants
- Informations sur l'employé (nom, numéro d'identification, service)
- Informations sur le superviseur (nom, numéro d'identification, service)
- Champs de jour et de date
Envisagez ensuite d'ajouter des colonnes spécifiques au projet, telles que les colonnes suivantes :
- Description des tâches
- Temps consacré à chaque tâche
- Délais de soumission
- Heures facturables
- Nom du client ou du projet, si nécessaire
- Catégories spécifiques d'heures de travail (heures normales, heures supplémentaires, PTO)
- Durée des pauses et pauses déjeuner
- Heures de départ et d'arrivée
Pour des calculs précis, intégrez des formules de calcul automatique des totaux quotidiens et mensuels, des taux d'heures supplémentaires et du salaire final. N'oubliez pas non plus les éléments administratifs suivants :
- Champs d'approbation du superviseur
- Espaces de signature
Pour une fonctionnalité maximale, prévoyez des règles de validation des données afin d'éviter les erreurs de saisie courantes et envisagez d'ajouter des menus déroulants pour les entrées répétitives telles que les noms de projets ou les types de tâches.
Comment diffuser et mettre en œuvre les modèles
Le déploiement des modèles de feuilles de temps dans votre équipe n'est pas toujours aussi facile que vous le souhaiteriez, mais avec une approche stratégique, vous pouvez assurer une adoption cohérente.
Voici quelques idées pour vous assurer que vos modèles sont diffusés et utilisés :
- Commencez par une brève séance de formation pour familiariser votre équipe avec la structure du modèle. Expliquez l'objectif de chaque champ et l'objectif du modèle lui-même.
- Partagez le modèle par l'intermédiaire d'un système centralisé, comme le disque partagé de votre entreprise ou une plateforme de gestion de projet. Il est préférable de conserver un modèle principal verrouillé et de demander aux employés d'enregistrer le document sous leur nom et la date.
- Mettre en place des rappels pour les délais de soumission.
- Créez une simple "feuille d'aide" avec des captures d'écran pour les questions les plus courantes, au cas où quelqu'un aurait des questions jusqu'à ce qu'il s'habitue au nouvel instrument.
- Programmer la soumission des feuilles de temps comme un événement récurrent du calendrier pour l'ensemble de l'équipe.
- Utilisez des dossiers partagés avec des conventions de dénomination claires (comme "SOUMIS_Novembre_2024").
Nos clients nous ont dit qu'avant de passer au numérique, ils utilisaient des applications de feuilles de temps. feuilles de temps numériquesenviron 20 % de leurs équipes remplissaient tous les champs parfaitement et à temps. Les 60 % restants avaient besoin d'être constamment encouragés à remplir les modèles de feuilles de temps, tandis que les 20 % restants avaient besoin d'être poursuivis à chaque fois.
Les modèles de feuilles de temps ne sont donc pas très conviviaux, mais avant d'aborder les inconvénients des modèles, voici quelques suggestions que nous avons entendues et qui peuvent s'avérer efficaces :
- Des rappels réguliers mais brefs (un message rapide sur Slack fait parfois des merveilles).
- Désigner dans chaque service un "ami des feuilles de temps" qui rappellera systématiquement à chacun ce qu'il doit faire.
- Des examens mensuels pour détecter et corriger les erreurs courantes qui s'infiltrent dans vos modèles.
- Restez simple. Plus votre modèle est sophistiqué, moins les gens l'utiliseront correctement.
Pourquoi les modèles de feuilles de temps sont-ils inefficaces ?
Même si les modèles de feuilles de temps sont pratiques à utiliser et, la plupart du temps, gratuits, ils présentent de nombreux inconvénients. J'en ai mentionné quelques-uns plus haut, mais en voici d'autres :
- Ils sont perturbateurs et nécessitent un travail manuel pour être remplis, ce qui fait qu'ils prennent du temps.
- Les employés oublient souvent de transmettre les modèles à leurs collègues, en particulier dans le cas des modèles de feuilles de temps Excel. Par conséquent, ces modèles ne sont pas remplis.
- Les employés n'adhèrent pas souvent aux modèles de suivi du temps, car ils n'en voient pas l'intérêt.
- Les feuilles de temps manuelles sont sujettes à des erreurs humaines et sont difficiles à adapter à des équipes plus importantes.
- Les possibilités d'éditionet d'approbation sont limitées.
- Les modèles de feuilles de temps n'offrent pas de données en temps réel, ce qui vous permet de prendre des décisions éclairées et rapides en cas de besoin.
En quoi un logiciel de feuilles de temps dédié est-il meilleur que les modèles ?
Les applications de feuilles de temps numériques telles que Timeular sont conçues pour assurer le suivi de tout le travail sans aucune intervention manuelle de votre part et génèrent automatiquement toutes les données dont vous avez besoin.
Voici un aperçu de ce à quoi vous pouvez avoir accès en consultant le site Timeular:
- La possibilité de suivre le temps automatiquement grâce à l'IA. L'application capture essentiellement tout le travail en arrière-plan et associe les actions effectuées par l'utilisateur à des tâches. L'utilisateur n'a pas besoin de faire quoi que ce soit.
- Les responsables disposent d'une vue d'ensemble du temps de travail des employés et les feuilles de temps sont générées automatiquement.
- Réunions tirées de vos calendriers externes tels que Google, Outlook et iCal pour des feuilles de temps précises.
- La possibilité de suivre le temps dans différents domaines tels que les membres de l'équipe, les projets, les tâches spécifiques et les budgets temps.
- Suggestions de saisie de temps par l'IA en fonction de votre calendrier et de vos saisies antérieures afin que vous ne perdiez pas de temps à saisir deux fois les mêmes tâches.
- Rapports automatisés et personnalisables générés automatiquement par le système de relevé des temps.
Les modèles de feuilles de temps sont un bon point de départ pour le suivi du temps des employés, mais si vous avez besoin d'un moyen plus précis et plus efficace de suivre le temps des employés, Timeular peut vous aider.
