Bloqueo del tiempo: cómo bloquear el tiempo y aumentar la productividad
¿Le interesa el bloqueo temporal pero no sabe qué es o cómo utilizarlo? Estás en el lugar adecuado. En este blog, te presentaré el concepto de bloqueo del tiempo, explorando sus principios fundamentales, sus principales ventajas y todo lo demás.
En mi opinión, es una de las estrategias de gestión del tiempo más eficaces. Si aún no lo has probado, ahora es el momento.
¿Qué es el bloqueo temporal?
El bloqueo temporal es una sencilla técnica de gestión del tiempo que consiste en programar periodos de trabajo específicos para determinadas tareas. Es como dividir tu lista de tareas diarias en franjas horarias.
¿Cómo bloquear eficazmente el tiempo?
- Empiece por enumerar sus tareas
- Asignar bloques de tiempo específicos a cada tarea
- Incluir pausas y tiempos de espera para hacer frente a interrupciones inesperadas.
Lea también: Aprenda a utilizar los mapas del tiempo para aumentar la productividad.
¿Cómo funciona el bloqueo temporal?
La idea que subyace al bloqueo del tiempo es que se puede hacer más centrándose en tareas individuales en lugar de intentar trabajar en varias tareas a la vez. En otras palabras, se basa en la monotarea, no en la multitarea.
A lo largo del día, todos acabamos haciendo cosas que parecen importantes en el momento pero que en realidad no lo son. Cuántas veces has interrumpido una tarea crucial sólo porque ha aparecido un correo electrónico de un compañero?
Con el bloqueo del tiempo, puede evitarlo. El bloqueo del tiempo le ayuda a reducir el desorden de tareas en su calendario y a aumentar tu productividad centrándose en lo que realmente importa. Al agrupar tareas similares, el bloqueo temporal ayuda a reducir el cambio de contexto, lo que te permite centrarte en el trabajo de mayor impacto.
5 Métodos de bloqueo temporal
Sé lo que estás pensando: "¿Quién tiene tiempo para centrarse en una sola tarea a la vez en el ajetreado mundo actual?".
He aquí mi respuesta: El bloqueo temporal te ayuda a gestionar mejor tu tiempo dividiendo tu día en bloques específicos de tiempo dedicados a las tareas diarias. Al bloquear las distracciones y las pérdidas de tiempo, puedes concentrarte en la tarea que tienes entre manos.
Cal Newport, autor de Deep Work (Trabajo profundo), uno de los mejores libros sobre productividad, calcula que una semana laboral de 40 horas bloqueadas "produce la misma cantidad de rendimiento que una semana laboral de más de 60 horas sin estructura".
Tal vez ya hayas probado antes algunas variantes de bloqueo temporal y te hayas dado cuenta de que no te han funcionado. Pues bien, existen varias técnicas diferentes de bloqueo temporal, por lo que un método concreto puede funcionarte mejor que otro.
Veamos algunos de los métodos de bloqueo del tiempo más populares que puedes probar ahora mismo.
- Aprenda qué es el seguimiento del tiempo y descubra cómo puede influir en su negocio.
Dosificación de tareas
La agrupación de tareas es una de las mejores estrategias para ahorrar tiempo. Consiste en agrupar tareas similares (es decir, todas las tareas pequeñas de la lista) y gestionarlas en un mismo bloque de tiempo. ¿Cuál es el resultado? Gracias a la agrupación de tareas, éstas consumen menos energía mental.
De esta forma, puedes centrarte en tareas similares en lugar de tener diferentes cosas en marcha a la vez. Si se hace bien, la agrupación de tareas te ayudará a terminar más tareas nuevas en menos tiempo.
- Ejemplo: Puedes programar un bloque de tiempo de 30 minutos para responder correos electrónicos a lo largo del día en lugar de comprobar tu bandeja de entrada cada 10 minutos.
CONSEJO: Una aplicación de gestión de tareas puede ayudar a organizar y gestionar tareas importantes ofreciendo funciones como bloqueo de tiempo, priorización e integración con el calendario.
Tematización del día
La tematización diaria va un paso más allá de la agrupación de tareas. Para los directivos que tienen muchas responsabilidades diferentes en varias áreas de negocio y sienten que todas ellas compiten por su atención exclusiva, la tematización diaria puede ser una gran solución.
¿Quién es un famoso fan de este método de bloqueo temporal? Elon Musk. El multimillonario fundador y consejero delegado de Tesla y SpaceX trabaja en SpaceX los lunes, martes y viernes, y en Tesla los miércoles y jueves.
Cuando dedicas cada día de la semana a un tema concreto, creas una estructura muy fiable que te permite mantenerte centrado en tareas específicas en lugar de cambiar entre diferentes cositas. Además, tendrás la sensación de estar haciendo un trabajo productivo y significativo.
Timeboxing
Bloqueo temporal y timeboxing se utilizan a menudo como sinónimos, y aunque están relacionados, no son lo mismo.
El bloqueo del tiempo es un método de organización de tareas y proyectos que consiste en dedicarles un tiempo determinado.
- Ejemplo: Puedes decir que "mañana trabajarás en esa campaña de marketing de 14:00 a 17:00".
El "timeboxing" consiste en concederse un tiempo limitado para trabajar en una tarea concreta.
- Ejemplo: "Mañana responderé a los correos electrónicos entre las 14.00 y las 16.00 horas; tengo un calendario con horarios".
La estimación precisa del tiempo es crucial. Se trata de calcular con exactitud la duración de las tareas y utilizar tiempos de espera para tener en cuenta posibles retrasos. Esto ayuda a dividir las tareas en componentes más pequeños y mejora la gestión global del tiempo.
Aunque no respondieras a todos los correos en ese plazo, dejarías de trabajar en ellos y pasarías a la siguiente tarea.
Algunas personas pueden pensar que el timeboxing no es más que una forma de añadir más presión a un trabajo ya de por sí exigente. Pero si intentas verlo como un reto, puedes sorprenderte de lo bien que lo haces y de lo productivo que puedes llegar a ser.
La regla de los 2 minutos
Si una tarea le lleva menos de 2 minutos, aplique la Regla de los 2 minutos: hágala inmediatamente en lugar de posponerla. Así evitarás que más tarde se convierta en una tarea más larga.
La técnica Pomodoro
En la técnica Pomodoro, trabajas durante 25 minutos y luego haces una pausa de 5 minutos cada 4 tareas. Para hacerte la vida más fácil, utiliza nuestro temporizador Pomodoro gratuito.
El proceso estándar de bloqueo del tiempo Pomodoro es el siguiente:
- Elegir un proyecto o tarea en el que centrarse
- Crear una lista de tareas pendientes
- Programa tu temporizador Pomodoro para 25 minutos y concéntrate en una sola tarea hasta que suene el temporizador.
- Cuando termine la sesión, marque un Pomodoro y anote lo que ha completado
- A continuación, disfruta de una merecida pausa de cinco minutos
- Después de cuatro Pomodoros, tomar un descanso más largo, como 15-30 minutos
CONSEJO: ¿Buscas alternativas a esta técnica? Entonces, tienes que leer nuestro post "Las mejores alternativas al Pomodoro".
¿Cuáles son las ventajas del bloqueo temporal?
Veamos a continuación la lista de ventajas del bloqueo del tiempo:
Priorice sus tareas
Como seres humanos, tendemos a recordar sólo las cosas que hemos dejado sin hacer, en lugar de las que hemos terminado. efecto Zeigarnik. Desgraciadamente, si no se controla, puede provocar ansiedad y estrés.
Pero si descubres las tareas más prioritarias y programas franjas horarias para cada una de ellas, conseguirás una mayor sensación de control sobre tu horario y tu vida laboral. Empezar a hacer un seguimiento intencionado del tiempo también puede ayudarte.
- Echa un vistazo a: Las mejores aplicaciones de planificación para Android
Evitar la multitarea
A pesar de lo que hayas oído, la multitarea no es una buena estrategia de gestión del tiempo.
Nuestros cerebros no están preparados para cambiar constantemente de una tarea a otra. Los estudios demuestran que los empleados pueden ser un 40% menos productivos cuando realizan varias tareas a la vez. Eso es mucho decir.
Cuando respondes a correos electrónicos o mensajes de Slack, creas campañas publicitarias y asistes a reuniones de equipo, utilizas diferentes habilidades que ocupan mucho espacio mental.
Si no dedicas el tiempo necesario a cada una de estas tareas, pasarás de una a otra durante todo el día sin hacer gran cosa. No confundas estar ocupado con ser productivo.
Detener las interrupciones del trabajo y los cambios de contexto
Lo sé, lo sé. Evitar las interrupciones en el trabajo es más fácil decirlo que hacerlo. Pero hay una diferencia entre que las interrupciones ocurran de vez en cuando o que sean un problema con el que tienes que lidiar a diario.
Claro que tienes otras responsabilidades y compromisos, y no van a desaparecer sólo porque intentes centrarte en una cosa. Por eso es tan importante que, cuando empieces a bloquear el tiempo, te comprometas a hacerlo.
Al final encontrarás un método que te funcione y, cuando te interrumpa una petición urgente, estarás en mejores condiciones de afrontarla porque sentirás que controlas totalmente tu agenda.
Lea también: Cómo ser más eficiente.
¿Por qué es tan eficaz la técnica del bloqueo temporal?
Puede que al principio no le des mucha importancia, pero el bloqueo temporal puede afectar profundamente a tu capacidad para mantener la concentración y alcanzar tus objetivos a corto y largo plazo.
Si quieres que funcione, tienes que elegir las tareas más importantes para cada día. Cal Newport, autor de Deep Work, dedica 20 minutos cada noche a programar las tareas y objetivos del día siguiente:
A veces me preguntan por qué me molesto en planificar con tanto detalle. Mi respuesta es sencilla: genera una enorme productividad".
Permite trabajar en profundidad
El bloqueo del tiempo también es un método eficaz porque permite "trabajar en profundidad". En lugar de ir de una tarea a otra, puedes concentrarte en una sola durante más tiempo.
Y cuando te das un bloque de tiempo dedicado a centrarte en un proyecto, problema o tarea, puedes aprovechar todos tus recursos mentales para lograr tu objetivo.
Bloqueo temporal frente a perfeccionismo
Cuando entregas un gran proyecto, siempre hay algo que desearías haber cambiado, retocado y revisado por milésima vez.
Puede ser difícil abandonar proyectos críticos, sobre todo si el único pensamiento que te ronda por la cabeza es "perfección". Pero al final tendrás que decir "he terminado" y pasar al siguiente proyecto.
El bloqueo temporal, especialmente la técnica del timeboxing, puede ser una gran baza para gestionar este tipo de situaciones. Permite establecer límites de tiempo específicos para cada tarea.
Si te encuentras ampliando el tiempo que habías establecido previamente para una tarea, revisa cómo bloqueas el tiempo y utiliza una caja de tiempo aún más estricta para terminar el trabajo.
Así es más fácil decir "no".
Decir "no" a los demás, especialmente a jefes y miembros del equipo, puede ser complicado. De hecho, es una de las habilidades más valiosas que puedes aprender, pero también una de las más difíciles.
Con el bloqueo del tiempo, decir "no" no tiene por qué ser incómodo, tanto si gestionas tu horario laboral como tu tiempo personal.
Si empiezas a decir "Sí" a todo lo que se te presenta, pasarás de una tarea a otra sin conseguir hacer gran cosa. Al final, empezarás a sentirte abrumado.
Pero si los miembros de tu equipo pueden ver que tu tiempo está bloqueado, es menos probable que interrumpan tu jornada con peticiones o preguntas que puedes atender más tarde.
- Leer más: Cómo decir no en el trabajo
¿Quién puede beneficiarse del bloqueo temporal?
Profesionales en activo
El bloqueo temporal es una herramienta increíble para aumentar la productividad de su equipo. Pero, en ocasiones, a los equipos les puede resultar difícil equilibrar los proyectos a largo plazo con las exigencias a corto plazo.
Utilizar herramientas digitales como Google Calendar para programar reuniones puede ayudarte a gestionar tu tiempo de forma más eficaz. Programar tareas específicas en torno a reuniones y otros compromisos garantiza que puedas centrarte en el trabajo prioritario sin interrupciones.
Si eres gestor de proyectos, crear bloques de tiempo puede ser una buena forma de programar las tareas de tu equipo para que sean más eficientes y productivas.
Aunque el bloqueo del tiempo no consiste en microgestionar, puede ayudar a reducir las distracciones, priorizar y completar las tareas a tiempo, para que su equipo pueda centrarse en lo importante y cumplir todos los plazos.
Lo mismo se aplica a otros profesionales, como autónomos, trabajadores a distancia o incluso estudiantes. Si tienes problemas con la gestión del tiempo y crees que te impide alcanzar tus objetivos, el bloqueo del tiempo puede ser justo lo que necesitas.
Personas con TDAH
Las personas con TDAH (trastorno por déficit de atención con hiperactividad) tienen dificultades para gestionar el tiempo, lo que incluye la planificación, el establecimiento de prioridades, el cumplimiento de plazos, la estimación de la duración de las tareas y la puntualidad, entre otras cosas.
Si ese es tu caso, los bloques de tiempo en Google Calendar pueden ser una buena forma de gestionar tu lista de tareas pendientes. No solucionará todos tus problemas con el tiempo, pero puede facilitarte mucho la gestión.
Así que echa un vistazo a tu calendario y bloquea franjas horarias para tareas y proyectos que de otro modo podrías pasar por alto. La clave es comprometerse y encontrar un equilibrio que te funcione.
Más información:
- Planificación del TDAH
- Cómo acabar con la procrastinación del TDAH
- Cómo mejorar el rendimiento de los equipos
¿El bloqueo del tiempo es para todos?
No. El bloqueo del tiempo no funciona para todo el mundo. Ciertos tipos de trabajo tienen demasiadas tareas reactivas para que sea eficaz.
Si su trabajo principal consiste en "apagar fuegos", reaccionar ante los acontecimientos y priorizar tareas cada 15 minutos, puede que no merezca la pena utilizar un método de bloqueo del tiempo.
Por ejemplo, a un controlador aéreo le puede resultar muy difícil bloquear franjas horarias en su horario para poder centrarse en el trabajo en profundidad.
Dicho esto, puedes probar otras estrategias de gestión del tiempo además del bloqueo temporal. Cualquier técnica de gestión del tiempo que te permita controlar mínimamente cómo empleas tu tiempo merece la pena.
Lea también: Cómo gestionar eficazmente el tiempo
Cómo aplicar el bloqueo temporal en 3 pasos
Una vez que has decidido bloquear el tiempo, ¿cuál es la mejor manera de hacerlo? Para que te funcione, aquí tienes algunas medidas prácticas que puedes tomar.
1. Identifique sus tareas
Haz una lista exhaustiva de las tareas, priorizándolas en función de su urgencia e importancia, y calcula cuánto tiempo te llevará cada una. Así tendrás una visión clara de lo que hay que hacer y podrás distribuir el tiempo con eficacia.
2. Bloquee un tiempo específico por tarea, es decir, una hora
Asigna a cada tarea un bloque de tiempo específico en tu calendario, con el objetivo de mantener cada bloque en una hora o menos. Si es necesario, divide las tareas más grandes en partes más pequeñas, asegurándote de que se ajustan a tus bloques de tiempo.
3. Cumpla su horario
Reduzca al mínimo las distracciones creando un entorno de trabajo centrado, comunique su horario a los demás para evitar interrupciones y utilice cronómetros o técnicas de control del tiempo para mantener el rumbo. Revisa y ajusta periódicamente tu horario para mantener la productividad y la flexibilidad.
CONSEJO: Espere lo inesperado. Como dice el refrán, ¡más vale prevenir que curar! Incluso los mejores planes pueden venirse abajo por exigencias inesperadas. La mejor manera de prepararse es reservar tiempo para las tareas urgentes. Si ves que no lo necesitas, puedes utilizarlo para tareas cotidianas, como planificar el horario de la semana siguiente.
Errores comunes en el bloqueo del tiempo y cómo evitarlos
El bloqueo temporal es un concepto bastante sencillo, pero comprometerse con él puede ser todo un reto. Estos son algunos de los errores más comunes que se cometen cuando se intenta bloquear el tiempo por primera vez.
Subestimar su tiempo
Es un problema habitual subestimar el tiempo que se tarda en completar una tarea o un proyecto. La verdad es que no somos muy buenos prediciendo el tiempo. Así que, normalmente, acabamos subestimando nuestro tiempo. Y en raras ocasiones, también podemos sobrestimarlo.
Al empezar con el bloqueo del tiempo, es mejor asignar tiempo extra a cada tarea, para que no te frustres y culpes al bloqueo del tiempo cuando dediques más tiempo del que debías a una tarea específica.
Ser demasiado estricto con los horarios
No hay que ser demasiado rígido con los horarios, porque lo más probable es que surja algo que cambie los planes.
Ten en cuenta que tu Google Calendar y los bloques de tiempo que le has añadido son simplemente una guía para ayudarte a mantenerte centrado en lo que importa. Pero puede modificarse a lo largo del día si es necesario.
Cuando te enfrentes a estas situaciones, decide si lo que te piden es realmente tan importante como para obligarte a cambiar tus bloques horarios. Si crees que lo es, hazlo.
Olvidar los descansos
Acuérdate de hacer pausas entre tareas. No somos máquinas, así que necesitamos unos minutos para estirar las piernas o respirar hondo antes de pasar a la siguiente tarea.
Si crees que puedes cambiar de marcha sobre la marcha y saltar de una tarea a otra, lo único que conseguirás es frustrarte y retrasarte. Tómate tu tiempo, bloquéalo en tu calendario de Google y empieza a trabajar en lo que venga a continuación cuando estés preparado. Si te lo planteas, informa a tu jefe o a los miembros de tu equipo de que has empezado a añadir bloques de tiempo en tu calendario, para que ellos también estén al tanto.
Las mejores aplicaciones de bloqueo del tiempo
Existen varias aplicaciones de bloqueo de tiempo que pueden ayudarte a empezar. Aquí tienes algunos ejemplos:
- Aplicación de control del tiempo - Si buscas formas de controlar mejor el tiempo que dedicas a tus tareas, una aplicación de control del tiempo es justo lo que necesitas. Puede ayudarte a gestionar tareas específicas de forma más eficiente y a descubrir dónde puedes estar perdiendo un tiempo precioso. También puede utilizar una plantilla de hoja de control del tiempo pero es un poco más difícil que una aplicación.
- Aplicación de calendario - Utiliza una aplicación de calendario en línea para crear eventos repetitivos que te recuerden cuándo empezar y dejar de trabajar en tareas específicas. También puedes utilizar eventos recurrentes para recordarte cuándo tienes que dejar de trabajar en una tarea y pasar a otra (por ejemplo, cada hora).
- Aplicaciones de despertador o temporizadores: puedes utilizar una aplicación de despertador para establecer temporizadores para cada tarea que deba completarse en un plazo determinado (por ejemplo, 30 minutos). Si una tarea tarda más de lo previsto, reinicia el temporizador. Cuando suene la alarma, pasa a la siguiente tarea o desactiva el temporizador por completo (por ejemplo, cuando llegue la hora de comer).
Puede utilizar nuestras plantillas de bloqueo del tiempo para empezar y crear su propio sistema de bloqueo del tiempo. Sólo tenga en cuenta que si tiene que invertir mucho tiempo en la gestión de esta plantilla, probablemente sea mejor que busque una solución que ofrezca funciones automáticas de bloqueo del tiempo. No querrá pasar más tiempo gestionando su plantilla de horario de bloqueo del tiempo que trabajando realmente en sus tareas y proyectos.
CONSEJO: Conozca la mejor solución para el control del tiempo de los autónomos.
Conclusión
Una última cosa sobre el bloqueo temporal: Si nunca has probado un horario con bloqueo temporal, inténtalo y comprueba si es algo que puedes utilizar en tu rutina diaria.
Puede que te lleve unas semanas adaptarte, pero si sigues así pronto empezarás a disfrutar de las ventajas de ser más productivo, estar menos estresado y, en general, estar más en sintonía con tu horario. Y quién sabe, ¡puede que cambie para siempre tu forma de abordar las tareas prioritarias!