Hoja de horas de múltiples empleados: 3 plantillas gratuitas + Guía de configuración
Llevar la cuenta de cómo empleas tu tiempo es todo un reto, por no hablar de cómo lo emplean varios empleados en el trabajo.
Por eso, en este artículo encontrarás plantillas gratuitas para el seguimiento de las hojas de horas de varios empleados, aprenderás a crear y personalizar tus propias hojas de horas y explorarás una alternativa digital a las plantillas.
Manos a la obra.
Descargas rápidas:
Antes de entrar en materia, aquí están las versiones imprimibles de nuestras plantillas de hojas de horas. Todas ellas están disponibles en formato Google Sheets, plantilla de hoja de horas Excel y plantillas de hoja de horas imprimibles gratuitas en formato PDF. Accede a ellas y podrás descargar todos los formatos:
- Plantilla de hoja de horas diaria
- Plantilla de hoja de horas semanal
- Plantilla de hoja de horas mensual
Plantilla de hoja de horas diaria
Esta plantilla de hoja de horas diaria permite a los jefes de equipo y a los gestores realizar un seguimiento de las horas de los empleados y obtener un resumen del total de horas que trabajan diariamente de forma granular.
Los datos de la hoja de horas incluyen los descansos de un empleado, tanto si está enfermo como si tiene tiempo libre ese día. Esta plantilla de hoja de horas cumple las siguientes funciones:
- Reúna las horas de inicio y fin de varios empleados en una sola hoja de horas.
- Comprender las pautas de descanso de cada miembro del equipo.
- Recopile todas las horas de PTO, días de enfermedad y horas extraordinarias de su equipo.
- Cree hojas de horas diarias para todo el equipo y envíelas a su equipo de nóminas.
- Extraiga todos los datos de sus plantillas de hoja de horas de G-sheet o Microsoft Excel y añádalos a un informe más amplio, como una plantilla de hoja de horas semanal o mensual. De este modo, podrás comprender los patrones de utilización de tu equipo o utilizar la plantilla de hoja de horas para planificar la capacidad de futuros proyectos.
Descargue aquí el modelo de hoja de horas diaria:
- Descargar la plantilla de Google Sheets
- Descargar la plantilla de Microsoft Excel
- Descargar la plantilla imprimible gratuita en PDF
Plantilla de hoja de horas semanal
Si desea tener una visión general de la semana, la plantilla de hoja de horas semanal es el instrumento que necesita. Ayuda a llevar un registro de las horas trabajadas durante toda la semana y, de esta forma, puedes gestionar las horas de los empleados con facilidad sin tener que hacer malabarismos con varias hojas de horas al mismo tiempo.
Descargue y utilice esta hoja de horas, ya que cumple múltiples funciones, pero recuerde personalizarla según sus necesidades y las de su equipo.
Descargue aquí la plantilla de hoja de horas semanal:
- Descargar la plantilla de Google Sheets
- Descargar la plantilla de Microsoft Excel
- Descargar la plantilla imprimible gratuita en PDF
Plantilla de hoja de horas mensual
Si busca una solución de control horario mensual que combine el registro detallado del tiempo diario con una gestión exhaustiva de la asistencia, la plantilla de hoja de horas mensual es la que necesita. Esta plantilla incluye información esencial sobre los empleados y un seguimiento detallado de las horas regulares, los descansos, el PTO, las bajas por enfermedad y las horas extra.
Es muy completa, lo que la hace ideal para empresas que necesitan mantener registros mensuales precisos de sus empleados, pero no olvidan personalizarlos según sus necesidades y las de su equipo.
Descargue aquí las plantillas de hojas de horas mensuales:
- Descargar la plantilla de Google Sheets
- Descargar la plantilla de Microsoft Excel
- Descargar la plantilla imprimible gratuita en PDF
¿Quién debe utilizar las plantillas de múltiples empleados?
Una plantilla de hoja de horas para varios empleados es esencial para todo tipo de organizaciones con diversas estructuras de plantilla y distintas necesidades de control horario.
Las empresas con distintos tipos de personal, como empleados a tiempo completo, contratistas, trabajadores por turnos y equipos basados en proyectos, se benefician sustancialmente del uso de distintos formatos de hoja de horas.
Por ejemplo, si tienes una agencia de marketing, puede que necesites hojas de horas de proyectos para tu equipo creativo, plantillas de autónomos para contratistas y plantillas de hojas de horas mensuales para el personal administrativo. Otro ejemplo son las empresas de construcción. Estas suelen necesitar hojas de horas diarias para los trabajadores in situ y plantillas semanales para los jefes de proyecto.
Del mismo modo, los centros sanitarios se benefician de plantillas de 24 horas para el personal médico y de plantillas diarias estándar para el personal auxiliar. Incluso las pequeñas empresas con operaciones variadas, como los restaurantes con personal de cocina y conductores de reparto, encuentran valor en el mantenimiento de múltiples formatos de hoja de horas para realizar un seguimiento preciso de los diferentes patrones de trabajo y estructuras de pago.
La clave es que las organizaciones con necesidades complejas de gestión del personal pueden gestionar mejor sus diversos requisitos de seguimiento del tiempo con plantillas especializadas.
¿Cómo crear una hoja de horas para varios empleados?
Si las plantillas de hoja de horas anteriores no se adaptan a sus necesidades, puede crear su propia plantilla personalizada para varios empleados. Es importante tener en cuenta desde el principio que crear tus propias plantillas requiere más tiempo de configuración inicial que utilizar plantillas prediseñadas gratuitas.
Una alternativa a construir desde cero es personalizar y adaptar una plantilla de hoja de horas gratuita a su propio escenario. También hemos creado otros tipos de plantillas, como la plantilla de hoja de horas del proyecto para equipos más grandes o para trabajadores en solitario o empresarios. Descárguelas y personalícelas según sus necesidades.
- Plantilla de hoja de horas del proyecto
- Plantilla de hoja de horas para autónomos
- Plantilla de hoja de horas diarias 24 horas
Ahora, volviendo a la creación de sus plantillas de hojas de horas como base, recuerde considerar cuidadosamente las necesidades específicas de su organización y la estructura de su plantilla.
El primer paso para crear una plantilla de hoja de horas para varios empleados es identificar los elementos de seguimiento esenciales. Estos elementos son:
- Datos del empleado (nombre, DNI, departamento)
- Información del supervisor (nombre, DNI, departamento)
- Campos de día y fecha
A continuación, considere la posibilidad de añadir columnas específicas para cada proyecto, como las siguientes:
- Descripción de tareas
- Tiempo dedicado a cada tarea
- Plazos de presentación
- Horas facturables
- Nombres de clientes o proyectos, si es necesario
- Categorías específicas de horas de trabajo (regulares, extraordinarias, PTO)
- Duración de las pausas y del almuerzo
- Horarios de salida y llegada
Para que los cálculos sean precisos, incorpore fórmulas para el cómputo automático de los totales diarios y mensuales, las tarifas de las horas extraordinarias y la paga final. Tenga en cuenta también los siguientes elementos administrativos:
- Campos de aprobación del supervisor
- Espacios para firmas
Para obtener la máxima funcionalidad, incluya reglas de validación de datos para evitar los errores de entrada más comunes y considere la posibilidad de añadir menús desplegables para entradas repetitivas, como nombres de proyectos o tipos de tareas.
Cómo difundir y aplicar las plantillas
La implantación de plantillas de hojas de horas en su equipo no siempre es tan sencilla como le gustaría, pero con un enfoque estratégico puede garantizar una adopción coherente.
He aquí algunas ideas para garantizar la difusión y utilización de sus plantillas:
- Empiece con una breve sesión de formación para familiarizar a su equipo con la estructura de la plantilla. Explique el propósito de cada campo y el propósito de la plantilla en sí.
- Comparte la plantilla a través de un sistema centralizado, como la unidad compartida de tu empresa o la plataforma de gestión de proyectos. Lo mejor es mantener una plantilla maestra bloqueada y pedir a los empleados que "guarden como" con su nombre y fecha.
- Establezca recordatorios de los plazos de presentación.
- Crea una sencilla "hoja de trucos" con capturas de pantalla para las preguntas más habituales, por si alguien tiene dudas hasta que se acostumbre al nuevo instrumento.
- Programe la presentación de hojas de horas como un evento de calendario recurrente para todo el equipo.
- Utilice carpetas compartidas con convenciones de nomenclatura claras (como "PRESENTADO_Noviembre_2024").
La realidad que escuchamos de nuestros clientes es que antes de pasarse a las digitalesaproximadamente el 20% de sus equipos rellenaba todos los campos a la perfección y a tiempo. Otro 60 % necesitaba un empujón constante para rellenar las plantillas de partes de horas, mientras que el 20 % restante necesitaba ser perseguido en todo momento.
Por lo tanto, las plantillas de hojas de horas no son tan fáciles de usar, pero antes de llegar a las desventajas de las plantillas, aquí hay algunas sugerencias que hemos oído que pueden funcionar:
- Recordatorios regulares pero breves (un mensaje rápido en Slack hace maravillas a veces).
- Designar a un "compañero de hoja de horas" en cada departamento para que recuerde sistemáticamente a todos sus hojas de horas.
- Revisiones mensuales para detectar y corregir errores comunes que se infiltran en sus plantillas.
- Que sea sencilla. Cuanto más elegante sea su plantilla, menos probable será que la gente la utilice correctamente.
¿Por qué son ineficaces las plantillas de hojas de horas?
Aunque las plantillas de hojas de horas son cómodas de usar y, la mayoría de las veces, gratuitas, tienen muchas desventajas. Ya he mencionado algunas, pero aquí hay más:
- Son molestos y hay que rellenarlos manualmente, por lo que llevan mucho tiempo.
- A menudo, los empleados se olvidan de pasar las plantillas a sus compañeros, sobre todo en el caso de las plantillas de hojas de horas de Excel. Por lo tanto, éstas se quedan sin rellenar.
- Los empleados no suelen aceptar las plantillas de control del tiempo, ya que no les ven ningún valor.
- Las hojas de horas manuales son propensas al error humano y son difíciles de escalar en equipos más grandes.
- Las posibilidades de edicióny aprobación son limitadas.
- Las plantillas de hojas de horas no ofrecen datos en tiempo real, para que puedas tomar decisiones rápidas y con conocimiento de causa cuando sea necesario.
¿En qué es mejor un software de control horario específico que las plantillas?
Las aplicaciones digitales de control de horas como Timeular están diseñadas para realizar un seguimiento de todo el trabajo sin ninguna interferencia manual por su parte y generan todos los datos que necesita de forma automática.
Aquí tienes un desglose de lo que puedes conseguir con Timeular:
- La capacidad de registrar el tiempo automáticamente con IA. La aplicación captura todo el trabajo en segundo plano y asocia las acciones realizadas por el usuario con las tareas. No es necesario que el usuario realice ninguna acción.
- Los gestores disponen de una visión completa del tiempo de los empleados, y los partes de horas se generan automáticamente.
- Reuniones extraídas de sus calendarios externos como Google, Outlook e iCal para obtener hojas de horas precisas.
- La capacidad de realizar un seguimiento del tiempo en diferentes áreas , como miembros del equipo, proyectos, tareas específicas y presupuestos de tiempo.
- Sugerencias de entrada de tiempo de AI basadas en su calendario y entradas anteriores para que no pierda tiempo introduciendo las mismas tareas dos veces.
- Informes automatizados y personalizables generados automáticamente por el sistema de control horario.
Las plantillas de hojas de horas son un buen punto de partida para el control del tiempo de los empleados, pero si necesita una forma más precisa y eficaz de controlar el tiempo de los empleados, Timeular puede ayudarle.
