Tidsblokering: Sådan blokerer du tid og øger produktiviteten

Er du nysgerrig på tidsblokering, men ikke sikker på, hvad det er, eller hvordan du bruger det? Så er du kommet til det rette sted! I denne blog vil jeg introducere dig til begrebet tidsblokering og udforske de grundlæggende principper, de vigtigste fordele og alt det, der ligger imellem.

Efter min mening er det en af de mest effektive tidsstyringsstrategier. Hvis du ikke har prøvet det endnu, er det nu, du skal gøre det.

Hvad er tidsblokering?

Tidsblokering er en simpel tidsstyringsteknik, hvor du planlægger fokuserede arbejdsperioder til specifikke opgaver. Det svarer til at dele din daglige to-do-liste op i tidsrum.

Hvordan laver man en effektiv tidsblokering?

• Start med at liste dine opgaver
• Tildel dedikerede tidsblokke til hver opgave
• Inkluder pauser og buffertider til at håndtere uventede afbrydelser

Læs også her: Lær, hvordan du kan bruge tidskortlægning til at øge produktiviteten.

Hvordan fungerer tidsblokering?

Ideen bag tidsblokering er, at du kan få mere fra hånden ved at fokusere på individuelle opgaver i stedet for at forsøge at arbejde på flere opgaver på én gang. Med andre ord er det baseret på single-tasking, ikke multitasking.

I løbet af dagen ender vi alle med at gøre ting, som virker vigtige i øjeblikket, men som i virkeligheden ikke er det. Hvor mange gange har du sat en vigtig opgave på pause, bare fordi der dukkede en e-mail op fra en kollega?

Med tidsblokering kan du undgå det. Tidsblokering hjælper dig med at reducere mængden af opgaver i din kalender og øge din produktivitet ved at få dig til at fokusere på det, der virkelig betyder noget. Ved at gruppere lignende opgaver sammen hjælper tidsblokering med at reducere kontekstskift, så du kan bevare fokus på arbejde med større effekt.

5 Metoder til tidsblokering

Jeg ved, hvad du tænker: "Hvem har tid til at fokusere på en enkelt opgave ad gangen i dagens hektiske verden?".

Her er mit svar: Tidsblokering hjælper dig med at styre din tid bedre ved at opdele din dag i specifikke tidsblokke, der er dedikeret til daglige opgaver. Ved at blokere for distraktioner og tidsrøvere kan du koncentrere dig om den aktuelle opgave.

Cal Newport, forfatteren til Deep Work, en af de bedste produktivitetsbøger, vurderer, at en 40-timers arbejdsuge med tidsbegrænsning "producerer den samme mængde output som en 60+ timers arbejdsuge uden struktur".

Måske har du allerede prøvet nogle tidsblokeringsvarianter før og fundet ud af, at de ikke virkede for dig. Der findes flere forskellige tidsblokeringsteknikker, så en bestemt metode fungerer måske bedre for dig end en anden.

Lad os se på nogle af de mest populære tidsblokeringsmetoder, som du kan prøve med det samme.

• Lær, hvad tidsregistrering er, og find ud af, hvordan det kan påvirke din virksomhed.

Batching af opgaver

Opgavebatching er en af de bedste strategier til at spare tid. Det er, når du grupperer lignende opgaver sammen (dvs. alle de mindre opgaver på din liste) og håndterer dem inden for én tidsblok. Hvad er resultatet? Takket være opgavegruppering optager de mindre mental energi!

På den måde kan du fokusere på lignende opgaver i stedet for at have gang i forskellige ting på én gang. Når det gøres rigtigt, hjælper task batching dig med at afslutte flere nye opgaver på kortere tid.

• Et eksempel: Du kan afsætte 30 minutter til at besvare e-mails i løbet af dagen i stedet for at tjekke din indbakke hvert 10. minut.

TIP: En app til opgavestyring kan hjælpe med at organisere og styre vigtige opgaver ved at tilbyde funktioner som tidsblokering, prioritering og kalenderintegration.

Tematisering af dagen

Dagstematisering går et skridt videre end opgavebatching. For ledere, der har mange forskellige ansvarsområder inden for flere forretningsområder, og som føler, at de alle konkurrerer om deres udelte opmærksomhed, kan dagstemaer være en god løsning. 

Hvem er en berømt fan af denne tidsblokeringsmetode? Elon Musk. Milliardæren, der er grundlægger og administrerende direktør for Tesla og SpaceX, arbejder hos SpaceX mandag, tirsdag og fredag og hos Tesla onsdag og torsdag.

Når du dedikerer hver dag i ugen til et bestemt tema, skaber du en meget pålidelig struktur, som giver dig mulighed for at holde fokus på specifikke opgaver i stedet for at skifte mellem forskellige småting. Du vil også blive drevet af en følelse af at udføre produktivt og meningsfuldt arbejde.

Timeboxing

Time blocking og timeboxing bruges ofte som synonymer, og selv om de er beslægtede, er det ikke det samme.

Tidsblokering er en metode til at organisere dine opgaver og projekter ved at afsætte tid til at fokusere på dem.

• Et eksempel: Du kan sige, at du vil "arbejde på den marketingkampagne fra kl. 14.00 til 17.00 i morgen".

Timeboxing er, når du kun giver dig selv en begrænset mængde tid til at arbejde på en bestemt opgave.

• Eksempel: "Jeg besvarer e-mails mellem kl. 14 og 16 i morgen; jeg har en tidsbegrænset kalender.

Præcis tidsestimering er afgørende her. Det indebærer en nøjagtig vurdering af, hvor lang tid opgaverne tager, og brug af buffertider til at tage højde for potentielle forsinkelser. Det hjælper med at dele opgaverne op i mindre dele og forbedrer den overordnede tidsstyring.

Selv hvis du ikke besvarede alle e-mails inden for den tidsramme, ville du stadig stoppe med at arbejde på dem og gå videre til den næste opgave.

Nogle mennesker føler måske, at timeboxing bare er en måde at lægge mere pres på et i forvejen krævende job. Men hvis du prøver at se det som en udfordring, kan du blive overrasket over, hvor godt du klarer det, og hvor produktiv du kan være.

Reglen om 2 minutters tidsblokering 

Hvis en opgave tager mindre end 2 minutter, skal du bruge 2-minuttersreglen: Gør det med det samme i stedet for at udskyde det. På den måde undgår du, at det bliver til en længere opgave senere.

Pomodoro-teknikken

I Pomodoro-teknikken arbejder du i 25 minutter og holder derefter 5 minutters pause efter hver 4. opgave. Brug vores gratis Pomodoro-timer for at gøre dit liv lettere.

Standardprocessen for Pomodoro-tidsblokering ser sådan ud:

• Vælg et projekt eller en opgave, du vil fokusere på
• Lav en liste over opgaver
• Sæt din Pomodoro-timer til 25 minutter, og fokuser på en enkelt opgave, indtil timeren ringer.
• Når din session er slut, skal du markere en Pomodoro og notere, hvad du har gennemført.
• Nyd derefter en velfortjent pause i fem minutter
• Efter fire Pomodoros skal du holde en længere pause, f.eks. 15-30 minutter.

TIP: Leder du efter alternativer til denne teknik? Så skal du læse vores indlæg "De bedste Pomodoro-alternativer".

Hvad er fordelene ved tidsblokering?

Lad os se på listen over fordele ved tidsblokering nedenfor:

Prioriter dine opgaver 

Som mennesker har vi en tendens til kun at huske de ting, vi ikke har gjort, i stedet for dem, vi har afsluttet - det kaldes for Zeigarnik-effekten. Desværre kan den forårsage alvorlig tidsangst og stress, hvis den ikke kontrolleres. 

Men hvis du finder frem til de opgaver, der har høj prioritet, og sætter tid af til at fokusere på dem, får du en større følelse af kontrol over din tidsplan og dit arbejdsliv. Det kan også hjælpe at starte en bevidst tidsregistreringspraksis.

• Tjek det ud: De bedste planlægningsapps til Android

Undgå at multitaske 

På trods af hvad du måske har hørt, er multitasking ikke en god tidsstyringsstrategi. 

Vores hjerner er ikke skabt til at holde trit med den konstante vekslen mellem opgaver. Forskning viser, at medarbejdere kan være 40 % mindre produktive, når de multitasker. Det siger en hel del!

Når du svarer på e-mails eller Slack-beskeder, opretter annoncekampagner og deltager i teammøder, bruger du forskellige færdigheder, som optager en masse mental plads. 

Hvis du ikke giver dig selv passende tid til at arbejde på hver af disse opgaver, vil du bare skifte mellem dem i løbet af dagen uden at få gjort ret meget. Du må ikke forveksle det at have travlt med at være produktiv. 

Stop arbejdsafbrydelser og kontekstskift

Jeg ved det, jeg ved det. Det er lettere sagt end gjort at undgå afbrydelser i arbejdet. Men der er forskel på, om afbrydelser sker en gang imellem, eller om det er et problem, du skal håndtere dagligt. 

Selvfølgelig har du andre ansvarsområder og forpligtelser, og de forsvinder ikke, bare fordi du prøver at holde fokus på én ting. Det er derfor, det er så vigtigt, at du forpligter dig til det, når du begynder at tidsblokere. 

Du vil med tiden finde en metode, der fungerer for dig, og når du bliver afbrudt af en presserende anmodning, vil du være meget bedre i stand til at håndtere den, fordi du føler, at du har fuld kontrol over din tidsplan. 

Læs også: Sådan bliver du mere effektiv.

Hvorfor er tidsblokeringsteknikken så effektiv?

Du tænker måske ikke så meget over det i starten, men tidsblokering kan i høj grad påvirke din evne til at holde fokus og nå dine kortsigtede og langsigtede mål.  

Hvis du vil have det til at fungere, er du nødt til at udvælge de vigtigste opgaver for hver dag. Cal Newport, forfatteren til Deep Work, bruger 20 minutter hver aften på at planlægge opgaver og mål for den næste dag:

"Nogle gange spørger folk, hvorfor jeg gider at planlægge så detaljeret. Mit svar er enkelt: Det skaber en enorm produktivitet.

Det muliggør 'dybt arbejde'

Tidsblokering er også en effektiv metode, fordi den muliggør "dybt arbejde". I stedet for at springe fra den ene opgave til den anden kan du fokusere på én opgave i en længere periode.

Og når du giver dig selv en dedikeret tidsblok til at fokusere på et projekt, et problem eller en opgave, kan du udnytte alle dine mentale ressourcer til at nå dit mål. 

Tidsblokering vs. perfektionisme 

Når du afleverer et stort projekt, er der altid noget, du ville ønske, du havde ændret, finjusteret og gennemgået for tusinde gang. 

Det kan være svært at give slip på kritiske projekter, især hvis den eneste tanke, der kører rundt i hovedet på dig, er 'perfektion'. Men på et tidspunkt bliver du nødt til at sige: "Jeg er færdig" og gå videre til det næste projekt. 

Tidsblokering, især timeboxing-teknikken, kan være et stort aktiv til at håndtere den slags situationer. Den giver dig mulighed for at sætte specifikke tidsgrænser for hver opgave. 

Hvis du opdager, at du forlænger den tid, du tidligere havde sat af til en opgave, skal du gennemgå, hvordan du blokerer tiden, og bruge en endnu strengere tidsramme til at afslutte jobbet. 

Det gør det lettere at sige nej.

Det kan være svært at sige nej til andre, især til ledere og teammedlemmer. Faktisk er det en af de mest værdifulde færdigheder, du kan lære, men det er også en af de mest udfordrende.

Med tidsblokering behøver det ikke at være besværligt at sige nej, uanset om du administrerer din arbejdstid eller din fritid. 

Hvis du begynder at sige 'ja' til alt, hvad der kommer på din vej, vil du skifte fra den ene opgave til den anden uden at få gjort ret meget. Til sidst vil du bare begynde at føle dig overvældet. 

Men hvis dine teammedlemmer kan se, at din tid er blokeret, er det mindre sandsynligt, at de afbryder din dag med forespørgsler eller spørgsmål, som du kan tage dig af senere. 

• Læs mere om det: Sådan siger du nej på arbejdet

Hvem kan have gavn af tidsblokering? 

Arbejdende fagfolk

Tidsblokering er et fantastisk værktøj til at øge dit teams produktivitet. Men af og til kan teams have svært ved at finde en balance mellem langsigtede projekter og kortsigtede krav.

Hvis du bruger digitale værktøjer som Google Kalender til at planlægge møder, kan det hjælpe dig med at styre din tid mere effektivt. Planlægning af specifikke opgaver omkring møder og andre forpligtelser sikrer, at du kan fokusere på højt prioriteret arbejde uden afbrydelser.

Hvis du er projektleder, kan oprettelse af tidsblokke være en god måde at planlægge dit teams opgaver på, så de bliver mere effektive og produktive.

Selv om tidsblokering ikke handler om mikromanagement, kan det hjælpe med at reducere distraktioner, prioritere og færdiggøre opgaver til tiden, så dit team kan fokusere på det, der er vigtigt, og overholde alle deadlines.

Det samme gælder for andre professionelle, f.eks. freelancere, fjernarbejdere eller endda studerende. Hvis du kæmper med tidsstyring og synes, at det forhindrer dig i at nå dine mål, kan tidsblokering være lige noget for dig.

Mennesker med ADHD

Mennesker med ADHD (attention deficit hyperactivity disorder) har svært ved at håndtere tidsstyring, herunder planlægning, prioritering, overholdelse af deadlines, vurdering af opgavers længde og punktlighed, blandt andet.

Hvis det er tilfældet, kan tidsblokke i din Google Kalender være en god måde at styre din to-do-liste på. Det løser ikke alle dine problemer med tid, men det kan gøre det meget nemmere at styre dem. 

Så kig i din kalender, og sæt tid af til opgaver og projekter, som du måske ellers ville overse. Nøglen er at forpligte sig til det og finde en balance, der fungerer for dig.

Læs mere om det:

• ADHD-planlægning
• Sådan stopper du ADHD-overspringshandlinger
• Sådan forbedrer du teamets præstationer

Er tidsblokering noget for alle? 

Nej, tidsblokering fungerer ikke for alle. Visse typer job har for mange reaktive opgaver til, at det er effektivt. 

Hvis dit hovedjob består i at "slukke brande", reagere på begivenheder og prioritere opgaver hvert 15. minut, så er det måske ikke besværet værd at bruge en tidsblokeringsmetode.

En flyveleder kan f.eks. have meget svært ved at afsætte tid i sit skema, så han eller hun kan fokusere på sit arbejde.

Når det er sagt, kan du stadig prøve andre tidsstyringsstrategier end tidsblokering. Enhver tidsstyringsteknik, der kan give dig selv den mindste smule kontrol over, hvordan du bruger din tid, er forsøget værd.

Læs også: Sådan styrer du din tid effektivt

Sådan implementerer du tidsblokering i 3 trin

Når du har besluttet dig for at lave en tidsblokering, hvad er så den bedste måde at gøre det på? Her er nogle praktiske skridt, du kan tage for at få det til at fungere for dig.

1. Identificer dine opgaver

Lav en omfattende liste over opgaver, prioriter dem ud fra, hvor meget de haster, og hvor vigtige de er, og vurder, hvor lang tid de hver især vil tage. Det sikrer, at du har et klart overblik over, hvad der skal gøres, og hjælper dig med at fordele tiden effektivt.

2. Bloker specifik tid pr. opgave, f.eks. en time

Tildel hver opgave en dedikeret tidsblok i din kalender, og sigt efter at holde hver blok på en time eller mindre. Opdel større opgaver i mindre dele, hvis det er nødvendigt, og sørg for, at de passer ind i dine tidsblokke.

3. Hold dig til din tidsplan

Minimér distraktioner ved at skabe et fokuseret arbejdsmiljø, kommunikér din tidsplan til andre for at undgå afbrydelser, og brug timere eller tidsregistreringsteknikker for at holde dig på sporet. Gennemgå og juster jævnligt din tidsplan for at opretholde produktivitet og fleksibilitet.

TIP: Forvent det uventede. Som man siger, hellere være sikker end ked af det! Selv de bedste planer kan falde fra hinanden på grund af uventede krav. Den bedste måde at forberede sig på er at blokere tid til presserende opgaver. Hvis du finder ud af, at du ikke har brug for den, kan du bare bruge den til hverdagsopgaver, som f.eks. at planlægge den kommende uges tidsblokering.

Almindelige fejl ved tidsblokering, og hvordan du undgår dem

Tidsblokering er et ret enkelt koncept, men det kan være en stor udfordring at forpligte sig til det. Her er nogle almindelige fejl, som folk begår, når de prøver tidsblokke for første gang.

Undervurderer din tid

Det er et almindeligt problem at undervurdere den tid, det tager at gennemføre en opgave eller et projekt. Sandheden er, at vi ikke er særlig gode til at forudsige tid. Så som regel ender vi med at undervurdere vores tid. Og i sjældne tilfælde kan vi også overvurdere den. 

Når du går i gang med tidsblokering, er det bedre at afsætte ekstra tid til hver opgave, så du ikke bliver frustreret og giver tidsblokeringen skylden, når du bruger mere tid, end du skulle, på en bestemt opgave. 

At være for streng med din tidsplan

Du må ikke være for fastlåst i din tidsplan, for der er stor sandsynlighed for, at noget dukker op og ændrer dine planer. 

Husk, at din Google Kalender og de tidsblokke, du har tilføjet til den, blot er en guide, der hjælper dig med at holde fokus på det, der er vigtigt. Men den kan ændres i løbet af dagen, hvis det er nødvendigt.

Når du skal håndtere disse situationer, skal du beslutte, om det, du bliver bedt om, virkelig er så vigtigt, at det får dig til at ændre dine tidsblokke. Hvis du finder ud af, at det er det, skal du bare gøre det. 

Glemmer at holde pauser

Husk at holde pauser mellem opgaverne. Vi er ikke maskiner, så vi er nødt til at bruge et par minutter på at strække benene eller tage en dyb indånding, før vi går videre til næste opgave.

Hvis du tror, at du bare kan skifte gear på stedet og springe fra den ene opgave til den anden, bliver du bare frustreret og kommer bagud i forhold til tidsplanen. Tag dig tid, bloker den i din Google-kalender, og begynd at arbejde på det næste, når du er klar. Hvis du overvejer det, så lad din leder eller dine teammedlemmer vide, at du er begyndt at tilføje tidsblokke i din kalender, så de også er klar over det.

De bedste tidsblokerende apps 

Der findes flere apps til tidsblokering der kan hjælpe dig med at komme i gang. Her er et par eksempler:

• App til tidsregistrering - Hvis du leder efter måder at holde bedre styr på din tid på opgaver, så er en tidsregistreringsapp lige det, du har brug for. Den kan hjælpe dig med at styre specifikke opgaver mere effektivt og hjælpe dig med at finde ud af, hvor du måske spilder dyrebar tid. Du kan også bruge en skabelon til et tidsregistreringsark men det er lidt sværere end en app.
• Kalenderapp - Brug en online kalenderapp til at oprette gentagne begivenheder, der minder dig om, hvornår du skal begynde og slutte at arbejde på bestemte opgaver. Du kan også bruge tilbagevendende begivenheder til at minde dig selv om, hvornår du skal holde pause fra en opgave og gå videre til en anden (f.eks. hver time).
• Vækkeursapps eller timere - Du kan bruge en vækkeursapp til at indstille timere for hver opgave, der skal udføres inden for en bestemt tidsramme (f.eks. 30 minutter). Hvis en opgave tager længere tid end forventet, nulstiller du bare timeren. Når alarmen går, går du videre til næste opgave eller slukker helt for timeren (f.eks. når det er frokosttid).

Du kan bruge vores tidsblokeringsskabeloner til at komme i gang og skabe dit eget tidsblokeringssystem. Bare husk, at hvis du skal bruge meget tid på at administrere denne skabelon, er det nok bedst, at du leder efter en løsning, der tilbyder automatiske tidsblokeringsfunktioner. Du har ikke lyst til at bruge mere tid på at administrere din tidsblokeringsskabelon end på at arbejde med dine opgaver og projekter.

TIP: Lær den bedste løsning til tidsregistrering for freelancere at kende.

Konklusion

En sidste ting om en tidsblokeringsproces: Hvis du aldrig har prøvet en tidsblokeret plan før, så prøv det og se, om det er noget, du kan bruge i din daglige rutine. 

Det kan tage et par uger at tilpasse sig, men hvis du holder fast i det, vil du snart begynde at nyde fordelene ved at være mere produktiv, mindre stresset og generelt mere i overensstemmelse med din tidsplan. Og hvem ved, måske ændrer det for altid den måde, du griber dine prioriterede opgaver an på!