Tidsblokkering: Slik blokkerer du tid og øker produktiviteten

Er du nysgjerrig på tidsblokkering, men ikke sikker på hva det er eller hvordan du skal bruke det? Da har du kommet til rett sted! I denne bloggen vil jeg introdusere deg for konseptet tidsblokkering, og gå gjennom de grunnleggende prinsippene, de viktigste fordelene og alt derimellom.

Etter min mening er det en av de mest effektive strategiene for tidsstyring. Hvis du ikke har prøvd det ennå, er det på tide å gjøre det nå.

Hva er tidsblokkering?

Tidsblokkering er en enkel teknikk for tidsstyring der du planlegger fokuserte arbeidsperioder for bestemte oppgaver. Det er som å dele opp den daglige gjøremålslisten i tidsluker.

Hvordan kan man effektivt tidsblokkere?

• Begynn med å liste opp oppgavene dine
• Tildel dedikerte tidsblokker til hver oppgave
• Legg inn pauser og buffertider for å håndtere uventede avbrudd

Les også: Lær hvordan du kan bruke tidskartlegging for å øke produktiviteten.

Hvordan fungerer tidsblokkering?

Tanken bak tidsblokkering er at du kan få mer gjort ved å fokusere på individuelle oppgaver i stedet for å prøve å jobbe med flere oppgaver samtidig. Med andre ord er det basert på single-tasking, ikke multitasking.

I løpet av dagen gjør vi alle ting som virker viktige i øyeblikket, men som egentlig ikke er det. Hvor mange ganger har du satt en viktig oppgave på pause bare fordi det dukket opp en e-post fra en kollega?

Med tidsblokkering kan du unngå det. Tidsblokkering hjelper deg med å redusere rotet av oppgaver i kalenderen din og øke produktiviteten din ved å få deg til å fokusere på det som virkelig betyr noe. Ved å gruppere lignende oppgaver sammen bidrar tidsblokkering til å redusere kontekstavhengigheten, slik at du kan holde fokus på det arbeidet som har størst innvirkning.

5 Metoder for tidsblokkering

Jeg vet hva du tenker: "Hvem har tid til å fokusere på én oppgave om gangen i dagens hektiske verden?".

Vel, her er svaret mitt: Tidsblokkering hjelper deg med å administrere tiden din bedre ved å dele dagen inn i spesifikke tidsblokker som er dedikert til daglige oppgaver. Ved å stenge ute distraksjoner og tidstyver kan du konsentrere deg om den aktuelle oppgaven.

Cal Newport, forfatteren av Deep Work, en av de beste produktivitetsbøkene, anslår at en 40-timers arbeidsuke med tidsbegrensning "produserer like mye som en arbeidsuke på 60+ timer uten struktur".

Kanskje har du allerede prøvd noen varianter av tidsblokkering før, og funnet ut at de ikke fungerte for deg. Det finnes flere forskjellige tidsblokkeringsteknikker, så en bestemt metode kan fungere bedre for deg enn en annen.

La oss se på noen av de mest populære tidsblokkeringsmetodene som du kan prøve med en gang.

• Finn ut hva tidsregistrering er, og hvordan det kan påvirke virksomheten din.

Batching av oppgaver

Oppgavegruppering er en av de beste strategiene for å spare tid. Det er når du grupperer lignende oppgaver sammen (f.eks. alle de mindre oppgavene på listen din) og håndterer dem innenfor én tidsblokk. Resultatet? Takket være oppgavebatching tar de mindre mental energi!

På den måten kan du fokusere på lignende oppgaver i stedet for å ha flere forskjellige ting på gang samtidig. Når du gjør det riktig, vil oppgavegruppering hjelpe deg med å fullføre flere nye oppgaver på kortere tid.

• Et eksempel: Du kan sette av 30 minutter til å svare på e-post i løpet av dagen i stedet for å sjekke innboksen hvert 10. minutt.

TIPS: En oppgavehåndteringsapp kan hjelpe deg med å organisere og administrere viktige oppgaver ved å tilby funksjoner som tidsblokkering, prioritering og kalenderintegrasjon.

Tematisering av dagen

Dagstematisering går et skritt videre enn oppgavebatching. For ledere som har mange ulike ansvarsområder innenfor flere forretningsområder, og som føler at de alle konkurrerer om deres udelte oppmerksomhet, kan dagstematisering være en god løsning. 

Hvem er en berømt fan av denne tidsblokkeringsmetoden? Elon Musk. Milliardæren, grunnleggeren og administrerende direktøren for Tesla og SpaceX, jobber hos SpaceX på mandager, tirsdager og fredager, og hos Tesla på onsdager og torsdager.

Når du dedikerer hver dag i uken til et bestemt tema, skaper du en veldig pålitelig struktur som gjør at du kan holde fokus på spesifikke oppgaver i stedet for å veksle mellom forskjellige småting. Du får også en følelse av å gjøre produktivt og meningsfylt arbeid.

Timeboxing

Tidsblokkering og tidsboksing brukes ofte som synonymer, og selv om de er beslektet, er det ikke det samme.

Tidsblokkering er en metode for å organisere oppgaver og prosjekter ved å sette av tid til å fokusere på dem.

• Et eksempel: Du kan si at du skal "jobbe med markedsføringskampanjen fra kl. 14.00 til 17.00 i morgen".

Timeboxing er når du bare gir deg selv en begrenset mengde tid til å jobbe med en bestemt oppgave.

• Eksempel: "Jeg svarer på e-post mellom kl. 14.00 og 16.00 i morgen; jeg har en tidsbegrenset kalender.

Nøyaktig tidsestimering er avgjørende her. Det innebærer å anslå nøyaktig hvor lang tid oppgavene tar, og å bruke buffertider for å ta høyde for potensielle forsinkelser. Dette bidrar til å dele opp oppgavene i mindre komponenter og forbedrer den generelle tidsstyringen.

Selv om du ikke svarer på alle e-postene innen denne tidsrammen, vil du likevel slutte å jobbe med dem og gå videre til neste oppgave.

Noen vil kanskje føle at timeboxing bare er en måte å legge mer press på en allerede krevende jobb. Men hvis du prøver å se på det som en utfordring, kan du bli overrasket over hvor godt du gjør det, og hvor produktiv du kan være.

Regelen om tidssperre på 2 minutter 

Hvis en oppgave tar mindre enn to minutter, bør du bruke 2-minuttersregelen: Gjør den med en gang i stedet for å utsette den. På denne måten unngår du at det blir en lengre oppgave senere.

Pomodoro-teknikken

Pomodoro-teknikken går ut på at du jobber i 25 minutter og deretter tar en pause på 5 minutter etter hver fjerde oppgave. For å gjøre livet ditt enklere kan du bruke vår gratis Pomodoro-timer.

Standardprosessen for Pomodoro-tidsblokkering ser slik ut:

• Velg ett prosjekt eller én oppgave du ønsker å fokusere på
• Lag en liste over gjøremål
• Still Pomodoro-timeren på 25 minutter, og fokuser på én oppgave til timeren ringer
• Når økten er over, markerer du en Pomodoro og noterer hva du har gjort
• Deretter kan du nyte en velfortjent pause i fem minutter
• Etter fire Pomodoros, ta en lengre pause, for eksempel 15-30 minutter

TIPS: Leter du etter alternativer til denne teknikken? Da bør du lese innlegget vårt "De beste Pomodoro-alternativene".

Hva er fordelene med tidsblokkering?

La oss ta en titt på listen over fordelene med tidsblokkering nedenfor:

Prioriter oppgavene dine 

Som mennesker har vi en tendens til å huske bare de tingene vi ikke har gjort, i stedet for de vi har fullført - det kalles Zeigarnik-effekten. Dessverre kan det føre til alvorlig tidsangst og stress hvis vi ikke gjør noe med det. 

Men hvis du finner frem til oppgaver som har høy prioritet, og setter av tid til å fokusere på hver enkelt av dem, vil du få en større følelse av å ha kontroll over timeplanen din og arbeidshverdagen din. Det kan også være nyttig å begynne å følge med på tiden din.

• Sjekk ut: De beste planleggingsappene for Android

Unngå multitasking 

Til tross for hva du kanskje har hørt, er multitasking ikke en god strategi for tidsstyring. 

Hjernen vår er ikke skapt for å holde tritt med den stadige vekslingen mellom oppgaver. Forskning viser at ansatte kan være 40 % mindre produktive når de multitasker. Det sier ikke så rent lite!

Når du svarer på e-post eller Slack-meldinger, lager annonsekampanjer og deltar på teammøter, bruker du ulike ferdigheter som tar mye mental plass. 

Hvis du ikke gir deg selv tilstrekkelig tid til å jobbe med hver av disse oppgavene, vil du bare veksle mellom dem i løpet av dagen uten å få gjort noe særlig. Ikke forveksle det å ha det travelt med å være produktiv. 

Stopp avbrudd i arbeidet og kontekstavbrudd

Jeg vet det, jeg vet det. Det er lettere sagt enn gjort å unngå avbrytelser i arbeidet. Men det er forskjell på om avbrytelser skjer av og til, eller om det er et problem du må forholde deg til daglig. 

Du har selvfølgelig andre forpliktelser og ansvarsområder, og de forsvinner ikke bare fordi du prøver å fokusere på én ting. Det er derfor det er så viktig at du forplikter deg til å begynne med tidsblokkering. 

Etter hvert vil du finne en metode som fungerer for deg, og når du blir avbrutt av en presserende forespørsel, vil du være i en mye bedre posisjon til å håndtere den, fordi du føler at du har full kontroll over timeplanen din. 

Les også: Hvordan bli mer effektiv.

Hvorfor er tidsblokkeringsteknikken så effektiv?

Du tenker kanskje ikke så mye over det til å begynne med, men tidsblokkering kan ha stor innvirkning på evnen din til å holde fokus og nå dine kortsiktige og langsiktige mål.  

Hvis du vil få det til å fungere, må du velge ut de viktigste oppgavene for hver dag. Cal Newport, forfatteren av Deep Work, bruker 20 minutter hver kveld på å planlegge oppgaver og mål for neste dag:

"Noen ganger spør folk hvorfor jeg gidder å planlegge så detaljert. Svaret mitt er enkelt: Det skaper en enorm produktivitet.

Det muliggjør "dypt arbeid

Tidsblokkering er også en effektiv metode fordi den gjør det mulig å "jobbe dypt". I stedet for å hoppe fra en oppgave til en annen, kan du fokusere på én oppgave over en lengre periode.

Og når du gir deg selv en dedikert tidsblokk for å fokusere på ett prosjekt, ett problem eller én oppgave, kan du utnytte alle dine mentale ressurser for å nå målet ditt. 

Tidsblokkering vs. perfeksjonisme 

Når du leverer et stort prosjekt, er det alltid noe du skulle ønske du hadde endret, justert og gjennomgått for tusende gang. 

Det kan være utfordrende å gi slipp på kritiske prosjekter, spesielt hvis den eneste tanken som går rundt i hodet ditt er "perfeksjon". Men til slutt må du si: "Jeg er ferdig", og gå videre til neste prosjekt. 

Tidsblokkering, og spesielt tidsboksingsteknikken, kan være et godt verktøy for å håndtere slike situasjoner. Den lar deg sette spesifikke tidsgrenser for hver oppgave. 

Hvis du opplever at du utvider tiden du tidligere hadde satt av til en oppgave, bør du gå gjennom hvordan du bruker tidsblokkeringen, og sette en enda strengere tidsramme for når du skal være ferdig med jobben. 

Det gjør det lettere å si nei.

Det kan være vanskelig å si nei til andre, spesielt ledere og teammedlemmer. Faktisk er det en av de mest verdifulle ferdighetene du kan lære deg, men det er også en av de mest utfordrende.

Med tidsblokkering trenger det ikke å være vanskelig å si nei, uansett om det gjelder arbeidstid eller fritid. 

Hvis du begynner å si ja til alt som kommer i din vei, kommer du til å gå fra den ene oppgaven til den andre uten å få gjort så mye. Til slutt vil du bare begynne å føle deg overveldet. 

Men hvis teammedlemmene dine kan se at tiden din er blokkert, er det mindre sannsynlig at de avbryter dagen din med forespørsler eller spørsmål som du kan ta deg av senere. 

• Les mer om dette: Slik sier du nei på jobben

Hvem kan ha nytte av tidsblokkering? 

Yrkesaktive fagfolk

Tidsblokkering er et fantastisk verktøy for å øke teamets produktivitet. Men av og til kan det være vanskelig å balansere langsiktige prosjekter med kortsiktige krav.

Ved å bruke digitale verktøy som Google Kalender til å planlegge møter kan du administrere tiden din mer effektivt. Ved å planlegge spesifikke oppgaver rundt møter og andre forpliktelser sikrer du at du kan fokusere på høyt prioritert arbeid uten avbrytelser.

Hvis du er prosjektleder, kan det å opprette tidsblokker være en god måte å planlegge teamets oppgaver på, slik at de blir mer effektive og produktive.

Selv om tidsblokkering ikke handler om detaljstyring, kan det bidra til å redusere distraksjoner, prioritere og fullføre oppgaver i tide, slik at teamet ditt kan fokusere på det som er viktig og overholde alle tidsfrister.

Det samme gjelder for andre yrkesgrupper, som frilansere, fjernarbeidere eller til og med studenter. Hvis du sliter med tidsstyring og opplever at det hindrer deg i å nå målene dine, kan tidsblokkering være akkurat det rette for deg.

Mennesker med ADHD

Personer med ADHD (attention deficit hyperactivity disorder) har vanskelig for å håndtere tidsstyring, blant annet når det gjelder planlegging, prioritering, overholdelse av tidsfrister, estimering av lengden på oppgaver og punktlighet.

Hvis det er tilfelle, kan tidsblokker i Google Kalender være en fin måte å administrere oppgavelisten din på. Det løser ikke alle dine tidsproblemer, men det kan gjøre det mye enklere å administrere dem. 

Så ta en titt på kalenderen din, og sett av tid til oppgaver og prosjekter som du ellers kan gå glipp av. Nøkkelen er å forplikte seg til det og finne en balanse som fungerer for deg.

Les mer om dette:

• ADHD-planlegging
• Hvordan stoppe ADHD-prokrastinering
• Hvordan forbedre teamets prestasjoner

Er tidsblokkering noe for alle? 

Nei, tidsblokkering fungerer ikke for alle. Enkelte typer jobber har for mange reaktive oppgaver til at det er effektivt. 

Hvis hovedjobben din består i å "slukke branner", reagere på hendelser og prioritere oppgaver hvert 15. minutt, er det ikke sikkert det er verdt bryet å bruke en tidsblokkeringsmetode.

En flygeleder kan for eksempel oppleve det som svært vanskelig å reservere tid i timeplanen slik at han eller hun kan fokusere på dyptgående arbeid.

Når det er sagt, kan du likevel prøve andre tidsstyringsstrategier enn tidsblokkering. Enhver tidsstyringsteknikk som kan gi deg selv den minste smule kontroll over hvordan du bruker tiden din, er verdt et forsøk.

Les også: Hvordan håndtere tiden effektivt

Slik implementerer du tidsblokkering i tre trinn

Når du har bestemt deg for å tidsblokkere, hvordan gjør du det på best mulig måte? Her er noen praktiske grep du kan ta for å få det til å fungere for deg.

1. Identifiser oppgavene dine

Lag en omfattende liste over oppgavene, prioriter dem ut fra hvor mye det haster og hvor viktige de er, og anslå hvor lang tid hver enkelt oppgave vil ta. På den måten får du en klar oversikt over hva som må gjøres, og du kan fordele tiden effektivt.

2. Blokker spesifikk tid per oppgave, f.eks. én time

Tildel hver oppgave en egen tidsblokk i kalenderen, og sørg for at hver blokk ikke tar mer enn én time eller mindre. Del opp større oppgaver i mindre deler hvis det er nødvendig, og sørg for at de passer inn i tidsblokkene dine.

3. Hold deg til timeplanen din

Minimer distraksjoner ved å skape et fokusert arbeidsmiljø, kommuniser timeplanen din til andre for å unngå avbrytelser, og bruk tidtakere eller tidsregistreringsteknikker for å holde deg på sporet. Gå jevnlig gjennom og juster timeplanen din for å opprettholde produktivitet og fleksibilitet.

TIPS: Forvent det uventede. Som ordtaket sier: Det er bedre å være på den sikre siden! Selv de beste planer kan gå i vasken på grunn av uventede krav. Den beste måten å forberede seg på er å sette av tid til oppgaver som haster. Hvis du finner ut at du ikke trenger den, kan du bruke den til hverdagslige oppgaver, for eksempel til å planlegge den kommende ukens tidsblokkeringsplan.

Vanlige tidsblokkeringsfeil og hvordan du kan unngå dem

Tidsblokkering er et ganske enkelt konsept, men det kan være en stor utfordring å forplikte seg til det. Her er noen vanlige feil folk gjør når de prøver tidsblokker for første gang.

Undervurderer tiden din

Det er et vanlig problem å undervurdere tiden det tar å fullføre en oppgave eller et prosjekt. Sannheten er at vi ikke er særlig gode til å forutsi tiden. Derfor ender vi som regel opp med å underestimere tiden vår. Og i sjeldne tilfeller kan vi også overestimere den. 

Når du begynner med tidsblokkering, er det best å sette av ekstra tid til hver oppgave, slik at du ikke blir frustrert og skylder på tidsblokkering når du bruker mer tid enn du egentlig skulle på en bestemt oppgave. 

Å være for streng med timeplanen din

Du kan ikke være for rigid med timeplanen din, for sjansen er stor for at det dukker opp noe som endrer planene dine. 

Husk at Google-kalenderen og tidsblokkene du har lagt til i den, bare er en veiledning som hjelper deg med å holde fokus på det som er viktig. Men den kan endres i løpet av dagen hvis det er nødvendig.

Når du står overfor slike situasjoner, må du avgjøre om det du blir bedt om, virkelig er så viktig at det får deg til å endre tidsblokkene dine. Hvis du finner ut at det er det, er det bare å gjøre det. 

Glemmer å ta pauser

Husk å ta pauser mellom oppgavene. Vi er ikke maskiner, så vi trenger noen minutter til å strekke på beina eller trekke pusten dypt før vi går videre til neste oppgave.

Hvis du tror at du bare kan skifte gir på stedet og hoppe fra en oppgave til en annen, kommer du bare til å bli frustrert og komme på etterskudd. Ta deg god tid, sett av tid i Google-kalenderen din, og begynn å jobbe med det som kommer når du er klar. Hvis du vurderer å legge inn tidsblokker i kalenderen, kan du fortelle lederen eller teammedlemmene dine at du har begynt å legge inn tidsblokker, slik at de også er klar over det.

De beste tidsblokkeringsappene 

Det finnes flere tidsblokkeringsapper som kan hjelpe deg med å komme i gang. Her er noen eksempler:

• App for tidsregistrering - Hvis du er på utkikk etter måter å holde bedre oversikt over tiden du bruker på oppgaver, er en tidsregistreringsapp akkurat det du trenger. Den kan hjelpe deg med å administrere spesifikke oppgaver mer effektivt og hjelpe deg med å finne ut hvor du kanskje sløser bort dyrebar tid. Du kan også bruke en mal for tidsregistreringsskjema men det er litt vanskeligere enn en app.
• Kalenderapp - Bruk en kalenderapp på nettet til å opprette gjentatte hendelser som minner deg på når du skal begynne og slutte å jobbe med bestemte oppgaver. Du kan også bruke gjentakende hendelser til å minne deg selv på når du skal ta pauser fra en oppgave og gå videre til en annen (for eksempel hver time).
• Vekkerklokkeapper eller tidtakere - Du kan bruke en vekkerklokkeapp til å sette opp tidtakere for hver oppgave som må være fullført innen en bestemt tidsramme (f.eks. 30 minutter). Hvis en oppgave tar lengre tid enn forventet, nullstiller du bare tidtakeren. Når alarmen går, kan du gå videre til neste oppgave eller slå av tidtakeren helt (f.eks. når det er lunsjtid).

Du kan bruke våre maler for tidsblokkering for å komme i gang og lage ditt eget tidsblokkeringssystem. Men husk at hvis du må bruke mye tid på å administrere denne malen, er det nok best at du ser deg om etter en løsning som tilbyr automatiske tidsblokkeringsfunksjoner. Du vil ikke bruke mer tid på å administrere tidsblokkeringsplanmalen din enn på å jobbe med oppgavene og prosjektene dine.

TIPS: Bli kjent med den beste løsningen for tidsregistrering for frilansere.

Konklusjon

En siste ting om tidsblokkering: Hvis du aldri har prøvd en tidsblokkert tidsplan før, kan du prøve det og se om det er noe du kan bruke i din daglige rutine. 

Det kan ta noen uker å tilpasse seg, men hvis du holder fast ved det, vil du snart begynne å nyte godt av fordelene ved å være mer produktiv, mindre stresset og generelt mer i tråd med timeplanen din. Og hvem vet, kanskje vil det forandre måten du tilnærmer deg de prioriterte oppgavene dine på for alltid!