Szablon śledzenia zadań projektu

Jak korzystać z szablonu śledzenia projektu?

Nie musisz tworzyć własnego szablonu śledzenia zadań. Aby śledzić swoje listy zadań, skorzystaj z gotowych szablonów, takich jak szablon śledzenia projektów zaprojektowany przez Timeular. Wystarczy pobrać darmowy szablon w preferowanym formacie (arkusz kalkulacyjny Excel, GSheets lub PDF) i dostosować go do swoich potrzeb.

Pobierz za darmo i edytuj szablon zarządzania zadaniami Timeular, aby używać go jako swojego szablonu:

• Moduł śledzenia zadań
• Szablon osi czasu projektu
• Pulpit nawigacyjny zarządzania projektami
• Szablon tygodniowej listy zadań
• Szablon listy rzeczy do zrobienia w projekcie
• Plan projektu

1. Jak pobrać szablon lub wykonać jego kopię

Pobierz szablon PDF lub Excel na swoje urządzenie, klikając odpowiedni przycisk. Jeśli korzystasz z szablonu Arkuszy Google, otwórz szablon i skopiuj go, aby utworzyć własne miejsce do śledzenia zadań projektowych.

Aby to zrobić, przejdź do zakładki "Plik" i wybierz "Kopiuj". W ten sposób szablon listy zadań projektu zostanie zapisany na Dysku Google.

2. Jak wypełnić szczegóły projektu

Rozpocznij pracę z szablonem śledzenia zadań, wypełniając informacje o projekcie:

• Nazwa klienta
• Nazwa projektu
• Właściciel projektu
• Ramy czasowe projektu

Następnie przejdź do tabeli z rezultatami projektu i wypisz wszystkie rezultaty uzgodnione z klientem. Dodaj czas potrzebny na dostawę, daty końcowe (terminy) i status ukończenia. Upewnij się, że lista zadań jest zawsze aktualna.

3. Jak dodać zadania i szczegóły projektu

Gdy będziesz gotowy, umieść wszystkie zadania projektu na liście zadań umieszczonej poniżej tabeli rezultatów projektu. Dodaj niezbędne informacje dotyczące śledzenia do poszczególnych zadań.

Szablon zawiera kolumny do śledzenia następujących informacji:

• Właściciel zadania: Kto jest odpowiedzialny za grafikę lub artykuły na blogu? Z kim należy się kontaktować w przypadku pojawienia się pytań? Przypisz właściciela do każdego zadania, aby usprawnić komunikację i wzmocnić poczucie odpowiedzialności w zespole.
• Priorytet: Kolumna priorytetów jest niezbędna dla każdego kierownika projektu. Pomaga ustalić priorytety zadań i usprawnić przepływ pracy związany z zarządzaniem projektami.

• Data rozpoczęcia: Zazwyczaj nie wszystkie zadania projektu rozpoczynają się w tym samym czasie. Kolumna "Data rozpoczęcia" pomaga kontrolować harmonogramy projektów i zarządzać zależnymi zadaniami.
• Termin płatności aka Deadline: Dla wielu osób nie ma lepszej motywacji niż zbliżające się terminy. Dlatego też, aby utrzymać harmonogram projektu w ryzach i zapewnić terminową realizację zadań projektowych, dodaj i śledź również terminy.
• Rzeczywista data dostawy: Termin to jedno, a rzeczywista data dostawy to drugie. Zanotuj obie daty, aby poprawić szacunki czasu projektu dla przyszłych projektów.

• Planowane godziny rozliczeniowe: Jaki jest Twój budżet czasowy na poszczególne zadania?
• Przepracowane godziny podlegające rozliczeniu: Oszacowałeś, że określone zadanie zajmie określoną ilość czasu. Ale jaki jest rzeczywisty czas poświęcony na to zadanie? Czy prawidłowo oszacowałeś godziny podlegające rozliczeniu? Informacje te są ważne, aby upewnić się, że otrzymujesz wynagrodzenie za rzeczywiste godziny przepracowane nad projektem. Dodatkowo pomaga to zmierzyć zwrot z inwestycji w projekty.

• Status zadania: Jaki jest status każdego zadania w czasie rzeczywistym? Przeprowadzaj codzienne lub cotygodniowe aktualizacje listy zadań, aby dowiedzieć się, które zadania są na dobrej drodze, poza nią, zagrożone lub już ukończone.
• Uwagi: Jeśli chcesz zapisać dodatkowe informacje, dodaj je w kolumnie "Uwagi".

Dodaj tylko niezbędne informacje o śledzeniu. Jeśli jakakolwiek kolumna wydaje się nadmierna, po prostu ją usuń. Jeśli chcesz śledzić więcej szczegółów, dodaj dodatkową kolumnę do tabeli.

4. Jak śledzić zadania i regularnie aktualizować listę zadań?

• Śledzenie zadań w trybie offline i na urządzeniu

Jeśli wolisz pracować w trybie offline lub bezpośrednio na urządzeniu, skorzystaj z arkusza kalkulacyjnego Excel lub szablonu PDF. Jednak pomimo swoich zalet, zarówno szablony PDF, jak i Excel mają wady.

Podstawową wadą szablonu Excel do śledzenia zadań jest to, że tylko Ty masz dostęp do najnowszej wersji pliku. Staje się to problematyczne w przypadku utrzymywania spójności w całym zespole, ponieważ nie mogą oni uzyskać dostępu do pliku i edytować go wspólnie.

• Korzystanie z papierowej wersji szablonu listy zadań projektowych

Jeśli wolisz wypełniać szablony zarządzania zadaniami za pomocą długopisu i papieru, wydrukuj szablon PDF. W przypadku konieczności dostosowania szablonu do własnych potrzeb, wydrukuj edytowaną wersję szablonu Excel lub szablonu GSheets.

• Śledzenie statusu zadania online

Aby zaoszczędzić papier i na bieżąco informować zespół o statusie zadań na różnych etapach projektu, wybierz szablon Arkuszy Google, który jest dostępny online. Każdy członek zespołu może odwiedzić i zaktualizować taki szablon w dowolnym momencie. Jeśli jako kierownik projektu nie chcesz, aby ktokolwiek edytował szablony zarządzania zadaniami, a jedynie je przeglądał, zachowaj rolę "Redaktora" dla siebie.

• Powiel szablon, aby użyć go w wielu projektach

Gdy szablon śledzenia zadań będzie gotowy, powiel go, aby utworzyć indywidualny szablon dla każdego z wielu projektów, nad którymi pracujesz Ty i członkowie Twojego zespołu.

• Korzystanie z szablonów zarządzania zadaniami z całym zespołem

Najłatwiejszym sposobem na śledzenie zadań i postępów projektu w zespole jest użycie szablonu online, a nie szablonu Excel.

Niestety, szablon Excel staje się problematyczny, gdy poszczególne osoby aktualizują status projektu lub zadania. Wprowadzane przez nich zmiany są widoczne dla nich samych i dla nikogo innego, co ostatecznie wymaga od liderów zespołów lub kierowników projektów podwójnej pracy nad połączeniem wszystkich szablonów w jeden.

Najbardziej efektywnym sposobem jest otwarcie arkusza kalkulacyjnego do śledzenia zadań GSheets, skopiowanie go i dostosowanie do potrzeb biznesowych. Następnie wyślij go do członków zespołu, którzy są właścicielami określonych zadań i nadaj im status "Redaktora", aby mogli aktualizować szablon.

Dlaczego muszę śledzić godziny projektu, czyli godziny podlegające rozliczeniu?

W zarządzaniu projektami śledzenie rozliczanych godzin ma kluczowe znaczenie dla pomiaru rentowności projektu i uzyskania dokładnej zapłaty za wykonaną pracę.

Z tego powodu szablon listy zadań projektowych dostarczony przez Timeular zawiera dwie kolumny:

• Planowane godziny do rozliczenia: Jest to ilość godzin pracy, którą planujesz rozliczyć z klientem na koniec projektu. Można to również nazwać budżetem czasowym.
• Rzeczywiste godziny podlegające rozliczeniu: Jest to liczba godzin pracy, które faktycznie poświęcisz na określone zadania i za które powinieneś wystawić rachunek swoim klientom.

Aby śledzić rozliczane godziny, zespoły zazwyczaj używają ręcznych kart czasu pracy lub szablonów kart czasu pracy. Istnieje jednak bardziej wydajne rozwiązanie do śledzenia rozliczanego czasu - narzędzie do śledzenia rozliczanych godzin Timeular.