Plantilla de seguimiento de tareas del proyecto

¿Cómo utilizar la plantilla de seguimiento de proyectos?

No necesitas crear tu propia plantilla de seguimiento de tareas. Para realizar el seguimiento de sus listas de tareas, utilice plantillas prediseñadas como la plantilla de seguimiento de proyectos diseñada por Timeular. Sólo tienes que descargar la plantilla gratuita en el formato que prefieras (hoja de cálculo Excel, GSheets o PDF) y ajustarla a tus necesidades.

Obtenga gratis, descargue y edite la plantilla de gestión de tareas Timeular para utilizarla como su:

• Seguimiento de tareas
• Plantilla de calendario del proyecto
• Cuadro de mandos de gestión de proyectos
• Plantilla de lista de tareas semanales
• Plantilla de lista de tareas del proyecto
• Plan del proyecto

1. Cómo descargar la plantilla o hacer una copia

Descargue la plantilla PDF o Excel en su dispositivo, haciendo clic en el botón de la derecha. Si utiliza la plantilla de Google Sheets, abra la plantilla y cópiela para crear su propio espacio de seguimiento de tareas de proyectos.

Para ello, ve a la pestaña "Archivo" y elige "Copiar". De este modo, tu propia plantilla de lista de tareas del proyecto se guardará en Google Drive.

2. Cómo rellenar los datos del proyecto

Comience a trabajar con su plantilla de seguimiento de tareas rellenando la información de su proyecto:

• Nombre del cliente
• Nombre del proyecto
• Propietario del proyecto
• Calendario del proyecto

A continuación, dirígete a la mesa con los entregables del proyecto y enumera todos los que hayas acordado con el cliente. Añade el tiempo necesario para la entrega, las fechas finales (plazos) y el estado de finalización. Asegúrate de mantener actualizada esta lista de tareas en todo momento.

3. Cómo añadir tareas y detalles del proyecto

Una vez que esté listo, enumere todas las tareas del proyecto en una lista de tareas situada debajo de la tabla de entregables del proyecto. Añada la información de seguimiento esencial a las tareas individuales.

La plantilla incluye columnas para el seguimiento de la siguiente información:

• Responsable de la tarea: ¿Quién es el responsable de los gráficos o los artículos del blog? ¿Con quién hay que ponerse en contacto en caso de que surjan dudas? Asigna el propietario a cada tarea para agilizar la comunicación y reforzar la propiedad dentro de tu equipo.
• Prioridad: La columna de prioridad es esencial para todo gestor de proyectos. Te ayuda a priorizar tareas y a agilizar el flujo de trabajo de la gestión de proyectos.

• Fecha de inicio: Normalmente, no todas las tareas del proyecto comienzan al mismo tiempo. La columna "Fecha de inicio" le ayuda a controlar los plazos del proyecto y a gestionar las tareas dependientes.
• Fecha de vencimiento aka Fecha límite: Para muchas personas, no hay mejor motivación que acercarse a las fechas de vencimiento. Por lo tanto, para mantener el calendario del proyecto bajo control y garantizar la entrega puntual de las tareas del proyecto, añada y controle también las fechas de vencimiento.
• Fecha de entrega real: una cosa es el plazo y otra la fecha de entrega real. Anota ambas fechas para mejorar las estimaciones de tiempo de tus futuros proyectos.

• Horas facturables previstas: ¿Cuál es su presupuesto de tiempo para tareas individuales?
• Horas facturables trabajadas: Has calculado que una tarea específica te llevará un tiempo determinado. Pero, ¿cuál es el tiempo real dedicado a esta tarea? ¿Ha calculado correctamente las horas facturables? Esta información es importante para asegurarse de que se le pagan las horas reales trabajadas en un proyecto. Además, le ayuda a medir el ROI de sus proyectos.

• Estado de las tareas: ¿Cuál es el estado en tiempo real de cada tarea? Ejecute actualizaciones diarias o semanales de su lista de tareas para saber qué tareas van por buen camino, se han desviado, están en peligro o ya se han completado.
• Notas: Si desea guardar información adicional, añádala en la columna "Notas".

Añada sólo la información de seguimiento esencial. Si alguna columna le parece excesiva, elimínela. Si necesita más información, añada una columna adicional a la tabla.

4. Cómo realizar un seguimiento de las tareas y actualizar su lista de tareas de forma regular.

• Seguimiento de tareas sin conexión y en su dispositivo

Si prefieres trabajar sin conexión o directamente en tu dispositivo, utiliza una hoja de cálculo Excel o una plantilla PDF. Sin embargo, a pesar de sus ventajas, tanto las plantillas PDF como las Excel tienen inconvenientes.

La principal desventaja de una plantilla de seguimiento de tareas de Excel es que sólo usted tiene acceso a la última versión del archivo. Esto resulta problemático a la hora de mantener la alineación dentro de todo tu equipo, ya que no pueden acceder a él y editarlo de forma colaborativa.

• Utilice la copia impresa de una plantilla de lista de tareas del proyecto

Si prefiere completar sus plantillas de gestión de tareas con lápiz y papel, imprima la plantilla en PDF. En caso de que necesite ajustar la plantilla según sus necesidades, imprima la versión editada de la plantilla Excel o la plantilla GSheets.

• Seguimiento en línea del estado de las tareas

Para ahorrar papel y mantener al equipo al día sobre el estado de las tareas en las distintas fases del proyecto, elige la plantilla de Google Sheets, disponible en línea. Todos los miembros del equipo pueden visitar y actualizar dicha plantilla en cualquier momento. Si, como gestor de proyectos, no quieres que nadie edite tus plantillas de gestión de tareas, sino sólo verlas, reserva el papel de "Editor" para ti.

• Duplica la plantilla para utilizarla en varios proyectos

Cuando su plantilla de seguimiento de tareas esté lista, duplíquela para crear una plantilla individual para cada uno de los múltiples proyectos en los que trabajen usted y los miembros de su equipo.

• Utilización de plantillas de gestión de tareas con todo el equipo

La forma más sencilla de hacer un seguimiento de las tareas y el progreso del proyecto con tu equipo es utilizar una plantilla en línea, no una plantilla de Excel.

Por desgracia, una plantilla de Excel se vuelve problemática cuando los individuos actualizan el estado del proyecto o de la tarea. Los cambios que realizan son visibles para ellos mismos y para nadie más, lo que, al final, obliga a los jefes de equipo o gestores de proyectos a realizar un doble trabajo para combinar todas las plantillas en una sola.

La forma más eficaz es abrir la hoja de cálculo de seguimiento de tareas de GSheets, copiarla y ajustarla según las necesidades de su empresa. A continuación, envíala a los miembros del equipo que sean propietarios de tareas específicas y concédeles el estatus de "Editor " para que puedan mantener la plantilla actualizada.

¿Por qué necesito hacer un seguimiento de las horas del proyecto, también conocidas como horas facturables?

En la gestión de proyectos, el seguimiento de las horas facturables es crucial para medir la rentabilidad del proyecto y cobrar con exactitud por el trabajo entregado.

Por este motivo, la plantilla de lista de tareas del proyecto que ofrece Timeular, presenta dos columnas:

• Horas facturables previstas: Es la cantidad de horas de trabajo que tiene previsto facturar a su cliente al final del proyecto. También puedes llamarlo presupuesto de tiempo.
• Horas reales facturables: Se trata de la cantidad de horas de trabajo que realmente dedicarás a tareas específicas y con las que deberías facturar a tus clientes.

Para realizar el seguimiento de las horas facturables, los equipos suelen utilizar hojas de horas manuales o una plantilla de hoja de horas. Sin embargo, existe una solución más eficaz para realizar el seguimiento del tiempo facturable: billable hours tracker de Timeular.