Modello di tracciatore di attività di progetto

Come utilizzare il modello di monitoraggio del progetto?

Non è necessario creare il proprio modello di tracciamento delle attività. Per tenere traccia dei vostri elenchi di attività, utilizzate modelli precostituiti come il modello di monitoraggio dei progetti progettato da Timeular. È sufficiente scaricare il modello gratuito nel formato preferito (foglio Excel, GSheets o PDF) e adattarlo alle proprie esigenze.

Scaricate e modificate gratuitamente il modello di gestione delle attività di Timeular per utilizzarlo come vostro:

• Tracciamento dei compiti
• Modello di timeline di progetto
• Cruscotto di gestione del progetto
• Modello di elenco di attività settimanali
• Modello di lista delle cose da fare per il progetto
• Piano di progetto

1. Come scaricare il modello o farne una copia

Scaricate il modello PDF o Excel sul vostro dispositivo, facendo clic sul pulsante destro. Se si utilizza il modello di Google Sheets, aprirlo e copiarlo per creare il proprio spazio per il monitoraggio delle attività del progetto.

Per farlo, andare alla scheda "File" e scegliere "Copia". In questo modo, il vostro modello di elenco di attività di progetto sarà salvato su Google Drive.

2. Come compilare i dettagli del progetto

Iniziate a lavorare con il vostro modello di task tracker inserendo le informazioni sul progetto:

• Nome del cliente
• Nome del progetto
• Proprietario del progetto
• Tempi del progetto

Quindi, andate al tavolo con le consegne del progetto ed elencate tutte le consegne che avete concordato con il cliente. Aggiungete il tempo necessario per la consegna, le date finali (scadenze) e lo stato di completamento. Assicuratevi di tenere sempre aggiornato questo elenco di cose da fare.

3. Come aggiungere attività e dettagli del progetto

Una volta pronti, elencate tutti i compiti del progetto in un elenco di compiti posto sotto la tabella dei deliverable del progetto. Aggiungete le informazioni di monitoraggio essenziali alle singole attività.

Il modello include colonne per il monitoraggio delle seguenti informazioni:

• Titolare del compito: chi è responsabile della grafica o degli articoli del blog? Chi deve essere contattato in caso di domande? Assegnate il proprietario di ogni compito per semplificare la comunicazione e rafforzare la responsabilità all'interno del vostro team.
• Priorità: La colonna delle priorità è essenziale per ogni project manager. Aiuta a stabilire le priorità delle attività e a snellire il flusso di lavoro della gestione del progetto.

• Data di inizio: di solito, non tutte le attività del progetto iniziano nello stesso momento. La colonna "Data di inizio" aiuta a controllare le tempistiche del progetto e a gestire le attività dipendenti.
• Scadenza, ovvero deadline: Per molte persone non c'è motivazione migliore che avvicinarsi alle date di scadenza. Pertanto, per tenere sotto controllo la tempistica del progetto e garantire la consegna puntuale delle attività, aggiungete e tenete traccia anche delle date di scadenza.
• Data di consegna effettiva: una cosa è la scadenza, un'altra è la data di consegna effettiva. Prendete nota di entrambe le date per migliorare la stima dei tempi dei vostri progetti futuri.

• Ore fatturabili pianificate: Qual è il vostro budget di tempo per i singoli compiti?
• Ore lavorate fatturabili: Avete stimato che un compito specifico richiederà un determinato tempo. Ma qual è il tempo effettivamente impiegato per questo compito? Avete stimato correttamente le ore fatturabili? Queste informazioni sono importanti per garantire che siate pagati per le ore effettivamente lavorate su un progetto. Inoltre, aiutano a misurare il ROI dei progetti.

• Stato dell'attività: Qual è lo stato in tempo reale di ogni attività? Eseguite aggiornamenti giornalieri o settimanali del vostro elenco di attività per scoprire quali sono le attività in corso, quelle non in corso, quelle in pericolo o quelle già completate.
• Note: Se ci sono informazioni aggiuntive da salvare, aggiungerle nella colonna "Note".

Aggiungete solo le informazioni di tracciamento essenziali. Se una colonna vi sembra eccessiva, eliminatela. Nel caso in cui sia necessario tenere traccia di più dettagli, aggiungere una colonna supplementare alla tabella.

4. Come tenere traccia dei compiti e aggiornare regolarmente l'elenco dei compiti.

• Tracciamento delle attività offline e sul dispositivo

Se preferite lavorare offline o direttamente sul vostro dispositivo, utilizzate un foglio di calcolo Excel o un modello PDF. Tuttavia, nonostante i loro vantaggi, sia i modelli PDF che quelli Excel presentano degli svantaggi.

Lo svantaggio principale di un modello di task tracker in Excel è che solo voi avete accesso all'ultima versione del file. Ciò diventa problematico quando si vuole mantenere l'allineamento all'interno del team, che non può accedere al file e modificarlo in modo collaborativo.

• Utilizzate la copia cartacea di un modello di elenco di attività di progetto.

Se preferite completare i vostri modelli di gestione delle attività con carta e penna, stampate il modello in PDF. Nel caso in cui dobbiate adattare il modello alle vostre esigenze, stampate la versione modificata del modello Excel o del modello GSheets.

• Monitoraggio dello stato delle attività online

Per risparmiare carta e tenere il team aggiornato sullo stato delle attività nelle diverse fasi del progetto, scegliete il modello di Google Sheets, disponibile online. Ogni membro del team può visitare e aggiornare questo modello in qualsiasi momento. Se, in qualità di project manager, non volete che nessuno modifichi i vostri modelli di gestione delle attività, ma solo visualizzarli, tenete per voi il ruolo di "Editor".

• Duplicare il modello per utilizzarlo per più progetti

Quando il vostro modello di tracciamento delle attività è pronto, duplicatelo per creare un modello individuale per ciascuno dei diversi progetti a cui lavorate insieme ai membri del vostro team.

• Utilizzo di modelli di gestione dei compiti con l'intero team

Il modo più semplice per tenere traccia dei compiti e dell'avanzamento del progetto con il vostro team è utilizzare un modello online, non un modello Excel.

Purtroppo, un modello Excel diventa problematico quando gli individui aggiornano lo stato del progetto o dell'attività. Le modifiche apportate sono visibili a loro stessi e a nessun altro, il che, alla fine, richiede ai team leader o ai project manager un doppio lavoro per combinare tutti i modelli in uno solo.

Il modo più efficiente è aprire il foglio di calcolo del task tracker di GSheets, copiarlo e adattarlo alle proprie esigenze aziendali. Quindi, inviatelo ai membri del team che hanno compiti specifici e concedete loro lo status di "Editor", in modo che possano tenere aggiornato il modello.

Perché è necessario tenere traccia delle ore di progetto, ovvero delle ore fatturabili?

Nella gestione dei progetti, il monitoraggio delle ore fatturabili è fondamentale per misurare la redditività del progetto e per essere pagati con precisione per il lavoro svolto.

Per questo motivo, il modello di elenco di attività di progetto fornito da Timeular presenta due colonne:

• Ore fatturabili previste: È la quantità di ore di lavoro che si prevede di fatturare al cliente alla fine del progetto. Si può chiamare anche budget di tempo.
• Ore effettive fatturabili: Si tratta della quantità di ore di lavoro che effettivamente si dedicano a compiti specifici e che devono essere fatturate ai clienti.

Per tenere traccia delle ore fatturabili, i team di solito utilizzano fogli di presenza manuali o un modello di foglio di presenza. Tuttavia, esiste una soluzione più efficiente per tenere traccia delle ore fatturabili: billable hours tracker di Timeular.