Projekt Task Tracker Vorlage

Wie wird die Vorlage für die Projektverfolgung verwendet?

Du brauchst keine eigene Vorlage für die Aufgabenverfolgung zu erstellen. Verwende zur Verfolgung deiner Aufgabenlisten vorgefertigte Vorlagen wie die von Timeular entworfene Vorlage für die Projektverfolgung. Laden Sie einfach die kostenlose Vorlage in Ihrem bevorzugten Format (Excel-Tabelle, GSheets oder PDF) herunter und passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an.

Hole dir die Timeular Aufgabenmanagement-Vorlage kostenlos, lade sie herunter, und bearbeite sie, um sie als deine Vorlage zu verwenden:

• Aufgaben-Tracker
• Vorlage für einen Projektzeitplan
• Dashboard für Projektmanagement
• Vorlage für wöchentliche Aufgabenliste
• Vorlage für eine Projekt-To-do-Liste
• Projektplan

1. Wie du die Vorlage herunterladen oder eine Kopie erstellen kannst

Lade die PDF- oder Excel-Vorlage auf dein Gerät herunter, indem du auf die rechte Schaltfläche klickst. Wenn du die Google Sheets-Vorlage verwendest, öffne die Vorlage und kopieren sie, um deinen eigenen Bereich für die Verfolgung von Projektaufgaben zu erstellen.

Gehe dazu auf die Registerkarte "Datei", und wähle "Kopieren". Auf diese Weise wird deine eigene Vorlage für die Projektaufgabenliste in deinem Google Drive gespeichert.

2. Ausfüllen der Projektdetails

Beginne die Arbeit mit deiner Aufgabenverfolgungsvorlage, indem du deine Projektinformationen eingibst:

• Name des Kunden
• Name des Projekts
• Projektinhaber
• Zeitrahmen des Projekts

Als Nächstes setzt du dich an den Tisch mit den Projektleistungen und trägst alle Leistungen ein, die du mit dem Kunden vereinbart hast. Füge die für die Lieferung benötigte Zeit, die Enddaten (Fristen) und den Fertigstellungsstatus hinzu. Achte darauf, dass diese Aufgabenliste immer auf dem neuesten Stand ist.

3. Hinzufügen von Projektaufgaben und Projektdetails

Sobald du fertig bist, trage alle Projektaufgaben in eine Aufgabenliste ein, die unterhalb der Tabelle mit den Projektleistungen platziert wird. Füge den einzelnen Aufgaben wichtige Informationen zur Nachverfolgung hinzu.

Die Vorlage enthält Spalten zur Erfassung der folgenden Informationen:

• Aufgabeninhaber: Wer ist für die Grafiken oder Blogartikel verantwortlich? Wer sollte kontaktiert werden, wenn Fragen auftauchen? Weise jeder Aufgabe einen Verantwortlichen zu, um die Kommunikation zu straffen und die Verantwortung innerhalb deines Teams zu stärken.
• Prioritäten: Die Prioritätsspalte ist für jeden Projektmanager unerlässlich. Sie hilft dir, Aufgaben zu priorisieren und den Projektmanagement-Workflow zu straffen.

• Startdatum: Normalerweise beginnen nicht alle Projektaufgaben zur gleichen Zeit. Die Spalte "Startdatum" hilft dir bei der Kontrolle von Projektzeitplänen und der Verwaltung abhängiger Aufgaben.
• Fälligkeitstermin alias Deadline: Für viele Menschen gibt es keine bessere Motivation als das Näherrücken von Fälligkeitsdaten. Um deinen Projektzeitplan im Griff zu behalten und die rechtzeitige Erledigung von Projektaufgaben zu gewährleisten, solltest du daher auch Fälligkeitsdaten hinzufügen und verfolgen.
• Tatsächliches Lieferdatum: Der Abgabetermin ist eine Sache, das tatsächliche Lieferdatum eine andere. Notiere dir beide Termine, um die Projektdauer für deine künftigen Projekte besser einschätzen zu können.

• Abrechenbare Stunden geplant: Wie hoch ist dein Zeitbudget für einzelne Aufgaben?
• Abrechenbare Arbeitsstunden: Du hast geschätzt, dass eine bestimmte Aufgabe eine bestimmte Zeit in Anspruch nehmen wird. Aber wie viel Zeit wurde tatsächlich für diese Aufgabe aufgewendet? Hast du die abrechenbaren Stunden richtig geschätzt? Diese Information ist wichtig, um sicherzustellen, dass du für die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden bezahlt wirst. Außerdem kannst du damit den ROI deiner Projekte messen.

• Status der Aufgabe: Wie ist der Echtzeit-Status der einzelnen Aufgaben? Führe tägliche oder wöchentliche Aktualisierungen deiner Aufgabenliste durch, um herauszufinden, welche Aufgaben auf dem richtigen Weg sind, welche nicht auf dem richtigen Weg sind, welche in Gefahr sind oder welche bereits abgeschlossen sind.
• Anmerkungen: Solltest du zusätzliche Informationen speichern wollen, füge diese in der Spalte "Anmerkungen" ein.

Füge nur die wichtigsten Informationen zur Nachverfolgung hinzu. Wenn dir eine Spalte überflüssig erscheint, entferne sie einfach. Falls du mehr Details erfassen musst, füge der Tabelle eine zusätzliche Spalte hinzu.

4. Wie Aufgaben verfolgen und deine Aufgabenliste regelmäßig aktualisierst

• Verfolge Aufgaben offline und auf deinem Gerät

Wenn du lieber offline oder direkt auf deinem Gerät arbeiten möchtest, verwende eine Excel-Tabelle oder eine PDF-Vorlage. Trotz ihrer Vorteile haben sowohl PDF- als auch Excel-Vorlagen jedoch auch Nachteile.

Der Hauptnachteil einer Excel-Vorlage für die Aufgabennachverfolgung besteht darin, dass nur du Zugriff auf die neueste Version der Datei hast. Dies wird problematisch, wenn du die Abstimmung innerhalb deines gesamten Teams aufrechterhalten möchtest, da diese nicht in der Lage sind, auf die Datei zuzugreifen und sie gemeinsam zu bearbeiten.

• Verwende den Ausdruck einer Vorlage für eine Projektaufgabenliste

Wenn du deine Aufgabenmanagement-Vorlagen lieber mit Stift und Papier ausfüllst, drucke die PDF-Vorlage aus. Falls du die Vorlage an Ihre Bedürfnisse anpassen müssen, drucke die bearbeitete Version der Excel-Vorlage oder die GSheets-Vorlage aus.

• Online-Verfolgung des Aufgabenstatus

Um Papier zu sparen und dein Team über den Status der Aufgaben in den verschiedenen Phasen deines Projekts auf dem Laufenden zu halten, wähle die online verfügbare Google Sheets-Vorlage. Jedes Teammitglied kann eine solche Vorlage jederzeit besuchen und aktualisieren. Wenn du als Projektleiter nicht möchtest, dass jemand deine Aufgabenmanagement-Vorlagen bearbeitet, sondern sie nur ansehen kann, solltest du die Rolle "Editor" für dich behalten.

• Dupliziere die Vorlage, um sie für mehrere Projekte zu verwenden

Wenn deine Vorlage für die Aufgabenverfolgung fertig ist, dupliziere sie, um eine individuelle Vorlage für jedes der vielen Projekte zu erstellen, an denen du und deine Teammitglieder arbeiten.

• Verwendung von Aufgabenmanagementvorlagen für das gesamte Team

Der einfachste Weg, den Überblick über Aufgaben und Projektfortschritte in deinem Team zu behalten, ist die Verwendung einer Online-Vorlage, nicht einer Excel-Vorlage.

Leider wird eine Excel-Vorlage problematisch, wenn einzelne Personen den Projekt- oder Aufgabenstatus aktualisieren. Die Änderungen, die sie vornehmen, sind für sie selbst und für niemanden sonst sichtbar, so dass die Teamleiter oder Projektmanager am Ende doppelt arbeiten müssen, um alle Vorlagen zu einer einzigen zusammenzufassen.

Am effizientesten ist es, das GSheets Task Tracker-Arbeitsblatt zu öffnen, es zu kopieren und entsprechend deinen geschäftlichen Anforderungen anzupassen. Sende es dann an Teammitglieder, die für bestimmte Aufgaben zuständig sind, und gewähre ihnen den Status "Editor", damit sie die Vorlage aktualisieren können.

Warum muss ich die Projektstunden, auch abrechenbare Stunden genannt, erfassen?

Im Projektmanagement ist die Erfassung der abrechenbaren Stunden von entscheidender Bedeutung, um die Rentabilität des Projekts zu messen und eine genaue Bezahlung für die geleistete Arbeit zu erhalten.

Aus diesem Grund ist die von Timeular bereitgestellte Vorlage für die Projektaufgabenliste zweispaltig:

• Geplante abrechenbare Stunden: Dies ist die Anzahl der Arbeitsstunden, die du deinem Kunden am Ende des Projekts in Rechnung stellen willst. Du kannst es auch als Zeitbudget bezeichnen.
• Tatsächliche abrechenbare Stunden: Dies ist die Anzahl der Arbeitsstunden, die du tatsächlich für bestimmte Aufgaben aufwendest und deinen Kunden in Rechnung stellen solltest.

Um abrechenbare Stunden zu erfassen, verwenden Teams in der Regel manuelle Zeiterfassungsbögen oder eine Vorlage für Zeiterfassungsbögen. Es gibt jedoch eine effizientere Lösung für die Erfassung abrechenbarer Zeiten - den Billable Hours Tracker von Timeular.