Mal for oppfølging av prosjektoppgaver

Hvordan bruker jeg prosjektsporingsmalen?

Du trenger ikke å lage din egen mal for oppgavesporing. For å spore oppgavelistene dine kan du bruke forhåndsbygde maler, som prosjektsporingsmalen designet av Timeular. Last ned den gratis malen i det formatet du foretrekker (Excel-regneark, GSheets eller PDF), og tilpass den til dine behov.

Last ned og rediger Timeular-malen for oppgavehåndtering gratis, og bruk den som din egen:

• Oppgavesporing
• Mal for prosjektets tidslinje
• Dashbord for prosjektledelse
• Mal for ukentlig oppgaveliste
• Mal for oppgaveliste for prosjekter
• Prosjektplan

1. Slik laster du ned malen eller lager en kopi

Last ned PDF- eller Excel-malen til enheten din ved å klikke på knappen til høyre. Hvis du bruker Google Sheets-malen, kan du åpne malen og kopiere den for å lage din egen plass for sporing av prosjektoppgaver.

Det gjør du ved å gå til "Fil"-fanen og velge "Kopier". På denne måten vil din egen mal for prosjektoppgavelisten bli lagret på Google Disk.

2. Slik fyller du inn prosjektdetaljer

Begynn å jobbe med oppgaveoppfølgingsmalen ved å fylle ut prosjektinformasjonen:

• Kundens navn
• Prosjektets navn
• Prosjekteier
• Tidsramme for prosjektet

Deretter går du til bordet med prosjektleveranser og lister opp alle leveransene du har avtalt med kunden. Legg til tid som trengs for levering, sluttdatoer (tidsfrister) og fullføringsstatus. Sørg for å holde denne listen oppdatert til enhver tid.

3. Slik legger du til prosjektoppgaver og prosjektdetaljer

Når du er klar, legger du inn alle prosjektoppgavene i en oppgaveliste under tabellen med prosjektleveranser. Legg til viktig sporingsinformasjon til de enkelte oppgavene.

Malen inneholder kolonner for sporing av følgende informasjon:

• Oppgaveeier: Hvem er ansvarlig for grafikken eller bloggartiklene? Hvem skal kontaktes hvis det dukker opp spørsmål? Gi hver oppgave en eier for å effektivisere kommunikasjonen og styrke eierskapet i teamet.
• Prioritet: Prioritetskolonnen er viktig for alle prosjektledere. Den hjelper deg med å prioritere oppgaver og effektivisere arbeidsflyten i prosjektledelsen.

• Startdato: Vanligvis starter ikke alle prosjektoppgaver samtidig. Kolonnen "Startdato" hjelper deg med å kontrollere prosjektets tidslinjer og administrere avhengige oppgaver.
• Forfallsdato aka Deadline: For mange mennesker finnes det ingen bedre motivasjon enn å nærme seg forfallsdatoer. For å holde styr på prosjektets tidslinje og sikre at prosjektoppgavene leveres i tide, bør du derfor også legge til og spore forfallsdatoer.
• Faktisk leveringsdato: Tidsfristen er én ting, men den faktiske leveringsdatoen er en annen. Noter begge datoene for å forbedre tidsestimatene for fremtidige prosjekter.

• Planlagte fakturerbare timer: Hva er tidsbudsjettet ditt for de enkelte oppgavene?
• Fakturerbare arbeidstimer: Du har estimert at en bestemt oppgave vil ta en bestemt mengde tid. Men hva er den faktiske tiden som er brukt på denne oppgaven? Har du estimert fakturerbare timer på riktig måte? Denne informasjonen er viktig for å sikre at du får betalt for de faktiske timene du har brukt på et prosjekt. I tillegg hjelper det deg med å måle avkastningen på prosjektene dine.

• Oppgavestatus: Hva er statusen for hver enkelt oppgave i sanntid? Kjør daglige eller ukentlige oppdateringer av oppgavelisten for å finne ut hvilke oppgaver som er på sporet, utenfor sporet, i fare eller allerede fullført.
• Merknader: Hvis det er ytterligere informasjon som skal lagres, kan du legge dem til i kolonnen "Merknader".

Legg bare til viktig sporingsinformasjon. Hvis en kolonne føles for omfattende, kan du fjerne den. Hvis du trenger flere detaljer, kan du legge til en ekstra kolonne i tabellen.

4. Hvordan du sporer oppgaver og oppdaterer oppgavelisten din regelmessig

• Spor oppgaver offline og på enheten din

Hvis du foretrekker å jobbe offline eller direkte på enheten din, kan du bruke et Excel-regneark eller en PDF-mal. Til tross for fordelene har både PDF- og Excel-maler ulemper.

Den største ulempen med en Excel-mal for oppgavestyring er at det bare er du som har tilgang til den nyeste versjonen av filen. Dette blir problematisk når hele teamet skal holde seg på linje, ettersom de ikke har tilgang til og kan redigere den i fellesskap.

• Bruk en papirkopi av en mal for prosjektoppgavelisten

Hvis du foretrekker å fylle ut malene for oppgavehåndtering med penn og papir, kan du skrive ut PDF-malen. Hvis du trenger å justere malen etter dine behov, kan du skrive ut den redigerte versjonen av Excel-malen eller GSheets-malen.

• Spore oppgavestatus på nett

For å spare papir og holde teamet oppdatert om oppgavestatus i ulike faser av prosjektet, kan du velge en Google Sheets-mal som er tilgjengelig på nettet. Alle teammedlemmer kan når som helst gå inn og oppdatere en slik mal. Hvis du som prosjektleder ikke ønsker at noen skal kunne redigere oppgavemalene dine, men bare se dem, kan du beholde "Editor"-rollen for deg selv.

• Dupliser malen for å bruke den til flere prosjekter

Når malen for oppgavesporing er klar, kan du duplisere den for å opprette en individuell mal for hvert av de mange prosjektene du og teammedlemmene dine jobber med.

• Bruk av maler for oppgavehåndtering med hele teamet

Den enkleste måten å holde oversikt over oppgaver og prosjektfremdrift sammen med teamet ditt på, er å bruke en nettbasert mal, ikke en Excel-mal.

Dessverre blir en Excel-mal problematisk når enkeltpersoner oppdaterer prosjekt- eller oppgavestatus. Endringene de gjør, er synlige for dem selv og ingen andre, noe som til slutt krever at teamledere eller prosjektledere må utføre dobbeltarbeid med å kombinere alle malene til én.

Den mest effektive måten er å åpne GSheets-regnearket for oppgavestyring, kopiere det og tilpasse det etter bedriftens behov. Send det deretter til teammedlemmene som har ansvar for bestemte oppgaver, og gi dem status som "Redaktør", slik at de kan holde malen oppdatert.

Hvorfor må jeg registrere prosjekttimer, også kalt fakturerbare timer?

I prosjektledelse er sporing av fakturerbare timer avgjørende for å kunne måle prosjektets lønnsomhet og få nøyaktig betalt for det arbeidet som leveres.

Derfor har malen for prosjektoppgavelister fra Timeular to kolonner:

• Planlagte fakturerbare timer: Dette er det antall arbeidstimer du planlegger å fakturere kunden for ved prosjektets slutt. Du kan også kalle det et tidsbudsjett.
• Faktiske fakturerbare timer: Dette er det antall arbeidstimer du faktisk vil bruke på spesifikke oppgaver og bør fakturere kundene dine med.

For å spore fakturerbare timer bruker team vanligvis manuelle timelister eller en timelistemal. Det finnes imidlertid en mer effektiv løsning for å spore fakturerbar tid - Timeulars timeregistreringsprogram.